Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą

W Polsce co miesiąc powstaje ok. 30 tysięcy nowych firm, a więc średnio tysiąc dziennie! Czy Ciebie również interesuje założenie działalności jednoosobowej? Świetnie – podpowiemy Ci, jak to zrobić.

Znasz Edwarda Murphy’ego? Tak, to ten od humorystycznych powiedzeń w nieco pesymistycznym tonie. Zgodnie z nimi „jeśli coś może pójść źle, to pójdzie źle”. To dlatego kromka chleba zawsze spada na podłogę masłem do dołu, a sprzęt psuje się w kolejnym dniu po zakończeniu gwarancji. Prawa Murphy’ego mówią też: 

• „nic nie jest tak proste, jak się wydaje”, 
• „wszystko zabiera znacznie więcej czasu, niż by się wydawało”. 

Jaki to ma związek z zakładaniem jednoosobowej działalności gospodarczej? My, na przekór Murphy’emu, powtórzymy za niejakim Silvermanem: „jeżeli prawo Murphy'ego może nie zadziałać, to nie zadziała”. Przekonamy Cię, że obecnie założenie własnej firmy jest naprawdę bardzo proste. Nie musisz już wędrować od Urzędu Gminy przez Urząd Skarbowy po ZUS i GUS oraz spędzać długich godzin w kolejkach. Dzisiaj wszystko załatwisz w jednym okienku – przeglądarki internetowej.

Co musisz wiedzieć, zanim założysz firmę?

Niezależnie od tego, jaką formę działalności chcesz założyć, są pewne wspólne elementy, które musisz rozważyć. Od czego zacząć proces zakładania firmy?

• Znajdź najlepszą nazwę firmy.
• Okreś adres siedziby.
• Wybierz formę działalności.
• Określ kody PKD.
• Wybierz formę opodatkowania.
• Zdecyduj się na rodzaj księgowości. 

Oczywiście mamy dla Ciebie cenne rady. Każdy z tych punktów omawiamy szczegółowo poniżej. Przygotowaliśmy też listę w formie PDF o tym, co warto zrobić przed rejestracją firmy, a także atrakcyjną wizualnie infografikę. Materiały te znajdziesz na końcu artykułu.

Ustal nazwę firmy 

Wybór właściwej nazwy to nie lada wyzwanie. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wymóg prawny jest jeden – nazwa powinna zawierać Twoje imię i nazwisko, ale oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby uzupełnić ją o dodatkowy człon, który dodatkowo wyróżni Twoją firmę. 

Najlepiej jeśli nazwa jest unikalna, łatwo „wpada w ucho”, a jednocześnie oddaje specyfikę Twojej przyszłej marki. Warto unikać nawiązań do nazw firm funkcjonujących już na rynku – możesz to zweryfikować w bazie CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) i KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym). Z nazwą firmy najczęściej łączy się również domena internetowa, jej dostępność sprawdź jeszcze przed założeniem własnej działalności, żeby uniknąć później przykrych niespodzianek.

Określ adres siedziby

We wniosku o wpis do CEIDG musisz wskazać adres do doręczeń. To właśnie na ten adres będzie kierowana korespondencja związana z Twoją firmą. W innym miejscu formularza możesz wskazać też główne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeszcze zanim zaczniesz wypełniać wniosek zastanów się, gdzie będzie siedziba Twojego przedsiębiorstwa. Czy widzisz konieczność wynajmowania przestrzeni biurowej? Być może na początek zarejestrujesz firmę w swoim miejscu zamieszkania lub skorzystasz z oferty wirtualnego biura? A może zamierzasz prowadzić działalność mobilną? W takiej sytuacji jedynym adresem, który musisz podać w trakcie rejestracji, jest ten do doręczeń. Pamiętaj, że musisz mieć tytuł prawny (a więc np. prawo własności, współwłasności lub umowę wynajmu) do wszystkich nieruchomości, które wskażesz we wniosku. 

Wybierz formę prawną działalności jednoosobowej i sprecyzuj datę rozpoczęcia działalności

W drugim przypadku sprawa jest prosta – trzeba podać rzeczywistą datę rozpoczęcia działalności gospodarczej. Natomiast w kwestii formy prowadzenia JDG do wyboru masz kilka opcji:

• jednoosobową działalność gospodarczą,
• spółkę cywilną,
• jedną ze spółek kapitałowych (spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę akcyjną – w tym nowość od 2022 r.: prostą spółkę akcyjną),
• jedną ze spółek osobowych (spółkę jawną, partnerską, komandytową, komandytowo-akcyjną). 

Otwarcie jednoosobowej działalności gospodarczej jest najpopularniejsze. I nic w tym dziwnego: wszystkie formalności załatwisz przez internet i błyskawicznie dołączysz do grona przedsiębiorców. Najprostsze będzie również bieżące prowadzenie firmy. Jeśli nie przekroczysz progu 2 000 000 euro, możesz prowadzić uproszczoną księgowość opierającą się na podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Są jednak pewne minusy. Przede wszystkim musisz wiedzieć, że w tej formie prawnej za zobowiązania swojej firmy odpowiadasz całym swoim majątkiem. Każdy przedsiębiorca ma też obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. W pierwszym okresie możesz jednak skorzystać z ulgi na start i małego ZUS.

Pamiętaj, że jednoosobowo możesz działać także np. w ramach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Otwarcie firmy jednoosobowej w ramach tej formy prawnej wiąże się przede wszystkim z koniecznością prowadzenia pełnej księgowości i składania sprawozdań finansowych. Obowiązkowe jest również opłacanie składek ZUS za przedsiębiorcę, jednak nie dotyczy to spółek, które posiadają większą liczbę wspólników. Jak otworzyć działalność jednoosobową w formie spółki z o.o.? Online, na rządowej platformie System S24. Przygotowanie umowy i złożenie wniosku KRS zajmują kilka chwil, a cały proces jest intuicyjny i łatwy. Bezpłatne konto w serwisie może założyć każdy, co oznacza, że każdy ma też możliwość rejestracji podmiotu gospodarczego – również cudzoziemiec. 

Jeśli w ostatnich 60 miesiącach nie była przez Ciebie prowadzona żadna działalność gospodarcza, możesz też spróbować swoich sił w działalności nierejestrowanej. W tej opcji nie musisz odprowadzać żadnych składek, jest tylko jeden „haczyk”: Twoje przychody w żadnym miesiącu nie mogą przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku. Od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4666 zł, więc limit dla działalności nierejestrowanej to 3499,50 zł.

Wybierz kody PKD dla JDG

Polska Klasyfikacja Działalności (PKD) to katalog pięcioznakowych symboli oznaczających rodzaj wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności. Podział kodów PKD od 2025 r. obejmuje 22 sekcje (a nie jak dotychczas 21 sekcji). Jest on wykorzystywany przede wszystkim do systematyzacji podmiotów gospodarczych na potrzeby REGON-u (Rejestru Jednostek Gospodarki Narodowej).

Już w trakcie zakładania firmy możesz podać więcej kodów (jeden określający główną działalność i dowolną liczbę pozostałych), by mieć pewność, że prowadzona przez Ciebie działalność będzie zgodna ze zgłoszeniem. Bez trudu dodasz także kolejne kody PKD w przyszłości. Ale uwaga! Pamiętaj, że niektóre rodzaje działalności potrzebują specjalnego zezwolenia lub wiążą się z dodatkowymi obowiązkami sprawozdawczymi.

Wybierz formę opodatkowania i księgowości 

Kolejna istotna kwestia to opodatkowanie. Rzecz jasna prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością opłacania podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli podatku PIT. Przedsiębiorcy, w przeciwieństwie do osób np. zatrudnionych na etacie, mają jednak nieco większe możliwości. Wybór formy opodatkowania może wpłynąć na rozliczenia i kwotę, która trafi na konto fiskusa.

Możesz wybrać jedną z trzech aktualnie dostępnych form opodatkowania: 

1. skala podatkowa – jest automatycznie obowiązującą formą przy zakładaniu firmy (ale możesz wtedy wybrać inną). W tej formie opodatkowania kwota wolna od podatku wynosi 30 000 zł, natomiast stawka podatkowa to 12% przy dochodzie nieprzekraczającym 120 000 zł oraz 32% od nadwyżki powyżej tej kwoty;
2. podatek liniowy – 19% niezależnie od dochodów;
3. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – w tym przypadku podstawą podlegającą opodatkowaniu jest uzyskiwany przychód, a nie dochód. Oznacza to, że wydatki ponoszone w związku z działalnością nie będą miały wpływu na wysokość zobowiązania należnego fiskusowi. Co ważne: ryczałt jest przypisywany do konkretnej sprzedaży, a nie do firmy jako całości.

Co ważne, jeżeli będziesz świadczyć usługi dla swojego byłego pracodawcy, nie możesz wybrać podatku liniowego lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – jedyna dostępna forma opodatkowania to skala podatkowa.