Czynny podatnik VAT – czyli kto? Zobacz, czy warto być VAT-owcem!

Czynny podatnik VAT to przedsiębiorca, który nalicza podatek od sprzedaży i ma prawo odliczać VAT od zakupów firmowych, a także znajduje się w rejestrze. Obowiązek rejestracji powstaje po przekroczeniu 240 000 zł rocznej sprzedaży lub od pierwszej transakcji w przypadku określonych branż (np. handel elektroniką, usługi prawne). Rejestracja za pomocą formularza VAT-R jest bezpłatna. Można ją zrobić online przez CEIDG lub gov.pl. Status czynnego podatnika VAT można zweryfikować na białej liście podatników, co jest kluczowe dl

a bezpieczeństwa rozliczeń z kontrahentami. 

Kto ma obowiązek być czynnym podatnikiem VAT?

Głównym kryterium, które niejako automatycznie sprawia, że przedsiębiorca staje się czynnym podatnikiem VAT, jest wysokość generowanej w firmie sprzedaży. Limit wynosi w tym przypadku 240 000 zł przy rejestracji na początku roku, a w razie rejestracji np. w maju, obliczany jest on proporcjonalnie do liczby dni, które pozostały do końca roku (będzie więc odpowiednio niższy). Jeśli więc jesteś przedsiębiorcą lub przedsiębiorczynią i przekroczysz limit, to tracisz prawo do zwolnienia i masz obowiązek zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Pamiętaj, że opodatkowaniu VAT podlega już ta sprzedaż, której wartość spowodowała przekroczenie limitu (dzieje się to natychmiast, a nie od kolejnego miesiąca czy dnia).

Poza kryterium wartości sprzedaży istnieją również inne okoliczności, które sprawiają, że przedsiębiorca musi być podatnikiem VAT od pierwszej sprzedaży – bez względu na wysokość obrotów. Taki obowiązek mają firmy, które:

• zajmują się sprzedażą towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT, m.in. metali szlachetnych, wyrobów jubilerskich, złomu, antyków i dzieł sztuki;
• handlują nowymi środkami transportu w ramach WDT (wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów);
• dostarczają budynki, budowle lub ich części nieobjęte zwolnieniem z VAT;
• świadczą usługi prawne, doradcze (z wyłączeniem doradztwa rolniczego);
• prowadzą działalność w zakresie usług jubilerskich, windykacyjnych lub faktoringowych;
• sprzedają towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej (CN 2716 00 00), wyrobów tytoniowych samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych do środków trwałych podlegających amortyzacji;
• zajmują się sprzedażą terenów budowlanych;
• sprzedają towary w związku z zawarciem umowy na odległość (dot. m.in.: preparatów kosmetycznych i toaletowych, komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych);
• zajmują się sprzedażą części do pojazdów samochodowych i motocykli (dotyczące dostaw hurtowych i detalicznych);
• zajmują się ściąganiem długów, w tym factoringiem.

Kiedy warto zostać czynnym podatnikiem VAT?

Jak się domyślasz, wszystko zależy od indywidualnej sytuacji każdego przedsiębiorcy. Duże znaczenie ma zarówno branża, w której działa firma, jak i skala prowadzonej działalności. Jak wspomnieliśmy powyżej, czynny podatnik VAT to podmiot zarejestrowany – nie musi osiągać nawet minimalnego przychodu 240 000 złotych z rocznej sprzedaży, jeśli chce dobrowolnie zdecydować się na rejestrację.

Ale to tylko jedna strona medalu. W wielu przypadkach brak statusu czynnego podatnika VAT może nakładać na firmę różnego rodzaju ograniczenia, które zamiast pomóc, utrudniają prowadzenie działalności. Kiedy warto poważnie zastanowić się nad zostaniem czynnym podatnikiem VAT? Oto zalety posiadania tego statusu:

• łatwiejsza współpraca z kontrahentami – dla części z nich fakt bycia podatnikiem VAT może być wręcz niezbędnym kryterium podjęcia współpracy – szczególnie w relacjach B2B, kiedy firmy potrzebują faktur VAT do odliczeń;
• niski podatek VAT w przypadku handlu niektórymi produktami lub usługami – np. stawka 0% dla eksportu czy 8% dla usług budowlanych w budownictwie mieszkaniowym;
• możliwość odliczenia podatku z tytułu importu towarów oraz od wszystkich zakupów związanych z działalnością opodatkowaną;
• możliwość uzyskania zwrotu nadpłaconego VAT-u w sytuacji, gdy VAT naliczony od zakupów przewyższa wartość podatku należnego ze sprzedaży (jest to szczególnie istotne przy dużych inwestycjach początkowych);
• widoczność na białej liście.

Przykłady sytuacji, gdy warto (lub nie warto) być VAT-owcem

Decyzja o rejestracji jako czynny podatnik VAT powinna być przemyślana i oparta na analizie konkretnej sytuacji biznesowej. Przyjrzyjmy się kilku case study.

Jeśli nie wiesz, która opcja jest dla Ciebie korzystniejsza, skonsultuj się z biurem rachunkowym. Specjaliści przeanalizują Twoją sytuację i pomogą podjąć optymalną decyzję.

Formularz VAT-R

Po podjęciu decyzji o zostaniu czynnym podatnikiem VAT musisz się zarejestrować. Możesz to zrobić w pełni online, za pośrednictwem portalu CEIDG lub Portalu Podatkowego (biznes.gov.pl). Służy do tego formularz VAT-R.

Do jego wypełnienia będą Ci potrzebne podstawowe informacje o firmie, m.in. NIP, Twoje imię i nazwisko, dane adresowe, dane firmy. Należy też wskazać, z jakiego powodu chcesz zostać VAT-owcem. Może to być np. fakt przekroczenia 200 00 zł obrotu, jak i fakt poszerzenia zakresu działalności czy dobrowolna rezygnacja ze zwolnienia. Rejestracja jest darmowa.

Zobacz też: Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Krok po kroku: jak zarejestrować się jako podatnik VAT?

Proces rejestracji VAT-R nie jest skomplikowany, jednak wymaga przygotowania.

Krok 1: Przygotuj niezbędne dane
Przed wypełnieniem formularza przygotuj: NIP firmy, dane osobowe (imię, nazwisko, PESEL), adres siedziby działalności, adres do korespondencji (jeśli inny), przewidywaną datę rozpoczęcia wykonywania czynności opodatkowanych.

Krok 2: Wybierz sposób złożenia
Formularz VAT-R możesz złożyć: elektronicznie przez biznes.gov.pl lub ePUAP (wymagany jest profil zaufany lub podpis kwalifikowany), osobiście w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca prowadzenia działalności lub listownie – przesyłając oryginał wypełnionego formularza.

Krok 3: Wypełnij formularz VAT-R
W formularzu wskaż m.in.: rodzaj składanego zgłoszenia (rejestracja, aktualizacja), przyczynę rejestracji (np. przekroczenie limitu, rezygnacja ze zwolnienia, rozpoczęcie czynności wymienionych w załączniku nr 12), model rozliczeń VAT (miesięcznie lub kwartalnie), informacje o dokonywaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych (VAT-UE) – jeśli dotyczy.

Krok 4: Dołącz załączniki do VAT-R
W większości przypadków sam formularz wystarczy. Jednak w niektórych sytuacjach urząd może wymagać dodatkowych dokumentów: umowy spółki (dla spółek cywilnych), pełnomocnictwa (jeśli formularz składa pełnomocnik), potwierdzenia tytułu prawnego do lokalu (np. umowa najmu – w razie wątpliwości urzędu).

Krok 5: Czekaj na potwierdzenie
Urząd skarbowy powinien rozpatrzyć zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, lecz nie później, niż w ciągu miesiąca od daty wpływu. Jeśli wszystko jest w porządku, zostaniesz wpisany do rejestru podatników VAT. Możesz sprawdzić swój status na białej liście podatników VAT. W przypadku braków formalnych urząd wezwie Cię do uzupełnienia – odpowiedz w wyznaczonym terminie, by nie opóźniać rejestracji.

Najczęstsze błędy przy wypełnianiu VAT-R:

• podanie nieprawidłowego adresu siedziby (niezgodnego z CEIDG/KRS);
• pominięcie informacji o transakcjach wewnątrzwspólnotowych;
• wskazanie błędnej daty rozpoczęcia czynności opodatkowanych;
• niespójność danych z wcześniej złożonymi dokumentami w urzędzie.

Co to jest biała lista podatników VAT?

Jest to elektroniczny wykaz zawierający przydatne informacje na temat przedsiębiorstw będących podatnikami VAT. Działa on od 1 września 2019 r. i jest prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jego głównym celem jest możliwość weryfikowania wiarygodności kontrahentów, np. na potrzeby rozliczenia, a dokładniej – odliczenia podatku i zapłaty za faktury na rachunki bankowe wyszczególnione na białej liście VAT.
Prawo podatkowe przewiduje pewne konsekwencje związane z płatnościami powyżej 15 000 zł, dlatego przed każdym przelewem przekraczającym tę kwotę warto sprawdzić, czy numer rachunku kontrahenta widnieje w wykazie. Dostęp do białej listy jest bezpłatny. Wykaz znajdziesz na stronie: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka.

Biała lista zawiera m.in.: 

• nazwę firmy i NIP, 
• status podmiotu (czynny, zwolniony, wykreślony), 
• numery rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego, 
• datę rejestracji i ewentualnego wykreślenia, 
• podstawę prawną wykreślenia lub odmowy rejestracji.

Zweryfikuj firmę jako podatnika VAT

Szeroko rozumiane bezpieczeństwo prowadzenia biznesu jest dla każdego przedsiębiorcy absolutnym priorytetem. Inaczej nawet najlepiej prosperująca firma może popaść w tarapaty. Z myślą o jego zwiększeniu powstała wspomniana wyżej biała lista podatników VAT.

Jeśli chcesz zyskać pewność, że kontrahent jest VAT-owcem, wystarczy, że będziesz mieć jedną z następujących informacji o jego firmie: NIP, REGON, numer rachunku bankowego lub nazwę.

Na tej podstawie możesz nie tylko upewnić się co do statusu swojego kontrahenta, ale także sprawdzić, dlaczego dany podmiot nie jest podatnikiem VAT (np. czy odmówiono mu rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono do rejestru). Dowiesz się również, na jaki rachunek bankowy dokonywać płatności z tytułu rozliczeń z danym kontrahentem.

Weryfikacja numeru konta na białej liście jest kluczowa, ponieważ wyłącznie na firmowy rachunek rozliczeniowy widniejący w wykazie można wykonać przelew w mechanizmie podzielonej płatności (split payment). Dla przypomnienia: każda faktura na sumę przekraczającą 15 000 zł brutto, która dotyczy czynności wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, musi zostać opłacona na ściśle określone konta. W przypadku przelewów w mechanizmie split payment bank automatycznie przekazuje kwotę netto na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a kwotę VAT na jego konto VAT.

Konsekwencje błędnej weryfikacji kontrahenta VAT

Nieprawidłowa weryfikacja statusu VAT kontrahenta lub płatność na niewłaściwy rachunek bankowy mogą mieć poważne konsekwencje finansowe i prawne. 

Płatność na rachunek spoza białej listy

Jeśli dokonasz płatności przekraczającej 15 tys. zł na rachunek bankowy niewidniejący w wykazie podatników VAT, tracisz prawo do zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów w części dotyczącej tej płatności. Co więcej, odpowiadasz solidarnie z kontrahentem za jego zaległości podatkowe w VAT – do wysokości kwoty podatku związanego z tą transakcją.

Możesz uniknąć tych konsekwencji, jeśli w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu zawiadomisz właściwy urząd skarbowy o dokonaniu płatności na rachunek spoza wykazu (formularz ZAW-NR).

Współpraca z podmiotem wykreślonym z rejestru VAT

Jeśli Twój kontrahent został wykreślony z rejestru VAT, a Ty nadal odliczasz VAT z jego faktur, urząd zakwestionuje prawo do odliczenia. W takiej sytuacji niezbędne będzie skorygowanie deklaracji i zapłacenie zaległego podatku wraz z odsetkami.
Rekomendacja: Przed każdą większą transakcją sprawdzaj status kontrahenta na białej liście. Wyrób sobie nawyk weryfikacji, tym bardziej, że trwa kilka minut.. W razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących statusu VAT kontrahenta lub prawidłowości rozliczeń skonsultuj się z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym.
Jak widzisz po lekturze tego artykułu, odpowiedź na pytanie, czy opłaca się być czynnym płatnikiem VAT czy nie, nie jest jednoznaczna. Jeśli jesteś na początku swojej drogi przedsiębiorcy lub przedsiębiorczyni, zasięgnij rady fachowców z biura rachunkowego, którzy rozpatrzą Twój przypadek indywidualnie.
Dobra wiadomość jest taka, że w większości rodzajów działalności masz prawo, by wystąpić do właściwego urzędu skarbowego ze stosownym wnioskiem i zrezygnować z bycia VAT-owcem. Z kolei dynamiczny rozwój firmy, a co za tym idzie wzrost generowanej sprzedaży, może niejako wymusić na Tobie zostanie czynnym podatnikiem.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy każdy przedsiębiorca musi być czynnym podatnikiem VAT?

Nie, obowiązek rejestracji jako czynny podatnik VAT zależy od rodzaju działalności i wysokości obrotów. Przedsiębiorcy, których roczna sprzedaż nie przekracza 240 000 zł i którzy nie prowadzą działalności wymienionej w załączniku nr 12 do ustawy o VAT, mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego.

Jakie są najczęstsze błędy podczas rejestracji VAT-R?

Do najczęstszych błędów zaliczymy: podanie błędnych danych firmy (niezgodność z CEIDG), brak wymaganych załączników (przy spółkach), pominięcie informacji o transakcjach wewnątrzwspólnotowych oraz wskazanie błędnej daty rozpoczęcia czynności opodatkowanych.

Czy można zrezygnować ze statusu VAT-owca?

Tak, przedsiębiorcy mogą występować do urzędu skarbowego o rezygnację ze statusu czynnego podatnika VAT, składając aktualizację VAT-R. Jest to możliwe, jeśli jego obroty w poprzednim i bieżącym roku nie przekroczyły 240 000 zł i nie prowadzą działalności objętej obowiązkową rejestracją do VAT.

Jak sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT?

Status kontrahenta można sprawdzić bezpłatnie na białej liście podatników VAT (podatki.gov.pl), korzystając z numeru NIP, REGON, rachunku bankowego lub nazwy firmy. Wykaz pokazuje aktualny status, historię zmian i zgłoszone rachunki bankowe.

Jakie korzyści daje status czynnego podatnika VAT?

Pozwala m.in. na odliczenie podatku VAT od zakupów firmowych, uzyskanie zwrotu nadpłaconego VAT-u oraz ułatwia współpracę z kontrahentami B2B, którzy wymagają faktur VAT.

Biała lista podatników VAT – wideo z ekspertką