Rejestr naruszeń – wzór dokumentu

Przykładowy wzór rejestru naruszeń ochrony danych osobowych

Prowadzenie rejestru naruszeń jest obowiązkiem administratora wynikającym z art. 33 ust. 5 RODO. Rejestr incydentów i naruszeń powinien mieć przejrzystą i logiczną strukturę, która ułatwia wprowadzanie i odnajdywanie informacji. Dobrym rozwiązaniem jest podzielenie rejestru na sekcje odpowiadające poszczególnym etapom postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych.

Ewidencja powinna być prowadzona w formie elektronicznej, co ułatwia jej aktualizację i przeszukiwanie. Warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenie rejestru przed nieuprawnionym dostępem, na przykład poprzez szyfrowanie lub ograniczenie dostępu tylko do osób upoważnionych.

Dlaczego prowadzenie rejestru naruszeń jest obowiązkowe?

Wiele osób zastanawia się, czy rejestr naruszeń jest wymagany przepisem prawa. Obowiązek prowadzenia rejestru naruszeń ochrony danych osobowych został wprost określony w art. 33 ust. 5 RODO. Przepis ten nakłada na administratora obowiązek dokumentowania wszystkich naruszeń ochrony danych osobowych wraz z opisem okoliczności, w jakich doszło do naruszenia, konsekwencjami oraz działaniami podjętymi w celu przeciwdziałania skutkom naruszenia. Dokumentacja prowadzona w rejestrze naruszeń musi być na tyle szczegółowa i kompleksowa, aby umożliwić organowi nadzorczemu kontrolę przestrzegania przez administratora procedur zgłaszania naruszeń.

Dzięki systematycznemu prowadzeniu rejestru administrator zyskuje pełny obraz występujących naruszeń, co pozwala na zidentyfikowanie ewentualnych luk w systemie zabezpieczeń i wdrożenie adekwatnych środków zaradczych. W przypadku kontroli prowadzonej przez organ nadzorczy (na przykład Urząd Ochrony Danych Osobowych, czyli UODO) rejestr naruszeń może służyć jako dowód potwierdzający, że administrator w sposób odpowiedzialny i profesjonalny podchodzi do kwestii ochrony danych, a w razie wystąpienia naruszeń podejmuje właściwe kroki w celu minimalizacji ich negatywnych skutków.

Co powinno znaleźć się w rejestrze naruszeń?

Wzór rejestru naruszeń ochrony danych osobowych powinien zawierać kompleksowe informacje na temat każdego incydentu naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych. Przede wszystkim powinien definiować rodzaj zdarzenia i uwzględniać szczegółowy opis charakteru naruszenia – czy było to nieuprawnione ujawnienie danych, ich utrata, modyfikacja czy zniszczenie. Ważne jest również wskazanie kategorii i przybliżonej liczby osób, których dane dotyczą, oraz kategorii i przybliżonej liczby wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie.

Zgodnie z RODO rejestr naruszeń powinien również uwzględniać potencjalne konsekwencje naruszenia dla osób, których dane dotyczą. Należy wziąć pod uwagę zarówno negatywny wpływ na prawa i wolności tych osób, jak i ryzyko bezprawnego wykorzystania danych, na przykład w celu kradzieży tożsamości lub dokonania oszustw finansowych. Administrator powinien również odnotować środki, które zostały zastosowane lub są proponowane w celu ograniczenia szkodliwych skutków naruszenia. Zgodny z obowiązującymi przepisami wzór rejestru naruszeń możesz pobrać z naszej strony w dwóch formatach: .pdf i .docx.

Zamieszczane wzory dokumentów mają charakter orientacyjny i nie stanowią porady prawnej ani podatkowej. Firmove.pl nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji zawartych w tych wzorach.