NIP-7: co to jest i kiedy należy złożyć?

NIP-7 to urzędowy formularz, na którym osoby fizyczne zgłaszają się do nadania numeru identyfikacji podatkowej albo aktualizują swoje dane w urzędzie skarbowym. Składa się go m.in. wtedy, gdy potrzebujesz NIP mimo posiadania numeru PESEL lub gdy prowadzisz własną firmę. W tym artykule wyjaśniamy, kto dokładnie ma obowiązek złożenia NIP-7, w jakich sytuacjach i terminach trzeba to zrobić oraz jak bezpiecznie wypełnić formularz.

NIP i NIP-7 – co to takiego?

W przypadku przedsiębiorców dokonujących zgłoszenia do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) numer ten nadawany jest automatycznie. W innych przypadkach konieczne może być złożenie odrębnego zgłoszenia do właściwego urzędu skarbowego.

Warto wiedzieć, że wniosek NIP-7 ma status zgłoszenia identyfikacyjnego (składanego jednokrotnie) lub aktualizacyjnego (przy zmianie danych). Zgłoszenie identyfikacyjne składa się tylko raz w życiu, natomiast zgłoszenie aktualizacyjne musi być składane każdorazowo przy zmianie nazwiska, adresu czy numeru rachunku bankowego. Podstawa prawna procedury nadania wynika z ustawy o ewidencji i identyfikacji podatników oraz ordynacji podatkowej¹.

Na czym polega zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7?

W zgłoszeniu identyfikacyjnym musisz podać szereg danych, które mają znaczenie dla urzędu skarbowego. Należą do nich w szczególności:

• Twój adres zamieszkania (na tej podstawie ustala się, który urząd skarbowy będzie właściwy w Twojej sprawie),
• numer PESEL.

Te dane zostaną wpisane do odpowiedniego systemu elektronicznego: Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP), a naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla miejsca zamieszkania lub rejestracji podmiotu nada Ci też odpowiedni numer.

Do wniosku o nadanie NIP należy obowiązkowo załączyć dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport (w przypadku cudzoziemców). Takie poświadczenie jest niezbędne i stanowi integralną część procedury.

W zgłoszeniu należy podać również dane dodatkowe, m.in. takie jak adres do doręczeń (jeśli nie chcesz odbierać korespondencji w miejscu zamieszkania) czy nadane wcześniej numery podatkowe z innych państw.

Jeśli złożenie formularza wiąże się z prowadzeniem przez Ciebie firmy, to konieczne jest podanie dodatkowych danych:

• miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej (jeżeli prowadzi ją biuro rachunkowe);
• miejsca prowadzenia działalności (może ich być kilka);
• przedmiotu działalności określonego odpowiednim kodem Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD 2025).

W formularzu jest również miejsce na podanie numerów rachunków bankowych. To ważne, by urząd mógł np. zwrócić Ci nadpłatę podatku. Jest to też istotna kwestia dla tych, którzy chcą zarejestrować się jako podatnik VAT. 

Zgodnie z literą prawa tylko rachunki podane w zgłoszeniu mogą być ujawnione w wykazie zwanym białą listą podatników VAT. Dokonywanie płatności na rachunek, którego nie ma na liście, wiąże się z konsekwencjami podatkowymi dla nabywcy (jeśli transakcja przekracza 15 000 zł brutto).

Pamiętaj, że wniosek należy złożyć przed wykonaniem pierwszej czynności związanej z działalnością opodatkowaną². Numer Identyfikacji Podatkowej powinien zostać nadany w ciągu 3 dni, licząc od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego. Nadanie NIP jest całkowicie bezpłatne.

Kiedy i jak złożyć zgłoszenie aktualizacyjne NIP-7? Musisz złożyć taki dokument, jeśli jakiekolwiek dane ze zgłoszenia identyfikacyjnego uległy zmianie. Pamiętaj, że masz na to tylko 7 dni, licząc od zaistnienia zmiany. Aktualizacja dotyczy zarówno danych osobowych (nazwisko, adres zamieszkania), jak i związanych z prowadzoną działalnością (kody PKD, rachunki bankowe). Procedura weryfikacji NIP oraz jej powiązanie z numerem identyfikacyjnym REGON w rejestrach następują automatycznie po aktualizacji danych.

NIP-7 a działalność bez rejestracji

Warto również wspomnieć o szczególnej sytuacji osób prowadzących działalność nierejestrowaną – czyli działalność, której przychody nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie i która nie wymaga wpisu do CEIDG. W ich przypadku zasady składania NIP-7 są nieco inne. Samo rozpoczęcie działalności nierejestrowanej nie jest równoznaczne z obowiązkiem posiadania NIP-u – jako identyfikator podatkowy wystarczy numer PESEL. Podatnik może jednak dobrowolnie wystąpić o nadanie numeru, zaznaczając w formularzu odpowiednią pozycję wskazującą na rozpoczęcie działalności nierejestrowanej.

Ponadto uzyskanie odpowiedniego numeru identyfikacyjnego jest konieczne np. w sytuacji, kiedy nie możesz lub nie chcesz korzystać ze zwolnienia z VAT dla małych podatników, a więc musisz zarejestrować się jako podatnik VAT. 

Kiedy obowiązkowe jest posiadanie NIP przy działalności nierejestrowanej? Przede wszystkim wtedy, gdy nawet przy zastosowaniu zwolnienia z VAT masz obowiązek wydawania paragonów z kasy fiskalnej.

Warto rozważyć złożenie zgłoszenia NIP-7, jeśli zakładasz, że Twój biznes może się rozwinąć i stać się działalnością gospodarczą – w takiej sytuacji posiadanie identyfikatora już na starcie może być sporym ułatwieniem. 

Przykład? Gdy posługujesz się wobec swoich kontrahentów numerem NIP już w działalności nierejestrowanej, ten sam identyfikator będzie Ci służył potem w działalności rejestrowanej. Dzięki temu unikniesz między innymi konieczności informowania swoich kontrahentów o zmianach.

Podmioty zobowiązane do złożenia formularza NIP-7

Złożenie formularza NIP-7 jest obligatoryjne, gdy prowadzisz działalność gospodarczą w formie spółki osobowej, masz status czynnego podatnika VAT lub prowadzisz sprzedaż z wykorzystaniem kasy rejestrującej.

Obowiązek złożenia zgłoszenia masz nawet wtedy, gdy nie zamierzasz prowadzić działalności gospodarczej, ale:

• jesteś podatnikiem, który nie ma numeru PESEL,
• odpowiadasz za pobranie podatku innych osób jako płatnik (na przykład w stosunku do niani lub pomocy domowej),
• jesteś płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (np. jako pracodawca).

Formularz NIP-7 w kontekście działalności gospodarczej w spółce cywilnej i partnerskiej to bardzo złożone zagadnienie. Musisz wiedzieć o tym, że  wspólnicy spółek cywilnych i partnerskich mogą składać wniosek o nadanie NIP indywidualnie lub zbiorczo dla całej spółki. W przypadku spółki cywilnej każdy wspólnik może potrzebować własnego numeru, jeśli prowadzi również inną działalność gospodarczą. Formularz ten dotyczy także osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które nie podlegają wpisowi do CEIDG lub Krajowego Rejestru Sądowego.

Złożenie formularza NIP-7 – dostępne metody

Wydrukowany i podpisany formularz możesz osobiście zanieść do odpowiedniego urzędu skarbowego lub wysłać pocztą. Jeśli wyślesz zgłoszenie do niewłaściwego urzędu, nie przejmuj się: instytucje przekażą je między sobą, jednak może to znacznie wydłużyć cały proces.

Formularz można też złożyć elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy, poświadczając go podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. W tym celu skorzystaj z interaktywnego pliku PDF dostępnego na stronie Ministerstwa Finansów. Portal e-Urząd Skarbowy umożliwia również potwierdzenie nadania NIP oraz późniejsze pobranie zaświadczenia o nadaniu w formie elektronicznej³.

Jeśli nie możesz osobiście złożyć wniosku, pełnomocnik ogólny (formularz PPO-1) może złożyć go bez opłaty. Natomiast pełnomocnik szczególny (formularz PPS-1) wymaga opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Pełnomocnictwo musi być załączone do wniosku wraz z odpowiednimi dokumentami potwierdzającymi uprawnienia reprezentanta.

Miej przy tym na uwadze, że wysłanie np. skanu podpisanego formularza do urzędu e-mailem nie odniesie zamierzonego skutku.

Jak prawidłowo wypełnić formularz NIP-7?

Zanim zaczniesz wypełniać formularz, przeczytaj komentarze na szarych polach i w przypisach. Może się okazać, że niektórych pozycji wcale nie musisz uzupełniać. Jeśli będziesz wypełniać dokument ręcznie, pamiętaj o tym, żeby pisać czytelnie (najlepiej drukowanymi literami). 

Po wypełnieniu druku (papierowego czy elektronicznego) najlepiej przeczytaj go jeszcze raz i sprawdź, czy wszystkie podane przez Ciebie dane są prawidłowe. Szczególną uwagę zwróć na:

• poprawność numeru PESEL lub daty urodzenia;
• dokładny adres zamieszkania zgodny z dokumentem tożsamości;
• właściwe kody PKD (jeśli dotyczy działalności gospodarczej);
• poprawność numerów rachunków bankowych;
• kompletność załączonych dokumentów (dowód osobisty, paszport).

Do formularza NIP-7 mogą być dołączone również inne formularze pomocnicze: NIP-2 (dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych), NIP-8 (aktualizacja NIP i REGON), czy ZAP-3 (dotyczący reprezentacji podmiotu).

Co zrobić, jeśli złożony wniosek o NIP jest błędny?

Jeśli po złożeniu wniosku zauważysz błąd w danych lub otrzymasz decyzję o odmowie nadania numeru, masz możliwość skorygowania zgłoszenia. W przypadku błędów formalnych urząd skarbowy zwykle wzywa do uzupełnienia braków w wyznaczonym terminie. Organ może również unieważnić lub uchylić nadany identyfikator w przypadku fałszywych danych lub wielokrotnego nadania.

Jeśli nie zgadzasz się z decyzją urzędu, przysługuje Ci prawo do wniesienia zażalenia do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w terminie 7 dni od otrzymania decyzji. Zażalenie należy złożyć do organu, który wydał decyzję, wraz z uzasadnieniem i ewentualnymi dowodami.

Warto pamiętać, że informacja o Numerze Identyfikacji Podatkowej oraz dane podmiotów są publicznie dostępne i można je zweryfikować w systemach CRP-KEP oraz poprzez białą listę podatników VAT. Po pomyślnym nadaniu numeru otrzymasz oficjalne zaświadczenie o nadaniu NIP.

NIP-7 - skrót najważniejszych wątków

Czym jest formularz NIP-7 i kiedy się go składa? 

Formularz NIP-7 to urzędowy wzór służący do zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego osoby fizycznej. Należy go złożyć przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej lub w ciągu 7 dni od zmiany danych.

Jakie funkcje pełni formularz NIP-7 – identyfikacyjne czy aktualizacyjne? 

NIP-7 pełni obie funkcje: zgłoszenie identyfikacyjne składa się jednokrotnie w celu uzyskania numeru NIP, natomiast zgłoszenie aktualizacyjne służy do zmiany danych podatnika (adres, nazwisko, rachunki bankowe).

Kto musi złożyć formularz NIP-7 – osoby fizyczne, prawne czy jednostki organizacyjne? 

Formularz obowiązuje osoby fizyczne niepodlegające CEIDG, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, wspólników spółek cywilnych i partnerskich oraz płatników składek ubezpieczeniowych.

Jakie dokumenty należy załączyć do formularza NIP-7? 

Do wniosku należy załączyć dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport w przypadku cudzoziemców), ewentualnie pełnomocnictwo (PPO-1 lub PPS-1) oraz dodatkowe formularze: NIP-2, NIP-8 lub ZAP-3, jeśli są wymagane.

Jak długo trwa nadanie numeru NIP po złożeniu formularza?

Numer NIP powinien zostać nadany w ciągu 3 dni od wpływu prawidłowo wypełnionego zgłoszenia identyfikacyjnego. 

Czy możliwe jest unieważnienie lub uchylenie nadanego numeru NIP?

Tak, urząd może unieważnić lub uchylić NIP w przypadku wykrycia fałszywych danych, wielokrotnego nadania tego samego numeru lub innych nieprawidłowości. Decyzję wydaje Dyrektor Izby Administracji Skarbowej.

Czy można się odwołać od decyzji o odmowie nadania NIP? 

Tak, przysługuje prawo do wniesienia zażalenia do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w terminie 7 dni od otrzymania decyzji o odmowie, do organu, który wydał decyzję.

Czy działalność nierejestrowana wymaga nadania NIP? 

Działalność nierejestrowana nie wymaga posiadania NIP-u, chyba że podatnik planuje rejestrację do VAT lub ma obowiązek prowadzenia sprzedaży z wykorzystaniem kasy fiskalnej.

 

¹ Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19951420702

² Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19951420702

³ Portal Ministerstwa Finansów, e-Urząd Skarbowy: https://www.gov.pl/web/finanse/e-urzad-skarbowy