NIP-7: co to jest i kiedy należy złożyć?

W komunikacji z urzędem skarbowym ważne jest właściwe przedstawienie się. Chodzi o to, aby administracja, otrzymując od Ciebie dokumenty, miała pewność, z kim ma do czynienia. Ze względu na to, że nasze imiona i nazwiska w skali kraju bywają powtarzalne, najprostszym sposobem identyfikacji poszczególnych osób jest używanie unikatowych numerów, które jednoznacznie pozwalają nas wyróżnić. W przypadku osób fizycznych często takim numerem jest numer PESEL, jednak czasem chcemy lub musimy posiadać odrębny numer – jest nim NIP. Co jeszcze musisz o nim wiedzieć? O tym w dalszej części wpisu! 

NIP i NIP-7 – co to takiego?

Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) to identyfikator, z którego będziemy korzystać w relacjach z administracją skarbową i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku przedsiębiorców dokonujących zgłoszenia do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) numer ten nadawany jest automatycznie. W innych przypadkach konieczne może być złożenie odrębnego zgłoszenia do właściwego urzędu skarbowego. 

Na czym polega zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7?

W zgłoszeniu identyfikacyjnym musisz podać szereg danych, które mają znaczenie dla urzędu skarbowego. Należą do nich w szczególności:

• Twój adres zamieszkania (w oparciu o ten adres ustalane jest, który urząd skarbowy będzie właściwy w Twojej sprawie);
• numer PESEL.

Te dane zostaną wpisane do odpowiedniego systemu elektronicznego: Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP). Przy wykorzystaniu tego systemu naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla miejsca zamieszkania lub rejestracji podmiotu nada Ci też odpowiedni numer.

W zgłoszeniu należy podać również dane dodatkowe takie jak adres do doręczeń (jeśli nie chcesz odbierać korespondencji w miejscu zamieszkania), czy nadane wcześniej numery podatkowe innych państw.
Jeśli złożenie formularza wiąże się z prowadzeniem przez Ciebie firmy, to konieczne będzie podanie dodatkowych danych takich jak:

• miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej (jeżeli prowadzi ją biuro rachunkowe), 
• miejsca prowadzenia działalności (może ich być kilka),
• przedmiot działalności podany w formie odpowiedniego kodu Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD).

W formularzu jest również miejsce na podanie numerów rachunków bankowych. Z jednej strony to ważne, bo to na podany rachunek bankowy urząd będzie zwracał nadpłaty podatku. Z drugiej strony podanie numerów rachunków bankowych związanych z działalnością jest szczególnie istotne, jeżeli zamierzasz zarejestrować się jako podatnik VAT. Tylko rachunki podane w zgłoszeniu mogą być ujawnione w wykazie zwanym białą listą podatników VAT. Dokonywanie płatności na rachunek, którego nie ma na liście może być dla Twoich kontrahentów kłopotliwe.

Numer Identyfikacji Podatkowej powinien zostać nadany w ciągu 3 dni, licząc od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego. Pamiętaj, że nadanie NIP jest całkowicie bezpłatne.
Zgłoszenie aktualizacyjne musisz natomiast złożyć później, jeżeli jakiekolwiek dane podane w zgłoszeniu identyfikacyjnym uległy zmianie. Na złożenie formularza NIP-7 masz 7 dni od wystąpienia zmiany.

NIP-7 a działalność bez rejestracji

Samo rozpoczęcie działalności nierejestrowanej nie jest równoznaczne z obowiązkiem posiadania NIP-u. Tym samym nie wymaga od razu złożenia formularza NIP-7. Podatnik może go jednak złożyć, zaznaczając w formularzu odpowiednią pozycję wskazującą na rozpoczęcie działalności nierejestrowanej. 

Mogą też wystąpić pewne okoliczności szczególne, które będą od Ciebie wymagały uzyskania odpowiedniego numeru identyfikacyjnego. Będzie to konieczne w sytuacji, kiedy nie możesz lub nie chcesz skorzystać ze zwolnienia z VAT dla małych podatników, a więc planujesz być zarejestrowanym podatnikiem VAT. Będzie to też niezbędne, jeśli nawet przy zastosowaniu zwolnienia z VAT masz obowiązek wydawania paragonów z kasy fiskalnej. 

Podmioty zobowiązane do złożenia identyfikacji na formularzu NIP-7

W niektórych przypadkach, aby uzyskać NIP, złożenie formularza NIP-7 jest konieczne. Będzie to miało miejsce, gdy prowadzisz działalność gospodarczą poprzez spółkę osobową lub ciążą na Tobie obowiązki związane z VAT takie jak rejestracja jako podatnik czynny lub obowiązek prowadzenia sprzedaży z wykorzystaniem kasy rejestrującej.
Obowiązek złożenia zgłoszenia będziesz mieć nawet wtedy, gdy nie zamierzasz prowadzić działalności gospodarczej, ale w szczególności:

• jesteś podatnikiem, który nie ma numeru PESEL;
• odpowiadasz za pobranie podatku innych osób jako płatnik (na przykład w stosunku do niani lub pomocy domowej);
• jesteś płatnikiem na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (np. jako pracodawca).

Złożenie formularza NIP-7 – dostępne metody

Wydrukowany i podpisany formularz możesz osobiście zanieść do odpowiedniego urzędu skarbowego lub wysłać pocztą. Jeśli wyślesz zgłoszenie do niewłaściwego urzędu, nie przejmuj się: urzędy przekażą je między sobą bez konieczności Twojego udziału. Może to jednak odrobinę wydłużyć proces.

Formularz NIP-7 możesz też złożyć elektronicznie, w tym celu skorzystaj interaktywnego formularza PDF dostępnego na stronie Ministerstwa Finansów. Aby móc to zrobić, konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz odpowiedniego oprogramowania. 

Miej przy tym na uwadze, że wysłanie np. skanu podpisanego formularza do urzędu e-mailem nie odniesie zamierzonego skutku. 

Jak prawidłowo wypełnić formularz NIP-7?

Zanim zaczniesz wypełniać formularz, przeczytaj komentarze uwzględnione na szarych polach i w przypisach. Może się okazać, że niektórych pozycji wcale nie musisz uzupełniać. Jeśli będziesz wypełniać formularz ręcznie, pamiętaj o tym, żeby pisać czytelnie (najlepiej drukowanymi literami). Pomoże to np. ograniczyć ryzyko przelania Twojego zwrotu podatku na rachunek innej osoby.

Po wypełnieniu druku (niezależnie od tego, czy będziesz to robić ręcznie, czy elektronicznie), najlepiej przeczytaj go jeszcze raz i sprawdź, czy wszystkie podane przez Ciebie dane są prawidłowe.