Działalność bez rejestracji firmy. Kiedy jest to możliwe? Kompleksowy przewodnik po działalności nierejestrowanej

Czy prowadzenie działalności zarobkowej bez rejestracji jest możliwe? Owszem. Wystarczy, że przychody nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie. Ustawa Prawo przedsiębiorców wprowadziła możliwość testowania biznesu przed formalnym założeniem firmy, jednak kluczowe jest zrozumienie limitów przychodów i rodzaju wykonywanej działalności, aby nie narazić się na konsekwencje prawne związane z brakiem wpisu w CEIDG. O czym jeszcze musisz wiedzieć?

Czym jest działalność nierejestrowana?

Jest to rodzaj działalności zarobkowej osób fizycznych o maksymalnie uproszczonej formule, która nie wymaga praktycznie żadnych formalności (w tym wpisu w CEIDG). Ale uwaga: jeśli chcesz skorzystać z tej opcji, musisz liczyć się z pewnymi ograniczeniami, m.in. limitem przychodów.

Istotne jest, że działalność nie wymaga rejestracji, tylko wtedy gdy nie jest prowadzona w sposób ciągły i zorganizowany. Różnica między działalnością a czynnościami sporadycznymi jest kluczowa dla zrozumienia, kiedy powstaje obowiązek formalnego założenia biznesu.

Jakie warunki trzeba spełnić, żeby móc prowadzić działalność bez rejestracji?

Aby legalnie prowadzić firmę bez rejestracji w CEIDG, musisz spełnić łącznie następujące warunki:

1. Nie przekraczać limitu przychodów – w 2026 roku jest to limit 225% minimalnego wynagrodzenia kwartalnie.
2. Nie prowadzić działalności regulowanej wymagającej koncesji, zezwoleń lub licencji.
3. Nie wykonywać działalności gospodarczej przez ostatnie 60 miesięcy (5 lat). Do tego okresu nie wlicza się okres zawieszenia.
4. Prowadzić aktywność w sposób niezorganizowany – bez stałej struktury biznesowej.
5. Wykonywać czynności o charakterze dorywczym – bez ciągłości działań.

Dodatkowo aktywność zarobkowa musi być prowadzona we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność, ale bez cech profesjonalnego przedsiębiorstwa. To właśnie działalność zorganizowana wymusza konieczność rejestracji, nawet jeśli przychody nie przekraczają ustalonego limitu.

Kiedy kończy się możliwość prowadzenia działalności nierejestrowanej?

Możliwość prowadzenia firmy bez rejestracji kończy się w kilku przewidzianych przez prawo sytuacjach. 

1. Gdy przekroczysz limit przychodów, czyli w kwartale zarobisz więcej niż 225% minimalnego wynagrodzenia.
2. Gdy działania mają charakter ciągły i zorganizowany i spełnia przesłanki działalności gospodarczej.
3. Kiedy wymagana jest koncesja lub zezwolenie – przy działalnościach regulowanych.
4. Gdy zatrudnisz pracowników – działalność nierejestrowana to aktywność jednoosobowa.
5. Jeśli będziesz dążyć do utworzenia spółki – w Polskim porządku prawnym jest to niemożliwe bez formalnego zarejestrowania firmy.

Kiedy musisz obowiązkowo zarejestrować działalność w CEIDG?

Rejestracja staje się obowiązkowa nie tylko po przekroczeniu limitu przychodów, o czym wspominaliśmy przed chwilą. Nie możesz również prowadzić działalności nierejestrowanej jeśli wykonujesz  działalność która posiada cechy działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców. została zdefiniowana jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawieo przedsiębiorców.gdy Twoja aktywność nabiera cech działalności gospodarczej w rozumieniu prawa przedsiębiorców. Te cechy to:

• cel zarobkowy (osiągnięcie zysku);
• zorganizowanie (stała struktura, miejsce wykonywania);
• ciągłość (regularność, powtarzalność);
• prowadzenie we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność.

Obowiązek rejestracji powstaje także w momencie, gdy działalność ma wszystkie powyższe cechy gospodarcze, niezależnie od osiąganych przychodów. Przykładowo, jeśli prowadzisz regularny sklep internetowy z dokumentacją sprzedaży, nawet przy niskich obrotach musisz zarejestrować firmę w CEIDG.

Kiedy działania są uznawane za czynności sporadyczne bez obowiązku rejestracji?

Jednorazowe czynności o charakterze sporadycznym nie stanowią działalności gospodarczej i nie wymagają rejestracji. Przykłady takich czynności to:

• okazjonalna sprzedaż zbędnych rzeczy (np. na portalu aukcyjnym);
• jednorazowa pomoc sąsiadowi za wynagrodzeniem;
• sporadyczne wykonanie tłumaczenia lub grafiki;
• incydentalna sprzedaż własnoręcznie wykonanych przedmiotów;
• pojedyncze zlecenie naprawy lub konsultacji.

Czynności sporadyczne charakteryzują się brakiem powtarzalności i organizacji. Nie tworzą one stałego źródła dochodu ani nie wymagają prowadzenia regularnej ewidencji. Ważne jest jednak, aby pamiętać o rozliczeniu podatku dochodowego z takich przychodów w zeznaniu rocznym PIT-36.

Zmiany limitów przychodów od 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 r. nastąpi istotna zmiana w przepisach dotyczących działalności nierejestrowanej. Miesięczny limit przychodów zostanie zastąpiony kwartalnym, wynoszącym 225% minimalnego wynagrodzenia (10 813,50 zł kwartalnie).

Ta zmiana oznacza większą elastyczność dla przedsiębiorców – wyższe przychody w jednym miesiącu nie będą oznaczać konieczności rejestracji, o ile kwartalny limit nie zostanie przekroczony. Konieczna będzie jednak adaptacja ewidencji sprzedaży do nowych okresów rozliczeniowych.

Działalność rejestrowana a nierejestrowana – różnice

Głównymi różnicami są przede wszystkim uproszczone formalności oraz limit możliwych do osiągnięcia przychodów. Zarobkowanie w formie nierejestrowanej oznacza oszczędność czasu, który przedsiębiorca zazwyczaj poświęca na prowadzenie księgowości, wypełnianie deklaracji czy odprowadzanie składek ZUS.

Różnice w opłacaniu składek

Sprzedaż towarów w działalności nierejestrowanej zwalnia z opłacania składek ZUS, ale świadczenie usług na podstawie umowy-zlecenia wiąże się z obowiązkiem ich odprowadzania przez zleceniodawcę. To istotna różnica, którą musisz uwzględnić, planując swoją aktywność.

Ulgi dla początkujących przedsiębiorców

Po zarejestrowaniu firmy możesz skorzystać z Ulgi na start – sześciomiesięcznego zwolnienia ze składek społecznych. Dodatkowo dostępne są Preferencyjne składki ZUS dla nowych przedsiębiorców z niskimi przychodami. W działalności nierejestrowanej takie preferencje nie są dostępne, gdyż z definicji nie płacisz składek.

Rozliczenia podatkowe

Pamiętaj, że mimo braku rejestracji, dochód podlega opodatkowaniu według skali podatkowej. Jest on rozliczany raz w roku w zeznaniu rocznym PIT-36, a nie co miesiąc lub kwartał, jak w przypadku zarejestrowanej firmy. Kwota wolna od podatku obowiązuje tak samo jak przy innych dochodach.

Rodzaje działalności, których nie trzeba rejestrować

Co do zasady, o ile Twój biznes bez rejestracji nie generuje przychodów przekraczających limit i nie ma charakteru ciągłego, możesz prowadzić firmę. Są jednak wyjątki, które dotyczą działalności:

• wymagających koncesji, licencji lub zezwoleń;
• regulowanych odrębnymi przepisami.

Dodatkowo przepisy zezwalają na prowadzenie bez rejestracji:

• agroturystyki przez rolników;
• produkcji wina przez rolników (limit 100 hektolitrów na rok);
• handlu detalicznego produktami rolniczymi (wyjątki to sprzedaż przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych uzyskanych w ramach działów specjalnych produkcji rolnej oraz produktów opodatkowanych podatkiem akcyzowym).

Kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej – przypadki obowiązkowe

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej powstaje gdy:

• obrót na rzecz osób fizycznych przekroczy 20 000 zł rocznie (limit liczony jest proporcjonalnie do okresu działalności);
• sprzedajesz towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży.

W takiej sytuacji brak kasy fiskalnej może skutkować karami finansowymi. Zwróć jednak uwagę, że posiadanie kasy fiskalnej nie odbiera możliwości prowadzenia dalej działalności nierejestrowanej.

Zwolnienie podmiotowe z VAT i rejestracja jako podatnik VAT

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną korzystają ze zwolnienia z VAT do limitu 240 000 zł rocznie. Po przekroczeniu tego limitu musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Jest to jednoznaczne z koniecznością rejestracji działalności.

Ze względu na niski limit przychodów w działalności nierejestrowanej, praktycznie niemożliwe jest przekroczenie progu VAT. Pamiętaj jednak, że niektóre towary bądź usługi są wyłączone ze zwolnienia podmiotowego (np. wyroby akcyzowe) i zawsze wymagają naliczania VAT oraz wystawiania faktury.

Wybór formy opodatkowania i uwzględnienie kwoty wolnej od podatku

W działalności nierejestrowanej nie masz wyboru formy opodatkowania – przychody zawsze rozliczasz według skali podatkowej. Po zarejestrowaniu firmy – o ile spełniasz warunki dla danej formy – możesz wybrać:

• skalę podatkową,
• podatek liniowy,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Wpływ kwoty wolnej od podatku na obliczenie podatku w działalności nierejestrowanej jest taki sam jak przy innych dochodach. Kwota wolna obniża podstawę opodatkowania o 30 000 zł rocznie.

Sprzedaż online i dokumentacja sprzedaży

Sprzedaż online w ramach działalności nierejestrowanej wymaga szczególnej uwagi. Specyfika handlu internetowego często sprawia, że nabiera on cech handlu zorganizowanego. Na przykład wtedy, gdy zostaną spełnione następujące przesłanki:

• stała obecność w sieci (sklep, profile społecznościowe);
• regularna oferta produktów;
• system obsługi zamówień.

Konieczne jest prowadzenie uproszczonej dokumentacji sprzedaży, obejmującej:

• ewidencję przychodów z datami i kwotami;
• kopie wystawionych faktur lub rachunków;
• potwierdzenia przelewów i płatności.

Wykorzystanie narzędzi cyfrowych do automatyzacji ewidencji może pomóc w kontrolowaniu limitów i obowiązków dokumentacyjnych.

Zagrożenia związane z działalnością nierejestrowaną

Prawo nakłada na Ciebie następujące obowiązki:

• prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży dla kontroli limitów przychodów;
• przestrzeganie praw konsumentów (uznawanie prawa do reklamacji, zwrotu lub naprawy);
• przestrzeganie przepisów RODO;
• wystawianie faktur lub rachunków na życzenie klienta;
• rozliczenie przychodów w rocznym zeznaniu podatkowym.

Pamiętaj też, aby dokładnie pilnować, ile zarobisz w danym kwartale. Przekroczenie limitu oznacza automatyczne uznanie biznesu za działalność gospodarczą.

Wymogi dla cudzoziemców prowadzących działalność nierejestrowaną

Od 1 czerwca 2025 r. cudzoziemcy mogą prowadzić działalność nierejestrowaną tylko z odpowiednim tytułem pobytowym. Prawo to przysługuje wyłącznie osobom uprawnionym do podejmowania działalności gospodarczej w Polsce na takich samych zasadach jak obywatele polscy. Są to:

• obywatele Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Konfederacji Szwajcarskiej i Stanów Zjednoczonych Ameryki;
• obywatele Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie i posiadają numer PESEL UKR;
• uczestnicy programu wsparcia dla cudzoziemców w zakresie podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Polski: Poland. Business Harbour.
• cudzoziemcy posiadający odpowiedni tytuł pobytowy, w tym m.in.:
  • posiadacze Karty Polaka;
  • osoby z zezwoleniem na pobyt stały lub rezydenta długoterminowego UE;
  • osoby objęte ochroną międzynarodową (np. uchodźcy).

Pełną listę tytułów można znaleźć na biznes.gov.pl. Cudzoziemcy muszą weryfikować swój status pobytowy przed rozpoczęciem jakiejkolwiek aktywności gospodarczej, nawet nierejestrowanej.

Kluczowe zmiany w przepisach dotyczące działalności nierejestrowanej

Najważniejsze zmiany obejmują:

• zastąpienie limitu miesięcznego kwartalnym (od 2026 r.);
• podwyższenie progu zwolnienia z VAT do 240 000 zł (od 2026 r.);
• wprowadzenie dodatkowych wymogów dla cudzoziemców (od czerwca 2025 r.);
• zmiana sposobu prowadzenia ewidencji wynikająca z wprowadzenia limitu kwartalnego.

Czy warto prowadzić działalność bez rejestracji? Wady i zalety

Plusy działalności nierejestrowanej:

• brak konieczności dokonywania wpisu do CEIDG;
• brak obowiązku odprowadzania składek do ZUS-u;
• rozliczenie podatkowe tylko raz w roku;
• możliwość korzystania z kwoty wolnej od podatku;
• „testowa” forma działalności przed pełną rejestracją;
• minimalne obowiązki przedsiębiorcy i formalności.

Minusy:

• limit przychodów: 225% minimalnego wynagrodzenia kwartalnie;
• brak możliwości prowadzenia spółki cywilnej;
• wykluczenie działalności wymagających koncesji lub licencji;
• ograniczona skala biznesu;
• brak możliwości zatrudniania pracowników.

Być może już niebawem otworzysz swoją pierwszą „firmę na próbę”. Zanim jednak zdecydujesz się na taki krok, koniecznie sprawdź, jak możesz ocenić pomysł na biznes oraz skąd pozyskać dofinansowanie. Powodzenia!

FAQ

Jakie cechy sprawiają, że działalność uznaje się za gospodarczą?

Działalność gospodarcza charakteryzuje się celem zarobkowym, zorganizowaniem, ciągłością oraz prowadzeniem we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność. Gdy Twoja aktywność spełnia wszystkie te cechy, musisz ją zarejestrować niezależnie od wysokości przychodów. Jako firma musisz też mieć numer NIP – więcej o nim przeczytasz w tekście naszego eksperta.

Czy jednorazowe lub sporadyczne działania wymagają rejestracji firmy?

Nie, jednorazowe czynności sporadyczne nie wymagają rejestracji. Przykładem jest okazjonalna sprzedaż niepotrzebnych przedmiotów czy jednorazowe wykonanie usługi dla znajomego. Ważne, aby nie miały charakteru powtarzalnego i zorganizowanego.

Jaki jest limit przychodów w działalności nierejestrowanej?

W 2026 r. limit jest liczony kwartalnie i wynosi 225% minimalnego wynagrodzenia na kwartał, czyli 10 813,50 zł.Przekroczenie tego limitu wymaga rejestracji działalności w ciągu 7 dni.

Czy muszę mieć kasę fiskalną w działalności nierejestrowanej?

Kasa fiskalna jest obowiązkowa, gdy obrót na rzecz osób fizycznych przekroczy 20 000 zł rocznie lub gdy sprzedajesz towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania. W pozostałych przypadkach wystarczy uproszczona ewidencja sprzedaży.

Kiedy trzeba zarejestrować się jako podatnik VAT?

Rejestracja jako podatnik VAT jest konieczna po 240 000 zł obrotu rocznie. Przy limitach działalności nierejestrowanej praktycznie niemożliwe jest osiągnięcie tego progu.

Czy w działalności nierejestrowanej obowiązują składki ZUS?

Nie, w działalności nierejestrowanej nie płacisz składek ZUS przy sprzedaży towarów. Jednak świadczenie usług na podstawie umowy-zlecenia oznacza, że zleceniodawca musi odprowadzać za Ciebie składki.

Czy w działalności nierejestrowanej mogę skorzystać z Ulgi na start lub Preferencyjnych składek ZUS? 

Nie, ulgi te dostępne są wyłącznie dla zarejestrowanych przedsiębiorców. Ulga na start daje 6 miesięcy zwolnienia ze składek społecznych, a Preferencyjny ZUS obniża składki przez kolejne 24 miesiące po zarejestrowaniu działalności.

Jakie są zasady wyboru formy opodatkowania i co oznacza kwota wolna od podatku? 

W działalności nierejestrowanej nie wybierasz formy opodatkowania – zawsze rozliczasz się według skali podatkowej z uwzględnieniem kwoty wolnej (30 000 zł rocznie). Wybór między skalą, podatkiem liniowym czy ryczałtem możliwy jest dopiero po rejestracji działalności.