List intencyjny – czym jest i jakie są jego konsekwencje?

Negocjacje biznesowe, np. w procesie rekrutacji, nierzadko kończą się podpisaniem listu intencyjnego, zwanego też pismem intencyjnym. Brzmi poważnie, prawda? Chociaż dokument nie jest uregulowany w polskich aktach prawnych, to bywa stosowany jako zabezpieczenie interesów. Czy list intencyjny to deklaracja współpracy? O czym warto pamiętać, podpisując taki dokument? Odpowiadamy w poniższym artykule.

Co to jest list intencyjny?

List intencyjny to dokument wyrażający deklarację współpracy, który jest najczęściej podpisywany po negocjacjach biznesowych. Do jego zawarcia z reguły dochodzi pomiędzy przedsiębiorcami i ma charakter wstępnego oświadczenia woli mówiącego o zamiarach, które opierają się na działaniach prawnych, handlowych oraz gospodarczych. 

W toku rekrutacji jako wyrażenie zamiaru zatrudnienia list intencyjny również jest często stosowany. Nasuwa się zatem pytanie, czy list intencyjny jest umową? Absolutnie nie. Umożliwia jednak wyrażenie poważnego zainteresowania kandydatem na konkretne stanowisko. Konsekwencje listu intencyjnego dotyczą też wizerunku.

List intencyjny może przybrać pisemną oraz elektroniczną formę. Zarówno osoby prawne, jak i fizyczne mają prawo do jego zawarcia. 

Elementy listu intencyjnego

Istnieją jednak powszechnie stosowane standardy, które zostały wypracowane w praktyce biznesowej. Co do zasady, dobrze, aby w liście intencyjnym znalazły się takie aspekty jak: 

• data rozpoczęcia projektu lub pracy,
• dane stron umowy,
• zakres oraz warunki przyszłej umowy, 
• zgoda na nienaruszanie już ustalonych postanowień, 
• upoważnienie do rozpoczęcia określonych działań, 
• wysokość wynagrodzenia,
• informacja dotycząca możliwości wypowiedzenia listu przez każdą ze stron.

Jak podpisać list intencyjny? Wystarczy, że kandydat do pracy podpisze się na kopii listu intencyjnego. 

Poza elementami wspomnianymi powyżej w dokumencie mogą być zawarte dodatkowe klauzule, na przykład związane z poufnością tajemnic handlowych i gospodarczych, wyłącznością i zakazem konkurencji czy ochroną własności intelektualnej lub przemysłowej. Dla wielu przedsiębiorców są to aspekty bardzo istotne, a w niektórych przypadkach wręcz kluczowe. Podobnie jak na przykład zapis o konieczności zwrotu kosztów poniesionych podczas rekrutacji, jeżeli jedna ze stron nie zachowała uczciwości podczas negocjacji. 

Skutki i konsekwencje prawne podpisania listu intencyjnego

Można jednak wymienić pewne sytuacje, kiedy strony podpisujące list mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności. Przykład? Jeśli po podpisaniu listu intencyjnego jedna ze stron prowadzi negocjacje z inną firmą w tej samej sprawie, może dojść do konfliktu interesów. Wówczas strona prowadząca rozmowy równolegle z innym przedsiębiorstwem może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za naruszenie interesu umowy. Najczęściej jest to odszkodowanie finansowe.

Czy naruszenie zapisów listu intencyjnego to złamanie prawa?

Odpowiedź jest krótka, jednak niekoniecznie taka, jakiej można byłoby się spodziewać. Przede wszystkim należy zauważyć, że „złamanie prawa” nie jest precyzyjnym pojęciem. Wyróżnia się m.in. nadużycie prawa, jego naruszenie, a także rażące naruszenie prawa. W świetle polskich przepisów wiążąca dla stron jest nawet umowa ustna, więc także na jej podstawie można dochodzić swoich praw (chociaż jest to utrudnione ze względu na brak dokumentacji). Pisemna forma listu intencyjnego może być myląca, przez co może rodzić domysły, że naruszenie zapisów można uznać za złamanie prawa. Nic bardziej mylnego. Czy list intencyjny jest wiążący? Nawet wyrażona pisemnie chęć przyjęcia pracownika wraz z jego deklaracją podjęcia pracy – a tym w istocie jest list intencyjny – nie ma mocy prawnej. Jeśli więc, jako przedsiębiorca, zdecydujesz jednak nie zatrudniać pracownika, który podpisał list intencyjny, w świetle przepisów nie dopuścisz się naruszenia prawa. 

List intencyjny a umowa przedwstępna

Błędne pojęcie o konsekwencjach listu intencyjnego najczęściej wynika z faktu, że bywa on mylony z umową przedwstępną. Z tego względu warto przyjrzeć się szczegółowo kluczowym różnicom między tymi dwoma dokumentami. Jest to o tyle ważne, że nawet gdy negocjacje dobiegają końca i zatrudnienie wydaje się pewne, potencjalnego pracownika może spotkać przykra niespodzianka. List intencyjny to dokument, z którego jako pracodawca możesz się wycofać. W związku z tym, nawet gdy doszło już do jego podpisania, kandydatowi nie przysługują żadne roszczenia z tytułu niespełnienia obietnicy. 

List intencjonalny i umowa przedwstępna mają różne konsekwencje. Pierwszy dokument nie zobowiązuje żadnej ze stron do podpisania umowy o pracę (lub innej formy zatrudnienia) – zarówno pracodawcy, jak i kandydata. Ważne jest przy tym, aby zwrócić uwagę na grożące w tej kwestii niejasności: list intencyjny o współpracy oraz list intencyjny o pracę to nadal ten sam dokument.

Inaczej wygląda sprawa w przypadku umowy przedwstępnej. Jest ona jasno określana przez przepisy Kodeksu cywilnego, a niewywiązanie się z niej grozi konsekwencjami prawnymi. Na dochodzenie roszczeń wynikających ze złamania zobowiązań ustawodawca wyznaczył określony termin. Upływa on po roku od dnia, w którym przyrzeczona umowa miała zostać zawarta. 

Na koniec warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną istotną rzecz: strony w umowie przedwstępnej mają możliwość określenia ewentualnego odszkodowania. Warto więc zabezpieczyć się i wdrożyć korzystne dla siebie postanowienia, jeszcze zanim nastąpi zawarcie umowy.