Ochrona danych osobowych i RODO w jednoosobowej działalności gospodarczej

RODO w jednoosobowej działalności gospodarczej – czy należy go przestrzegać? Tak! Za wyciek danych osobowych Twoich klientów możesz słono zapłacić. Dlatego jeszcze przed założeniem firmy koniecznie poznaj zasady, które obowiązują przy przetwarzaniu danych. Podpowiadamy, w jaki sposób wdrożyć RODO w jednoosobowej działalności gospodarczej – w teorii i w praktyce.

RODO a jednoosobowe działalności gospodarcze

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które zostało uchwalone przez Parlament Europejski 27 kwietnia 2016 roku, obowiązuje we wszystkich krajach UE od 25 maja 2018 roku. Co oznacza, że jeśli prowadzisz działalność na terenie Unii Europejskiej - obejmuje również Ciebie. Ochrona danych osobowych dotyczy nie tylko klientów, ale także pracowników czy kontrahentów.

Pewnie jeszcze bardziej zaskoczymy Cię faktem, że do zasad rozporządzenia powinny stosować się również osoby sprzedające produkty na portalach aukcyjnych, Instagramie czy Facebooku, nawet kiedy działają jako tzw. działalność nierejestrowana.

Właśnie dlatego wszelkie procedury warto przygotować wcześniej.

Wymagania RODO obowiązują każde przedsiębiorstwo, niezależnie od branży, skali sprzedaży czy wybranej formy prawnej. W szczególny sposób RODO wpływa na firmy, które gromadzą dane kontaktowe, jak: imię i nazwisko, adres, numer telefonu i e-mail, ale też IP komputera czy numer IMEI.

Przetwarzanie osobistych informacji obejmuje szereg czynności, w tym:

• zbieranie danych (np. adresów mailowych do wysyłki newslettera);
• utrwalanie, adaptowanie i pobieranie (np. zapisywanie informacji w swojej bazie w dowolnej formie);
• organizowanie i porządkowanie;
• przechowywanie;
• modyfikowanie (w tym również ich niszczenie i usuwanie);
• przeglądanie (np. danych osób obserwujących profil firmy na Instagramie czy Facebooku);
• wykorzystywanie (np. do wystawienia faktury);
• ujawnianie i rozpowszechnianie (tutaj należy zachować wyjątkową ostrożność!);
• dopasowywanie lub łączenie;
• ograniczanie.

Ochrona na podstawie RODO jest konieczna w przypadku wszelkich danych zebranych drogą całkowicie lub częściowo zautomatyzowaną. Podlegają jej również tradycyjne dokumenty przechowywane przez przedsiębiorców.

Przetwarzanie danych osobowych dla małych firm – podstawy, o których musisz pamiętać

Wiesz już, że RODO dotyczy również firm jednoosobowych. Jeśli Twoja działalność obejmuje którąkolwiek z powyższych czynności, jak najszybciej zadbaj o właściwą dokumentację potwierdzającą uprawnienia do pozyskiwania danych.

Naruszenie w tej kwestii może skutkować wysoką grzywną lub karą pozbawienia wolności. Pamiętaj, że każdy klient, pracownik czy przedsiębiorca, z którym prowadzisz interesy, musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych. Ewentualnie dopuszczalne jest przetwarzanie na podstawie innych przepisów np. uzasadnionego interesu, który dotyczy określonego celu zawodowego, np. instalacji monitoringu czy przetwarzania danych niezbędnych do realizacji zamówienia.

Jak wdrożyć RODO w działalności gospodarczej krok po kroku?

1. Określ zakres zbieranych danych oraz cel ich przetwarzania. Przemyśl wszystkie możliwe sytuacje, które będą wymagały pozyskiwania lub wykorzystywania informacji osobistych.
2. Ustal podstawę prawną, która uprawnia Cię do przetwarzania danych osobowych. Może to być fakt, że są one niezbędne do zawarcia umowy sprzedaży, wypłaty wynagrodzenia czy wystawiania faktur.
3. Określ swoją rolę na podstawie profilu działalności w przetwarzaniu danych. W relacji RODO a jednoosobowa firma – przedsiębiorca zazwyczaj figuruje jako administrator. Inne role mogą przyjmować np. biura rachunkowe, których działalność wymaga przetwarzania danych dla klientów.
4. Wykonaj audyt lub analizę DPIA (Data Protection Impact Assessment), które wykryją potencjalne ryzyko związane z przetwarzaniem danych przez firmę. Na ich podstawie podejmij wszelkie czynności mające zapobiegać naruszeniom. Muszą być one poparte odpowiednią dokumentacją.
5. Zadbaj o umieszczenie klauzuli informacyjnej jako załącznik w każdym dokumencie (elektronicznym lub papierowym) służącym pozyskaniu danych. Podmiot uzupełniający musi mieć możliwość wyrażenia zgody na ich przetwarzanie – bez tego nie masz prawa do wykorzystania personaliów.
6. Kontroluj na bieżąco, czy wdrożone procedury bezpieczeństwa spełniają swoje zadanie i czy są zgodne z aktualnym prawem.

Dodatkowe obowiązki dotyczą podmiotów, których działalność wymaga przekazywania danych osobowych. Są to m.in. biura księgowe prowadzące ewidencję faktur czy firmy kurierskie, ponieważ pracownicy mają w nich dostęp do adresów odbiorców i nadawców. Dokumentacja RODO powinna zawierać aktualną listę osób zajmujących się obrotem informacji osobistych w firmie lub posiadających do nich wgląd.

Czy do wprowadzenia RODO potrzebujesz prawnika lub kancelarii adwokackiej?

RODO w firmach jednoosobowych jest łatwiejsze do wdrożenia niż w przypadku wielkich spółek. Jednak ze względu na zawiłość przepisów, zawsze warto skorzystać z pomocy doświadczonego Inspektora Ochrony Danych lub kancelarii prawnej, która przygotuje wymagane dokumenty. Kompleksowa obsługa obejmuje również przeprowadzenie szkoleń z ochrony danych osobowych dla pracowników oraz wykonanie audytu bezpieczeństwa.

Jeśli potrafisz tworzyć prawnicze pisma, dokumentacja nie powinna stanowić dla Ciebie problemu. Jednak podstawą właściwego wprowadzenia polityki ochrony danych osobowych w firmie jest staranne przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa.

Kiedy zostajesz administratorem danych osobowych, spoczywa na Tobie duża odpowiedzialność. Kary za nieprzestrzeganie wytycznych mogą być liczone w milionach euro, a należy dodać do nich również koszty procesu. Lepiej zainwestować zawczasu w profesjonalną pomoc, aby uniknąć niepotrzebnych nerwów i strat. Osobie z zewnątrz łatwiej dostrzec potencjalne nieprawidłowości.

Trudno też określić, czy trafisz na osobę dobrze zaznajomioną z przepisami RODO, która dokładnie zrozumie specyfikę działań, jakie świadczysz w swojej firmie. Dlatego skorzystanie z usług profesjonalnej kancelarii warto włączyć w kosztorys otwierania biznesu. Najlepiej wybierz instytucję specjalizującą się w ochronie danych osobowych, na przykład taką, która może też wykonać dla Ciebie audyt bezpieczeństwa.

Podstawowe dokumenty i procedury, jakie musisz wprowadzić

W rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego nie zostały wyszczególnione dokumenty, ewidencje czy wzory klauzuli o przetwarzaniu danych. Ich napisanie leży po stronie przedsiębiorcy, dlatego też skorzystanie z usług profesjonalistów zwykle będzie o wiele lepszym pomysłem.

Po wykonaniu analizy bezpieczeństwa musisz zdecydować, które dokumenty będą konieczne przy prowadzeniu działalności o Twoim konkretnym profilu. Duży wpływ na decyzję ma cel, w którym firma przetwarza dane oraz wybrane metody ich przetwarzania.

Dokumentacja RODO dla firm jednoosobowych powinna zapewniać maksimum bezpieczeństwa. Jedynym wymogiem określonym w rozporządzeniu jest napisanie dokumentów prostym językiem, który umożliwi zrozumienie ich treści każdej zainteresowanej osobie. Zalecenie dotyczy przede wszystkim pism takich jak polityka prywatności czy klauzula RODO, które przedstawiane są do wglądu klientom. Należy też dać użytkownikom możliwość pytania o zawartość dotychczas zebranych danych.

Dokumenty RODO, które powinna mieć każda firma, to:

• polityka bezpieczeństwa danych osobowych;
• polityka kluczy;
• aktualna inwentaryzacja zasobów informacyjnych;
• ewidencja umów dotyczących przetwarzania danych osobowych i określenie obszaru ich przetwarzania;
• rejestr czynności przetwarzania w przypadku administratorów danych lub rejestr kategorii czynności przetwarzania przy statusie podmiotu przetwarzającego
• poświadczenie przeprowadzenia testu LIA (Legitimate Interests Assessment), który określa zasadność interesów przetwarzania danych;
• protokół szacowania ryzyka dla dokumentów tradycyjnych i elektronicznych;
• spis i wzory klauzul informacyjnych;
• regulamin złożony z podstawowych zasad zabezpieczania danych i zgłaszania nieprawidłowości;
• procedury mające zastosowanie w przypadku naruszenia przetwarzanych danych osobowych;
• rejestr naruszeń, w którym zostaną umieszczone wszystkie naruszenia z analizą ich rozwiązań.

Dokumenty te stanowią instrukcję działania dla Ciebie i pracowników, której celem jest zapewnienie bezpieczeństwa podczas wykonywania wszelkich czynności koniecznych do realizacji zamówień czy świadczenia usług. W razie ewentualnej kontroli musisz udostępnić organom nadzorującym pełną dokumentację. Dlatego zadbaj, aby były one zgodne z wytycznymi i na bieżąco uaktualniane.

Wdrożenie zgodności z wymogami RODO jest jednym z etapów, przez który musi przejść każda osoba zakładająca firmę na terenie Unii Europejskiej. Przyłożenie się do ochrony danych osobowych nie pozostaje bez znaczenia dla klientów. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych znacznie ułatwia stworzenie relacji opartych na zaufaniu i ujednolica zasady przetwarzania informacji.