Chcesz mieć porządek w firmie? Zadbaj o prawidłowy obieg dokumentów

Jeszcze do niedawna w praktycznie każdej firmie można było znaleźć zapełnione segregatorami regały. Obieg dokumentacji wymagał czasu i zaangażowania wielu osób. Obecnie sprawność i tempo procesów biznesowych wymagają zdecydowanie bardziej nowoczesnego podejścia. Najlepsze rezultaty osiągniesz z elektronicznym systemem obiegu dokumentów.

Czym jest obieg dokumentów w firmie?

Każde, nawet niewielkie przedsiębiorstwo, generuje mnóstwo dokumentów – od umów z kontrahentami, przez faktury sprzedażowe, po wewnętrzne regulaminy, procedury czy dokumenty pracownicze. Aby możliwa była realizacja zadań, dokumenty muszą trafić do odpowiednich osób w konkretnym czasie. Nie bez znaczenia pozostaje również ich archiwizacja, która w wielu przypadkach jest regulowana przez obowiązujące prawo.
 
Jak działać skutecznie? Musisz zapewnić przemyślany obieg dokumentów, czyli kompletny sposób przetwarzania pism trafiających do firmy lub przez nią przygotowywanych – od etapu ich przyjęcia przez przekazanie właściwym osobom po archiwizację.
 
Przepływ dokumentów w firmie pod wieloma względami odzwierciedla procesy zachodzące w przedsiębiorstwie i zadania, jakie wykonują jego pracownicy. Prawidłowo skonfigurowany powinien w pełni wspierać realizację tych procesów, a więc być z nimi zsynchronizowany i gwarantować najwyższą efektywność. Będzie to możliwe, jeśli stworzysz wydajny system oparty na odpowiednim oprogramowaniu. Wbrew pozorom nie jest to zarezerwowane wyłącznie dla dużych podmiotów. Elektroniczny obieg dokumentów z powodzeniem wykorzystują również mikrofirmy.
 
Dobry system ma znaczący wpływ na workflow (przepływ pracy). Co to jest? To obieg dokumentów, informacji i danych wśród osób mających wspólne cele. Im swobodniejszy przepływ (oczywiście przy zachowaniu troski o kwestie bezpieczeństwa), tym większy potencjał biznesowy, wyższa elastyczność i sprawność operacyjna.

Zagrożenia związane z zarządzaniem dokumentami

Problemy z tempem przetwarzania informacji to nie wszystko. Zwróć też uwagę na kwestię bezpieczeństwa danych. Wiele dokumentów przetwarzanych przez Twoją firmę ma poufny charakter. Mogą one również zawierać dane osobowe chronione przez RODO. System zarządzania obiegiem dokumentów powinien uwzględniać te kwestie i wykorzystywać zaawansowane protokoły bezpieczeństwa.
 
Dodatkowo archiwizowanie papierowych dokumentów, np. kopii faktur czy umów, wiąże się z ryzykiem ich zniszczenia lub zgubienia. Lepiej do tego nie dopuścić.

Tradycyjny i elektroniczny sposób zarządzania dokumentacją w firmie

 
Standardowy proces obiegu dokumentów, który bazuje na fizycznych kopiach, charakteryzuje się niską wydajnością i brakiem elastyczności. Wobec tego nie jest dostosowany do wymogów współczesnego biznesu, który stawia przede wszystkim na cyfryzację i automatyzację procesów.
 
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie wykorzystuje rozwiązania informatyczne wspierające  wymianę informacji i ułatwiające archiwizację. Co dzięki niemu uzyskasz?
 

• Szybka wymiana informacji: zastosowanie zaawansowanych baz danych i rozwiązań chmurowych pozwala na dostęp do plików w czasie rzeczywistym.
• Dostęp z wielu urządzeń i z każdego miejsca: dowolny dokument może być udostępniany pracownikom niezależnie od miejsca, w którym się znajdują, czy urządzeń, z jakich korzystają.
• Wyszukiwanie konkretnego dokumentu: narzędzia informatyczne pozwalają wydajniej katalogować pliki i wyszukiwać na podstawie konkretnych zapytań.
• Filtrowanie informacji: możliwość tworzenia filtrów wpływa na wydajność i komfort pracy.
• Bezpieczna archiwizacja dokumentów: w odpowiednim systemie nie zgubisz dokumentów, a przechowywanie plików będzie zdecydowanie bardziej ekonomiczne.
• Integracja z innymi narzędziami: system może być zintegrowany z innym oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie, a nawet rozwiązaniami używanymi przez Twoich klientów.

 
Jak to wygląda w praktyce? Jeżeli prowadzisz sklep internetowy, informacja o zamówieniu może automatycznie wpływać do wszystkich działów odpowiedzialnych za jego realizację: dzięki temu pracownicy będą w stanie je skompletować i zaplanować dostawę.
 
Księgowość będzie mogła w ramach jednego procesu rozliczyć zamówienie, wystawić fakturę, przesłać ją do klienta, zarchiwizować oraz uwzględnić w księdze przychodów i rozchodów. A jeśli po pewnym czasie zechcesz dotrzeć do tej faktury, zrobisz to w bardzo prosty sposób. Wystarczy, że odszukasz konkretne zamówienie czy zastosujesz odpowiedni filtr – np. nazwę klienta lub wartość transakcji.
 
Dobry system pozwala na dostosowanie go do konkretnych potrzeb firmy. Możesz np. wskazać, jak będzie wyglądać procedura akceptacji dokumentów w konkretnym procesie oraz którym pracownikom nadasz uprawnienia do zapoznawania się z plikami.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – na co zwrócić uwagę?

 
Dokumenty w formie cyfrowej coraz częściej są standardem w przypadku nie tylko prywatnych firm, ale również publicznych instytucji czy urzędów. Standardem są również elektroniczne systemy obiegu dokumentów. Na rynku znajdziesz kilka sprawdzonych rozwiązań, które gwarantują szerokie możliwości konfiguracji. 
 
Aby osiągnąć najlepszy rezultat, zadbaj nie tylko o wdrożenie odpowiedniego oprogramowania, ale również o digitalizację wcześniej zgromadzonych dokumentów. Ich rejestrowanie często jest skomplikowanym i pracochłonnym procesem. Warto jednak się na to zdecydować.