Czym jest workflow i jakie są jego zalety?
W dynamicznym i konkurencyjnym świecie, w którym przyszło nam żyć, efektywne zarządzanie biznesem to kluczowy element w osiąganiu sukcesu. Jednym z niezwykle przydatnych narzędzi w tym zakresie jest system workflow. To strategiczne podejście do organizacji pracy może zrewolucjonizować procesy w Twojej firmie i przynieść liczne korzyści. Jakie są wady i zalety procesów workflow? Co to takiego i jak opracować skuteczny przepływ pracy?
Workflow – pojęcie i mechanizm działania
Jak wskazuje raport Globalny indeks anatomii pracy, przeciętnemu pracownikowi ponad połowę czasu zajmują tzw. czynności okołozadaniowe1, czyli np. pozyskiwanie informacji niezbędnych do wykonania zadania i monitorowanie projektów. Workflow należy do najpowszechniejszych systemów zarządzania pracy zespołów.
Termin pochodzi od angielskich słów work – praca i flow – przepływ. Dosłownie chodzi więc o „przepływ pracy” definiowany jako uporządkowany i zautomatyzowany proces organizacji pracy od momentu powstania zadania, przez jego realizację, aż do zakończenia. Mówiąc prościej, może oznaczać np. automatyzację obiegu dokumentów czy informacji, które są przekazywane przez jednego pracownika drugiemu w ramach precyzyjnie określonych procedur.
To strategiczne podejście opiera się na ustalonych regułach, metodach i etapach wykonywania zadań. Proces workflow zakłada, że każde zadanie ma swoją ściśle określoną ścieżkę, swoisty algorytm realizacji. Wszystkie etapy są sprecyzowane i kontrolowane, co pozwala uniknąć chaosu i opóźnień i ułatwia identyfikację tego, kto jest odpowiedzialny za dany projekt i na jakim etapie jest jego realizacja.
Jakie korzyści przynosi system workflow?
Narzędzia workflow mogą przynieść wiele korzyści firmom różnej wielkości i z wielu branż. Po pierwsze, system znacznie zwiększa efektywność i wydajność pracy. Dzięki temu, że procesy są spójne, a zadania są realizowane w ustalonym porządku, można oszczędzić czas i uniknąć dublowania działań. Poprawa jakości pracy następuje także poprzez eliminację błędów i możliwość stałej kontroli przebiegu zadań. Ponadto system workflow umożliwia lepsze zarządzanie zasobami, dzięki czemu można efektywniej wykorzystać dostępne środki, czas i moce przerobowe.
Wyzwaniem może być wprowadzenie platformy workflow i wdrożenie zmian w organizacji i kulturze pracy. Zwłaszcza w przypadku firm o skomplikowanej strukturze, realizujących liczne procesy w wielu działach skoordynowanie i uporządkowanie pracy może być czasochłonne i kosztowne. Warto jednak pamiętać o długofalowych korzyściach, które zdecydowanie przewyższają potencjalne trudności. Raz wypracowane procedury i systemy z czasem mogą wymagać aktualizacji, ale stanowią trwały stelaż, na którym znacznie łatwiej budować stabilną strukturę organizacji pracy.
Przepływ pracy w organizacji – jak go opracować?
Opracowanie efektywnego systemu przepływu pracy w organizacji wymaga przede wszystkim starannego planowania i analizy.
Kluczowym krokiem jest identyfikacja priorytetów, wszystkich zadań i procesów w firmie oraz określenie ich kolejności i wzajemnych powiązań.
Następnie, na podstawie zebranych danych, można stworzyć diagram przepływu pracy, który przedstawi etapy realizacji zadań oraz ułatwi przydzielenie osób odpowiedzialnych za ich wykonanie.
Kolejnym krokiem jest wprowadzenie odpowiednich platform i oprogramowania workflow, które usprawnią i zautomatyzują procesy. Na szczęście istnieje wiele specjalistycznych narzędzi, które ułatwiają zarządzanie zadaniami, monitorowanie postępów oraz generowanie raportów (np. Asana, EOD). Elektroniczne narzędzia pozwalają na określenie ról poszczególnych członków zespołów i rozparcelowanie projektów na etapy (więcej na ich temat znajdziesz w artykule Sprawne zarządzanie projektami – pomogą Ci te narzędzia!), ale mogą sprawdzić się również w porządkowaniu obiegu dokumentów. W czasach coraz popularniejszej pracy zdalnej rozwiązania, które ułatwiają wgląd w dokumentację i wymianę pism na odległość, zyskują na znaczeniu.
Jako ilustrację wizualną przebiegu poszczególnych etapów w workflow często wykorzystuje się grafy, które w prosty sposób pozwalają danej grupie zrozumieć konkretne mechanizmy poszczególnych projektów. Podobną wizualizacją może być poniższy schemat etapów opracowywania workflow.
W proces planowania i wdrażania narzędzi workflow warto zaangażować pracowników, którzy przecież na co dzień będą wykorzystywać nowe mechanizmy. Ich zaangażowanie i wsparcie są kluczowe dla sukcesu całego przedsięwzięcia. Zapewnij więc szkolenia dla zespołu i zadbaj, by każdy miał świadomość znaczenia workflow i korzyści płynących z nowych procedur. Pracownicy, którzy zrozumieją sens usprawnień, chętniej wypracują nowe systemy i dostosują się do wytycznych.
Polecamy
- Formy prawne działalności gospodarczej – poznaj je wszystkieczas czytania10minuty07.12.2022Jedna z pierwszych decyzji, którą musisz podjąć, dotyczy formy prawnej działalności. O czym musisz wiedzieć?
- Jak wycenić swój produkt lub usługę?czas czytania6minuty08.12.2022Zakładasz biznes i zastanawiasz się, jak ustalić cenę sprzedaży produktów lub oferowanych usług? Chętnie Ci w tym pomożemy!
- Najważniejsze formy finansowania przedsiębiorstwczas czytania6minuty12.12.2022Poznaj dostępne źródła zewnętrznego finansowania i dowiedz się, jak możesz pozyskać kapitał
- Zarządzanie strukturą organizacyjną firmyczas czytania5minuty22.03.2023Strukturę warto zaprojektować w przemyślany sposób nie tylko w małych i średnich przedsiębiorstwach, ale również w mikrofirmach. Dowiedz się więcej!
- B2B a B2C – poznaj najważniejsze różnice i podobieństwaczas czytania6minuty09.12.2022Zastanawiasz się, który model sprzedaży wybrać? Jeśli tak, przeczytaj ten tekst - rozwiejemy Twoje wątpliwości.
- Podstawy budowania przewagi konkurencyjnej – kluczowe wybory strategiczneczas czytania7minuty18.09.2023Jedną z istotnych kwestii, z którą musi się zmierzyć przedsiębiorstwo, jest tzw. przewaga konkurencyjna. Dowiedz się, jak skutecznie ją budować.