Czym jest workflow i jakie są jego zalety?

6 min

drewniane bloczki i rozrysowane procesy, workflow

W dynamicznym i konkurencyjnym świecie, w którym przyszło nam żyć, efektywne zarządzanie biznesem to kluczowy element w osiąganiu sukcesu. Jednym z niezwykle przydatnych narzędzi w tym zakresie jest system workflow. To strategiczne podejście do organizacji pracy może zrewolucjonizować procesy w Twojej firmie i przynieść liczne korzyści. Jakie są wady i zalety procesów workflow? Co to takiego i jak opracować skuteczny przepływ pracy?

Workflow – pojęcie i mechanizm działania

Jak wskazuje raport Globalny indeks anatomii pracy, przeciętnemu pracownikowi ponad połowę czasu zajmują tzw. czynności okołozadaniowe1, czyli np. pozyskiwanie informacji niezbędnych do wykonania zadania i monitorowanie projektów. Workflow należy do najpowszechniejszych systemów zarządzania pracy zespołów. 

Termin pochodzi od angielskich słów work – praca i flow – przepływ. Dosłownie chodzi więc o „przepływ pracy” definiowany jako uporządkowany i zautomatyzowany proces organizacji pracy od momentu powstania zadania, przez jego realizację, aż do zakończenia. Mówiąc prościej, może oznaczać np. automatyzację obiegu dokumentów czy informacji, które są przekazywane przez jednego pracownika drugiemu w ramach precyzyjnie określonych procedur.

To strategiczne podejście opiera się na ustalonych regułach, metodach i etapach wykonywania zadań. Proces workflow zakłada, że każde zadanie ma swoją ściśle określoną ścieżkę, swoisty algorytm realizacji. Wszystkie etapy są sprecyzowane i kontrolowane, co pozwala uniknąć chaosu i opóźnień i ułatwia identyfikację tego, kto jest odpowiedzialny za dany projekt i na jakim etapie jest jego realizacja.

Jakie korzyści przynosi system workflow?

Narzędzia workflow mogą przynieść wiele korzyści firmom różnej wielkości i z wielu branż. Po pierwsze, system znacznie zwiększa efektywność i wydajność pracy. Dzięki temu, że procesy są spójne, a zadania są realizowane w ustalonym porządku, można oszczędzić czas i uniknąć dublowania działań. Poprawa jakości pracy następuje także poprzez eliminację błędów i możliwość stałej kontroli przebiegu zadań. Ponadto system workflow umożliwia lepsze zarządzanie zasobami, dzięki czemu można efektywniej wykorzystać dostępne środki, czas i moce przerobowe.

Wyzwaniem może być wprowadzenie platformy workflow i wdrożenie zmian w organizacji i kulturze pracy. Zwłaszcza w przypadku firm o skomplikowanej strukturze, realizujących liczne procesy w wielu działach skoordynowanie i uporządkowanie pracy może być czasochłonne i kosztowne. Warto jednak pamiętać o długofalowych korzyściach, które zdecydowanie przewyższają potencjalne trudności. Raz wypracowane procedury i systemy z czasem mogą wymagać aktualizacji, ale stanowią trwały stelaż, na którym znacznie łatwiej budować stabilną strukturę organizacji pracy. 

Przepływ pracy w organizacji – jak go opracować?

Opracowanie efektywnego systemu przepływu pracy w organizacji wymaga przede wszystkim starannego planowania i analizy.

Kluczowym krokiem jest identyfikacja priorytetów, wszystkich zadań i procesów w firmie oraz określenie ich kolejności i wzajemnych powiązań.

Następnie, na podstawie zebranych danych, można stworzyć diagram przepływu pracy, który przedstawi etapy realizacji zadań oraz ułatwi przydzielenie osób odpowiedzialnych za ich wykonanie.

Kolejnym krokiem jest wprowadzenie odpowiednich platform i oprogramowania workflow, które usprawnią i zautomatyzują procesy. Na szczęście istnieje wiele specjalistycznych narzędzi, które ułatwiają zarządzanie zadaniami, monitorowanie postępów oraz generowanie raportów (np. Asana, EOD). Elektroniczne narzędzia pozwalają na określenie ról poszczególnych członków zespołów i rozparcelowanie projektów na etapy (więcej na ich temat znajdziesz w artykule Sprawne zarządzanie projektami – pomogą Ci te narzędzia!), ale mogą sprawdzić się również w porządkowaniu obiegu dokumentów. W czasach coraz popularniejszej pracy zdalnej rozwiązania, które ułatwiają wgląd w dokumentację i wymianę pism na odległość, zyskują na znaczeniu.

Jako ilustrację wizualną przebiegu poszczególnych etapów w workflow często wykorzystuje się grafy, które w prosty sposób pozwalają danej grupie zrozumieć konkretne mechanizmy poszczególnych projektów. Podobną wizualizacją może być poniższy schemat etapów opracowywania workflow.

graficzne przedstawienie systemu workflow, czyli jak workflow działa w praktyce

W proces planowania i wdrażania narzędzi workflow warto zaangażować pracowników, którzy przecież na co dzień będą wykorzystywać nowe mechanizmy. Ich zaangażowanie i wsparcie są kluczowe dla sukcesu całego przedsięwzięcia. Zapewnij więc szkolenia dla zespołu i zadbaj, by każdy miał świadomość znaczenia workflow i korzyści płynących z nowych procedur. Pracownicy, którzy zrozumieją sens usprawnień, chętniej wypracują nowe systemy i dostosują się do wytycznych.

 

1 https://asana.com/pl/resources/anatomy-of-work

Czy ten artykuł był przydatny?
średnia: 0 | 0 ocen

Przeglądaj tematy

  • #na startwięcej artykułów z tagiem:#na start
  • #bizneswięcej artykułów z tagiem:#biznes
  • #podatkiwięcej artykułów z tagiem:#podatki
  • #marketingwięcej artykułów z tagiem:#marketing
  • #prawowięcej artykułów z tagiem:#prawo
  • #strategiawięcej artykułów z tagiem:#strategia
  • #pracownicywięcej artykułów z tagiem:#pracownicy
  • #księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#księgowość
  • #wideowięcej artykułów z tagiem:#wideo
  • #finansowaniewięcej artykułów z tagiem:#finansowanie
  • #ekowięcej artykułów z tagiem:#eko
  • #sprzedażwięcej artykułów z tagiem:#sprzedaż
  • #markawięcej artykułów z tagiem:#marka
  • #ESGwięcej artykułów z tagiem:#ESG
  • #pomysł na bizneswięcej artykułów z tagiem:#pomysł na biznes
  • #e-commercewięcej artykułów z tagiem:#e-commerce
  • #zmiany w prawiewięcej artykułów z tagiem:#zmiany w prawie
  • #internetwięcej artykułów z tagiem:#internet
  • #automatyzacjawięcej artykułów z tagiem:#automatyzacja
  • #wsparcie dla firmwięcej artykułów z tagiem:#wsparcie dla firm
  • #przewodnikwięcej artykułów z tagiem:#przewodnik
  • #AIwięcej artykułów z tagiem:#AI
  • #samodzielna księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#samodzielna księgowość
  • #SEOwięcej artykułów z tagiem:#SEO
  • #leasingwięcej artykułów z tagiem:#leasing
  • #service designwięcej artykułów z tagiem:#service design
  • #instrukcjawięcej artykułów z tagiem:#instrukcja
  • #dokumentywięcej artykułów z tagiem:#dokumenty
  • #kredytwięcej artykułów z tagiem:#kredyt
  • #RODOwięcej artykułów z tagiem:#RODO
  • #ZUSwięcej artykułów z tagiem:#ZUS
  • #oszczędnościwięcej artykułów z tagiem:#oszczędności
  • #fakturywięcej artykułów z tagiem:#faktury
  • #dotacjewięcej artykułów z tagiem:#dotacje
  • #bankowośćwięcej artykułów z tagiem:#bankowość
  • #google analyticswięcej artykułów z tagiem:#google analytics
  • #ITwięcej artykułów z tagiem:#IT
  • #kontrahentwięcej artykułów z tagiem:#kontrahent
  • #media społecznościowewięcej artykułów z tagiem:#media społecznościowe
  • #ochrona środowiskawięcej artykułów z tagiem:#ochrona środowiska
  • #Polski Ładwięcej artykułów z tagiem:#Polski Ład
  • #umowywięcej artykułów z tagiem:#umowy
  • #analizawięcej artykułów z tagiem:#analiza
  • #ubezpieczeniewięcej artykułów z tagiem:#ubezpieczenie
  • #technologiewięcej artykułów z tagiem:#technologie
  • #faktoringwięcej artykułów z tagiem:#faktoring
  • #badaniewięcej artykułów z tagiem:#badanie
  • #długiwięcej artykułów z tagiem:#długi
  • #USwięcej artykułów z tagiem:#US
  • #wynagrodzeniawięcej artykułów z tagiem:#wynagrodzenia
  • #CEIDGwięcej artykułów z tagiem:#CEIDG
  • #inwestycjewięcej artykułów z tagiem:#inwestycje
  • #konkurencjawięcej artykułów z tagiem:#konkurencja
  • #urlopywięcej artykułów z tagiem:#urlopy
  • #webinarwięcej artykułów z tagiem:#webinar
  • #zdolność kredytowawięcej artykułów z tagiem:#zdolność kredytowa
  • #płynność finansowawięcej artykułów z tagiem:#płynność finansowa
  • #zakupywięcej artykułów z tagiem:#zakupy
  • #REGONwięcej artykułów z tagiem:#REGON
  • #kosztywięcej artykułów z tagiem:#koszty
  • #współpracawięcej artykułów z tagiem:#współpraca
  • #SEMwięcej artykułów z tagiem:#SEM
  • #gwarancjawięcej artykułów z tagiem:#gwarancja