Czym jest workflow i jakie są jego zalety?

W dynamicznym i konkurencyjnym świecie, w którym przyszło nam żyć, efektywne zarządzanie biznesem to kluczowy element w osiąganiu sukcesu. Jednym z niezwykle przydatnych narzędzi w tym zakresie jest system workflow. To strategiczne podejście do organizacji pracy może zrewolucjonizować procesy w Twojej firmie i przynieść liczne korzyści. Jakie są wady i zalety procesów workflow? Co to takiego i jak opracować skuteczny przepływ pracy?

Workflow – pojęcie i mechanizm działania

Jak wskazuje raport Globalny indeks anatomii pracy, przeciętnemu pracownikowi ponad połowę czasu zajmują tzw. czynności okołozadaniowe¹, czyli np. pozyskiwanie informacji niezbędnych do wykonania zadania i monitorowanie projektów. Workflow należy do najpowszechniejszych systemów zarządzania pracy zespołów. 

To strategiczne podejście opiera się na ustalonych regułach, metodach i etapach wykonywania zadań. Proces workflow zakłada, że każde zadanie ma swoją ściśle określoną ścieżkę, swoisty algorytm realizacji. Wszystkie etapy są sprecyzowane i kontrolowane, co pozwala uniknąć chaosu i opóźnień i ułatwia identyfikację tego, kto jest odpowiedzialny za dany projekt i na jakim etapie jest jego realizacja.

Jakie korzyści przynosi system workflow?

Narzędzia workflow mogą przynieść wiele korzyści firmom różnej wielkości i z wielu branż. Po pierwsze, system znacznie zwiększa efektywność i wydajność pracy. Dzięki temu, że procesy są spójne, a zadania są realizowane w ustalonym porządku, można oszczędzić czas i uniknąć dublowania działań. Poprawa jakości pracy następuje także poprzez eliminację błędów i możliwość stałej kontroli przebiegu zadań. Ponadto system workflow umożliwia lepsze zarządzanie zasobami, dzięki czemu można efektywniej wykorzystać dostępne środki, czas i moce przerobowe.

Wyzwaniem może być wprowadzenie platformy workflow i wdrożenie zmian w organizacji i kulturze pracy. Zwłaszcza w przypadku firm o skomplikowanej strukturze, realizujących liczne procesy w wielu działach skoordynowanie i uporządkowanie pracy może być czasochłonne i kosztowne. Warto jednak pamiętać o długofalowych korzyściach, które zdecydowanie przewyższają potencjalne trudności. Raz wypracowane procedury i systemy z czasem mogą wymagać aktualizacji, ale stanowią trwały stelaż, na którym znacznie łatwiej budować stabilną strukturę organizacji pracy. 

Przepływ pracy w organizacji – jak go opracować?

Opracowanie efektywnego systemu przepływu pracy w organizacji wymaga przede wszystkim starannego planowania i analizy.

Następnie, na podstawie zebranych danych, można stworzyć diagram przepływu pracy, który przedstawi etapy realizacji zadań oraz ułatwi przydzielenie osób odpowiedzialnych za ich wykonanie.

Kolejnym krokiem jest wprowadzenie odpowiednich platform i oprogramowania workflow, które usprawnią i zautomatyzują procesy. Na szczęście istnieje wiele specjalistycznych narzędzi, które ułatwiają zarządzanie zadaniami, monitorowanie postępów oraz generowanie raportów (np. Asana, EOD). Elektroniczne narzędzia pozwalają na określenie ról poszczególnych członków zespołów i rozparcelowanie projektów na etapy (więcej na ich temat znajdziesz w artykule Sprawne zarządzanie projektami – pomogą Ci te narzędzia!), ale mogą sprawdzić się również w porządkowaniu obiegu dokumentów. W czasach coraz popularniejszej pracy zdalnej rozwiązania, które ułatwiają wgląd w dokumentację i wymianę pism na odległość, zyskują na znaczeniu.

Jako ilustrację wizualną przebiegu poszczególnych etapów w workflow często wykorzystuje się grafy, które w prosty sposób pozwalają danej grupie zrozumieć konkretne mechanizmy poszczególnych projektów. Podobną wizualizacją może być poniższy schemat etapów opracowywania workflow.

W proces planowania i wdrażania narzędzi workflow warto zaangażować pracowników, którzy przecież na co dzień będą wykorzystywać nowe mechanizmy. Ich zaangażowanie i wsparcie są kluczowe dla sukcesu całego przedsięwzięcia. Zapewnij więc szkolenia dla zespołu i zadbaj, by każdy miał świadomość znaczenia workflow i korzyści płynących z nowych procedur. Pracownicy, którzy zrozumieją sens usprawnień, chętniej wypracują nowe systemy i dostosują się do wytycznych.

¹ https://asana.com/pl/resources/anatomy-of-work