Sprawne zarządzanie projektami – pomogą Ci te narzędzia!

Jeśli zastanawiasz się, jak sprawnie zarządzać projektami, a do tego podnieść produktywność pracowników, jesteś w dobrym miejscu. Z pomocą przychodzą Ci stworzone do tego narzędzia, które nie tylko usprawniają cały proces, ale także chronią przed różnymi błędami. Sprawdź, jakie masz możliwości i wybierz najlepsze dla siebie rozwiązanie.

Delegowanie nie wystarczy, czyli dlaczego warto korzystać z programów do zarządzania projektami?

Każdy, kto chociaż raz zarządzał zadaniami w pracy, wie, że jest to nie lada wyzwanie. Szczególnie jeśli jest się odpowiedzialnym za wiele różnych projektów, a zespół składa się z kilkunastu lub więcej osób. Ciężko sprawować pieczę nad wszystkim bez jakiejkolwiek pomocy. Na szczęście istnieją sposoby, które pomagają w organizacji pracy i wyznaczaniu priorytetów. Możesz sięgnąć po tradycyjne metody, takie jak spisywanie terminów oraz zadań w specjalnym kalendarzu, notowanie wszystkiego w notesie czy przyklejanie karteczek samoprzylepnych na monitorze… Jednak nie oszukujmy się, takie rozwiązania często zawodzą.

Programy do planowania i zarządzania projektami okażą się strzałem w dziesiątkę w niemal każdej firmie, niezależnie od branży. Poznaj kluczowe zalety korzystania z tego typu narzędzi:

• skuteczniejsza komunikacja w zespole,
• lepszy przepływ pracy,
• dokumentacja procesów,
• transparentność,
• łatwiejsze planowanie i organizacja pracy,
• stała kontrola nad procesami,
• możliwość monitorowania działań w czasie rzeczywistym,
• większe zaangażowanie pracowników.

Nie wiesz, który program okaże się najlepszy dla Twojej firmy? Specjalnie dla Ciebie przygotowaliśmy listę narzędzi do zarządzania projektami zespołu z rozmaitymi funkcjami, przystosowanymi do różnych stylów pracy i oczekiwań.

Kompleksowe narzędzia – IC Project, Cyfe, Microsoft Project

IC Project

Jednym z narzędzi, które zasługuje na uwagę, jest IC Project. Stanowi świetne rozwiązanie dla osób, które potrzebują programu do kompleksowego zarządzania projektami. Jego atutem jest fakt, że jest to w pełni polskie narzędzie. Oznacza to, że zespół nie tylko może pracować w języku polskim, ale ma również dostęp do polskiego działu wsparcia, a także materiałów szkoleniowych w języku polskim.

Jest to bardzo funkcjonalna platforma do zarządzania projektami. W jednym miejscu możesz komunikować się z zespołem, zarządzać obiegiem plików i dokumentów oraz monitorować czas pracy. Interfejs narzędzia jest bardzo intuicyjny, a obsługa prosta, dzięki czemu proces wdrożenia w firmie przebiega szybko i bez komplikacji. Co więcej, możesz zezwolić osobie z zewnątrz na dostęp do programu i wyświetlić jej wybrane pola. Jest to szczególnie przydatne przy pracy z klientem, który chce być na bieżąco z postępami projektu.IC Project – okno „Projekty”
Źródło: oficjalna strona programu

Cyfe

Cyfe to aplikacja do zarządzania projektami skoncentrowana przede wszystkim na specyfice pracy mobilnej. Oferuje ona ponad 50 konfigurowalnych widżetów oraz możliwość tworzenia własnych, niestandardowych. Interfejs programu składa się z listy zadań, kalendarza, celów, raportów, wątków dyskusyjnych, a także wykresów Gantta. Za pomocą narzędzia możesz monitorować pracę zespołu, a także otrzymywać powiadomienia SMS, gdy zostaną zrealizowane wyznaczone cele.

Cyfe – główny widok programu
Źródło: oficjalna strona programu

Microsoft Project

Do najstarszych programów wspomagających zarządzanie projektami zalicza się Microsoft Project. Platforma umożliwia tworzenie harmonogramów, planowanie poszczególnych etapów projektu, przydzielanie i wykorzystywanie zasobów, monitorowanie wszystkich działań, a także tworzenie raportów z wynikami pracy. Przydatną opcją jest również możliwość zarządzania budżetem, a także tworzenia wizualizacji każdego etapu projektu.

Nie da się ukryć, że ten flagowy produkt od Microsoft należy do zaawansowanych narzędzi. Z tego względu opanowanie programu może zająć więcej czasu. Platforma sprawdzi się dobrze przy dużych i skomplikowanych projektach.

Dodatkowo posiadacze pakietu Microsoft 365 mogą zintegrować produkt w chmurze firmy Microsoft. Oczywiście nic też nie stoi na przeszkodzie, by używać tego narzędzia jako samodzielnego produktu.

Microsoft Project współdziała z Teamsami. Główny widok.
Źródło: oficjalna strona programu

Multifunkcyjność – Asana, Monday, Trello

Asana

Wśród oprogramowań do zarządzania projektami bardzo ceniona jest Asana. Zyskuje w oczach użytkowników dzięki funkcjonalności i prostocie. Intuicyjny interfejs skupia się na najważniejszych punktach, a przyjazna szata graficzna sprawia, że nawet najwięksi przeciwnicy technologii nie mają problemu z obsługą. Możesz skorzystać z podstawowej, bezpłatnej wersji, ale też dopłacić i rozszerzyć możliwości programu. Bez problemu działa zarówno na desktopach, jak i urządzeniach mobilnych.

Asana ma wiele zalet, jednak do najważniejszych zalicza się możliwość przełączania pomiędzy wieloma przestrzeniami roboczymi. Dzięki tej opcji można łatwo oddzielić projekty poszczególnych zespołów. Ponadto tworzenie zadań i delegowanie ich odpowiednim pracownikom jest bardzo proste. Istnieje również możliwość dodawania przy nich wskazówek i komentarzy. Każda akcja lub zmiana statusu zadania sprawia, że wszyscy przypisani do niego członkowie zespołu otrzymują powiadomienie.

Istotną zaletą jest także możliwość połączenia programu z innymi narzędziami, np. Gmailem. Asana jest również polecana osobom szukającym alternatywy dla programu Jira.

Asana – tablica kanban
Źródło: oficjalna strona programu

Monday

Monday należy do grona popularnych aplikacji do zarządzania zadaniami. Czym się wyróżnia? Oferuje sporo rozwiązań w kwestii formy przedstawienia zadań – można używać tablic kanban, wykresów Gantta czy tabel, które łatwo dostosować do indywidualnych potrzeb.

Program umożliwia dodawanie listy zadań i projektów, przydzielanie odpowiedzialnych za nie osób, a także komentowanie wyników i postępów prac. Można również włączyć powiadomienia e-mail czy SMS. Przenoszenie plików odbywa się metodą drag and drop (przeciągnij i upuść). System pozwala na zarządzanie pracą wewnątrz zespołu, ale oferuje także udostępnianie wyznaczonych tablic, co znacząco usprawnia komunikację z klientem.

Podobnie jak inne programy, Monday można zintegrować z powszechnie używanymi narzędziami, takimi jak: Gmail, Zoom, Trello, Outlook, Microsoft Teams czy Jira. System może posłużyć nie tylko do zarządzania projektami, ale także wspierania procesów HR, sprzedażowych czy marketingowych.

Monday – tablica kanban

Monday - diagram Gantta
Źródło: oficjalna strona programu

Trello

To jeden z najbardziej popularnych systemów do zarządzania zadaniami na świecie. Mechanizm działania tego narzędzia opiera się na przejrzystych tablicach, na których umieszczane są poszczególne zadania. Możesz tworzyć zespoły i przypisywać im tablice, a na każdej z tablic tworzyć listy z kartami. Te ostatnie możesz bez problemu zapisywać, modyfikować oraz przenosić pomiędzy utworzonymi listami. Każda z kart może mieć określony termin wykonania, a naniesione na niej zadania możesz przypisać konkretnym członkom zespołu. Istnieje również możliwość dodawania plików oraz wykazu zadań w formie checklisty (listy kontrolnej).

Trello pozwala na integrację z Dropboxem czy Google Drive, a także obsługuje dodatki, na przykład kalendarz. Jest to aplikacja webowa, działająca bez problemu na wszystkich urządzeniach mobilnych. Możesz korzystać z podstawowej wersji, która jest bezpłatna albo zdecydować się na płatną wersję. Otrzymasz wtedy dostęp do większego dysku oraz możliwość konfiguracji niestandardowej tablicy.

Trello – tablica Kanban
Źródło: oficjalna strona programu

Nacisk na finanse – Paymo, Hadrone

Paymo

Paymo to nie tylko kolejne narzędzie ułatwiające zarządzanie projektami. Wyróżnia się kilkoma unikalnymi funkcjami, których brakuje w innych tego typu programach. Pierwszą rzeczą, o której warto wspomnieć, jest możliwość śledzenia czasu pracy zespołu – można dodać licznik czasu na żywo. Dodatkowo członkowie zespołu mogą wpisywać czasy pracy nad poszczególnymi zadaniami w przeznaczonych do tego kartach.

To jednak nie wszystko. Program umożliwia kompleksowe zarządzanie finansami, dzięki czemu unikniesz kosztów związanych z subskrypcją osobnego programu. Za pomocą funkcji „Budżetowanie” możesz oszacować koszt projektu, z kolei opcja „Śledzenie wydatków” to dobry sposób na kontrolę np. kosztów podróży. Paymo udostępnia jeszcze takie narzędzia finansowe jak: priorytety rozliczeń, stawki czasowe i stałe stawki cen oraz wskaźniki finansowe.

Paymo – śledzenie czasu pracy pracowników

Paymo – funkcja w profilu „Moje zadania”
Źródło: oficjalna strona programu

Hadrone

Hadrone to wiodący i zaawansowany program do zarządzania portfelem projektów i usług od polskiego dostawcy. Najważniejszy produkt firmy to Hadrone PPM, który znacząco ułatwia pracę osób odpowiedzialnych za realizację projektów oraz nadzór nad postępami. Dzięki niemu w jednym miejscu zgromadzisz statusy poszczególnych projektów.

W narzędziu można uwzględniać ograniczenia finansowe i zasobowe oraz na bieżąco weryfikować projekty i wszelkie odchylenia dotyczące np. terminów, budżetów czy zasobów.

Hadrone – funkcja „Portfel Projektów”
Źródło: oficjalna strona programu

Komunikacja to podstawa – Basecamp, Worksection

Basecamp

Firma Basecamp stawia na pierwszym miejscu użyteczność. Z tego też względu program ma mniej funkcji niż konkurencja, jednak w dalszym ciągu oferuje wiele atrakcyjnych udogodnień. Często jest też używany przy projektach kreatywnych – do pracy z agencjami. Interfejs narzędzia podzielony jest na kilka części i każdy z nich spełnia konkretną funkcję. Do najważniejszych zaliczamy czat grupowy, który przypomina działaniem fora dyskusyjne – dzięki temu możemy porządkować komunikację według tematów. Oprócz tego do dyspozycji są podstawowe elementy pracy managera, czyli kalendarz, skrzynka odbiorcza, lista zadań, projekty. Basecamp wysyła również powiadomienia o zbliżających się terminach końca projektu czy zadania do wszystkich zaangażowanych współpracowników.

Basecamp – tablice kanban
Źródło: oficjalna strona programu

Worksection

Worksection to funkcjonalny system do zarządzania projektami, umożliwiający organizację nawet kilku projektów naraz. Można je podzielić na mniejsze i osobne zadania, przypisując pracowników odpowiedzialnych za ich realizację i wyznaczając terminy. Z kolei moduł zarządzania zadaniami umożliwia wyświetlanie ich w różnych formatach: w postaci tablicy kanban, wykresów Gantta, listy czy według wykonawcy.

System jest ceniony również za możliwość szczegółowego podglądu i monitorowania zdarzeń oraz działań użytkowników w czasie rzeczywistym. Dostępna jest opcja śledzenia bieżących projektów, zaplanowanych, aktywnych i zaległych zadań, a także prowadzenie dziennika zdarzeń.

Podobnie jak w przypadku podobnych narzędzi, Worksection oferuje możliwość zaproszenia partnerów i klientów zainteresowanych śledzeniem projektu. Uzyskują dostęp tylko do niezbędnych informacji, natomiast mogą wyznaczać zadania, dodawać do nich komentarze oraz monitorować ich status.

Program umożliwia przeglądanie obrazów, tworzenie i edycję dokumentów za pośrednictwem Google Docs oraz przesyłanie plików z komputera, a także importowanie z Dysku Google. Ponadto użytkownicy mogą włączyć opcję otrzymywania powiadomień o zdarzeniach.

Worksection - diagram Gantta

Worksection – tablica kanban

Rozwiązania dla IT – Jira

To narzędzie do zarządzania projektami cieszy się popularnością szczególnie wśród dużych zespołów projektowych z sektorów IT, a także w branży SEO. Istotną zaletą programu jest elastyczność. Osoby odpowiedzialne za projekty mogą korzystać z ustawień automatycznych lub skonfigurować własne ustawienia, dostosowane do potrzeb konkretnego zespołu.

Jira oferuje nie tylko podstawowe funkcje, takie jak przypisywanie zadań członkom zespołu, ale także umożliwia udostępnianie plików, statusów oraz konkretnych etapów projektu. Ponadto zespół może dzielić się wiedzą i weryfikować cały proces. Organizacja pracy odbywa się z wykorzystaniem tablicy kanban. Dodatkowe funkcjonalności to: tworzenie historii, planowanie sprintu, śledzenie problemów. Jest dostępna również opcja generowania raportów, która usprawnia pracę zespołu.

Program jest dostępny w języku polskim. Dzięki temu możemy liczyć na wsparcie wdrożeniowe, a nawet powdrożeniowe – w przypadku wystąpienia problemów istnieje opcja kontaktu ze specjalistami. Ponadto Jira wywodzi się z firmy Atlassian, podobnie jak narzędzie Trello. W zależności od tego, jak bardzo złożony jest projekt, warto zamiennie z nich korzystać.

Poza Jirą istnieją również inne narzędzia polecane dla branży IT. Wśród nich znajduje się program Backlog, dostosowany do projektów w metodyce Agile, lub Kanbanize, stworzony do projektów w metodyce Kanban. Z kolei program Wrike sprawdzi się do projektów w obydwu metodykach.

Jira – tablica kanban