Co można odliczyć od podatku, prowadząc działalność gospodarczą?

Prowadzisz własną firmę i zastanawiasz się, które ulgi i odliczenia pozwolą Ci obniżyć kwotę podatku zgodnie z prawem? W okresie składania formularzy PIT warto dowiedzieć się, co można odliczyć od podatku dochodowego. Ta wiedza może się przydać również, jeżeli rozważasz zmianę formy opodatkowania. W tym artykule przeczytasz, co można odliczyć od podatku PIT w różnych scenariuszach.

Odliczenia od podatku w działalności gospodarczej

Ulgi podatkowe to określone przez ustawodawcę odliczenia i zwolnienia, które pozwalają na obniżenie wysokości podatku lub podstawy opodatkowania, czyli sumy, która służy do obliczenia należnego podatku. Niezależnie od konkretnego mechanizmu z perspektywy podatnika liczy się jedno: dzięki ulgom można łatwo i zgodnie z prawem obniżyć wysokość podatków. W wielu przypadkach ustalenie prawa do zastosowania ulgi czy odliczenia nie będzie wymagało żadnych dodatkowych czynności. 

Do skorzystania z niektórych ulg uprawnione są określone grupy podatników, np. w przypadku ulgi rehabilitacyjnej są to osoby posiadające orzeczenie o niepełnosprawności lub opiekunowie takich osób. Jeżeli ulga zakłada rekompensatę poniesionych kosztów, pamiętaj o przechowywaniu dokumentacji, która je potwierdza, i zaświadczenia uprawniającego do skorzystania z ulgi.

Przepisy wprowadzają różne kryteria dotyczące możliwości zastosowania ulg. W przypadku podatników prowadzących własną firmę i rozliczających dochody z tego tytułu pod uwagę trzeba wziąć przede wszystkim formę opodatkowania. Katalog dostępnych odliczeń będzie wyglądał zupełnie inaczej, jeżeli rozliczasz się skalą podatkową (a więc na takich samych zasadach jak np. podatnik osiągający dochody z tytułu stosunku pracy czy umowy zlecenia), a znaczne ograniczenia napotkasz w przypadku opodatkowania podatkiem liniowym lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Weź pod uwagę tę kwestię podczas wyboru optymalnej formy opodatkowania. Może się okazać, że brak możliwości zastosowania odliczeń będzie miał wpływ na opłacalność konkretnego modelu.

Pamiętaj także, że to, co można odpisać od podatku dochodowego i na jakich zasadach jest to możliwe, ulega zmianom. W każdym przypadku korzystaj więc z aktualnych informacji.

Odliczanie od podatku a odliczanie od dochodu

Choć ostatecznie ulgi pozwalają na obniżenie należnego podatku, nie zawsze rozlicza się je w taki sam sposób. Przede wszystkim należy odróżnić ulgi, które pozwalają na odliczenie konkretnej kwoty od należnego podatku, od tych, które odlicza się od dochodu. To spora różnica mająca znaczenie w kwestii wysokości zobowiązania. W tym pierwszym przypadku ulga podlega odliczeniu już od kwoty obliczonego wcześniej podatku dochodowego, a w drugim należy dokonać odliczenia wcześniej, pomniejszając dochód, który podlega opodatkowaniu. Często w trakcie obliczania wysokości podatku okazuje się, że część odliczeń należy uwzględnić przed obliczeniem podatku, a pozostałe mogą być zastosowane dopiero w następnym kroku.

Paliwo, raty leasingowe, czynsz za wynajem biura czy usługi księgowe stanowią wydatki, które odlicza się od przychodu, co pozwala określić osiągnięty w konkretnym okresie dochód. Oczywiście im wyższe koszty uzyskania przychodu, tym niższy dochód, co w przypadku zastosowania skali podatkowej lub podatku liniowego oznacza niższy podatek.

Ulgi podatkowe dla prowadzących działalność – jak je odliczać od podatku?

Aby poprawnie rozliczyć podatki, przede wszystkim konieczne jest ustalenie, z jakich ulg i odliczeń możesz skorzystać. W kolejnym kroku należy przyjrzeć się bliżej sposobowi odliczenia (czy obniża podstawę opodatkowania, czy podatek). Skupmy się więc na liście najważniejszych ulg dla przedsiębiorców.

Co można odliczyć od podatku dochodowego? Działalność gospodarczą na skali podatkowej można rozliczyć na podobnej zasadzie jak np. podatki osób zarabiających na etacie. Przedsiębiorcom przysługuje najwięcej ulg i odliczeń. W tym przede wszystkim:

• ulga na dziecko,
• ulga internetowa,
• ulga rehabilitacyjna,
• ulga dla rodzin 4+,
• odliczenie składek na ubezpieczenie społeczne,
• ulga za krwiodawstwo,
• ulga termomodernizacyjna,
• ulga na zabytki,
• odliczenie wpłat na Indywidualne Konto Zabezpieczenia Emerytalnego (IKZE),
• odliczenie darowizn na cele kultu religijnego, działalności sportowej, kulturalnej czy wsparcie szkolnictwa wyższego i nauki.

Osobom prowadzącym działalność przysługują również ulgi, które mają na celu wsparcie rozwoju biznesu, w tym:

• na zatrudnienie innowacyjnych pracowników,
• na prototyp,
• na robotyzację,
• na ekspansję lub rozwój,
• na konsolidację,
• na nabycie terminala płatniczego,
• na działalność badawczo-rozwojową,
• IP BOX (ulga, z której najczęściej korzystają programiści).

Poza tym skala podatkowa daje również możliwość skorzystania z rozliczenia wspólnie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko. To rozwiązanie może pozwolić uniknąć przekroczenia progu podatkowego (w wysokości 120 000 zł) – nadwyżki od tej kwoty są opodatkowane stawką w wysokości 32%. Tych modeli rozliczenia nie można zastosować w przypadku innych sposobów opodatkowania działalności.

Co można odliczyć od podatku liniowego? Przedsiębiorcy zobowiązani do składania deklaracji PIT-36L muszą pogodzić się nie tylko z brakiem kwoty wolnej od podatku (wynoszącej aktualnie 30 000 zł) i możliwości rozliczenia wspólnie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko. 

Jeśli zdecydujesz się na podatek liniowy, tracisz również m.in. prawo do popularnej ulgi prorodzinnej czy internetowej. Odliczyć można jednak między innymi:

• składki na ubezpieczenie społeczne,
• składki na ubezpieczenie zdrowotne (w 2023 r. do wysokości 10 200 zł),
• wpłaty na IKZE,
• darowizny przekazane na cele kształcenia zawodowego publicznym szkołom (do 6% dochodu),
• darowizny na cele działalności sportowej, wsparcie szkolnictwa wyższego i nauki.

Poza tym odliczać można również zróżnicowane ulgi, których celem jest rozwój biznesu i działalności rozwojowej. Rozliczając podatek liniowy, możesz więc skorzystać m.in. z:

• ulgi badawczo-rozwojowej,
• ulgi IP BOX,
• ulgi termomodernizacyjnej,
• ulgi na zatrudnienie innowacyjnych pracowników,
• ulgi na prototyp,
• ulgi na robotyzację,
• ulgi na ekspansję i rozwój,
• ulgi na konsolidację,
• ulgi na nabycie terminala płatniczego.

Jak wygląda rozliczanie ulgi? Przeanalizujmy to na przykładzie odliczenia wpłat na IKZE, które może być szczególnie korzystne w przypadku przedsiębiorców.

Jeżeli prowadzisz firmę, możesz korzystać z wyższego rocznego limitu wpłat w wysokości 1,8-krotności przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. W 2023 roku wynosi on 12 483 zł. Taką kwotę możesz odliczyć od dochodu (jeżeli rozliczasz się na zasadach ogólnych lub skalą podatkową) albo przychodu (jeżeli korzystasz z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych). Jakie są korzyści?

• W przypadku podatku liniowego ulga to maksymalnie 2 371,77 zł.
• W przypadku skali ulga wyniesie odpowiednio:
• w pierwszym progu: 1 497,96 zł,
• w drugim progu: 3 994,56 zł.

Wszyscy przedsiębiorcy niezależnie od formy opodatkowania mogą również skorzystać z nowych ulg, wprowadzonych po raz pierwszy w rozliczeniu za 2023 rok, a więc zwolnienia 4+, ulgi na powrót  i ulgi dla pracujących seniorów (którzy zrezygnowali z pobierania należnej emerytury i są aktywni zawodowo).

Odliczanie składki zdrowotnej od podatku

Jednym z większych wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców są składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W tym pierwszym przypadku podatnicy mogą w całości odliczyć opłacone składki na ubezpieczenia społeczne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Dotyczy to również przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem. W takiej sytuacji pomniejszeniu ulegnie osiągnięty przychód, który jest podstawą opodatkowania. 

Od wprowadzenia w życie Polskiego Ładu znacząco zmieniły się jednak zasady rozliczenia składki zdrowotnej. Przede wszystkim ustawodawca zdecydował się na powiązanie jej z osiągniętymi dochodami lub przychodami. Poza tym w pierwszej wersji dokumentu uniemożliwił odliczenie składki zdrowotnej w jakiejkolwiek formie. W nowelizacji ustawy co prawda przewidział taką możliwość, jednak wiąże się to z istotnymi ograniczeniami. 

Co można odliczyć od podatku? Firma jednoosobowa musi brać pod uwagę konkretny model opodatkowania:

• podatnicy rozliczający się skalą podatkową, którzy opłacają składkę zdrowotną w wysokości 9% dochodu, nie mogą jej odliczyć.
• Przedsiębiorcy, którzy wybrali rozliczenie podatkiem liniowym, mogą odliczyć opłacone składki zdrowotne od dochodu, jednak muszą wziąć pod uwagę roczny limit takich odliczeń, który w 2023 roku wynosi 10 200 zł.
• W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych przychody można obniżyć o 50% opłaconych składek zdrowotnych.

1,5% dla Organizacji Pożytku Publicznego – zasady przekazywania

Jedną z możliwości, jakie oferuje ustawodawca, jest przekazanie 1,5% podatku na rzecz wybranej organizacji pożytku publicznego (warto pamiętać, że do 2023 roku było to 1% podatku). Choć nie jest to odliczenie, które pozwala na obniżenie zobowiązania podatkowego, warto skorzystać z tej możliwości, aby przekazać środki na wybraną inicjatywę. 

Z perspektywy fundacji i stowarzyszeń oznacza to konkretne wsparcie, dla samego podatnika darowizna tego typu nie wiąże się z żadnym dodatkowym wydatkiem. Jeżeli nie zdecydujesz się na przekazanie 1,5% podatku, suma ta trafi po prostu do budżetu państwa.

Co ważne: z tej możliwości mogą skorzystać również przedsiębiorcy, i to bez względu na formę opodatkowania. Aby to zrobić, w odpowiednim polu formularza PIT należy wpisać numer KRS wybranej organizacji pożytku publicznego. W formularzu można również wskazać szczegółowy cel, któremu chcesz okazać wsparcie, oraz zaznaczyć, czy chcesz, aby Twoje dane zostały przekazane wspieranej OPP. W przypadku rozliczenia przez internet możesz skorzystać z wyszukiwarki, która pozwoli szybko ustalić prawidłowy numer.

Ulgi prorodzinne odliczane od podatku – kto może z nich skorzystać?

Jedną z chętnie wykorzystywanych ulg podatkowych jest ulga na dziecko. Jeżeli prowadzisz własny biznes i jest to jedyne źródło osiąganych przez Ciebie dochodów i rozliczasz się skalą podatkową, możesz z niej skorzystać. Ulga prorodzinna nie jest dostępna dla podatników, którzy korzystają z podatku liniowego lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Pamiętaj jednak, że jeżeli równolegle uzyskujesz dochody, które są opodatkowane na zasadach ogólnych (np. pracujesz na etacie), możesz zastosować tę ulgę w rozliczeniu rocznym. 

Aby skorzystać z ulgi, trzeba być rodzicem, opiekunem prawnym albo pełnić funkcję rodziny zastępczej. Ulga prorodzinna odnosi się nie tylko do małoletnich dzieci, ale również – pod pewnym warunkiem – do dzieci, które nie ukończyły 25. roku życia, wciąż się uczą i nie osiągnęły określonego progu dochodów (w 2023 roku jest to 16 061,28 zł).

Ustawodawca zdecydował się również na wprowadzenie ograniczeń dotyczących dochodów podatników w przypadku posiadania jednego dziecka (rodzice większej liczby dzieci mogą korzystać z ulgi niezależnie od osiągniętych dochodów). Limity te wynoszą:

• 112 000 zł w przypadku podatników pozostających przez cały rok w związku małżeńskim (sumuje się dochody obu małżonków),
• 112 000 zł w przypadku podatnika samotnie wychowującego dziecko,
• 56 000 zł w przypadku podatników niepozostających przez cały rok w związku małżeńskim.

Jeżeli chcesz ustalić, czy przysługuje Ci prawo do ulgi, licząc wspólne dochody małżonków, musisz wziąć pod uwagę nie tylko dochody opodatkowane skalą podatkową, ale również między innymi te rozliczane podatkiem liniowym. Ile wyniesie ulga? Jest uzależniona od liczby dzieci:

• Ulga na pierwsze dziecko to 92,67 zł miesięcznie, czyli 1 112,04 zł rocznie.
• Ulga na drugie dziecko to również 92,67 zł miesięcznie, czyli 1 112,04 zł rocznie.
• Ulga na trzecie dziecko wyniesie 166,67 zł miesięcznie, czyli 2 000,04 zł rocznie.
• Ulga na czwarte i każde kolejne dziecko to 225,00 zł miesięcznie, czyli 2 700,00 zł.

Pamiętaj, że ulgi się sumują. Przykładowo: w przypadku czwórki dzieci będzie to 6924,12 zł.

Ulga na internet dla prowadzących działalność gospodarczą

Dostęp do internetu jest obecnie absolutnym standardem. Bez niego coraz trudniej wyobrazić sobie również prowadzenie działalności gospodarczej. Oczywiście koszty firmowego internetu można zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu i odliczać w ciągu roku (w przypadku skali podatkowej lub podatku liniowego), jeśli jednak tego nie robisz (np. korzystasz wyłącznie z prywatnej sieci albo rozliczasz się ryczałtem), masz możliwość skorzystania z kolejnej ulgi, która wpłynie na wysokość funduszy, jakie otrzyma urząd skarbowy. Co można odliczyć od podatku? 

W ramach ulgi na internet możesz odliczyć poniesione w ciągu roku koszty związane z użytkowaniem internetu. Nie ma znaczenia, czy był to internet domowy, czy mobilny. Co ważne, limit takiego odliczenia wynosi 760 zł dla jednego podatnika. Do tych kosztów nie można jednak zaliczyć zakupu sprzętu czy opłat aktywacyjnych. Co ile można odliczyć internet od podatku? Można to zrobić jedynie w dwóch następujących po sobie latach. Do skorzystania z tej ulgi są również uprawnieni przedsiębiorcy rozliczający się skalą podatkową lub ryczałtem, jednak koszty podlegające odliczeniu nie mogą być zaliczone jako koszty uzyskania przychodu. 

Jeśli decydujesz się na skorzystanie z ulgi na internet, pamiętaj o przechowywaniu dokumentów takich jak faktury, rachunki i potwierdzenia zapłaty.

Odliczanie kosztów na działalność badawczo-rozwojową

Jak widzisz, znaczna liczba ulg podatkowych, które mogą zastosować przedsiębiorcy (w tym również Ci rozliczający się podatkiem liniowym), dotyczy kosztów poniesionych w związku z rozwojem działalności. Jedną z nich jest ulga badawczo-rozwojowa, która umożliwia obniżenie podstawy opodatkowania w przypadku przedsiębiorców inwestujących w obszar badań i rozwoju. Czego dotyczą te wydatki? 

W Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazano, że jest to działalność twórcza, która obejmuje badania naukowe i prace rozwojowe podejmowane systematycznie, która ma na celu zwiększanie zasobu wiedzy i może być wykorzystywana do tworzenia nowych zastosowań. Jakie koszty można odliczyć?

• Wynagrodzenia i związane z nimi składki na ubezpieczenie społeczne w obszarze badań i rozwoju, zakup specjalistycznego sprzętu (niebędącego środkiem trwałym), 
• zakup surowców, koszty ekspertyz, usług doradczych, opinii, 
• koszty korzystania z aparatury naukowej, 
• koszty związane z patentami, ochroną wzorów użytkowych i przemysłowych, 
• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych wykorzystywanych w działalności badawczej i rozwojowej.

Pamiętaj, że ulga pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania niezależnie od tego, czy wskazane wydatki zostały już zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.