Jakie wydatki kwalifikują się do kosztów uzyskania przychodów? Praktyczny poradnik 2026

Rozliczenia na zasadach podatku liniowego pozwalają odliczać koszty uzyskania przychodów, czyli wszystkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania ich źródła (pod warunkiem ich właściwego udokumentowania). Są to m.in. koszty zakupu sprzętu, opłaty za biuro, wynagrodzenia pracowników, koszty usług doradczych, opłaty za szkolenia, a nawet wydatki na kursy online związane z Twoją działalnością. O czym jeszcze musisz wiedzieć? Wyjaśniamy w niniejszym artykule.

Czym są koszty uzyskania przychodów?

Większość przedsiębiorców musi ponieść pierwsze wydatki związane z prowadzeniem firmy tuż po jej formalnym założeniu, np. zrealizować inwestycje niezbędne do rozpoczęcia działania. To zdecydowanie najlepszy moment na zakupy, ponieważ właśnie wtedy właściciele biznesów mogą skorzystać ze swoich uprawnień dotyczących odliczeń od podatku.

Zwróć jednak uwagę, że w art. 23 ustawodawca wskazuje listę kosztów, które, choć poniesione w związku z prowadzoną działalnością, nie podlegają odliczeniu. Należą do nich między innymi:

• odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego w części przewyższającej kwotę 100 000 zł w przypadku aut spalinowych i tradycyjnych hybryd (o emisji CO2 powyżej 50 g/km), 150 000 zł w przypadku aut niskoemisyjnych (poniżej 50 g CO2/km) i niektórych hybryd plug-in oraz 225 000 zł w przypadku samochodów elektrycznych i wodorowych,
• wydatki na spłatę kredytów i pożyczek – wyjątkiem są zapłacone odsetki,
• kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczanych towarów, robót i usług,
• koszty reprezentacji, takie jak usługi gastronomiczne, zakup napojów, w tym alkoholu, czy zakup żywności.

Jak widzisz, to jakie mogą być koszty uzyskania przychodów, nie jest precyzyjnie regulowane przez przepisy. Poza wskazanymi w dokumentach wyjątkami nie istnieją żadne formalne ograniczenia w tym zakresie. To na Tobie spoczywa obowiązek wykazania, że poniesiony wydatek przełożył się na przychody firmy i ma związek z wykonywaną przez Ciebie działalnością. W trakcie kontroli urzędnicy mogą weryfikować zasadność zakupów. Konieczne jest więc dokumentowanie wydatków.

Podatnicy, którzy nie są przedsiębiorcami, również mogą odliczać koszty uzyskania przychodów. Nie mają jednak bezpośredniego wpływu na ich poziom. Pracownicy zatrudnieni na umowie o pracę mogą odliczyć 250 zł miesięcznie (do 3000 zł rocznie), jeżeli ich zakład pracy znajduje się w miejscu ich zamieszkania, lub 300 zł miesięcznie (do 3600 zł rocznie), jeżeli złożą pracodawcy oświadczenie o dojeżdżaniu z innego miejsca. Przy kilku etatach limity roczne są odpowiednio wyższe – nawet do 5400 zł. 

W przypadku umowy o dzieło lub umowy-zlecenia koszty uzyskania wynoszą 20% przychodu, który należy pomniejszyć o potrącone przez płatnika składki ubezpieczeniowe. Jeżeli dojdzie do przeniesienia praw autorskich, koszty uzyskania wyniosą natomiast aż 50% przychodu. Trzeba jednak doprecyzować, że 50% z nich obowiązuje do limitu 120 000 zł rocznie. Kwotę oblicza się od przychodu pomniejszonego o zapłacone składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe.

Wysokie koszty uzyskania przychodów – dlaczego są ważne dla przedsiębiorców?

Utrzymanie firmy nieodłącznie wiąże się z ponoszeniem wydatków. Szczególny charakter mają podatki i inne daniny, takie jak składki na ubezpieczenia zdrowotne czy społeczne. Bez wątpienia stanowią one znaczne obciążenie dla budżetu przedsiębiorcy.

Uzyskanie oszczędności na opodatkowaniu umożliwiają właśnie koszty uzyskania przychodów. Ile w ten sposób zaoszczędzisz? To zależy od tego, jak będzie prezentował się Twój dochód. Zwróć także uwagę na to, że obecnie koszty uzyskania przychodów w przypadku wyboru skali podatkowej lub podatku liniowego wpływają również na to, jaką składkę zdrowotną opłacisz. W tym pierwszym przypadku wynosi ona 9% dochodu, a w drugim 4,9%.

W przypadku skali podatkowej możesz skorzystać z kwoty wolnej od podatku w wysokości 30 000 zł. Jeżeli dochód nie przekracza 120 000 zł, stawka podatku wynosi 12%. Powyżej tej kwoty obowiązuje stawka 32% od nadwyżki.

W praktyce, jeżeli w ciągu roku Twój przychód wyniósł 200 000 zł, ale w tym samym czasie zostały poniesione koszty w kwocie 80 000 zł, nie przekroczysz progu podatkowego i dzięki temu unikniesz opodatkowania nadwyżki stawką 32%.

Oczywiście możesz skorzystać z tej możliwości, jeżeli opłacasz podatek na podstawie osiągniętego dochodu (skala podatkowa lub podatek liniowy). W przypadku gdy rozliczasz się ryczałtem, Twój przychód może być pomniejszony jedynie o zapłacone składki społeczne i połowę zapłaconej składki zdrowotnej. Nie możesz jednak dokonywać odliczeń innych wydatków związanych z działalnością. 

Dokumentacja zakupów będących kosztami uzyskania przychodów

Samo poniesienie wydatku to nie wszystko. To na Tobie spoczywa obowiązek rozliczenia kosztu i jego odpowiedniego udokumentowania.

Podstawę stanowią oczywiście dokumenty księgowe, czyli przede wszystkim odpowiednio uzupełnione faktury zakupowe. Upewnij się, że są w nich zawarte niezbędne informacje, w tym: poprawne dane sprzedawcy i nabywcy wraz z identyfikatorami NIP i adresami, data wystawienia, kolejny numer faktury, data dokonania dostawy towarów lub usług oraz ich prawidłowe oznaczenie i wartość.

Innymi dokumentami poświadczającymi poniesione koszty w myśl rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być między innymi:

• rachunki,
• dokumenty celne,
• inne dokumenty potwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej, które zawierają określenie wystawcy lub wskazanie stron, datę wystawienia dowodu operacji i datę jej dokonania, przedmiot operacji gospodarczej, podpisy uprawnionych osób. Dotyczy to więc np. podpisanych z Twoimi kontrahentami umów.

Własnoręczne dokumentowanie – kiedy jest dopuszczalne?

W ściśle określonych przypadkach nie musisz bazować na zewnętrznych dowodach dokumentujących transakcje, jednak musisz wówczas wystawić je samodzielnie. Dotyczy to przede wszystkim kosztów:

• zakupów bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy niektórych produktów roślinnych i zwierzęcych,
• surowców roślin zielarskich, dziko rosnących owoców i grzybów leśnych od ludności,
• produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z Twojej własnej uprawy lub hodowli,
• diet i należności z tytułu podróży służbowej pracowników,
• zakupów od ludności surowców wtórnych,
• związanych z czynszem, energią elektryczną i innymi wydatkami tego typu, które przypadają w części na działalność gospodarczą.

Jak odliczyć koszty uzyskania przychodów?

Koszty uzyskania przychodów możesz rozliczać na bieżąco, wpisując je do Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Zapisy dotyczące zarówno sprzedaży, jak i firmowych zakupów, powinny być ułożone chronologicznie i ponumerowane. Na podstawie KPiR będziesz w stanie określić wysokość zaliczki na podatek dochodowy, którą musisz opłacać co miesiąc lub kwartał. Informację o poniesionych kosztach uzyskania przychodów należy również umieścić w rocznej deklaracji PIT składanej po zakończeniu roku podatkowego.

Do VAT stosuje się również średni kurs NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego, który często, ale nie zawsze, pokrywa się z datą faktury.

Najpopularniejsze koszty uzyskania przychodów

To, co możesz wrzucić w koszty, zależy przede wszystkim od charakteru Twojej działalności. Podstawowe koszty uzyskania przychodów, które są najpowszechniej wykorzystywane przez firmy, to:

• wydatki związane z wyposażeniem firmy, np. meble i sprzęt biurowy,
• inne koszty pracodawcy związane z utrzymaniem biura i jego wyposażeniem,
• zakup sprzętu elektronicznego: komputerów, telefonów komórkowych,
• opłaty związane z funkcjonowaniem firmy: czynsze, koszty energii czy internetu,
• zakup towaru, materiałów niezbędnych do wytworzenia produktu czy realizacji usług,
• wynagrodzenie pracowników, łącznie z kwotą składek odprowadzanych przez płatnika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• zakup pojazdów, raty leasingowe za firmowe auta lub maszyny,
• wydatki związane z reklamą i marketingiem,
• koszty szkolenia pracownika,
• koszty usług, np. zewnętrznej księgowości, a także [usługi doradcze] prawne, podatkowe czy biznesowe,
• koszty benzyny i wydatki związane z transportem,
• oprogramowanie komputerowe wykorzystywane w firmie.

Jak widzisz, w tej grupie znalazły się przede wszystkim wydatki niezbędne w celu bieżącego utrzymania firmy oraz narzędzia, które wykorzystuje zarówno pracodawca, jak i pracownik.

Przykłady nietypowych kosztów uzyskania przychodów

Poza standardowymi wydatkami istnieje szereg mniej oczywistych kosztów, które również możesz odliczyć od przychodu. Są to:

• kursy online i szkolenia internetowe – jeśli są związane z prowadzoną działalnością, stanowią pełnowartościowy koszt. Dotyczy to również platform subskrypcyjnych z materiałami edukacyjnymi,
• zakup sprzętu sezonowego – jeśli prowadzisz działalność sezonową (np. turystyczną, ogrodniczą), sprzęt wykorzystywany tylko w sezonie również możesz zaliczyć do kosztów,
• zakup sprzętu używanego – pod warunkiem właściwego udokumentowania transakcji (umowa kupna-sprzedaży, potwierdzenie zapłaty) i wykazania ich związku z działalnością,
• abonamenty na oprogramowanie SaaS – aplikacje do zarządzania projektami, CRM, narzędzia graficzne czy analityczne,
• członkostwo w organizacjach branżowych – składki na izby gospodarcze, stowarzyszenia zawodowe czy grupy networkingowe,
• leasing sprzętu fotograficznego czy specjalistycznego – szczególnie przydatny, gdy potrzebujesz drogiego sprzętu tylko do konkretnych projektów.

Co jeszcze kwalifikuje się do kosztów firmowych?

Obowiązujące prawo daje Ci możliwość zaliczania do kosztów zdecydowanie szerszego zakresu towarów i usług. Możesz w ten sposób potraktować każdy zakup, który zwiększy atrakcyjność Twojej oferty albo sprzyja jej innowacyjności.

Co możesz zaliczyć do kosztów?

• szkolenia, w tym studia: jeżeli pozwalają Ci podnieść jakość Twojej pracy i są z nią związane, możesz je odliczyć od przychodu. Ta sama zasada obowiązuje, jeżeli chcesz je sfinansować swojemu pracownikowi. Dotyczy to również kursów online realizowanych na platformach e-learningowych,
• materiały edukacyjne: na tej samej zasadzie możesz potraktować zakup książki, publikacji naukowej, czasopisma czy innych materiałów,
• różne środki transportu: od przychodu możesz odliczyć nie tylko zakup samochodu, ale również innych środków transportu, które wykorzystujesz np. w celu dojazdu do biura. „Na firmę” możesz więc kupić np. rower czy hulajnogę elektryczną.

Z możliwości tych mogą skorzystać zarówno firmy, w tym JDG, jak i osoby samozatrudnione oraz freelancerzy współpracujący z klientami na podstawie umów cywilnoprawnych.

Koszty uzyskania przychodów dla freelancerów, JDG i spółek – różnice

Sposób rozliczania kosztów różni się w zależności od formy prowadzenia działalności. 

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – przedsiębiorca ma pełną swobodę w zaliczaniu wydatków do kosztów, pod warunkiem ich związku z działalnością. Prowadzi KPiR lub księgi rachunkowe i samodzielnie decyduje o kwalifikacji kosztów.
• Spółki (sp. z o.o., sp.k., SA) – obowiązują te same zasady ogólne, ale spółki mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Dodatkowo przy wypłatach na rzecz wspólników obowiązują dodatkowe ograniczenia (np. zakaz ukrytego zysku).
• Freelancerzy – osoby współpracujące w ramach umowy o dzieło lub umowy-zlecenia mają ograniczone możliwości. Przysługuje im możliwość odliczenia zryczałtowanych kosztów 20% przy standardowych umowach, 50% przy przeniesieniu praw autorskich (do limitu 120 000 zł rocznie) , a nie rzeczywistych wydatków. Jeżeli jednak freelancer prowadzi własną JDG, może rozliczać koszty na takich samych zasadach jak inni przedsiębiorcy.

Wydatki o charakterze prywatnym 

Jeśli odliczasz koszty uzyskania przychodów, musisz wykorzystywać zakup w prowadzonej przez siebie działalności. Nie masz także możliwości dowolnego rozporządzania nim jak w przypadku zakupów realizowanych przez osoby prywatne. Urzędnicy w ramach czynności kontrolnych mogą ustalać, czy konkretny zakup nie ma cech zakupu prywatnego.

Jeżeli zdecydujesz się na wykorzystywanie go również do celów prywatnych, musisz pamiętać o różnych zasadach rozliczania kosztów:

• wydatki eksploatacyjne – możesz zaliczyć do KUP 75% poniesionych wydatków na paliwo, naprawy, serwis czy opłaty autostradowe;
• raty leasingowe i amortyzacja – możesz rozliczyć je w 100%, o ile wartość samochodu nie przekracza ustawowych limitów¹;

Jeżeli natomiast w ramach swojej firmy korzystasz z prywatnej nieruchomości, np. wykorzystujesz jedno z pomieszczeń w mieszkaniu czy domu, masz możliwość proporcjonalnego rozliczenia wydatków eksploatacyjnych np. z tytułu czynszu, energii czy ogrzewania. Proporcję ustalasz na podstawie udziału powierzchni wykorzystywanej do działalności w całkowitej powierzchni nieruchomości.

Praktyczne przykłady rozliczania wydatków mieszanych:

• internet domowy – możesz odliczyć część kosztów proporcjonalnie do wykorzystania w działalności (np. 50%, jeśli połowę czasu pracy spędzasz w domu),
• energia elektryczna – analogicznie, proporcjonalnie do powierzchni biura domowego lub czasu wykorzystania,
• telefon komórkowy – jeśli używasz go również prywatnie, odliczasz część kosztów (np. według bilingu lub proporcjonalnie),
• samochód osobowy – przy użyciu mieszanym odliczasz 75% kosztów eksploatacji i 50% VAT od paliwa.

Jak wystąpić o interpretację indywidualną w przypadku wątpliwości?

Jeżeli masz wątpliwości, czy dany wydatek kwalifikuje się do kosztów uzyskania przychodów, możesz wystąpić o interpretację indywidualną do Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). To oficjalne stanowisko organów podatkowych w Twojej sprawie, które zapewnia Ci ochronę przed sankcjami, jeśli będziesz się do niego stosować.
Jak to zrobić krok po kroku?

1. Przygotuj wniosek ORD-IN (dostępny na stronie podatki.gov.pl) ze szczegółowym opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego.
2. Sformułuj pytanie podatkowe i przedstaw własne stanowisko w sprawie.
3. Uiść opłatę (za każdy stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe).
4. Złóż wniosek elektronicznie (e-PUAP) lub tradycyjną pocztą do KIS.
5. Poczekaj na odpowiedź – KIS ma 3 miesiące na wydanie interpretacji.

Możesz też wystąpić o interpretację przy wydatkach nietypowych, o dużej wartości lub w przypadku wątpliwości co do charakteru wydatku (prywatny czy firmowy).

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Jakie dokumenty należy przechowywać na wypadek kontroli podatkowej?

Należy przechowywać faktury, rachunki, umowy oraz wszelkie inne dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych – ważne, by można było zweryfikować ich autentyczność i kompletność.

Czy zakup sprzętu używanego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Tak, pod warunkiem właściwego udokumentowania transakcji i wykazania związku sprzętu z działalnością. Konieczne są: umowa kupna-sprzedaży, potwierdzenie zapłaty oraz opis przeznaczenia sprzętu. Przy zakupach od osób prywatnych można wystawić dowód wewnętrzny dokumentujący operację.

Czy koszt szkolenia online można odliczyć od przychodu firmy?

Tak, jeżeli szkolenie jest związane z prowadzoną działalnością i odpowiednio udokumentowane. Faktura lub rachunek za kurs powinny zawierać nazwę szkolenia. Dotyczy to również platform subskrypcyjnych, webinarów i konferencji online.

Jak rozliczyć koszty, gdy samochód firmowy wykorzystywany jest także prywatnie?

Można odliczyć 75% kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu w działalności gospodarczej. Dotyczy to paliwa, napraw, ubezpieczenia, opłat parkingowych. Dodatkowo w przypadku samochodów osobowych VAT od paliwa odliczasz w 50%.

W jakich sytuacjach warto wystąpić o interpretację indywidualną do urzędu skarbowego?

Przede wszystkim, gdy masz wątpliwości, czy dany wydatek kwalifikuje się do kosztów uzyskania przychodów. Jest to też zalecane przy nietypowych kosztach, wydatkach o dużej wartości oraz w przypadku kosztów, których charakter jest trudny do ustalenia.
 

¹ Wysokość odliczeń zależy od emisyjności auta. Dla większości samochodów spalinowych i hybryd (o emisji CO2 ≥ 50 g/km) limit kosztów wynosi 100 000 zł. Wyższy próg 150 000 zł zarezerwowany jest dla aut o niskiej emisji (poniżej 50 g CO2/km), a najkorzystniejszy limit 225 000 zł dotyczy wyłącznie pojazdów elektrycznych i wodorowych