Jakie wydatki kwalifikują się do kosztów uzyskania przychodu? Co musisz wiedzieć?

Wydatki, które ponosisz w związku ze swoją działalnością gospodarczą, są nieodłącznym elementem prowadzenia firmy. Odliczenie kosztów uzyskania przychodu pozwoli Ci zaoszczędzić sporo pieniędzy. Najpierw jednak dowiedz się, co możesz do nich zakwalifikować i w jaki sposób je odliczyć.

Możliwości odliczania kosztów to jedna z większych korzyści, jaką zyskuje przedsiębiorca w porównaniu z pozostałymi podatnikami. Ten przywilej pozwala obniżyć należny podatek dochodowy, co w praktyce oznacza tańsze zakupy, zwłaszcza jeżeli masz również prawo odliczania podatku VAT.

Musisz pamiętać, że to na Tobie spoczywa obowiązek wykazania związku tych kosztów z Twoją działalnością. To, ile wynoszą koszty uzyskania przychodu, przekłada się na wysokość zysku wypracowanego przez Twoją firmę, więc może wpłynąć np. na analizę Twoich możliwości finansowych. Pamiętaj też, że stracisz możliwość odliczania kosztów, jeżeli wybierzesz opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Większość przedsiębiorców musi ponieść pierwsze wydatki związane z prowadzeniem firmy tuż po jej formalnym założeniu (m.in. zrealizować inwestycje niezbędne do rozpoczęcia działania). To zdecydowanie najlepszy moment na zakupy, ponieważ właśnie wtedy przedsiębiorcy mogą skorzystać ze swoich uprawnień dotyczących odliczeń od podatku.

W art. 23 ustawodawca wskazuje listę kosztów, które, choć będą poniesione w związku z prowadzoną działalnością, nie podlegają odliczeniu. Należą do nich między innymi:

• odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego w części przewyższającej kwotę 150 000 zł w przypadku aut spalinowych i 225 000 zł w przypadku samochodów elektrycznych,
• wydatki na spłatę kredytów i pożyczek - wyjątkiem są skapitalizowane odsetki,
• kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczanych towarów, robót i usług,
• koszty reprezentacji, takie jak usługi gastronomiczne, zakup napojów, w tym alkoholu, czy zakup żywności.

Jeżeli prowadzisz spółkę i płacisz podatek CIT, podobne zapisy znajdziesz również w Ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jak widzisz to, jakie mogą być koszty uzyskania przychodu, nie jest precyzyjnie regulowane przez przepisy. Poza wskazanymi w dokumentach wyjątkami nie istnieją żadne formalne ograniczenia w tym zakresie. Jednocześnie to na Tobie spoczywa obowiązek wykazania, że poniesiony wydatek przełożył się na przychody Twojej firmy i ma związek z wykonywaną przez Ciebie działalnością. W trakcie kontroli urzędnicy mogą weryfikować zasadność i przeznaczenie tych wydatków. Koszty przychodu muszą być więc w odpowiedni sposób udokumentowane.

Podatnicy, którzy nie są przedsiębiorcami, również mogą odliczać koszty uzyskania przychodu. Nie mają jednak bezpośredniego wpływu na ich poziom. Pracownicy zatrudnieni na umowie o pracę mogą odliczyć 250 zł miesięcznie, jeżeli ich zakład pracy znajduje się w tej samej miejscowości, lub 300 zł, jeżeli złożą pracodawcy oświadczenie o dojeżdżaniu z innego miejsca. W przypadku umowy o dzieło lub zlecenia, koszty uzyskania wynoszą 20% przychodu, który należy pomniejszyć o potrącone przez płatnika składki ubezpieczeniowe.

Jeżeli dojdzie do przeniesienia praw autorskich, koszty uzyskania wyniosą natomiast aż 50% przychodu (łącznie nie więcej niż 120 000 zł). Oblicza się go od przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe.

Wysokie koszty uzyskania przychodu - dlaczego są ważne dla przedsiębiorców?

Utrzymanie firmy nieodłącznie wiąże się z ponoszeniem wydatków. Szczególny charakter mają podatki i inne daniny, takie jak składki na ubezpieczenia zdrowotne czy społeczne. Bez wątpienia stanowią one znaczne obciążenie dla budżetu Twojego przedsiębiorstwa.

Choć nie wszystkich z nich uda się uniknąć lub je obniżyć, uzyskanie oszczędności na opodatkowaniu umożliwiają właśnie koszty uzyskania przychodu. Ile w ten sposób zaoszczędzisz? To zależy od tego, jak będzie prezentował się Twój dochód. Zwróć także uwagę, że obecnie koszty uzyskania przychodu w przypadku wyboru skali podatkowej lub podatku liniowego wpływają również na to, jaką składkę zdrowotną opłacisz. W tym pierwszym przypadku wynosi ona 9% dochodu, a w drugim - 4,9%.

W przypadku skali podatkowej skorzystasz z kwoty wolnej od podatku w wysokości 30 000 zł,. Jeżeli dochód zmieści się w przedziale 30 000 - 120 000 zł, stawka podatku wyniesie 12%.

Jak to działa? Jeżeli w ciągu roku Twój przychód wyniósł 200 000 zł, ale w tym samym czasie zostały poniesione koszty w kwocie 80 000 zł, nie przekroczysz progu podatkowego i dzięki temu unikniesz opodatkowania części dochodu stawką 32%.

Oczywiście możesz skorzystać z tej możliwości, wyłącznie jeżeli opłacasz podatek na podstawie osiągniętego dochodu (skala podatkowa lub podatek liniowy). W przypadku gdy rozliczasz się ryczałtem, Twój przychód może być pomniejszony jedynie o składki społeczne i połowę składki zdrowotnej. Nie możesz jednak dokonywać odliczeń innych wydatków związanych z działalnością. Pamiętaj, że zaniżanie uzyskanych dochodów może wpłynąć na ocenę kondycji Twojej firmy. Niski dochód może np. utrudnić Ci ubieganie się o kredyt hipoteczny i inne zobowiązania.

Dokumentacja, czyli jak zakup staje się kosztem

Samo poniesienie wydatku to nie wszystko. To na Tobie spoczywa obowiązek rozliczenia kosztu i jego odpowiedniego udokumentowania.

Podstawę stanowią oczywiście dokumenty księgowe, czyli przede wszystkim odpowiednio uzupełnione faktury sprzedaży. Upewnij się, że są w nich zawarte niezbędne informacje, w tym poprawne dane sprzedawcy i nabywcy wraz z numerami NIP i adresami, data wystawienia, kolejny numer faktury, data dokonania dostawy towarów lub usług oraz ich prawidłowe oznaczenie i wartość.

Innymi dokumentami poświadczającymi poniesione koszty w myśl rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być między innymi:

• rachunki,
• dokumenty celne,
• inne dokumenty potwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej, które zawierają określenie wystawcy lub wskazanie stron, datę wystawienia dowodu operacji i datę jej dokonania, przedmiot operacji gospodarczej, podpisy uprawnionych osób. Dotyczy to więc np. podpisanych z Twoimi kontrahentami umów.

Własnoręczne dokumentowanie - kiedy jest dopuszczalne?

W ściśle określonych przypadkach nie musisz bazować na zewnętrznych dowodach dokumentujących transakcję. W takim scenariuszu musisz jednak wystawić je samodzielnie. Dotyczy to przede wszystkim:

• zakupów bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy niektórych produktów roślinnych i zwierzęcych,
• zakupu surowców roślin zielarskich, dziko rosnących owoców i grzybów leśnych od ludności,
• produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z Twojej własnej uprawy lub hodowli,
• kosztów diet i należności z tytułu podróży służbowej pracowników,
• zakupu od ludności surowców wtórnych,
• wydatków związanych z czynszem, energią elektryczną i innymi kosztami tego typu, które przypadają w części na działalność gospodarczą.

Jak odliczyć koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu rozliczysz na bieżąco, umieszczając informację o nich w księdze przychodów i rozchodów. Zapisy dotyczące zarówno sprzedaży, jak i firmowych zakupów, powinny być ułożone chronologicznie i być numerowane. Na podstawie KPiR będziesz w stanie określić wysokość zaliczki na podatek dochodowy, którą musisz opłacać co miesiąc lub kwartał. Informację o poniesionych kosztach uzyskania przychodu należy również umieścić w odpowiedniej deklaracji PIT, składanej po zakończeniu roku podatkowego.

Pamiętaj, że jeżeli zakup miał miejsce w innej walucie, masz obowiązek przeliczenia go na złotówki zgodnie ze średnim kursem ogłaszanym przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu..

Najpopularniejsze koszty uzyskania przychodu

To, co możesz wrzucić w koszty, zależy przede wszystkim od charakteru Twojej działalności. Podstawowe koszty uzyskania przychodu, które są najpowszechniej wykorzystywane przez firmy, to:

• wydatki związane z wyposażeniem firmy, np. meble i sprzęt biurowy;
• inne koszty pracodawcy związane z utrzymaniem biura i jego wyposażeniem;
• zakup sprzętu elektronicznego: komputerów, telefonów komórkowych;
• opłaty związane z funkcjonowaniem firmy: czynsze, koszty energii czy internetu;
• zakup towaru, materiałów niezbędnych do wytworzenia produktu czy realizacji usług;
• wynagrodzenie pracowników, łącznie z kwotą składek odprowadzanych przez płatnika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
• zakup pojazdów, raty leasingowe za firmowe auta lub maszyny;
• wydatki związane z reklamą i marketingiem;
• koszty szkolenia pracownika;
• koszty usług, np. zewnętrznej księgowości;
• koszty benzyny i wydatki związane z transportem;
• oprogramowanie komputerowe wykorzystywane w firmie.

Jak widzisz, w tej grupie znalazły się przede wszystkim wydatki niezbędne w celu bieżącego utrzymania firmy oraz narzędzia, które wykorzystuje zarówno pracodawca, jak i pracownik.

Co jeszcze kwalifikuje się do kosztów firmowych?

Obowiązujące prawo daje Ci możliwość zaliczania do kosztów zdecydowanie szerszego zakresu towarów i usług. Możesz w ten sposób potraktować każdy zakup, który zwiększy atrakcyjność Twojej oferty albo sprzyja jej innowacyjności.

Co możesz zaliczyć do kosztów?

• Kursy, szkolenia, a nawet studia: jeżeli pozwalają Ci podnieść jakość Twojej pracy i są z nią związane, możesz je odliczyć od przychodu. Ta sama zasada obowiązuje, jeżeli chcesz je sfinansować swojemu pracownikowi.
• Materiały edukacyjne: na tej samej zasadzie możesz potraktować zakup książki, publikacji naukowej, czasopisma czy innych materiałów.
• Różne środki transportu: od przychodu możesz odliczyć nie tylko zakup samochodu, ale również innych środków transportu, które wykorzystujesz np. w celu dojazdu do biura. "Na firmę" możesz więc kupić np. rower czy hulajnogę elektryczną.

Z możliwości tych mogą skorzystać zarówno firmy, w tym JDG, jak i osoby samozatrudnione.

Wydatki posiadające cechy wydatku prywatnego - co zrobić?

Jeśli odliczasz koszty uzyskania przychodu, musisz wykorzystywać zakup w prowadzonej przez siebie działalności. Nie masz także możliwości dowolnego rozporządzania nim, jak w przypadku zakupów realizowanych przez osoby prywatne. Urzędnicy w ramach czynności kontrolnych mogą ustalać, czy konkretny zakup nie nosi cech zakupu prywatnego. W przypadku wątpliwości możesz wystąpić o interpretację indywidualną do urzędu skarbowego.

Jeżeli zdecydujesz się na wykorzystywanie go również do celów prywatnych, będzie przysługiwało Ci prawo do odliczenia 75% ponoszonych w związku z nim kosztów. Jeżeli natomiast w ramach swojej firmy korzystasz z prywatnej nieruchomości, np. wykorzystujesz jedno z pomieszczeń w mieszkaniu czy domu, masz możliwość proporcjonalnego rozliczenia wydatków eksploatacyjnych np. z tytułu czynszu, energii czy ogrzewania.