Zaświadczenie o niezaleganiu w US – jak je uzyskać?

Zaświadczenie o niezaleganiu w Urzędzie Skarbowym (formularz ZAS-W) najszybciej uzyskasz przez e-Urząd Skarbowy na portalu podatki.gov.pl. Dokument w formie elektronicznej jest bezpłatny i generowany w ciągu kilku minut. Alternatywne ścieżki to złożenie wniosku przez portal biznes.gov.pl, osobiście w dowolnym Centrum Obsługi Podatnika lub listownie (wymaga uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości (21 zł) i zajmuje do 7 dni roboczych. Dokument potwierdza brak zaległości w podatkach PIT, CIT, VAT oraz akcyzie, a okres jego ważności wynosi zazwyczaj 30 dni od daty wydania.

W jakich sytuacjach konieczne jest zaświadczenie o niezaleganiu w Urzędzie Skarbowym?

Zaległości związane z opłacaniem podatków mogą być poważnym problemem nie tylko dla podatnika, który nie wywiązuje się sumiennie z obowiązków wobec fiskusa, ale również dla jego kontrahentów czy instytucji pożyczających mu środki. Dlatego wydawane przez urząd skarbowy zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami bardzo często jest jednym z dokumentów wymaganych w procedurach administracyjnych i bankowych.

W przypadku przedsiębiorców dokument ten jest niezbędny przede wszystkim w:

• procedurach zamówień publicznych, np. przy ofertach na zamówienia powyżej 50 tys. zł,
• przetargach samorządowych,
• ubieganiu się o kredyt inwestycyjny lub obrotowy,
• weryfikacji wiarygodności przy podpisywaniu kontraktów z dużymi korporacjami (weryfikacja kontrahentów).

W powyższych przypadkach zaległości w regulowaniu zobowiązań podatkowych mogą świadczyć o braku płynności finansowej lub niewypłacalności firmy.

Są sytuacje, w których pismo o niezaleganiu US może być wymagane przy umowach zawieranych nie na firmę, np.:

• przy ubieganiu się o kredyt hipoteczny,
• podczas zakupów na raty o dużej wartości.

Zaświadczenie o niezaleganiu w US – jakich podatków dotyczy?

Dzięki zaświadczeniu możliwe jest określenie, czy konkretny podatnik nie zalega z płatnościami następujących podatków:

• PIT,
• CIT,
• VAT,
• akcyza.

Zaświadczenie o stanie zaległości podatkowych – czym się różni od zaświadczenia o niezaleganiu?

Choć oba pisma dotyczą Twoich rozliczeń z fiskusem, pełnią one zupełnie inne funkcje w komunikacji z bankami czy kontrahentami.

• Zaświadczenie o niezaleganiu –  potwierdza, że na dzień jego wydania nie masz żadnych zaległych zobowiązań wobec Skarbu Państwa lub przyznano Ci układ ratalny lub odroczono termin płatności i spłacasz raty zgodnie z harmonogramem. To właśnie ten dokument jest standardowo wymagany przez instytucje bankowe przy większości wniosków kredytowych oraz przez organizatorów zamówień publicznych.
• Zaświadczenie o stanie zaległości – ma zastosowanie wtedy, gdy masz świadomość istnienia zaległości, ale chcesz lub musisz pokazać dokładną wysokość długu oraz tytuł. Jest to niezwykle ważne, jeśli chcesz udowodnić, że Twoje zaległości są niewielkie lub wynikają z przejściowych trudności, które już rozwiązujesz. 

Pierwsze zaświadczenie jest zatem potwierdzeniem braku długów lub spłacania ich zgodnie z porozumieniem (ze stosowną adnotacją), a drugie  pokazuje rzeczywiste zaległości wobec urzędu.

Co zrobić, gdy masz zaległości w Urzędzie Skarbowym?

Jeżeli na Twoim koncie widnieje zaległość, urząd może odmówić wydania zaświadczenia o niezaleganiu. Masz jednak kilka możliwości.

Odroczenie płatności i rozłożenie na raty

Jeżeli zaległość wobec Urzędu Skarbowego została odroczona lub rozłożona na raty, otrzymasz informację o braku zaległości. Urząd nie uzna Cię za zalegającego w podatkach, jeśli regularnie spłacasz ustalone raty. W treści dokumentu może jednak pojawić się informacja o toczącym się postępowaniu lub układzie ratalnym.

Odmowa wydania zaświadczenia – jak złożyć zażalenie?

Jeśli urząd wyda postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia, nie jesteś w sytuacji bez wyjścia.

• Termin: Na złożenie zażalenia masz 7 dni od daty doręczenia postanowienia.
• Sposób: Zażalenie skieruj do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej, lub złóż do urzędu, który odmówił wydania dokumentu.
• Procedura: W zażaleniu wykaż podstawę zażalenia, np. że zaległość została wpłacona, ale nie została jeszcze zaksięgowana, lub że organ błędnie wyliczył należność.

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach – gdzie i jak złożyć wniosek?

Wniosek o wydanie zaświadczenia składasz na formularzu ZAS-W. Zaświadczenie możesz uzyskać na trzy sposoby: 

• osobiście w urzędzie skarbowym, 
• przez internet,
• listownie.

Jak złożyć wniosek przez e-Urząd Skarbowy?

To najszybsza metoda, pozwalająca otrzymać dokument elektroniczny nawet w ciągu kilku minut.

1. Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego na stronie podatki.gov.pl (przez aplikację mObywatel, e-dowód, bankowość elektroniczną lub profil zaufany).
2. Przejdź do sekcji „Dokumenty”, kliknij „Złóż dokument” i wybierz „Zaświadczenie o niezaleganiu lub stanie zaległości w podatkach”.

3. Wyraź zgodę na e-Korespondencję, jeśli jeszcze nie masz potwierdzonych danych do powiadomień. Aby otrzymać zaświadczenie bez opłaty skarbowej, musisz wyrazić zgodę na doręczenie elektroniczne w e-Urzędzie Skarbowym.

4. Wyraź zgodę na e-Korespondencję, jeśli jeszcze nie masz potwierdzonych danych do powiadomień. Aby otrzymać zaświadczenie bez opłaty skarbowej, musisz wyrazić zgodę na doręczenie elektroniczne w e-Urzędzie Skarbowym.

5. Wskaż rodzaj wymaganego zaświadczenia i uzupełnij dodatkowe informacje oraz cel wydania (np. dla banku, do przetargu).

6. Zaakceptuj i wyślij wniosek.

Urząd ma 7 dni na rozpatrzenie wniosku, ale dokument trafi na Twoje konto najszybciej, jak to będzie możliwe. Jeśli wniosek złożył za Ciebie pełnomocnik, to on otrzyma zaświadczenie. Pracownik urzędu skarbowego może kontaktować się w sprawie złożonego wniosku z Tobą lub Twoim pełnomocnikiem. Wydane zaświadczenie znajdziesz w zakładce „Dokumenty otrzymane” na swoim koncie w e-Urzędzie Skarbowym. Dokument ten jest podpisany pieczęcią Szefa KAS lub podpisem elektronicznym upoważnionej osoby. Nie drukuj zaświadczenia elektronicznego! Ma ono moc prawną wyłącznie w postaci cyfrowej (plik .pdf). Jeśli bank go potrzebuje, wyślij plik e-mailem lub przekaż na nośniku.

Wniosek w urzędzie skarbowym lub listownie

Jeśli preferujesz kontakt osobisty, wniosek papierowy możesz złożyć w dowolnym centrum obsługi podatnika działającym w każdym urzędzie skarbowym w Polsce (nie musi to być Twój urząd właściwy). Wiąże się to z opłatą skarbową w wysokości 21 zł.

Kto może sprawdzić Twoje zaległości podatkowe?

Twoje dane podatkowe są chronione rygorystyczną tajemnicą skarbową. Oznacza to, że nikt nie może sprawdzić Twoich długów w urzędzie bez wyraźnej podstawy prawnej lub Twojej bezpośredniej zgody. Wyjątkiem są instytucje, które mają ustawowe prawo zweryfikować Twoje zadłużenie bez Twojej zgody i wiedzy w ramach prowadzonych postępowań. Są to m.in.:

• komornicy sądowi – sprawdzają zaległości w celu ustalenia Twojego stanu majątkowego w procesie egzekucji;
• sądy i prokuratura – w związku z toczącymi się sprawami;
• inne organy podatkowe i ZUS – w ramach wymiany informacji administracyjnych;
• służby specjalne (np. CBA, ABW) – w zakresie ich ustawowych kompetencji.

W urzędzie skarbowym możesz ubiegać się nie tylko o dokument dla siebie, ale również o zaświadczenie dotyczące innego podmiotu lub osoby (kontrahenta, małżonka czy wspólnika), jeśli masz uprawnienia. Prawo ściśle określa, kto i pod jakimi warunkami może to zrobić. Uprawnionymi do uzyskania takich informacji są:

• kontrahenci i kontrahentki – osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą sprawdzić swoich partnerów biznesowych, aby upewnić się, że są oni rzetelnymi płatnikami. Jest to standardowa procedura przy weryfikacji dostawców i odbiorców przed podpisaniem dużych kontraktów;
• banki i instytucje finansowe – wnioskują o te dane w procesie badania zdolności kredytowej osoby lub firmy ubiegającej się o finansowanie;
• wspólnicy i wspólniczki spółek – mają prawo sprawdzić zaległości spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, w której uczestniczą;
• małżonkowie – możesz wystąpić o zaświadczenie dotyczące Twojego współmałżonka lub współmałżonki, jednak wyłącznie w zakresie zaległości podatkowych wynikających z prowadzonej przez nich działalności lub wspólnego majątku;
• osoby trzecie nabywające przedsiębiorstwo – kupujący firmę może sprawdzić, czy nie przejmuje jej wraz z długami skarbowymi.

Wydanie zaświadczenia – ile kosztuje i jak długo trwa?

Czas oczekiwania na zaświadczenie

Przy składaniu wniosku online przez e-Urząd Skarbowy, podatnik może otrzymać zaświadczenie elektroniczne nawet w ciągu kilku minut, ale urząd ma na wydanie dokumentu maksymalnie 7 dni W przypadku drogi tradycyjnej lub gdy sprawa wymaga dodatkowej weryfikacji, ale maksymalny okres oczekiwania jest taki sam i wynosi 7 dni.

Opłaty za wydanie zaświadczenia

• e-Urząd Skarbowy (e-US) lub przez portal biznes.gov.pl: 0 zł (po wyrażeniu zgody na doręczenie elektroniczne).
• Wniosek papierowy: 21 zł.
• Pełnomocnictwo do odbioru zaświadczenia: dodatkowo 17 zł.

Ważność zaświadczenia

Zazwyczaj zaświadczenie o niezaleganiu jest uznawane za ważne przez 30 dni od daty wydania. Warto to sprawdzić bezpośrednio w instytucji, która wymaga dokumentu (np. w banku).