Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej i rejestrowanej, czyli dokumenty potwierdzające sprzedaż

Działalność nierejestrowana to świetne rozwiązanie, które może znacząco ułatwić Ci wejście w świat biznesu – także w zakresie biurokracji i podatków. W tym artykule opowiem Ci o obowiązkach ewidencyjnych związanych z prowadzeniem działalności rejestrowanej i nierejestrowanej. Wskażę m.in., jakie ewidencje należy prowadzić i jakie dowody sprzedaży musisz wydawać klientom.

Działalność rejestrowana i bez rejestracji a obowiązek dokumentowania sprzedaży

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca musi posiadać wymagane prawem ewidencje dla potrzeb wyliczenia podatku dochodowego (najczęściej jest to podatkowa księga przychodów i rozchodów) i VAT (ewidencja zakupów i sprzedaży). Podstawą dla wpisów w tych ewidencjach są wystawione faktury, raporty dzienne z kas fiskalnych lub rachunki. Ustawodawca dopuszcza możliwość uniknięcia części wspomnianych obowiązków poprzez prowadzenie działalności nierejestrowanej.
Trzeba jednak pamiętać, że zakres prowadzonej dokumentacji w dużej mierze będzie uzależniony nie tylko od statusu samej działalności gospodarczej, ale również od tego, czy będziesz korzystać ze zwolnienia z VAT. Osoba prowadząca działalność nierejestrową bardzo często korzysta z preferencji w VAT. Jest to tzw. zwolnienie dla małych przedsiębiorców. Ułatwienie to dotyczy, co do zasady, podmiotów, których roczna sprzedaż nie przekracza 200 000 złotych, a więc znacząco więcej niż próg dla działalności nierejestrowanej. 

W nielicznych przypadkach może się jednak okazać, że nawet w działalności nierejestrowanej wybrany przez Ciebie przedmiot uniemożliwia Ci stosowanie zwolnienia z VAT. Może to dotyczyć np. usług doradczych lub sprzedaży wyrobów akcyzowych, w tym papierosów.

Ewidencja i dowody sprzedaży w działalności nierejestrowanej

Jeżeli nie dotyczą Cię ograniczenia w korzystaniu ze zwolnienia z VAT, to Twoim podstawowym obowiązkiem będzie prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży. Jej nadrzędnym celem jest sprawdzenie, czy nie przekraczasz limitów kwotowych dla działalności nierejestrowanej, zwolnienia z VAT czy zwolnienia z obowiązku wystawiania paragonów.

Jak wprowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży?

Przepisy nie przewidują określonego wzoru, ani nie narzucają konkretnego sposobu jej prowadzenia. Dlatego można prowadzić ją papierowo (np. w zeszycie) lub elektronicznie. Ważne jest jednak, że wpisy do ewidencji powinny być dokonywane codziennie po zakończeniu sprzedaży, a najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia.

Co powinna zawierać uproszczona ewidencja sprzedaży?

Przepisy nie regulują szczegółowo, co powinna zawierać ewidencja. Najważniejsze, żeby wynikała z niej sumaryczna kwota przychodu należnego z danego dnia ze wskazaniem daty i narastająca kwota przychodu w danym roku. Dzięki temu możliwe będzie szybkie sprawdzenie, czy maksymalna dopuszczalna przez ustawodawcę kwota przychodu z tego tytułu nie została przekroczona. Jeżeli wydajesz klientom rachunki, faktury lub paragony, zasadne może być wskazanie numerów wydanych dokumentów, które stanowią podstawę wpisu w ewidencji. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dodać do ewidencji także własne elementy.

Czy w działalności nierejestrowanej trzeba wystawiać dokumenty sprzedaży?

Co do zasady, prowadząc działalność nierejestrowaną, nie masz obowiązku wydawać swoim klientom żadnych dokumentów potwierdzających sprzedaż. Od tej zasady są jednak pewne wyjątki.

Po pierwsze, w niektórych przypadkach możesz mieć obowiązek dokumentowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, czyli po prostu wydawania paragonów. Zwolnienie z tego obowiązku dotyczy większości podmiotów, których roczna sprzedaż na rzecz konsumentów nie przekracza wartości 20 000 złotych. Zwolnienie to ma jednak pewne dodatkowe ograniczenia. Nie stosuje się go, na przykład, do niektórych usług, w tym fryzjerskich, kosmetycznych, przewozowych czy naprawy samochodów.

Po drugie, korzystając ze zwolnienia z VAT, musisz też wystawić fakturę lub rachunek, jeśli klient o to poprosi. Pamiętaj jednak, że w stosunku do faktury, żądanie klienta dotyczące jej wystawienia musi zostać zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Natomiast w odniesieniu do rachunku, żądanie to musi zostać zgłoszone przed upływem 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Jak wystawiać dowody sprzedaży w działalności nierejestrowanej?

Przepisy nie przewidują aktualnie jednego formatu rachunku lub faktury. 

Musisz przy tym pamiętać, że przekazanie odbiorcy faktury elektronicznie wymaga jego zgody.

Ewidencjonowanie i dokumentowanie sprzedaży w rejestrowanej działalności gospodarczej

W przypadku działalności rejestrowanej obowiązki ewidencyjne są bardziej rozwinięte niż w przypadku działalności nierejestrowanej. 
Działalność gospodarcza w podatku dochodowym od osób fizycznych jest odrębnym źródłem przychodu. Dla tego źródła przepisy już bardziej szczegółowo regulują rodzaje i treść prowadzonych ewidencji. 

Jak prowadzić ewidencję sprzedaży w działalności gospodarczej?

Najczęściej występującym w praktyce sposobem ewidencjonowania sprzedaży w jednoosobowej działalności gospodarczej jest prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Jak sama nazwa wskazuje, jest to ewidencja prowadzona na potrzeby podatkowe (podatku dochodowego), w której przedsiębiorca ujmuje swoje wydatki i przychody. Można prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej. W obu przypadkach szczegółowe zasady prowadzenia tej ewidencji (w tym jej wzór) określone są w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Odrębne ewidencje prowadzone są na potrzeby podatku VAT. W przypadku korzystania ze zwolnienia dla małych podatników wymagana jest tylko uproszczona ewidencja sprzedaży. Jeżeli jednak nie korzystasz ze zwolnienia, to będziesz mieć obowiązek prowadzenia elektronicznej ewidencji zakupów i sprzedaży. Pamiętaj, że tę ewidencję przekazuje się regularnie do urzędu skarbowego wraz z deklaracją VAT w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).

Jak ewidencjonować sprzedaż bezrachunkową?

Również przy prowadzeniu zarejestrowanej działalności gospodarczej możliwe są sytuacje, kiedy nie będziesz mieć obowiązku wystawienia klientowi żadnego dokumentu księgowego takiego jak paragon, faktura czy rachunek. Może to mieć miejsce, kiedy korzystasz ze zwolnienia z VAT i z obowiązku wystawiania paragonów, a klient nie poprosił Cię o rachunek lub fakturę. 
Nie zwalnia to jednak z ewidencjonowania tej sprzedaży dla celów podatkowych. W tej sytuacji, w przypadku korzystania ze zwolnienia z VAT dla małych przedsiębiorców, możliwe są dwa rozwiązania. Przedsiębiorca może prowadzić odrębną ewidencję sprzedaży bezrachunkowej i uzupełniać księgę przychodów oraz rozchodów przynajmniej raz w miesiącu o dane z tej ewidencji lub codziennie wystawiać dowody księgowe oraz zaksięgować je w księdze przychodów i rozchodów. Jeżeli np. powierzysz prowadzenie księgowości profesjonalnemu biuru rachunkowemu, możliwe będzie skorzystanie tylko z pierwszej opcji.

Dokumentowanie sprzedaży a rodzaj opodatkowania 

Choć podatkowa księga przychodów i rozchodów jest najczęściej spotykanym sposobem prowadzenia księgowości w małym biznesie, to nie zawsze musi być konieczna. Jest to rozwiązanie właściwe dla większości przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) lub podatkiem liniowym. Nie będzie ono przydatne choćby dla podatników opodatkowanych ryczałtem, którzy mają obowiązek prowadzić ewidencję przychodów. Biorąc pod uwagę, że ich podatek opiera się wyłącznie o przychód, a nie o dochód, zapisywanie przez nich poniesionych kosztów nie ma sensu. Koszty te mogą być jednak ujmowane w ewidencjach prowadzonych dla celów VAT.

Jakie są rodzaje dokumentów sprzedaży w działalności gospodarczej?

W zależności od statusu sprzedawcy i nabywcy, sprzedaż może być dokumentowana na trzy sposoby:

• paragonem fiskalnym,
• fakturą,
• rachunkiem.

Możliwe są jednak sytuacje (jak wskazano wyżej), w których nie będzie żadnego dokumentu sprzedaży dla danej transakcji.

Dokumenty sprzedaży – kiedy wystawić rachunek, a kiedy fakturę?

Podstawowym sposobem dokumentowania sprzedaży na rzecz konsumentów jest paragon fiskalny. Jak wskazano powyżej, są od tego wyjątki, do których należy zwolnienie z obowiązku wystawiania paragonów. Trzeba też pamiętać, że nawet gdy podatnik ma obowiązek wystawić paragon, klient może poprosić również o fakturę.

W przypadku kiedy przedsiębiorca dokonuje sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy, zasadą jest wystawianie faktur. Jednym z wyjątków od tej reguły jest jednak sytuacja, w której sprzedawca korzysta ze zwolnienia z VAT. W takiej sytuacji ma on obowiązek wystawić fakturę wyłącznie na żądanie nabywcy.

Wreszcie, jeżeli nie ma obowiązku wystawienia faktury, podatnik prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek, na żądanie kupującego, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

O czym trzeba pamiętać?