Prowadzenie działalności nierejestrowanej w praktyce – najważniejsze zagadnienia

Jeśli zastanawiasz się nad rozpoczęciem prowadzenia biznesu na własny rachunek, na początek warto rozważyć prowadzenie działalności nierejestrowanej. Dzięki temu ułatwieniu – często określanemu jako firma na próbę – do minimum ograniczysz swoje obowiązki formalne i koszty stałe. W tym artykule przedstawiamy podstawowe aspekty praktyczne związane z rozpoczęciem i prowadzeniem tej uproszczonej formy działalności zarobkowej, m.in. obowiązki, których możesz uniknąć oraz te, które czekają na Ciebie niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na rejestrowaną działalność gospodarczą, czy działalność nieewidencjonowaną.

Jakie formalności należy spełnić, żeby prowadzić działalność nierejestrowaną?

Działalność nierejestrowana, jak sama nazwa wskazuje, nie wymaga rejestracji firmy. Celem tego rozwiązania jest maksymalne uproszczenie formalności dla działalności niewielkich rozmiarów. Nie musisz więc przechodzić przez proces zakładania działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) ani uzyskiwać numeru REGON.

Uproszczona ewidencja sprzedaży – co musisz dokumentować?

Chociaż działalność nierejestrowa nie wymaga pełnej księgowości, obowiązkiem jest prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży. Ta forma dokumentacji finansowej służy kontrolowaniu, czy nie został przekroczony miesięczny limit przychodów działalności nierejestrowanej. Jest niezbędna w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej.

Uproszczona ewidencja sprzedaży powinna zawierać co najmniej następujące elementy:

• kolejny numer dokumentu (liczbę porządkową),
• datę sprzedaży,
• wartość sprzedaży,
• wartość sprzedaży narastająco od początku danego miesiąca.

Możesz ją prowadzić w formie papierowej (np. w zeszycie) lub elektronicznej (np. w arkuszu kalkulacyjnym).

Jaką działalność można prowadzić bez rejestracji?

Kluczowym ograniczeniem prowadzenia działalności nierejestrowanej jest określony przepisami prawa limit kwotowy wyznaczający maksymalny przychód.

Limit dotyczy przychodu należnego w danym miesiącu, a nie przychodu rzeczywiście otrzymanego. Przychód staje się należny, co do zasady, w momencie, w którym sprzedasz towar lub wykonasz usługę. W praktyce oznacza to, że nie będzie skutkowało przekroczeniem limitu zbiorcze uregulowanie zaległych płatności z kilku miesięcy, jeżeli wynagrodzenie należne w każdym z miesięcy nie przekracza limitu. Na limit nie powinny mieć też wpływu otrzymane zaliczki.

Musisz również pamiętać o ograniczeniach czasowych dla osób, które już były przedsiębiorcami. Działalności nierejestrowanej nie może prowadzić osoba, która wykonywała działalność gospodarczą w ciągu ostatnich 60 miesięcy (okres karencji).

W przepisach nie ma wymienionego katalogu rodzajów działalności, które pozwalają prowadzić działalność nierejestrowaną. Można w ten sposób realizować np. usługi rękodzielnicze, usługi freelancerskie, usługi konsultingowe, drobne usługi IT czy usługi marketingowe. Jest jednak pewne ograniczenie. Zawsze należy zarejestrować działalność gospodarczą, jeżeli jej wykonywanie wymaga uzyskania koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej. 

Koncesji wymagają np.: 

• prowadzenie kasyna, 
• sprzedaż broni, 
• ochrona mienia i osób,
• obrót paliwami. 

Zezwolenia wymagają między innymi: 

• prowadzenie apteki, 
• świadczenie usług taxi,
• sprzedaż alkoholu. 

Wpisu do rejestru działalności regulowanej wymagają w szczególności:

• prowadzenie indywidualnej praktyki lekarskiej oraz pielęgniarskiej,
• prowadzenie działalności kantorowej,
• prowadzenie ośrodka szkolenia kierowców. 

W tych wszystkich przypadkach i innych, w których ustawa ogranicza możliwość prowadzenia działalności, nie będzie więc możliwe prowadzenie działalności nierejestrowanej.

Czy działalność nierejestrowaną można prowadzić w domu?

Ze względu na to, że działalność nierejestrowana nie jest działalnością gospodarczą, co do zasady nie ma przeciwwskazań do prowadzenia jej w domu, a prowadzenie działalności nieregulowanej nie powinno wpływać na wysokość podatku od nieruchomości. Choć budynki mieszkalne zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej podlegają znacząco wyższemu podatkowi niż inne budynki mieszkalne, to jednak w tym zakresie przepisy wprost odwołują się do definicji działalności gospodarczej z Prawa przedsiębiorców. Według tej definicji działalność nierejestrowana nie jest działalnością gospodarczą.

Działalność nierejestrowana – kasa fiskalna i terminal płatniczy

Musisz pamiętać, że przepisy dotyczące podatku od towarów i usług zawierają własną definicję działalności gospodarczej. Nie zawiera ona wyłączenia dla działalności nierejestrowanej. W praktyce oznacza to, że dla celów VAT jesteś przedsiębiorcą również wtedy, gdy prowadzisz działalność nierejestrowaną. Nie oznacza to jednak, że od pierwszej zarobionej złotówki musisz płacić VAT. W większości przypadków możesz skorzystać ze zwolnienia dla małych podatników, których obrót nie przekracza rocznie 200 tys. złotych (jeśli zaczynasz działalność w trakcie roku, próg ten liczony jest proporcjonalnie).

Pamiętaj, że sprzedawanie niektórych towarów lub świadczenie niektórych usług wyklucza stosowanie zwolnienia. Dotyczy to przede wszystkim sprzedaży przez internet preparatów kosmetycznych, elektroniki czy urządzeń elektrycznych. Zwolnienia nie mogą też stosować osoby sprzedające części i akcesoria do samochodów i motocykli oraz świadczące usługi prawnicze oraz doradcze (w szczególności doradztwa prawnego). W takich przypadkach konieczna jest rejestracja jako czynny podatnik VAT niezależnie od obrotów.

Nawet jeśli korzystasz ze zwolnienia, dalej mogą Cię dotyczyć pewne obowiązki związane z VAT. Najważniejszym jest ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz konsumentów przy zastosowaniu kasy rejestrującej i wydawanie paragonów. Korzystanie z kasy rejestrującej jest zawsze obowiązkowe po przekroczeniu limitu obrotu 20 000 zł rocznie lub przy sprzedaży konsumentom towarów i usług określonych szczegółowo w przepisach (są to np. usługi gastronomiczne, fryzjerskie, kosmetyczne, sprzedaż perfum).

Zwróć uwagę, że podmioty, które mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, muszą też umożliwić konsumentom zapłatę bezgotówkową przy użyciu instrumentu płatniczego. Nie oznacza to jednak obowiązku posiadania terminala. Jest to jedna z dostępnych opcji, jednak obowiązek spełnia również np. umożliwienie płatności zwykłym przelewem lub przez blik.

Wystawianie dowodów sprzedaży w działalności bez rejestracji

Najczęściej sposobem dokumentowania sprzedaży jest właśnie opisane już powyżej stosowanie kas rejestrujących i wydawanie paragonów. W tym przypadku musisz pamiętać, że obowiązek wydania paragonu nie jest uzależniony od tego, czy klient o niego poprosi.

Korzystając ze zwolnienia z VAT, musisz wystawić fakturę lub rachunek, jeśli klient o to poprosi. Pamiętaj jednak, że w stosunku do faktury, żądanie klienta dotyczące jej wystawienia musi zostać zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. W pozostałych przypadkach nie masz obowiązku wydawania klientowi dowodu sprzedaży

Obowiązki ZUS i ubezpieczenie zdrowotne w działalności nierejestrowanej

Jedną z największych zalet działalności nierejestrowanej jest brak obowiązku opłacania składek ZUS i ubezpieczenia zdrowotnego. To fundamentalna różnica w porównaniu do zarejestrowanej firmy i główny czynnik wpływający na minimalne koszty prowadzenia takiej działalności dorywczej.

Istnieje jednak ważny wyjątek. Jeśli świadczysz usługi w ramach umowy-zlecenia obowiązek opłacenia składek spoczywa na Twoim kliencie (zleceniodawcy). W takiej sytuacji to on pełni rolę płatnika i musi zgłosić Cię do ubezpieczeń.

Świadczenie usług w ramach działalności nierejestrowanej

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem prezentowanym przez administrację świadczenie usług przez osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym jako zleceniobiorca. W przypadku uznania tego stanowiska za prawidłowe, to klient (zleceniodawca) pełni obowiązki płatnika składek ZUS i ma obowiązek w ciągu 7 dni zgłosić zleceniobiorcę (usługodawcę) do ubezpieczeń.

Zasada ta nie zawsze ma jednak zastosowanie. Nie obejmuje ona np. studentów, którzy nie ukończyli 26 lat. W tej sytuacji klient nie ma obowiązku odprowadzania składek. Pamiętaj, że obowiązek opłacania składek, co do zasady, nie dotyczy umów o dzieło.

Przekroczenie limitu dla nierejestrowanej działalności gospodarczej

Jeśli przekroczysz limit przychodów dla działalności gospodarczej, Twoja działalność automatycznie stanie się działalnością gospodarczą. Dzieje się tak, jeżeli przychód należny przekroczył w przynajmniej w jednym miesiącu limit. Masz wówczas obowiązek złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie limitu.

Zmiany przepisów od 2026 – kwartalne limity działalności nierejestrowanej

Od 2026 roku planowana jest istotna zmiana, która wprowadzi większą elastyczność w prowadzeniu działalności nierejestrowanej. Zamiast obecnego limitu miesięcznego obowiązywać będzie limit kwartalny w wysokości 225% minimalnego wynagrodzenia, czyli 10 813,50 zł. Oznacza to, że przychody będą sumowane w okresach trzymiesięcznych, co pozwoli na „wyrównanie” słabszych miesięcy lepszymi wynikami, bez ryzyka natychmiastowego przekroczenia limitu i konieczności rejestracji firmy.

Odpowiedzialność cywilna, RODO i status przedsiębiorcy

Mimo braku formalnej rejestracji osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest uznawana za przedsiębiorcę w rozumieniu prawa cywilnego. To bardzo ważna informacja. Oznacza to, że ponosisz pełną odpowiedzialność cywilną za swoje działania, produkty i usługi. Ponadto, jeśli w ramach swojej działalności gromadzisz i przetwarzasz dane osobowe klientów (np. imię, nazwisko, adres do wysyłki), masz obowiązek przestrzegać przepisów RODO i ochrony danych osobowych. Musisz m.in. poinformować klientów, w jaki sposób ich dane są wykorzystywane i odpowiednio je zabezpieczyć.

Działalność bez rejestracji a prawa konsumenta

Przepisy dotyczące ochrony konsumenta nie posługują się definicją działalności gospodarczej, która wprowadza wyjątek dla działalności nierejestrowanej. Wynika to między innymi z faktu, że te przepisy są wspólne dla całej UE. Zatem nawet jeśli będziesz prowadzić działalność nierejestrowaną, będą obejmowały Cię obowiązki wynikające z tych przepisów. Jest to szczególnie ważne dla osób, które w ramach działalności nierejestrowanej zamierzają sprzedawać swoje towary na odległość, np. przez internet, co wymaga spełnienia obowiązku informacyjnego wobec konsumentów. Dodatkowo w takiej sytuacji klientom przysługują dodatkowe uprawnienia, takie jak prawo do odstąpienia od umowy i zwrotu towaru w określonym terminie bez podania przyczyny

Łączenie działalności nierejestrowanej z innymi źródłami dochodów

Nie ma możliwości jednoczesnego prowadzenia działalności gospodarczej i działalności nierejestrowanej. Przepisy nie wyłączają jednak możliwości jednoczesnego prowadzenia działalności nierejestrowanej i zatrudnienia na umowę o pracę. Z tego względu działalność nierejestrowana może być szczególnie atrakcyjna np. dla urzędników, którym nie wolno prowadzić działalności gospodarczej.

Działalność nierejestrowana a podatki

Dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych przychody z działalności nierejestrowanej są traktowane jak przychód z innych źródeł. Ma to dwojakie skutki. Po pierwsze, rozliczasz je samodzielnie w deklaracji PIT-36, wskazując przychody i koszty działalności w specjalnej rubryce dla działalności nierejestrowanej. W tym samym terminie masz obowiązek zapłaty podatku. Nie musisz płacić zaliczek w ciągu roku. Po drugie jednak – inaczej niż w przypadku działalności – nie możesz wybrać, jak opodatkowane będą Twoje dochody. Zawsze zastosowanie będą do nich miały zasady ogólne (tzw. skala podatkowa), a nie podatek liniowy lub ryczałt od przychodów.