Prowadzenie działalności nierejestrowanej w praktyce – najważniejsze zagadnienia

Kiedy zastanawiasz się nad rozpoczęciem prowadzenia biznesu na własny rachunek, na początek warto rozważyć prowadzenie działalności nierejestrowanej. Dzięki temu ułatwieniu do minimum ograniczysz swoje obowiązki formalne. W tym artykule opowiem Ci o podstawowych aspektach praktycznych związanych z rozpoczęciem i prowadzeniem działalności nierejestrowanej. Wskażę m.in. wybrane obowiązki, których możesz uniknąć oraz te, które czekają na Ciebie niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na rejestrowaną działalność gospodarczą, czy działalność nierejestrowaną.

Jakie formalności należy spełnić, żeby prowadzić działalność nierejestrowaną?

Działalność nierejestrowana, jak sama nazwa wskazuje, nie wymaga rejestracji. Celem tego rozwiązania jest przecież maksymalne uproszczenie formalności dla działalności niewielkich rozmiarów.

Jaką działalność można prowadzić bez rejestracji?

Kluczowym ograniczeniem dla prowadzenia działalności nierejestrowanej jest limit kwotowy. Limit przychodu, który możesz osiągnąć miesięcznie, został podniesiony 1 lipca 2023 roku i wynosi teraz 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Do końca 2023 roku wynosi zatem 2 700 złotych miesięcznie. 

Ważne jest, że limit dotyczy przychodu należnego w danym miesiącu, a nie przychodu rzeczywiście otrzymanego. Przychód staje się należny, co do zasady, w momencie, w którym sprzedasz towar lub wykonasz usługę. W praktyce oznacza to, że nie będzie skutkowało przekroczeniem limitu zbiorcze uregulowanie zaległych płatności z kilku miesięcy, jeżeli wynagrodzenie należne w każdym z miesięcy nie przekracza limitu. Na limit nie powinny mieć też wpływu otrzymane zaliczki. Musisz również pamiętać o ograniczeniach czasowych dla osób, które już były przedsiębiorcami. Działalności nierejestrowanej nie może prowadzić osoba, która w ciągu ostatnich 60 miesięcy wykonywała działalność gospodarczą.
 

W przepisach nie ma wymienionego katalogu rodzajów działalności, które pozwalają prowadzić działalność nierejestrowaną. Jest jednak pewne ograniczenie. Zawsze należy zarejestrować działalność gospodarczą, jeżeli jej wykonywanie wymaga uzyskania koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej. Koncesji wymagają np.: prowadzenie kasyna, sprzedaż broni, ochrona mienia i osób czy też obrót paliwami. Zezwolenia wymagają między innymi: prowadzenie apteki, świadczenie usług taxi czy też sprzedaż alkoholu. Wpisu do rejestru działalności regulowanej wymagają w szczególności: prowadzenie indywidualnej praktyki lekarskiej oraz pielęgniarskiej, prowadzenie działalności kantorowej czy też prowadzenie ośrodka szkolenia kierowców. W tych wszystkich przypadkach i innych, w których ustawa ogranicza możliwość prowadzenia działalności, nie będzie więc możliwe prowadzenie działalności nierejestrowanej.

Czy działalność nierejestrowaną można prowadzić w domu?

Ze względu na to, że działalność nierejestrowana nie jest działalnością gospodarczą, co do zasady nie ma przeciwwskazań do prowadzenia jej w domu.

W szczególności prowadzenie działalności nieregulowanej nie powinno wpływać na wysokość podatku od nieruchomości. Choć budynki mieszkalne zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej podlegają znacząco wyższemu podatkowi niż inne budynki mieszkalne, to jednak w tym zakresie przepisy wprost odwołują się do definicji działalności gospodarczej z Prawa przedsiębiorców. Według tej definicji działalność nierejestrowana nie jest działalnością gospodarczą. 

Działalność nierejestrowana – kasa fiskalna i terminal płatniczy

Nie zawiera ona wyłączenia dla działalności nierejestrowanej. W praktyce oznacza to, że dla celów VAT jesteś przedsiębiorcą również wtedy, gdy prowadzisz działalność nierejestrowaną. Nie oznacza to jednak, że od pierwszej zarobionej złotówki musisz płacić VAT. W większości przypadków możesz skorzystać ze zwolnienia dla małych podatników, których obrót nie przekracza rocznie 200 tys. złotych (jeśli zaczynasz działalność w trakcie roku, próg ten liczony jest proporcjonalnie). Ten próg jest znacząco wyższy niż próg działalności nierejestrowanej. 
 

Pamiętaj, że sprzedając niektóre towary lub świadcząc niektóre usługi, zastosowanie zwolnienia nie będzie możliwe. Dotyczy to przede wszystkim sprzedaży przez internet preparatów kosmetycznych, elektroniki czy urządzeń elektrycznych. Nie mogą też stosować zwolnienia osoby sprzedające części i akcesoria do samochodów oraz motocykli. W odniesieniu do świadczenia usług nie ma możliwości stosowania zwolnienia dla większości usług doradczych (w szczególności doradztwa prawnego). 
 

Nawet jeśli korzystasz ze zwolnienia, dalej mogą Cię dotyczyć pewne obowiązki dotyczące VAT. Najważniejszym z nich jest ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz konsumentów przy zastosowaniu kasy rejestrującej i wydawanie paragonów. 
 

Korzystanie z kasy rejestrującej jest zawsze obowiązkowe przy sprzedaży konsumentom pewnych towarów i usług określonych dość szczegółowo w przepisach. Należą do nich przede wszystkim:

• usługi gastronomiczne,
• fryzjerskie,
• kosmetyczne,
• usługi warsztatów samochodowych i taksówek.

Nie skorzystasz ze zwolnienia, jeśli sprzedajesz np.:

• alkohol,
• wyroby tytoniowe,
• perfumy
• części samochodowe.

Nie będą miały tu zastosowania wskazane poniżej zwolnienia.

Przepisy przewidują również inne przypadki, kiedy niezależnie od obrotu można skorzystać ze zwolnienia z obowiązku wydawania paragonów. Obejmują one np. wysyłkową dostawę towarów i świadczenie usług, gdy sprzedawca otrzyma w całości zapłatę na rachunek bankowy lub w SKOK a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).
 

Zweryfikuj również, czy nie masz obowiązku stosowania kasy online, która wymaga stałego dostępu do internetu i na bieżąco wysyła kopię wystawionych przez Ciebie paragonów organom podatkowym. 

Pamiętaj, że awaria kasy fiskalnej nie zwalnia Cię z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Jeśli nie posiadasz kasy rezerwowej, masz obowiązek wstrzymać swoją sprzedaż do momentu, gdy Twoja kasa będzie w pełni sprawna.

Wystawianie dowodów sprzedaży w działalności bez rejestracji

Najczęściej sposobem dokumentowania sprzedaży będzie właśnie opisane już powyżej stosowanie kas rejestrujących i wydawanie paragonów. W tym przypadku musisz pamiętać, że obowiązek wydania paragonu nie jest uzależniony od tego, czy klient o niego poprosi. Musisz zaewidencjonować sprzedaż i dać klientowi paragon zawsze, gdy przepisy tego wymagają.
 

Korzystając ze zwolnienia z VAT, musisz wystawić fakturę lub rachunek, jeśli klient o to poprosi. Pamiętaj jednak, że w stosunku do faktury, żądanie klienta dotyczące jej wystawienia musi zostać zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Natomiast w odniesieniu do rachunku, żądanie to musi zostać zgłoszone przed upływem 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. 

Jeśli nie korzystasz ze zwolnienia z VAT, fakturę musisz wystawić za każdym razem, dokonując sprzedaży na rzecz innego podatnika VAT. W pozostałych przypadkach nie masz obowiązku wydawania klientowi dowodu sprzedaży.

Świadczenie usług w ramach działalności nierejestrowanej

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem prezentowanym przez administrację świadczenie usług przez osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym jako zleceniobiorca. 
W przypadku uznania tego stanowiska za prawidłowe, to klient (zleceniodawca) pełni obowiązki płatnika składek ZUS i ma obowiązek w ciągu 7 dni zgłosić zleceniobiorcę (usługodawcę) do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać za niego składki ZUS. Zasada ta nie zawsze ma jednak zastosowanie. Nie obejmuje ona np. studentów, którzy nie ukończyli 26 lat. W tej sytuacji klient nie ma obowiązku odprowadzania składek.

Pamiętaj, że obowiązek opłacania składek nie dotyczy, co do zasady, umów o dzieło. Są to zasadniczo umowy o uzyskanie określonego efektu, rezultatu. Umową o dzieło może być objęte np. stworzenie grafiki czy programu komputerowego. Czasem jednak może być konieczne samo zgłoszenie takiej umowy do ZUS przez klienta.

Przekroczenie limitu dla nierejestrowanej działalności gospodarczej

Jeśli przekroczysz limit przychodów dla działalności gospodarczej, Twoja działalność automatycznie przekształci się w działalność gospodarczą. Dzieje się tak, jeżeli przychód należny przekroczył w przynajmniej w jednym miesiącu limit. Na gruncie obecnie obowiązujących przepisów nie ma znaczenia, jaki przychód osiągasz w innych miesiącach. 

Działalność bez rejestracji a prawa konsumenta

Przepisy dotyczące ochrony konsumenta nie posługują się definicją działalności gospodarczej, która wprowadza wyjątek dla działalności gospodarczej. Wynika to między innymi z faktu, że te przepisy są wspólne dla całej UE.

Zatem nawet jeśli będziesz prowadzić działalność nierejestrowaną, będą dotyczyły Cię obowiązki wynikające z tych przepisów. Jest to szczególnie ważne dla osób, które w ramach działalności nierejestrowanej zamierzają sprzedawać swoje towary na odległość, np. przez internet (w tym za pośrednictwem platform). Ciążyć będą na nich obowiązki informacyjne wobec konsumentów. Dodatkowo w takiej sytuacji klientom przysługują dodatkowe uprawnienia, takie jak prawo do odstąpienia od umowy i zwrotu towarów w określonym terminie bez podania przyczyn.

Łączenie działalności nierejestrowanej z innymi źródłami dochodów

Jak już wskazałem wyżej, nie ma możliwości jednoczesnego prowadzenia działalności gospodarczej i działalności nierejestrowanej. 

Działalność nierejestrowana może być szczególnie atrakcyjna dla urzędników, którym nie wolno prowadzić działalności gospodarczej. Pamiętaj jednak, że choć przepisy nie wyłączają prawa pracowników do prowadzenia działalności nierejestrowanej, to może ono zostać ograniczone umownie w umowie o pracę lub wewnętrznych regulacjach pracodawcy.

Działalność nierejestrowana a podatki

Dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych przychody z działalności nierejestrowanej są traktowane jak przychód z innych źródeł. Ma to dwojakie skutki.

• Po pierwsze, rozliczasz je samodzielnie w deklaracji PIT-36, wskazując przychody i koszty działalności w specjalnej rubryce dla działalności nierejestrowanej. W tym samym terminie masz obowiązek zapłaty podatku. Nie musisz płacić zaliczek w ciągu roku. 
• Po drugie jednak – inaczej niż w przypadku działalności – nie możesz wybrać, jak opodatkowane będą Twoje dochody. Zawsze zastosowanie będą do nich miały zasady ogólne (tzw. skala podatkowa), a nie podatek liniowy lub ryczałt od przychodów.