Terminale płatnicze – co musisz o nich wiedzieć?

Możliwość płatności kartą za produkty lub usługi to już standard. Jak wynika z badań Narodowego Banku Polskiego, w ostatnich latach Polacy zdecydowanie częściej korzystają z płatności bezgotówkowych, niż płacą gotówką¹. Konieczność posiadania terminala płatniczego przez przedsiębiorców wydaje się więc oczywista. 

Terminale płatnicze, czyli obsługa transakcji bezgotówkowych

Terminal to urządzenie, które umożliwia płatności bezgotówkowe – te realizowane kartą, BLIKiem czy urządzeniami typu smart (smartfonami, smartwatchami itd.). Akceptacja najpopularniejszych metod płatności to nie wszystko. Na terminalu możesz korzystać z dodatkowych usług, dopasowanych do Twojego biznesu, np. DCC (Dynamic Currency Conversion, czyli płatność w walucie karty), wypłata gotówki (cashback), doładowania telefonów czy możliwość przekazania napiwku. Obsługa terminala płatniczego jest bardzo intuicyjna i uniwersalna.
 

W zależności od budowy, wyposażenia i przeznaczenia, terminale dzielimy na:

• stacjonarne,
• mobilne,
• SoftPos,
• PINpad kasowy.

Terminale stacjonarne najlepiej sprawdzą się u przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż bezpośrednio przy stanowisku kasowym, ponieważ wymagają stałego podłączenia do sieci elektrycznej. Mogą pracować samodzielnie, ale mogą też komunikować się z kasą fiskalną czy całym systemem kasowym.

Terminale mobilne zapewniają pełną mobilność, a co za tym idzie możliwość przyjmowania płatności w dowolnym miejscu i czasie. Idealnie sprawdzą się tam, gdzie istotne jest dotarcie bezpośrednio do klienta (restauracje, usługi kurierskie, taksówki itd.). Działają z wykorzystaniem komunikacji GPRS, Bluetooth lub Wi-fi.

Terminale SoftPos to z kolei rozwiązanie o charakterze aplikacji płatniczej, które możesz zainstalować np. na swoim smartfonie, który spełnia odpowiednie wymagania techniczne. To dobra propozycja dla przedsiębiorców, którzy dużo podróżują po kraju lub świadczą usługi mobilne.

PINpad to urządzenie z klawiaturą, które umożliwia wprowadzenie PINu lub posiada wszystkie funkcje, które pozwalają na akceptację instrumentów płatniczych. Wykorzystanie PINpada zmniejsza ryzyko pomyłki, przyśpiesza realizację transakcji i zwiększa wygodę po stronie sprzedającego i kupującego. Urządzenia nie posiadają wbudowanej drukarki, dlatego potwierdzenie realizacji transakcji trzeba wydrukować na zewnętrznej drukarce. Wyróżniamy trzy rodzaje PIN padów: 

• PINpad jako integralny element zestawu Terminala POS,
• PINpad Smart przeznaczony do podłączenia do systemu kasowego lub kasy, 
• PINpad (Non-Smart) jako urządzenie z klawiaturą, na którym można użyć karty lub podać kod BLIK, z opcjonalnym wprowadzeniem kodu PIN.

Jak wygląda proces płatności przez terminal? Przede wszystkim należy zapewnić dostęp do internetu oraz komunikację z kasą fiskalną. Wybór odpowiedniej funkcji na kasie wysyła do terminala polecenie płatności wraz z kwotą. Po odczycie karty klienta (niezależnie od tego, czy wkłada kartę do terminala, płaci nią zbliżeniowo, przykłada telefon itp.), terminal łączy się z centrum autoryzacyjnym i sprawdza stan konta. Jeśli są środki, transakcja jest autoryzowana, pieniądze są pobierane z konta klienta i trafiają na konto sprzedawcy. Po wykonaniu transakcji płatniczej i wydrukowaniu przez terminal potwierdzenia, kasa fiskalna automatycznie kończy realizację transakcji. Płatność jest następnie rozliczana pomiędzy agentem rozliczeniowym a bankiem. W przypadku braku środków lub innego błędu akceptacji, stosowna informacja jest wyświetlana na ekranie terminala.

Dlaczego warto korzystać z terminala płatniczego?

Według danych Narodowego Banku Polskiego pod koniec marca 2022 roku na polskim rynku funkcjonowało łącznie ponad 1,16 mln terminali POS, co daje o ponad 41 tys. sztuk więcej niż pod koniec 2021 r.². Choć ten gwałtowny wzrost wynika z przepisów Polskiego Ładu, które nakazują przedsiębiorcom udostępnianie płatności bezgotówkowych – to wnioski i tak są oczywiste. 

Dlaczego warto korzystać z terminala płatniczego? Przede wszystkim dlatego, że Polacy coraz chętniej płacą bezgotówkowo (spójrz na przytoczony we wstępie do tego artykułu raport NBP), a posiadanie terminala płatniczego przez przedsiębiorcę to dzisiaj standard. Dzięki oferowaniu płatności kartą zdobędziesz więcej klientów, bo przyciągniesz tych preferujących rozliczenia bezgotówkowe, i tym samym zwiększysz swoje obroty. A jeśli ktoś chce, nadal może posługiwać się gotówką.

Płatności bezgotówkowe to ogromna oszczędność czasu – nie musisz poświęcać go na staranne przeliczanie kasy. Pieniądze automatycznie trafiają na Twoje konto, dzięki czemu masz większą kontrolę nad rozliczeniami w firmie. Nie ma mowy o ewentualnych błędach w wydawaniu reszty; nie musisz się też martwić o wystarczającą ilość gotówki w kasie. Ponadto zmniejsza się zagrożenie kradzieżą i nie musisz dokładnie sprawdzać każdego banknotu pod kątem jego legalności.

Terminal płatniczy – obowiązek czy dobrowolność?

Wszędzie tam, gdzie faktycznie wykonywana jest działalność gospodarcza, przedsiębiorca ma zapewnić możliwość dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego, np. terminala. Tak wskazują przepisy Polskiego Ładu, jednak z ustawy nie wynika, że instrument płatniczy to wyłącznie terminal. Definicyjnie jest to „zindywidualizowane urządzenie lub uzgodniony przez użytkownika i dostawcę zbiór procedur, wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego”³. Jeśli więc zapewnisz klientom możliwość płatności blikiem, też spełnisz warunki ustawy. 

Integracja terminali z kasą fiskalną online – od kiedy konieczna?

Obowiązek integracji terminali z kasą fiskalną online miał zostać wprowadzony w połowie 2022 r., jednak w odpowiedzi na oczekiwania przedsiębiorców Ministerstwo Finansów postanowiło odroczyć ten termin do końca 2024 r.

Terminal płatniczy w Twojej firmie

Terminal płatniczy możesz kupić na własną rękę lub wziąć w dzierżawę. Pamiętaj, że terminal to także opłaty: stała opłata za terminal (której nie ma przy eTerminalach ING), prowizje od transakcji oraz opłaty serwisowe. Opłaty oraz promocje mogą się różnić w zależności od banku czy agenta rozliczeniowego. Tutaj znajdziesz aktualną ofertę terminali ING.

Jeśli Twoja firma nie korzystała dotąd z terminali płatniczych, możesz dostać terminal za darmo w ramach programu Polska Bezgotówkowa. Jest to wspólna inicjatywa uczestników rynku usług płatniczych – Związku Banków Polskich, Ministerstwa Rozwoju, agentów rozliczeniowych oraz organizacji płatniczych Visa i Mastercard. Celem przedsięwzięcia jest upowszechnienie i promocja obrotu bezgotówkowego. Uczestnictwo w programie jest bezpłatne. Więcej szczegółów znajdziesz na stronie inicjatywy Polska Bezgotówkowa. Najwyższy czas na wprowadzenie terminali do Twojego biznesu!

¹ https://nbp.pl/wp-content/uploads/2022/09/obrot-bezgotowkowy-2021.pdf

² tamże

³ Ustawa z 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. 2011 Nr 199 poz. 1175 ze zm.)