Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna – co warto wiedzieć?

Działalność nierejestrowa to w pełni legalny sposób prowadzenia działalności na małą skalę bez konieczności rejestracji firmy. Z założenia podatnicy, którzy osiągają niskie przychody, mogą liczyć na brak dodatkowych kosztów i rozbudowanych formalności. Tematem, na który warto zwrócić uwagę, jeżeli działasz w ten sposób, to kasa fiskalna a działalność nierejestrowana. W niektórych przypadkach korzystanie z tego urządzenia może być konieczne.

Podatek VAT w działalności nierejestrowanej

Teoretycznie sprawa jest prosta: osoby, które chcą na przykład przetestować swój pomysł na biznes w praktyce lub postanawiają dorabiać do etatu czy innej formy zarobkowania, nie muszą od razu zakładać działalności gospodarczej i ponosić związanych z tym kosztów czy mierzyć się z licznymi formalnościami. Oczywiście, o ile nie wykonują działalności regulowanej czy wymagającej koncesji lub zezwolenia i nie przekraczają limitu przychodów wynoszącego 75% minimalnego wynagrodzenia (limit przychodów dla działalności nieewidencjonowanej w 2025 r. wynosi 3499,50 zł). Łatwo jednak zapomnieć o tym, że wykonywanie takiej formy działalności może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami, na przykład w zakresie podatku VAT. Odrębnym zagadnieniem jest również nierejestrowana działalność gospodarcza a kasa fiskalna. Najpierw przyjrzyjmy się pierwszemu nich.

W ramach działalności nierejestrowej możesz oczywiście sprzedawać towary i usługi. W świetle art. 15 Ustawy o podatku od towarów i usług każda osoba fizyczna wykonująca samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na jej cel lub rezultat, jest płatnikiem tego podatku. Oczywiście od tej zasady istnieją jednak wyjątki w postaci zwolnień, z których może korzystać zarówno przedsiębiorca, jak i podatnik prowadzący działalność nierejestrową. W ustawie wprowadzone zostały dwa rodzaje zwolnień z podatku VAT. Zwolnienie podmiotowe, odnoszące się do obrotu w ciągu roku podatkowego (w przypadku działalności rozpoczętej w ciągu roku ustalonego proporcjonalnie) oraz przedmiotowe: z tego zwolnienia mogą korzystać przedsiębiorcy wykonujący konkretne czynności zwolnione z VAT.

Niezarejestrowana działalność gospodarcza w większości przypadków jest zwolniona z podatku VAT podmiotowo. Ustawa wskazuje, że wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie może być wyższa od kwoty 200 000 zł. Zwróć jednak uwagę, że niektóre typy działalności nie mogą korzystać ze zwolnienia z VAT. Dotyczy to między innymi sprzedaży części do pojazdów samochodowych i motocykli, sprzedaży przez internet preparatów kosmetycznych, komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych, urządzeń elektrycznych i sprzętów gospodarstwa domowego.

Zwolnienie nie obejmuje również usługodawców specjalizujących się m.in. w usługach prawnych, jubilerskich, ściągania długów czy w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa świadczonego dla rolników, np. związanego z uprawą i hodowlą. Osiągnięty przychód nie ma w tym kontekście żadnego znaczenia.

Jeżeli więc w ramach działalności nierejestrowej chcesz na przykład sprzedawać przez internet artykuły kosmetyczne, rejestracja do VAT oraz rozliczanie tego podatku będą konieczne. Wiąże się to także z obowiązkiem uzyskania numeru NIP i prowadzenia rejestru sprzedaży i zakupów.

Czy kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej jest konieczna?

Obowiązek posiadania i rejestrowania za jej pośrednictwem transakcji również nie zależy od formy działalności, z jakiej korzysta podatnik. Może więc objąć działalność nierejestrową. Przekroczenie limitów wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wcale nie musi być trudne. Poza tym sporo rodzajów działalności nie może korzystać ze zwolnienia, a to oznacza, że kasa fiskalna będzie obowiązkowa.

Zwolnienie z obowiązku prowadzenia kasy fiskalnej w działalności nierejestrowanej

Jeżeli działalność nie była prowadzona w poprzednim roku, konieczne jest oszacowanie tej kwoty. W przypadku przekroczenia limitu przychodu z tego źródła stracisz prawo do zwolnienia po upływie 2 miesięcy – wówczas konieczne będzie rozpoczęcie rejestrowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.

Ważne jest również, by na bieżąco weryfikować limit – jeżeli w ciągu roku zostanie przekroczony, to należy w ciągu 2 miesięcy rozpocząć ewidencję przy pomocy kasy fiskalnej, np. jeśli przekroczenie limitu nastąpi w marcu, to od czerwca należy używać kasy.

W niektórych przypadkach korzystanie z kasy będzie konieczne od samego początku prowadzenia działalności nierejestrowanej, bez względu na przychód. Zwolnienie nie dotyczy między innymi sprzedaży: 

• gazu płynnego, 
• części do silników i silników do napędu pojazdów i motocykli, 
• przyczep i naczep, 
• komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych,
• sprzętu fotograficznego, 
• wyrobów z metali szlachetnych, 
• perfum i wód toaletowych. 

A także niektórych usług, takich jak:

• przewozy pasażerskie, 
• naprawa pojazdów silnikowych i motorowerów, 
• wymiana opon, 
• opieka medyczna, 
• usługi prawne, 
• usługi związane z wyżywieniem, 
• usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, 
• mycie i czyszczenie samochodów.

Wobec tego korzystanie z urządzeń rejestrujących sprzedaż będzie obowiązkowe, jeżeli interesuje Cię na przykład działalność nierejestrowana kosmetyczki, a kasa fiskalna nie będzie konieczna, jeżeli wykonujesz pracę lub sprzedajesz towary, które mogą korzystać ze zwolnienia. Oczywiście również w tym przypadku musisz zwracać uwagę na limit sprzedaży – jeżeli obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych przekracza 20 000 zł w skali roku, konieczne będzie zaopatrzenie się w odpowiednie urządzenie.

Numer NIP – obowiązkowy do zgodnej z prawem ewidencji fiskalnej

Działalność nierejestrowa zajmuje szczególne miejsce w systemie. Choć spełnia wszystkie kryteria działalności gospodarczej – a więc jest prowadzona w sposób ciągły, zorganizowany, we własnym imieniu i w celach zarobkowych, osoba, która ją wykonuje – nie wiąże się z wieloma obowiązkami przedsiębiorcy, w tym również tymi dotyczącymi kwestii ewidencyjnych.

Zgodnie z Ustawą o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w przypadku przedsiębiorców obowiązkowy jest numer identyfikacji podatkowej, czyli NIP. Dla osób prowadzących działalność nierejestrową identyfikatorem podatkowym – podobnie jak w przypadku podatników nieprowadzących jakiejkolwiek działalności gospodarczej – jest numer PESEL. Wykorzystując go, można również wystawiać faktury czy rachunki. 

Jeżeli prowadzisz działalność nierejestrową i dotyczy Cię obowiązek korzystania z kasy fiskalnej lub musisz być podatnikiem VAT, konieczny jest NIP. O ile nie został Ci nadany, możesz złożyć stosowny wniosek za pośrednictwem formularza NIP-7 lub elektronicznie. Od tego momentu, na przykład wystawiając fakturę, używaj numeru identyfikacji podatkowej. NIP będzie zapisany w pamięci kasy rejestrującej i widoczny  na paragonach dla klientów.

Kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej – czy można ją czymś zastąpić?    

Pojęcie kas rejestrujących jest naprawdę szerokie. Tę kwestię reguluje między innymi Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Nie zawsze musisz decydować się na standardową kasę fiskalną znaną m.in. ze sklepów. Bez problemu zakupisz kasy mobilne, które są przydatne np. w pracy handlowców dokonujących transakcji w różnych miejscach. Co ważne, dla niektórych działalności, np. podmiotów świadczących usługi kosmetyczne, kasy online są obowiązkowe. Coraz większą popularnością cieszą się też kasy wirtualne, które występują w formie oprogramowania. 

Czy w działalności nierejestrowanej można korzystać z terminala płatniczego?

W dzisiejszych czasach coraz więcej konsumentów korzysta z płatności bezgotówkowych i oczekuje, że podmioty, od których kupują towary czy usługi, będą je przyjmować. Zasadniczo również osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mają możliwość korzystania z terminali płatniczych. Warunkiem – podobnie jak w przypadku kas fiskalnych – jest jednak posiadanie numeru identyfikacji podatkowej. Warto zwrócić uwagę, że płatności bezgotówkowe mogą przyjmować również inne formy – aby przyjmować środki od klientów drogą elektroniczną, nie potrzebujesz więc terminala płatniczego.