Samochód prywatny w firmie – czy to możliwe? Jak prawidłowo rozliczyć jego użytkowanie?

Przedsiębiorcy mogą korzystać z pojazdów w celach służbowych na różnych zasadach. Nawet jeśli np. samochód prywatny nie należy do majątku przedsiębiorstwa można używać go w firmie. Poniżej przeczytasz, jak to zrobić i jak wygląda w takiej sytuacji rozliczenie wydatków.

Użytkowanie samochodu prywatnego w firmie

Jeżeli prowadzisz firmę i korzystasz z opodatkowania na zasadach ogólnych lub rozliczasz się liniowo, masz możliwość odliczania kosztów uzyskania przychodów. Bez wątpienia jedną z najpopularniejszych kategorii wydatków są te związane z transportem. Na określonych zasadach możesz odliczać i zakup pojazdów (mowa w końcu nie tylko o samochodach!), i koszty związane z eksploatacją, w tym paliwo czy naprawy. 

Nie zawsze musisz jednak decydować się na zakup auta na firmę czy leasing. Możesz również wykorzystywać własny samochód w działalności gospodarczej i to oczywiście w sytuacji, w której używasz go również prywatnie. Ustawodawca przewidział możliwość odliczania kosztów, bez konieczności mierzenia się z rozbudowanymi formalnościami.

Jedną z najważniejszych zalet wykorzystywania pojazdów w ramach działalności gospodarczej jest możliwość zaliczania części wydatków jako koszty uzyskania przychodu. W tym celu możesz oczywiście zakupić samochód na działalność gospodarczą albo skorzystać np. z leasingu, najmu czy dzierżawy. Nie zawsze jest to jednak konieczne. Możesz również wykorzystywać w celach służbowych swoje prywatne auto. Podobnie jak w innych przypadkach faktura dokumentująca poniesione w związku z eksploatacją wydatki pozwoli na ich uwzględnienie w kosztach. Dzięki temu oszczędzisz nie tylko na podatku dochodowym, ale niższe będą również składki na ubezpieczenie zdrowotne. 

W jakiej proporcji będzie to możliwe oraz jak będzie wyglądać rozliczenie podatku VAT, zależy przede wszystkim od tego, czy będziesz korzystać z samochodu wyłącznie w celach służbowych, czy w sposób mieszany.

Zwróć uwagę, że możliwe jest wykorzystywanie w ramach działalności nie tylko prywatnego samochodu przedsiębiorcy, ale również pojazdów należących do pracowników. To rozliczenie również będzie stosunkowo proste – wystarczy zastosować kilometrówkę, której maksymalna stawka jest wskazana w przepisach.

Użytkowanie prywatnego auta w firmie a dokumentacja i koszty firmowe

Aby ustalić kwestie podatkowe, przede wszystkim musisz określić, czy będziesz posługiwać się pojazdem wyłącznie w celach służbowych, czy chcesz używać go również prywatnie. 

W tym pierwszym przypadku – także rozliczając auto prywatne w firmie – zyskujesz możliwość odliczenia 100% wydatków, w tym np. kosztów paliwa, części eksploatacyjnych (np. klocków hamulcowych, opon), napraw, przeglądów technicznych czy wydatków związanych z ubezpieczeniem komunikacyjnym. Słowem: wszystkiego, co można zaliczyć jako koszt związany z użytkowaniem samochodu. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, możesz odliczyć 100% tego podatku. Pamiętaj jednak, że wiąże się to również z dodatkowymi obowiązkami, w tym przede wszystkim prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu i koniecznością złożenia do US deklaracji VAT-26.

W drugim scenariuszu koszty użytkowania samochodu prywatnego w działalności gospodarczej będą limitowane: możesz odliczyć 20% kwoty netto powiększonej o nierozliczony VAT i 50% podatku VAT. Co istotne, nie wiąże się to z dodatkowymi formalnościami. Wystarczy dokumentować wydatki na podstawie faktur. Obecnie nie jest konieczne m.in. prowadzenie kilometrówki. 

Przykładowe obliczenia dla kosztu naprawy samochodu wynoszącego 1230 zł przedstawia tabela poniżej.

Nieco inaczej to wygląda, jeśli prywatny samochód do celów firmowych wykorzystuje pracownik. W takim przypadku pracodawca powinien zwrócić poniesione przez niego wydatki. Stosuje się przy tym kilometrówkę, czyli zryczałtowaną wartość każdego pokonanego kilometra. Od 17 stycznia 2023 roku maksymalna stawka dla samochodów osobowych o pojemności silnika wyższej niż 900 cm3 wynosi 1,15 zł. Oczywiście w takich celach można wykorzystywać również inne pojazdy, w tym motocykle, a nawet motorowery. Wówczas maksymalna kilometrówka będzie jednak niższa.

Czy prywatny samochód osobowy trzeba wprowadzić do ewidencji środków trwałych w firmie?

Jak widzisz, rozliczanie prywatnego samochodu w firmie jest możliwe nawet wtedy, kiedy nie wchodzi w skład jej majątku i nie widnieje w ewidencji środków trwałych. Możesz więc np. korzystać z pojazdu, który został zakupiony jeszcze przed założeniem firmy albo już w trakcie jej istnienia. Takie rozwiązanie, choć pozwala rozliczać koszty, ma istotne wady: po pierwsze, przedsiębiorca nie może dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Te z kolei umożliwiają obniżenie zobowiązań wobec fiskusa i to przez dłuższy okres. 

Poza tym, jeśli pojazd będzie widniał w środkach trwałych w przypadku używania go zarówno na potrzeby firmy, jak i prywatnie, możliwe będzie odliczenie 75% wydatków eksploatacyjnych oraz 50% podatku VAT. 

Oczywiście możesz również rozliczać koszty w pełni, jeślli auto będzie wykorzystywane jedynie służbowo – w tym przypadku konieczne jest jednak prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Prywatny samochód w firmie jednoosobowej może być wprowadzony do środków trwałych i w wielu przypadkach będzie to korzystne rozwiązanie. Aby to zrobić, musisz być właścicielem lub współwłaścicielem pojazdu i złożyć odpowiednie oświadczenie. 

Amortyzacja samochodu w firmie

Pamiętaj o limitach odpisów amortyzacyjnych. Dla samochodów osobowych spalinowych limit wynosi 150 tys. zł netto. Pojazdy z silnikiem elektrycznym korzystają z wyższego limitu: 225 tys. zł netto. Jeśli wartość auta jest niższa niż 10 tys. złotych netto, przysługuje Ci natomiast prawo do jednorazowej amortyzacji.

Wybór odpowiedniej metody amortyzacji przekłada się bezpośrednio na wysokość odpisów. Przykładowo: jeżeli wartość początkowa Twojego pojazdu wynosi 50 000 zł, metoda liniowa pozwoli na uzyskanie odpisu w wysokości 833,33 zł miesięcznie. Dla metody przyspieszonej będzie to 1166,67 zł, a dla pojazdu używanego metoda amortyzacji pozwoli odpisać 1666,67 zł miesięcznie.

Rozliczanie samochodu prywatnego w ramach prowadzonej działalności

To, w jaki sposób rozliczysz koszty prywatnego samochodu w firmie, zależy przede wszystkim od sposobu, w jaki będziesz z niego korzystać. Jeżeli nie chcesz wprowadzać go do ewidencji środków trwałych i równocześnie będziesz używać go również do celów niezwiązanych z działalnością, wystarczy, że koszty eksploatacyjne będą rozliczane na podstawie faktur wystawionych na firmę. Pamiętaj także, że każdy wydatek musi być odpowiednio udokumentowany – zbieraj więc faktury i przechowuj je na wypadek potencjalnej kontroli. W ten sposób możesz rozliczać koszty eksploatacji, np. paliwo, naprawy czy przeglądy techniczne, jednak niemożliwe będzie ujęcie ulepszeń. 

Jeżeli chcesz zaliczać całość kosztów i nie korzystasz ze zwolnienia z podatku VAT, musisz złożyć w odpowiednim urzędzie skarbowym deklarację VAT-26. W takiej sytuacji podatnik jest również zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu na potrzeby podatku VAT. Uwzględniaj w niej służbowe podróże i wskazuj dokładny przebieg konkretnego pojazdu. Takie same obowiązki trzeba spełnić, jeżeli zamierzasz przenieść samochód prywatny na firmę, włączyć go do środków trwałych i odliczać 100% kosztów. Jeżeli jednak zamierzasz równolegle korzystać z auta w celach prywatnych, nie musisz prowadzić specjalnej ewidencji i nie musisz zgłaszać go do VAT-26, ale nie odliczysz 100% VAT-u. 

Pojazd prywatny w firmie a podatek VAT

Jeśli posiadasz status czynnego podatnika podatku od towarów i usług, przysługuje Ci prawo rozliczania należności z tego tytułu. 100% podatku VAT możesz uwzględniać jedynie w sytuacji, w której korzystasz z auta wyłącznie w celach służbowych. Nie zapomnij również o złożeniu informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, czyli formularza VAT-26. Zrób to do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiesz pierwszy wydatek związany z pojazdem. Potencjalne zmiany (np. jeśli zaczniesz wykorzystywać samochód używany do tej pory wyłącznie w ramach działalności również prywatnie) powinny być zgłoszone do końca miesiąca, w którym miały miejsce.

Jeśli korzystasz z auta zarówno prywatnie, jak i w celach służbowych, możesz rozliczyć połowę podatku VAT. W przypadku prywatnego auta lub samochodu będącego w środkach trwałych albo leasingowanego pozostałą część VAT doliczysz do kwoty netto, dzięki czemu dodatkowo obniżysz podatek dochodowy.