Deklaracja VAT-26 - termin składania i prawo do odliczania VAT

Jeżeli wykorzystujesz samochód osobowy wyłącznie w celach związanych z działalnością gospodarczą, przysługuje Ci prawo do odliczania 100% kosztów zakupu i eksploatacji oraz podatku VAT. W tym celu musisz jednak dopełnić pewnych formalności – złożyć deklarację VAT-26. Co to jest, jakie zasady obowiązują i kiedy należy to zrobić? Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje.

Czym jest deklaracja VAT-26 i do czego służy?

Wielu przedsiębiorców korzysta w firmach z samochodów osobowych. Oczywiście koszty, jakie się z tym wiążą, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeśli rozliczasz się skalą podatkową lub podatkiem liniowym. W przypadku VAT czynny podatnik ma także możliwość odliczania tego podatku. Dotyczy to zarówno wydatków związanych z zakupem pojazdu, jak i jego późniejszą eksploatacją.

Terminy składania druku VAT-26

Aby prawidłowo rozliczać koszty związane z samochodem, musisz oczywiście zwrócić uwagę na terminy, w jakich powinna trafić do odpowiedniego urzędu deklaracja VAT-26. Kiedy składać ten dokument?

Jeśli chcesz dokonać aktualizacji informacji widniejących w deklaracji VAT-26, zrób to do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana, na przykład zmienił się numer rejestracyjny pojazdu czy inne dane widniejące w deklaracji.

Pamiętaj, że jeżeli druk trafi do urzędu w późniejszym terminie, prawo do rozliczenia 100% podatku od towarów i usług będzie Ci przysługiwać dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym miało to miejsce.

Procedura składania VAT-26

W przypadku deklaracji VAT-26 druk możesz dostarczyć osobiście do właściwego urzędu skarbowego lub centrum obsługi podatnika w dowolnym urzędzie skarbowym. 

Możesz również złożyć VAT-26 online poprzez system e-Deklaracje lub wtyczkę do przeglądarki plug-in. Po uzupełnieniu formularza przejdź do sekcji „Podpisz i wyślij”. Aby autoryzować wysyłkę, posłuż się podpisem kwalifikowanym, a jeśli go nie posiadasz, wskaż dane autoryzujące (przychód osiągnięty we wskazanym roku podatkowym). e-Deklaracja pozwoli następnie na pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru, które potwierdzi dokonanie zgłoszenia. Nie możesz przesłać deklaracji VAT-26 przez e-PUAP i autoryzować profilem zaufanym.

Formularz może złożyć w Twoim imieniu również pełnomocnik. Jeśli chcesz skorzystać z takiej możliwości, przygotuj upoważnienie UPL-1 oraz opłać opłatę skarbową za złożenie pełnomocnictwa w wysokości 17 zł. Sam fakt złożenia deklaracji VAT-26 jest bezpłatny.

Warunki konieczne do odliczenia VAT przy deklaracji VAT-26

Oczywiście prawo do odliczania tego podatku przysługuje wyłącznie czynnym podatnikom VAT. Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego¹, nie masz takiej możliwości. Pamiętaj także o właściwym dokumentowaniu wydatków.

Dokumentacja niezbędna do odliczenia VAT

Samo złożenie VAT-26 to niejedyny obowiązek, jaki musisz spełnić, jeśli chcesz skorzystać z pełnego odliczenia VAT oraz w pełni rozliczyć wydatek w kosztach podatkowych. Przede wszystkim konieczne będzie:

• prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tak zwanej kilometrówki;
• sporządzenie regulaminu poruszania się pojazdami w firmie (chyba że prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą z jednym samochodem bez zatrudnianych pracowników) – dokument musi przy tym wykluczać możliwość prywatnego wykorzystania auta przez Ciebie lub Twoich pracowników.

W ewidencji przebiegu pojazdu powinny znaleźć się następujące informacje:

• numer rejestracyjny samochodu, w odniesieniu do którego prowadzona jest ewidencja;
• data rozpoczęcia ewidencjonowania przebiegu oraz jego zakończenia;
• stan licznika w dniu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, miesięcznie na koniec okresu rozliczeniowego oraz na koniec prowadzenia ewidencji;
• podpisane oświadczenie osoby kierującej o terminie i celu wyjazdu, początku i końcu trasy, liczbie przejechanych kilometrów;
• liczba kilometrów przejechanych w okresie rozliczeniowym oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Zwróć uwagę, że jeżeli korzystasz z pełnego odliczenia podatku VAT, samochód nie może być wykorzystywany w celach prywatnych. Takie użycie, nawet jeśli miałoby jednostkowy charakter, wiąże się z koniecznością przejścia na rozliczenie mieszane.

Najczęstsze błędy przy składaniu deklaracji VAT-26

Nie ulega wątpliwości, że podatnicy, którzy chcą korzystać z pełnego odliczenia VAT z tytułu zakupu i eksploatacji samochodu osobowego w firmie, muszą bardzo skrupulatnie podchodzić do kwestii formalnych, aby nie utracić tej możliwości i nie narazić się na dodatkowe konsekwencje.

Sama deklaracja VAT-26 jest oczywiście składana jednorazowo i w przeciwieństwie do wielu innych deklaracji nie wymaga ponownego składania na przykład w ujęciu miesięcznym. Ale w niektórych sytuacjach konieczna może stać się aktualizacja danych, na przykład w związku z wykupieniem samochodu z leasingu i przerejestrowaniem.

O dodatkowych formalnościach nie należy zapominać w przypadku sprzedaży samochodu. Co oczywiste, wiąże się z zakończeniem wykorzystywania go na potrzeby działalności gospodarczej. Należy powiadomić o tym urząd poprzez aktualizację deklaracji VAT-26 najpóźniej do końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż lub zmiana sposobu wykorzystania auta. Konieczne jest również odpowiednie uzupełnienie ewidencji przebiegu pojazdu uwzględniające datę zakończenia prowadzenia ewidencji oraz stan licznika.

Kary i sankcje za nieprawidłowe składanie deklaracji

Błędy i zaniedbania związane ze złożeniem deklaracji VAT-26 lub prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu mogą mieć poważne konsekwencje. Jeśli:

• nie złożysz deklaracji VAT-26 lub nie złożysz jej w odpowiednim terminie,
• podasz w deklaracji lub ewidencji przebiegu informacje nieprawdziwe i dokonasz odliczenia podatku VAT w pełnej wysokości.

Skutkiem błędnego rozliczenia może być poprawa księgowań, korygowanie deklaracji, dopłata podatku wraz z odsetkami oraz opłata kosztów księgowych za sporządzenie korekt. W niektórych przypadkach może też zostać zastosowana kara wynikająca z kodeksu karno-skarbowego.

Kara nie zostanie nałożona, jeżeli deklaracja zostanie złożona po terminie, jednak przed wszczęciem czynności kontrolnych, sprawdzających lub postępowania podatkowego.
 

¹ Wyjątkiem jest sytuacja, gdy jako czynny podatnik VAT masz sprzedaż mieszaną. Wówczas VAT jest rozliczany w sposób proporcjonalny, co oznacza, że jest możliwość odliczenia części VAT-u również z kosztów eksploatacyjnych samochodu czy samego zakupu/leasingu.