Jak prowadzić księgowość — poznaj różne modele

Znany amerykański polityk, naukowiec i filozof Benjamin Franklin powiedział kiedyś, że na tym świecie pewne są tylko śmierć i podatki. I choć przekaz ten nie jest zbyt optymistyczny, to jest w nim sporo prawdy. Wywiązanie się z obowiązku podatkowego umożliwia właśnie księgowość. Właściwie prowadzona pozwala obliczyć ile zarabiamy, ile wydajemy i ile naszych pieniędzy w ostatecznym rozrachunku powinniśmy oddać państwu. Jak prowadzić księgowość w firmie? Od czego zależy jej forma? Tego dowiesz się z niniejszego artykułu.

Księgowość w firmie — podstawowe informacje

Przedsiębiorca, który zakłada firmę, musi podjąć szereg decyzji. Jedną z nich jest wybór formy prawnej. Oczywiście dobieramy ją zarówno do branży, jak i do skali prowadzonej działalności, ale od Twojej decyzji zależy też forma rozliczeń z fiskusem. Od 2023 r. każdy, nawet najmniejszy podmiot gospodarczy zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji operacji dokonywanych w swojej firmie.

Odczarujmy zatem nieco temat księgowości, nie zapominając przy tym, że nie powinna ona być w żadnym razie przeszkodą przed założeniem i rozwojem firmy.

Księgowością zawodowo zajmuje się wielu specjalistów. Szacuje się, że w Polsce mamy aż 400 tysięcy księgowych! Część z nich działa jako JDG, a część pracuje w dużych, wyspecjalizowanych firmach — w naszym kraju funkcjonuje ponad 70 tysięcy biur rachunkowych.

Powszechny dostęp do internetu spowodował, że rozwinęła się również tzw. e-księgowość, która umożliwia drobnym przedsiębiorcom samodzielnie rozliczanie podatków z domu, bez wizyt w biurze rachunkowym.

Na plus zaliczyć można również zmiany, jakie obserwujemy w samej administracji państwowej, przez którą należy rozumieć Urzędy Skarbowe oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Coraz więcej spraw możesz załatwić online.

Kto może prowadzić księgowość na uproszczonych zasadach?

Uproszczona księgowość jest oparta o ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. Korzystać z niej mogą: osoby fizyczne, spółki cywilne, spółki jawne oraz partnerskie osób fizycznych pod warunkiem, że nie przekroczyły kwoty 2 mln euro przychodów netto ze sprzedaży produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy.

W ramach KPiR rozliczenie uzyskiwanych przychodów może odbywać się na jeden z dwóch sposobów:

• Na zasadach ogólnych, czyli według aktualnej skali podatkowej, która wynosi obecnie 12% lub 32%, przy czym ta druga stawka zaczyna obowiązywać po przekroczeniu 120 000 złotych dochodu. Warto pamiętać, że każdemu podatnikowi przysługuje 30 000 PLN kwoty wolnej od podatku.
• W formie podatku liniowego, który aktualnie wynosi 19% bez względu na wysokość uzyskanych dochodów.

Kto ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?

W gronie firm, które muszą prowadzić pełną księgowość, ustawodawca umieścił:

• spółki komandytowe, komandytowo-akcyjne, spółki akcyjne i spółki z o.o. bez względu na wysokość ich przychodów,
• firmy, które osiągnęły lub przekroczyły 2 mln euro, czyli prawie 10 mln zł przychodu w skali roku.

Ustawa określa zasady przeliczania tego limitu na złote polskie według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego.

Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wymagana jest biegła znajomość zasad rachunkowości oraz przepisów z zakresu podatków. Stąd też m.in. pełna księgowość najczęściej prowadzona jest przez księgowych własnych bądź z biura rachunkowego, z którego usług korzystamy.

Profesjonalista zna przepisy i wie, jak odnaleźć się w gąszczu ustaw i rozporządzeń. W zamian za miesięczną opłatę, zewnętrzna firma przejmuje na siebie obowiązek prowadzenia całości ksiąg rachunkowych, zdejmując z właścicieli firmy konieczność utrzymania własnego działu księgowości. Wiąże się to również z odpowiedzialnością za ewentualne nieprawidłowości, które mogą wyniknąć nie ze złej woli przedsiębiorcy, a ze zwykłego braku znajomości przepisów.

Modele biznesowe a sposób prowadzenia księgowości – co musisz wiedzieć?

Wyróżniamy trzy główne modele prowadzenia księgowości:

• samodzielnie – sprawdza się w JDG. Możesz to robić bez niczyjej pomocy albo – jeśli wystawiasz większą liczbę faktur - zatrudnić pracownika administracyjno-biurowym, by cała obsługa księgowa pozostała wewnątrz firmy;
• hybrydowo – to wariant pośredni, w którym jako przedsiębiorca korzystasz z usług biura rachunkowego, ale jednocześnie osobiście lub za pośrednictwem jednego z pracowników konsultujesz z firmą wszystkie decyzje finansowo-podatkowe;
• zewnętrznie (outsourcing usług księgowych) – wówczas dużą część dokumentacji (za wyjątkiem m.in. dokumentów magazynowych, kasowych lub faktur) sporządza firma świadcząca takie usługi. Twoim zadaniem będzie przekazywanie wymaganych informacji i dokumentów, dopełnianie wskazanych formalności, oraz oczywiście uiszczanie miesięcznych opłat.

Każdy z tych modeli ma swoje plusy i minusy. Przykładowo zatrudnienie księgowego w jednoosobowej działalności może być bardzo kosztowne. Podobnie zresztą jak korzystanie z outsourcingu. W małych firmach najlepiej sprawdzi się e-księgowość, ewentualnie model hybrydowy, w którym zawsze można liczyć na pomoc biura, gdy musimy przygotować dokumentację czy po prostu potrzebujemy osoby, która przejmie część naszych obowiązków.

Inny przykład to działalność sezonowa. Jeśli sprzedaż czy wynajem produktów prowadzisz tylko latem, np. wynajmujesz łodzie, kajaki, rowerki wodne itp., to po sezonie zawieszasz firmę. W takiej sytuacji przez większą część roku księgowość nie będzie Ci potrzebna.

Najważniejsze obowiązki, o których należy pamiętać prowadząc księgowość

Zakres obowiązków księgowych jest dość szeroki. To między innymi:

• prowadzenie KPiR, ewidencji przychodu lub ksiąg rachunkowych,
• wypełnianie i składanie deklaracji podatkowych,
• rozliczanie podatku VAT,
• wystawianie i księgowanie faktur VAT,
• ewidencjonowanie różnego rodzaju dokumentów księgowych,
• rozliczanie różnego typu dotacji (unijne, PARP).

Poza tym sprawdź, czy musisz się zarejestrować jako podatnik VAT, albo czy przysługuje Ci np. zwolnienie przedmiotowe. Pamiętaj też, że handel niektórymi produktami (na przykład alkoholem) wymaga uzyskania koncesji.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą musisz ustalić składki dla ZUS. Po spełnieniu określonych warunków, możesz skorzystać z wielu ulg na start (m.in. opłacanie tylko składek zdrowotnych przez 6 miesięcy, Mały ZUS i Mały ZUS Plus), jednak niższy wymiar składek przełoży się też na wysokość Twojego świadczenia emerytalnego. Zastanów się, czy nie lepiej będzie opłacać pełnego wymiaru ubezpieczenia społecznego.

Jak prawidłowo prowadzić księgowość?

Właściwe prowadzenie księgowości, to nie tylko wybór odpowiedniej formy prawnej, ale i:

• terminowe przygotowanie przelewów,
• wypełnianie plików JPK_VAT (Jednolity Plik Kontrolny VAT) – przez podatników VAT,
• przechowywanie wszystkich dokumentów księgowych przez ustawowo określony czas,
• rzetelne i terminowe sporządzanie dokumentów, sprawozdań i deklaracji,
• dbanie o formalny i merytoryczny obieg dokumentów;
• ewidencjonowanie dokumentów zgodnie z przepisami.

Sporo zmienił tu na przykład Polski Ład. Wiesz, do kiedy musisz opłacić ZUS, a do kiedy podatki? Jeśli nie - prawdopodobnie potrzebujesz pomocy specjalistów! Pamiętaj, aby ta osoba miała stosowne kwalifikacje.

Polski system podatkowy uchodzi za jeden z najbardziej skomplikowanych w całej Europie. W rankingu International Tax Competitiveness Index za 2021 rok¹, na 37 państw, zajęliśmy niechlubne – 36. miejsce. Oznacza to, że o przypadkowe potknięcie, które może skutkować przykrymi konsekwencjami karno-skarbowymi, jest bardzo łatwo. To kolejna przesłanka, by zlecić prowadzenie księgowości zawodowcom. Jeśli wybierzesz zaufanego partnera w biznesie, zyskasz sporo czasu, który możesz przeznaczyć na rozwijanie swojej firmy!

 

¹ https://taxfoundation.org/research/all/global/2021-international-tax-competitiveness-index/

Źródło zdjęcia: https://unsplash.com/photos/xoU52jUVUXA