Jak prowadzić księgowość — poznaj różne modele

Prowadzenie księgowości w firmie możesz realizować na trzy sposoby: samodzielnie (np. przez aplikacje księgowe i programy do księgowości online), hybrydowo (ze wsparciem biura) lub poprzez outsourcing. Wybór zależy od formy prawnej firmy, skali działalności i Twoich możliwości finansowych. O czym musisz wiedzieć przed podjęciem decyzji?

Księgowość w firmie – podstawowe informacje

Jeśli zakładasz firmę, musisz podjąć szereg decyzji. Jedną z nich jest wybór formy rozliczeń z fiskusem. Od 2023 roku każdy, nawet najmniejszy podmiot gospodarczy zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji operacji dokonywanych w swojej firmie – oznacza to, że nawet działalność nierejestrowana wymaga prowadzenia podstawowej dokumentacji.

Jak można wywnioskować już z samych nazw, księgowość uproszczona jest mniej skomplikowaną wersją – zwykle prowadzi się ją dla niewielkich podmiotów. Jest nie tylko prostsza, ale również tańsza – jeśli czujesz się na siłach, by samodzielnie prowadzić finanse firmy, nie musisz nawet korzystać z usług profesjonalnego biura rachunkowego.

Powszechny dostęp do internetu spowodował, że rozwinęła się również tzw. e-księgowość, która umożliwia drobnym przedsiębiorcom samodzielne rozliczanie podatków z domu, bez wizyt w biurze rachunkowym – przykładem świetnego rozwiązania, które z pewnością spełni Twoje oczekiwania, jest ING Księgowość.

Narzędzia i aplikacje do e-księgowości - przegląd rozwiązań

Na polskim rynku dostępnych jest wiele narzędzi do samodzielnego prowadzenia księgowości online. Najpopularniejsze aplikacje księgowe oferują darmowy okres testowy (zazwyczaj 14–30 dni) oraz różne pakiety cenowe dostosowane do wielkości firmy. 

Podstawowe funkcje zazwyczaj obejmują wystawianie faktur, prowadzenie KPiR, rozliczanie VAT oraz generowanie deklaracji podatkowych. Ceny za pełną wersję narzędzi zaczynają się od ok. 50 zł netto miesięcznie.

E-księgowość sprawdza się najlepiej w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych z niewielką liczbą dokumentów (50–100 faktur miesięcznie), firm świadczących usługi niematerialne (IT, konsulting, marketing), działalności sezonowych oraz przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem. Pamiętaj, że większość programów do księgowości online integruje się z systemami bankowymi, co znacznie przyspiesza księgowanie wpłat i rozliczeń.

Kto może prowadzić księgowość na uproszczonych zasadach?

Z uproszczonej księgowości mogą korzystać: 

• osoby fizyczne, 
• spółki cywilne, 
• spółki jawne oraz partnerskie osób fizycznych, pod warunkiem, że nie przekroczyły kwoty 2,5 mln euro przychodów netto ze sprzedaży produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy. 

W 2026 roku limit ten wynosi 10 646 500 zł (przy kursie euro z października 2025 r.: 4,2586 zł).

Czym jest KPiR i kiedy należy ją prowadzić?

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to podstawowa forma ewidencji podatkowej w uproszczonej księgowości. Obejmuje ewidencjonowanie wszystkich przychodów firmy, kosztów uzyskania przychodów, zakupów i wydatków związanych z działalnością. Jej prowadzenie jest obowiązkowe dla firm rozliczających się według skali podatkowej lub podatku liniowego (nie dotyczy ryczałtu).

W KPiR ewidencjonuje się między innymi: 

• przychody, 
• koszty zakupu towarów handlowych i materiałów, 
• koszty uboczne zakupu, 
• wynagrodzenia pracowników, 
• koszty reprezentacji i reklamy, 
• wydatki na cele inwestycyjne. 

KPiR należy prowadzić elektronicznie przy użyciu programu komputerowego umożliwiającego generowanie plików JPK. Nie ma obowiązku jej drukowania ani legalizowania w urzędzie – zamiast tego należy regularnie przesyłać ustrukturyzowane dane (JPK_PIT) do Szefa KAS przez bramkę ministerialną, zgodnie z obowiązującymi terminami (miesięcznie lub kwartalnie).

Kto ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?

W gronie firm, które muszą prowadzić pełną księgowość, ustawodawca umieścił:

• wszystkie spółki kapitałowe m.in. spółki komandytowe, komandytowo-akcyjne, spółki akcyjne i spółki z o.o. bez względu na wysokość ich przychodów,
• firmy, które osiągnęły lub przekroczyły 2,5 mln euro, czyli 10 646 500 zł (w 2026 roku) przychodu w skali roku (według kursu z października 2025).

Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wymagana jest biegła znajomość zasad rachunkowości oraz przepisów z zakresu podatków. Stąd też pełną księgowość objętych tym obowiązkiem firm najczęściej prowadzą księgowi bądź biura rachunkowe.

Profesjonalista zna przepisy i wie, jak odnaleźć się w różnego rodzaju ustawach i rozporządzeniach. W zamian za miesięczną opłatę podmiot zewnętrzny przejmuje na siebie obowiązek prowadzenia całości ksiąg rachunkowych, zdejmując z właścicieli firmy konieczność utrzymania własnego działu księgowości. Wiąże się to również z odpowiedzialnością za ewentualne nieprawidłowości, które mogą wyniknąć nie ze złej woli przedsiębiorcy, a ze zwykłego braku znajomości przepisów.

Modele prowadzenia księgowości w firmie – porównanie i wskazówki

Ile kosztuje prowadzenie księgowości w różnych modelach?

Koszty obsługi księgowej znacząco różnią się w zależności od wybranego modelu i wielkości firmy. Można jednak przyjąć, że kształtują się następująco:

• E-księgowość (samodzielnie): 20–250 zł netto miesięcznie za dostęp do aplikacji. Dodatkowe koszty to ewentualne szkolenia (200–500 zł) i konsultacje księgowe (150–450 zł/godz.). To najtańsza opcja dla JDG z niewielką liczbą dokumentów.
• Biuro rachunkowe – JDG: 250–600 zł netto miesięcznie przy ryczałcie, 350–900 zł przy KPiR. Cena zależy od liczby dokumentów, zatrudnienia pracowników i formy opodatkowania.
• Biuro rachunkowe – dla spółki: 1500–6000 zł netto miesięcznie za pełną księgowość. Większe spółki mogą płacić nawet 15 000 zł miesięcznie.
• Zatrudnienie księgowego: 7000–12000 zł brutto miesięcznie plus koszty pracodawcy (ZUS, urlopy, sprzęt). To opcja opłacalna głównie dla firm z dużą liczbą operacji.

Pamiętaj, że koszty usług księgowych stanowią koszt uzyskania przychodów, co oznacza, że zmniejszają podstawę opodatkowania. Przy wyborze modelu należy uwzględnić nie tylko cenę, ale też zakres usług, odpowiedzialność za błędy oraz dostępność konsultacji.

Każdy z tych modeli ma swoje plusy i minusy. Przykładowo zatrudnienie księgowego w jednoosobowej działalności może być bardzo kosztowne. Podobnie zresztą jak korzystanie z outsourcingu. W małych firmach najlepiej sprawdzi się e-księgowość, ewentualnie model hybrydowy, w którym zawsze można liczyć na pomoc biura, gdy musimy przygotować dokumentację czy po prostu potrzebujemy osoby, która przejmie część naszych obowiązków. 

Jeśli sprzedaż czy wynajem produktów prowadzisz sezonowo, np. latem wynajmujesz łodzie, kajaki, rowerki wodne itp. albo zimą sprzedajesz ręcznie robione ozdoby świąteczne, to po sezonie zawieszasz firmę. W takiej sytuacji przez większą część roku księgowość nie będzie Ci potrzebna.

Prowadzenie księgowości – najważniejsze obowiązki

Zakres obowiązków księgowych jest dość szeroki i różny w zależności od formy prowadzonej księgowości. To między innymi:

• prowadzenie KPiR, ewidencji przychodu lub ksiąg rachunkowych,
• wypełnianie i składanie deklaracji podatkowych,
• rozliczanie podatku VAT,
• wystawianie i księgowanie faktur VAT,
• ewidencjonowanie różnego rodzaju dokumentów księgowych,
• rozliczanie różnego typu dotacji (unijne, PARP),
• archiwizacja dokumentów księgowych zgodnie z wymogami prawnymi.

Poza tym sprawdź, czy musisz się zarejestrować jako podatnik VAT albo czy przysługuje Ci np. zwolnienie przedmiotowe. Pamiętaj też, że handel niektórymi produktami (na przykład alkoholem) wymaga uzyskania koncesji.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, masz wiele obowiązków i musisz m.in. ustalić składki dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zwróć uwagę, że po spełnieniu określonych warunków możesz skorzystać z wielu ulg. W 2026 roku dostępne są:

• Ulga na start: 6 miesięcy opłacania tylko składki zdrowotnej (bez składek społecznych),
• Mały ZUS: 24 miesiące obniżonej podstawy wymiaru (30% minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2026 r. 1 441,80 zł),
• Mały ZUS Plus: do 36 miesięcy obniżonej podstawy zależnej od przychodu (po spełnieniu warunków m.in. limit przychodu 120 000 zł rocznie).

Pamiętaj jednak, że niższy wymiar składek przełoży się na wysokość Twojego świadczenia emerytalnego.

Jak prawidłowo prowadzić księgowość?

Właściwe prowadzenie księgowości wymaga również:

• terminowego przygotowania przelewów,
• wypełniania plików JPK_VAT (Jednolity Plik Kontrolny VAT) - przez podatników VAT,
• przechowywania wszystkich dokumentów księgowych przez ustawowo określony czas,
• rzetelnego i terminowego sporządzania dokumentów, sprawozdań i deklaracji,
• dbania o formalny i merytoryczny obieg dokumentów,
• ewidencjonowania dokumentów zgodnie z przepisami.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów księgowych – wymagania prawne

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przykładowo, dokumenty za 2025 rok należy przechowywać do końca 2031 roku. Obowiązek ten dotyczy zarówno dokumentacji podatkowej, jak i dokumentów ZUS.

Do archiwizacji dokumentów księgowych zobowiązane są wszystkie podmioty gospodarcze. Dokumenty można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym coraz więcej firm wybiera digitalizację. Niezależnie od sposobu ich gromadzenia ważne jest zapewnienie integralności i czytelności dokumentów przez cały okres przechowywania. 

Zwróć uwagę na to, że dokumenty pracownicze (akta osobowe) od 2019 roku należy przechowywać przez 10 lat od ustania stosunku pracy, a dla wcześniejszych zatrudnień to nawet 50 lat.

Nieprzechowywanie dokumentów księgowych lub ich zniszczenie przed upływem terminu mogą skutkować karą grzywny, a w przypadku kontroli skarbowej – dodatkowymi sankcjami oraz grzywnami. Urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę dokumentów z okresu 5 lat, dlatego właściwa archiwizacja jest kluczowa dla bezpieczeństwa prawnego firmy.

Konsekwencje błędów w prowadzeniu księgowości

Błędy w księgowości mogą mieć poważne konsekwencje finansowe i prawne. Nieprawidłowości wykryte podczas kontroli skarbowej mogą skutkować nałożeniem kar w wysokości od 10% do 75% zaniżonego podatku, a w skrajnych przypadkach nawet odpowiedzialnością karną lub skarbową. 

Najczęstsze kary to:

• kary za nieterminowe złożenie deklaracji: od 480,60 zł do 24 030 zł (od 1/10 do 5-krotności minimalnego wynagrodzenia)¹,
• odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych: stawka jest zmienna i zależy od stóp procentowych NBP²,
• sankcje za brak prowadzenia ksiąg: dochód może być oszacowany przez urząd, a stawka podatku wyniesie 75%³,
• kary za błędy w JPK_VAT: administracyjna kara pieniężna wynosi 500 zł za każdy błąd uniemożliwiający weryfikację, natomiast kara z Kodeksu Karnego Skarbowego (KKS) za przestępstwo fakturowe może wynieść nawet do 720 stawek dziennych, czyli teoretycznie ponad 46 mln zł (maksymalna stawka w 2026 r.)⁴.
  Wysokie kary KKS dotyczą wyłącznie poważnych przestępstw skarbowych, a nie typowych błędów księgowych

FAQ – najczęściej zadawane pytania 

Czy mogę samodzielnie prowadzić księgowość, jeśli nie mam doświadczenia?
Tak, szczególnie przy uproszczonej księgowości. Warto jednak skorzystać z gotowych narzędzi do e-księgowości lub przynajmniej okresowych konsultacji z księgowym. Większość aplikacji oferuje wsparcie techniczne i podpowiedzi przy wypełnianiu dokumentów.

Ile lat trzeba przechowywać dokumenty księgowe?
Standardowo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumenty za 2025 rok przechowujesz więc do końca 2031 roku. Dokumenty pracownicze mają inne terminy – nawet do 50 lat dla zatrudnień sprzed 2019 roku.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez początkujących przedsiębiorców w księgowości?
Najczęstsze błędy to: nieterminowe składanie deklaracji i płatności, błędne księgowanie dokumentów (np. mylenie kosztów prywatnych z firmowymi), nieprawidłowy wybór formy opodatkowania, brak archiwizacji dokumentów oraz nieznajomość aktualnych limitów i stawek podatkowych.

Czy koszty obsługi księgowej można wliczyć w koszty firmy?
Tak, wszystkie wydatki na prowadzenie księgowości (opłaty za biuro rachunkowe, zakup programu księgowego, szkolenia) stanowią koszty uzyskania przychodów. Oznacza to, że zmniejszają podstawę opodatkowania, co realnie obniża podatek do zapłaty.

Czy każda firma musi rejestrować się jako podatnik VAT?
Nie, rejestracja VAT jest obowiązkowa po przekroczeniu 200 000 zł obrotu w poprzednim roku podatkowym (w 2025). Limit zwolnienia na 2026 rok wynosi 240 000 zł. Można też zarejestrować się dobrowolnie wcześniej. Niektóre branże są objęte zwolnieniem przedmiotowym (np. usługi medyczne, edukacyjne).
Nie wszystkie firmy mogą skorzystać ze zwolnienia. Niektóre branże i czynności z mocy prawa wymagają rejestracji jako podatnik VAT czynny m.in. usługi prawnicze czy doradcze.

¹ Art. 48 § 1 i 2 Kodeksu karnego skarbowego (KKS). Zazwyczaj kary za nieterminowe złożenie deklaracji są nakładane w drodze mandatu karnego w wysokości od 1/10 do 5-krotności minimalnego wynagrodzenia. Jeśli jednak sprawa trafi do sądu (np. w przypadku odmowy przyjęcia mandatu), grzywna może wynieść nawet do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia.

²   Art. 56 § 1 Ordynacji podatkowej

³  Art. 25e Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT)

⁴ Art. 109 ust. 3h Ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) oraz Art. 62 § 2 w zw. z art. 23 § 1 i 3 Kodeksu karnego skarbowego