Wdrożenie KSeF – krok po kroku

KSeF, a więc Krajowy System e-Faktur, który już niedługo ma stać się obowiązkowy dla wszystkich polskich przedsiębiorców, to prawdziwy przełom w podejściu do fakturowania. Dowiedz się dlaczego i sprawdź, w jaki sposób możesz wdrożyć KSeF w swojej firmie!

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur, skrótowo określany jako KSeF, to nowy system teleinformatyczny pozwalający wystawiać i odbierać ustrukturyzowane faktury. To polski krok w stronę digitalizacji usprawniającej obieg dokumentów i ułatwiającej weryfikację ich poprawności. Przesunięcie terminu wdrożenia KSeF następowało już kilkukrotnie. Według obecnych założeń KSeF ma stać się obowiązkowym systemem dla wszystkich polskich przedsiębiorców w 2026 r.

Jak wdrożyć KSeF w swojej firmie i ile kosztuje wdrożenie KSeF?

Wdrożenie elektronicznego, ustrukturyzowanego fakturowania oznacza konieczność dostosowania procedur księgowych oraz systemów, które obecnie funkcjonują w Twojej firmie. Choć stopień skomplikowania tego procesu i czas jego trwania będą zależeć od tego, jak duża jest Twoja firma i z jak wielu rozwiązań finansowo-księgowych korzystasz, pewne wskazówki podane w formie opisanych poniżej kroków są uniwersalne.

Krok 1: Zapoznanie z przepisami i szkolenie z wdrożenia KSeF

KSeF to dla wielu firm prawdziwa rewolucja. Warto więc dobrze się do niej przygotować, w tym w szczególności zapoznając się z przepisami, które dotyczą tego rozwiązania oraz z opublikowanymi wytycznymi Ministerstwa Finansów. Jeżeli zatrudniasz pracowników, to nie zapomnij, że prawidłowe wdrożenie KSeF w firmie nie może się odbyć bez ich zaznajomienia z planowanymi zmianami. Wdrożenie KSeF bez szkolenia po prostu nie jest możliwe.

Ministerstwo Finansów przygotowało szeroko zakrojony program wsparcia dla przedsiębiorców w procesie wdrażania KSeF. W drugiej połowie 2024 roku w urzędach skarbowych rozpoczęły się praktyczne szkolenia dla przedsiębiorców – stacjonarne i online. Pracownicy Krajowej Administracji Skarbowej szczegółowo omawiają na nich główne założenia i funkcje KSeF, w tym zakres obowiązkowego e-fakturowania, zasady generowania kodów QR oraz metody uzyskania dostępu do e-faktur.

Ponadto w najbliższym czasie ma być uruchomiono specjalna infolinia Krajowej Informacji Skarbowej, która będzie oferować wsparcie merytoryczne w zakresie przepisów oraz pomoc techniczną. Przedsiębiorcy będą mogli umawiać się na indywidualne konsultacje w urzędach skarbowych, podczas których otrzymają szczegółowe informacje związane z wdrożeniem KSeF i obsługą bezpłatnych narzędzi. Na stronie podatki.gov.pl publikowane są też odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Ministerstwo Finansów planuje kontynuować działania informacyjno-edukacyjne przez cały okres przejściowy, dlatego śledź nowe inicjatywy.

Krok 2: Analiza firmowych systemów i procesów oraz wymagań technicznych

Omówiliśmy, czym jest KSeF, teraz czas na weryfikację. Sprawdź, czy obecny sposób wystawiania i archiwizowania faktur (np. w ramach programu finansowo-księgowego) jest zgodny z wymogami KSeF i czy umożliwia wystawianie ustrukturyzowanych faktur. Przeanalizuj także procesy związane z obiegiem faktur w Twojej firmie.

System działa na systemie operacyjnym Microsoft Windows 7 SP1 lub nowszym (zarówno w wersji 32, jak i 64-bitowej).

Do korzystania z KSeF niezbędna jest również aktualna przeglądarka internetowa: 

• Mozilla Firefox (minimum wersja 115 ESR) lub
• Google Chrome (minimum wersja 109), lub
• Microsoft Edge (minimum wersja 109), lub
• Opera (minimum wersja 95).

Ministerstwo Finansów udostępnia kilka sposobów integracji z systemem. Podstawowym narzędziem jest webowa Aplikacja Podatnika KSeF, dostępna przez przeglądarkę internetową. Dla firm wymagających automatyzacji procesów dostępne jest REST API, umożliwiające bezpośrednią integrację systemową. Dodatkowo udostępniona została Aplikacja Mobilna KSeF, którą można pobrać ze sklepów Google Play oraz App Store. Dla programistów przygotowano biblioteki w językach PHP i Java, ułatwiające implementację komunikacji z systemem.

Krok 3: Poszukiwanie alternatyw

Jeżeli przyjmowane przez Ciebie rozwiązania nie pozwalają na wdrożenie systemu KSeF, warto pomyśleć o ich zmianie lub dostosowaniu. Przed wyborem nowego dostawcy oprogramowania upewnij się jednak, że wspiera on nowe wymagania i umożliwia integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. W tym miejscu warto też dowiedzieć się o procedurach w razie awarii lub czasowych niedostępności systemu KSeF.

Krok 4: Ustalenia z kontrahentami

Jeszcze przed wdrożeniem KSeF w Twojej firmie koniecznie porozmawiaj o tym ze swoimi kontrahentami. W szczególności ustal, w jaki sposób po wdrożeniu systemu faktur ustrukturyzowanych będą przekazywane dane, które nie znajdą się na nowych rachunkach. Dotyczy to dodatkowej dokumentacji, której w systemie KSeF nie będzie można dołączyć w formie załączników do faktur ustrukturyzowanych, czyli np. WZ, protokołów odbioru, podpisanych umów. Jeśli jest taka potrzeba, możesz ustalić z kontrahentami, że tego typu dokumentacja będzie udostępniana np. poprzez umieszczenie w treści faktury linku lub przekazywana poza systemem.

Krok 5: Rejestracja w KSeF, uzyskanie uprawnień i zarządzanie nimi

Do korzystania z KSeF konieczna jest prawidłowa rejestracja w systemie i uzyskanie odpowiednich uprawnień. Zrób więc to, aby móc przejść do kolejnych etapów wdrożeniowych. Jeżeli zatrudniasz pracowników (lub korzystasz z usług zewnętrznego biura rachunkowego), musisz nadać wybranym osobom niezbędne uprawnienia.

Krok 6: Przeprowadzenie testów

Do obowiązkowego terminu wdrożenia KSeF zostało jeszcze trochę czasu. Warto jednak poświęcić chwilę na przetestowanie tego rozwiązania w wersji fakultatywnej. Już dziś możesz to zrobić zupełnie za darmo, a udział w testach nie wymaga oficjalnego zgłoszenia. Ministerstwo Finansów przygotowało kompleksowe rozwiązania testowe w trzech środowiskach: 

• podstawowym, 
• przedprodukcyjnym (Demo),
• produkcyjnym. 

Każde z nich służy innym celom i ma odmienne wymagania dotyczące dostępu. Środowisko podstawowe zostało zaprojektowane jako najprostsza forma zapoznania się z systemem KSeF 2.0 i umożliwia symulację procesu uwierzytelnienia oraz wstępne testowanie podstawowych funkcji systemu, w tym nowej struktury FA(3). Do korzystania z niego wystarczy podać NIP firmy – nie ma konieczności dodatkowego uwierzytelniania. 

Środowisko przedprodukcyjne (Demo) jest bardziej zaawansowane i wymaga podania danych uwierzytelniających. Dostęp jest poprzez profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany, a jego działanie odzwierciedla dokładnie funkcjonowanie systemu produkcyjnego, który zostanie uruchomiony w 2026 roku.

W ramach środowiska testowego można sprawdzić kluczowe funkcje systemu, takie jak: 
wystawianie i odbieranie e-faktur zgodnych z nową strukturą FA(3), 

• zarządzanie uprawnieniami, 
• generowanie dokumentów w formacie .pdf,
• mechanizm wykrywania duplikatów faktur,
• możliwość dodawania załączników do faktur.

Pamiętaj, że jeśli zdecydujesz się na testy, masz obowiązek używać wyłącznie zanonimizowanych danych. Faktury wystawione w podstawowym środowisku testowym nie mają żadnych skutków prawnych i są automatycznie usuwane po określonym czasie.