Witam Państwa serdecznie, nazywam się Konrad Dura, jestem menedżerem w zespole podatkowym Crido. Dzisiaj będę miał przyjemność opowiedzieć Państwu o KSeF. Z uwagi na to, że KSeF jest tematem dosyć obszernym dzisiaj będę miał szansę jedynie pokrótce Państwu przedstawić, z czym wiąże się problematyka dotycząca Krajowego Systemu e-Faktur i jaki to będzie miało wpływ na przedsiębiorców i co szczególnie młodzi, nowi przedsiębiorcy powinni wiedzieć o KSeF.
KSeF – co to i od kiedy obowiązuje
Otóż Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym, który będzie wprowadzony przez szefa KAS, przez nasze Ministerstwo Finansów (MF), i ma służyć co do zasady do wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur elektronicznych. Od 2024 r., konkretnie od 1 lipca 2024 r., nie będzie innej możliwości wystawiania i wysyłania faktur niż przez KSeF. Oczywiście dotyczy to wyłącznie faktur, które będą wystawiane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Będą to faktury B2B i to będą faktury krajowe B2B. Ten KSeF będzie taką platformą wymiany, na KSeF będziemy przesyłać fakturę. Ona tam w KSeF będzie przechowywana. Będzie również oznaczana odpowiednio numerem identyfikacyjnym nadawanym przez system, ten krajowy. I następnie po poprawnym załadowaniu tej faktury na system teleinformatyczny MF-u, nasz odbiorca, czyli podmiot, na rzecz którego wystawiliśmy tę fakturę, będzie miał możliwość ją pobrać. W drugą stronę również to będzie działało, ponieważ KSeF pozwoli nam pobierać dane, pobierać faktury w formie ustrukturyzowanej, które następnie będziemy mogli pobrać przez nasz program księgowy i od razu je również zaksięgować.
Poza taką formą, takim narzędziem, które ma służyć wymianie tych faktur, czyli wysyłaniu, odbieraniu faktur, ich archiwizowaniu, KseF będzie miał jeszcze jedną funkcję, mianowicie będzie to narzędzie, które pozwoli organom podatkowym w sposób uproszczony, ułatwiony dokonywać analiz i kontroli prawidłowości danych. To narzędzie pozwoli organom podatkowym prowadzić w sposób szybszy, sprawniejszy kontrole finansowe czy postępowania podatkowe. Pozwoli też reagować na bieżąco, ponieważ faktury w ramach KSeF będziemy wysyłali na bieżąco.
Dotychczas organy podatkowe miały możliwość przeglądania faktur dopiero wtedy, kiedy zamieściliśmy, wysłaliśmy, złożyliśmy deklarację JPK, wtedy organ zyskiwał możliwość sprawdzenia poprawności tych danych, zestawienia ich z danymi zamieszczonymi przez inne podmioty. Ale to było raz miesiącu. Mieliśmy ten miesiąc na ewentualne poprawy, korekty, natomiast w przypadku wprowadzenia KSeF będzie to się działo na bieżąco. Będziemy na bieżąco wysyłać te faktury do KSeF. Organ będzie na bieżąco miał możliwość ich weryfikowania.
Wdrożenie KSeF to duże przedsięwzięcie zarówno po stronie przedsiębiorców, jak i po stronie organów podatkowych, MF-u. Prace nad KSeF trwają juz od dłuższego czasu.
Od 2021 r. uruchomiono fakultatywne stosowanie KSeF. Ministerstwo wprowadziło taki program pilotażowy po to, żeby przedsiębiorcy mogli się zaznajomić z funkcjonowaniem tego KSeF-u, żeby mogli w środowiskach testowych sprawdzić, jak przebiega to wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej, wysłanie ich do KSeF-u i odbieranie. Niewiele podmiotów z tego skorzystało. Niewiele podmiotów też chciało fakultatywnie wdrożyć KSeF i go już stosować w codziennym funkcjonowaniu. Prace nad KSeF też wielokrotnie były przerywane. Organy konsultowały się z podatnikami, żeby uzyskać w miarę przyjazne narzędzie. Nie zawsze te wnioski i uwagi podatników były wysłuchane, aczkolwiek na ten moment już planowane jest uchwalenie tej ustawy, ona już została zatwierdzona przez rząd, została przekazana do Sejmu. Sejm już przegłosował poprawki dotyczące KSeF. W większości to były poprawki techniczne. Obecnie ustawa jest w Senacie.
Ważne terminy
Prawdopodobnie w III kwartale 2023 r. zostanie opublikowana w Dzienniku Ustaw, podpisana przez prezydenta. A to oznacza, że szanse na wejście KSeF już są bardzo, bardzo duże.
Wielu przedsiębiorców powątpiewało, czy w ogóle dojdzie do podpisania tej ustawy, czy w ogóle MF, partia rządząca, organy podatkowe dopracują to narzędzie na tyle, aby można było je wdrożyć w zakładanym terminie. Termin ten został przesunięty na 1 stycznia 2024 r.
Przesunięto ten termin o pół roku i technicznie KSeF będzie już obowiązywał od 1 lipca 2024 r. Organy dają nam szansę jeszcze na dostosowanie się, pozwalają nam popełnić błędy przez jakiś czas bezkarnie. Mianowicie o kolejne pół roku odroczono obowiązywanie kar, tak że pierwsze kary za nieprawidłowe stosowanie KSeF bądź niestosowanie będą się pojawiać dopiero od 1 stycznia 2025 r.
Ale to nie znaczy, że mu mamy pół roku więcej na wdrożenie KSeF. Musimy stosować KSeF już od 1 lipca 2024 r., a jego stosowanie wpłynie istotnie na dotychczasowy sposób działania. Proszę Państwa, od 1 lipca 2024 r. faktura będzie mogła być wystawiona tylko przy użyciu KSeF.
Faktura ustrukturyzowana – jak działa proces
- KSeF nada numer identyfikujący tej fakturze w systemie teleinformatycznym. Ale proszę zauważyć, że tak naprawdę faktura będzie wystawiana w Waszych programach księgowych. Ten program księgowy będzie połączony z platformą teleinformatyczną KSeF i pozwoli nam to na przesłanie z naszego programu księgowego do KSef faktury.
- Następnie, jeśli ta faktura zostanie poprawnie wystawiona, przejdzie walidację formalną, zostanie nadany jej numer indywidualny, numer w systemie KSeF. Dopiero wtedy ta faktura będzie uznana za wystawioną. To, że my ją wystawimy dzień, dwa, trzy wcześniej w systemie księgowym, to nie oznacza, że ta faktura została wystawiona i wprowadzona do obrotu.
To jest zasadnicza różnica, bo obecnie wystarczy, że wystawimy tę fakturę i wyślemy ją mailem, i już mamy kwestię z głowy. Natomiast jak będziemy mieli obowiązujący KSeF, to będziemy musieli wysłać tę fakturę do naszego kontrahenta nie mailem, nie papierowo, nie wręczyć mu ją na spotkaniu, tylko jedyną słuszną i prawidłową drogą wystawienia faktury na rzecz podmiorów krajowych, na rzecz przedsiębiorców krajowych będzie wysłanie jej za pośrednictwem KSeF. I w drugą stronę też tak to będzie działać. To znaczy Państwo będziecie mieli możliwość odbioru faktury wysłanej przez Waszego kontrahenta, ale też nie indywidualnie, tylko pobrania jej z tej platformy teleinformatycznej KSeF.
Faktury nie będą miały takiej formy wizualnej. Będą to faktury w formacie XML, a zatem będzie to ciąg znaków. Nasze programy księgowe pozwolą nam odczytać ten ciąg znaków, więc będziemy mogli też sobie to zwizualizować. Będziemy mogli również wysłać taką wizualizację faktury wystawionej w KSeF do naszego kontrahenta, tak żeby on wiedział, że to już jest zamieszczone na systemie. Ale taka wizualizacja będzie musiała być opatrzona numerem KSeF i odpowiednim kodem QR, który pozwoli nam tę fakturę zidentyfikować, powiązać automatycznie z tą fakturą, która znajduje się w systemie KSeF.
Z fakturowaniem z wykorzystaniem KSeF wiąże się też szereg innych obowiązków. Państwo będą musieli dostosować treść Waszych faktur, bo niejednokrotnie one nie będą odpowiadały – nie będą zgodne ze schemą – do wymogów wskazanych w przepisach. Faktury ustrukturyzowane, czyli takie faktury elektroniczne, które będą wysłane przez KSeF, zawierają elementy obligatoryjne, opcjonalne i fakultatywne. I teraz, żeby Państwo mieli możliwość wystawiania w sposób prawidłowy tych faktur KSeF, muszą Państwo szczegółowo przeanalizować wszystkie pozycje, które znajdują się na fakturze pod kątem, czy są one wystarczające do wystawienia faktury. Czy mają Państwo pozycje, które w schemie się nie znajdują w tym zakresie obligatoryjnym, będą musieli Państwo zastanowić się, gdzie ewentualnie ważne informacje z perspektywy przedsiębiorcy na takiej fakturze umieścić. Tutaj warto jest zapoznać się ze schemą, zapoznać się z rozwiązaniami proponowanymi przez firmy informatyczne, które będą wdrażać u Państwa to oprogramowanie, po to żeby bezpiecznie się przygotować do wdrożenia KSeF, zapoznać się z treścią schemy właśnie po to, żeby mieć pewność, że akurat nasza faktura jest wystawiona prawidłowo, bo jeżeli się okazę, że mamy błędy na tej fakturze, to wysłanie tej faktury KSeF będzie skuteczne.
KSeF odrzuci taką fakturę. A jeżeli wyślemy paczkę faktur i jedna z nich będzie błędna, to automatycznie KSeF odrzuca całą paczkę.
KSeF nie sprawdza, która z tych faktur jest błędna i gdzie ten błąd powstaje, bo technicznie zabrałoby to zbyt dużo mocy obliczeniowej. Po prostu odbija nam tę paczkę faktur. Będziemy musieli sami dojść do tego, która była błędna, sami ten błąd naprawić, wysłać ponownie. Tak że to może mieć istotny wpływ na prowadzenie działalności gospodarczej, bo po pierwsze – pojawi się problem z powstania obowiązku podatkowego, po drugie – Państwo nie będą mogli żądać od Waszego kontrahenta zapłaty.
Bo skoro zapłata będzie uzależniona od dostarczenia faktury, a Państwo tej faktury formalnie nie dostarczą, bo nie zamieścili jej Państwo w systemie KSeF, w ramach faktur KSeF, klient ni em a możliwości pobrania tej faktury, no to bieg terminu płatności nie biegnie. Więc automatycznie może to spowodować różne przesunięcia płatnicze i wywołać u Państwa pewne problemy z płynnością finansową.
KSeF a sankcje
Wspomniałem na początku, że sankcje zostały odroczone do 1 stycznia 2025 r. Nie wspomniałem przedtem, jakie to sankcje. Oczywiście tych sankcji jest trochę. Przede wszystkim sankcje wiążą się z sytuacjami, kiedy nie wystawimy faktury przy użyciu KSeF.
Takie sytuacje są niedozwolone. KSeF nakłada obowiązek wysyłania i odbierania faktur za jego pośrednictwem we wszystkich relacjach pomiędzy przedsiębiorcami krajowymi. Również niewystawienie faktury w prawidłowy sposób, tzn. w formie zgodnej z udostępnionym wzorem, czyli ze schemą fakturową, w momencie kiedy mamy awarię KSeF, będzie analizowane. Oczywiście jeżeli nie prześlemy faktury po usunięciu awarii, to jest kolejna sytuacja, w której taka kara może wystąpić.
Kara będzie nakładana w wysokości do 100% wysokości podatku VAT wskazanego na tej fakturze. A jeżeli tego podatku nie ma, to 18,7% wysokości tej należności ogółem. Technicznie rzecz biorąc, w takim przypadku mamy możliwość ukarania Państwa za każdą fakturę, którą wystawią Państwo nieprawidłowo, wyslą po terminie badź wystawią Państwo z pominięciem KSeF.
Dlaczego warto zadbać o to, żeby ten proces fakturowania w firmie czy w nowo zakładanym przedsiębiorstwie był przeanalizowany już na samym początku, abyśmy skonfrontowali możliwości naszego programu pod kątem KSeF, czy on jest kompatybilny z KSeF, czy prawidłowo zostałe zaimplementowane wszystkie pozcyje, które faktura musi posiadać, i czy nasza faktura, którą będziemy chcieli wystawić za pośrednictwem KSeF, jest też dograna do tego KSeF, na zasadzie takiej, że posiada wszystkie niezbędne infromacje. Jeżeli posida infromacje fakultatywne, to one również są odpowiednio przypisane do odpowiednich pól, bo należy pamiętać, że niektóre informacje fakultatywne w pewnhych okolicznościach mogą stac sie obligatoryjne, więc jeżeli czegoś nie uwzględnimy, a stanie się obowiązkowe – to też będziemy mieć problem z prawidłowym wystawieniem, przesłaniem faktury.
KSeF – korzyści
Ale KSeF ma też korzyści. Oragany podatkowe będą miały możlwiosć szybszego zwrotu podatku naliczonego. Obecnie takim podtsawowym termineim jest 60 dni, licząc od momentu złożenia deklaracji VAT-owskiej, które wskazujemy na obowiązek, wskazujemy nasze prawo do zwrotu nadwyżki podatku VAT. Ten termin, jeżeli będziemy stosowali KSeF, a będziemy musieli go stosować, zostanie skrócony do 40 dni.
Tu się pojawia oczywiście odwieczne pytanie, skoto urząd będzie miał możliwość zajrzenia do KSeF i na bieżąco sprawdzenia Waszych faktur, to dlaczego musi czekać 40 dni, skoro może na bieżąco weryfikować. Oczywiście dlatego, że nikt na bieżąco Państwa faktur nie będzie sprawdzał. System będzie pozwalał na wskazanie jakichś wad, nieprawidłowości. Ale to nie jest tak, że każdy urzędnik będzie siedział i sprawdzał tylko Państwa firmę. Więc przypuszczalnie stąd MF zdecydowało się skócić ten okres do 40 dni, ale to i tak już nam daje spore przyspieszenie, jeśli będziemy chcieli odzyskać ten VAT naliczony.
Kolejną kwestią korzystną to kwestia fakturowania i faktur korygujących. Przy fakturach korygujących, zmiejszających wartość będziemy je rozliczać na bieżąco w danym okresie rozliczeniowym, w którym podatnik, np. nasz kontrahent, wystawił taką fakturę, e-fakturę i nam ją przesłał. Już nie będziemy musieli ustalać faktycznego momentu zaistnienia przyczyn tej korekty czy uzgodnienia treści tej korekty, tak jak ma to miejsce do tej pory. I kolejna rzecz, raportowanie JPK_FA będzie wyłączone w zakresie, w jakim te faktury będą przesyłane w ramach KSeF.
Co warto jeszcze wiedzieć o KSeF? Proszę Państwa KSeF jako taki został wprowadzony w zakresie relacji pomiędzy przedsiębiorcami krajowymi i przedsiębiorcami a podmiotami publicznymi, czyli B2B i B2G.
Nie obejmuje on rozliczeń z osobami fizycznymi. Zatem jeżeli ktoś będzie prosił Państwa o wystawienie faktury, czyli będzie to osoba fizyczna, bo takie prawo posiada ta osoba, to tę fakturę wystawiamy w sposób tradycyjny tak, jak do tej pory. Ona musi zawierać wszystkie elementy wskazane przepisami, ale ona nie będzie wysyłana przez KSeF, nie będzie odbierana przez osobę fizyczną przez KSeF.
Kolejna kwestia to faktury w ramach transakcji międzynarodowych. Nasi kontrahenci zagraniczni nie będą mieli obowiązku rejestrowania się na KSeF. Oni mogą to zrobić, ale raczej niewielu z nich z tego prawa skorzysta. W związku z tym wysyłka i wystawienie faktur w ramach transakcji międzynarodowych nadal będzie realizowana w sposób dotychczasowy, czyli będzie to np. faktura papierowa, faktura elektroniczna, ale musi ona zawierać wszystkie elementy, które są wskazane w przepisach. O KSeF można by mówić bardzo dużo, nas ogranicza niestety czas. Dlatego dziękuję Państwu za wysłuchanie tego odcinka.
Mam nadzieję, że kwestia podatku VAT w kontekście fakturowania, rozliczania się, wysyłania faktur za pośrednictwem KSeF będzie dla Państwa odrobinę jaśniejsza.
