Co to jest faktura VAT i jak ją wystawić? Podstawowe informacje

Dla przedsiębiorcy obsługującego klientów biznesowych faktura VAT będzie jednym z najważniejszych dokumentów: potwierdza ona sprzedaż towarów lub usług na rzecz innej firmy. Może ją wystawić podmiot będący płatnikiem podatku VAT lub osoba zwolniona z podatku (z podaniem stawki i podstawy zwolnienia). Sprawdź, jak powinien wyglądać taki druk i co dokładnie musi zawierać. 

Faktura VAT a paragon – czym się różnią?

Najważniejsza różnica między fakturą VAT a paragonem jest taka, że faktura zwykle rozlicza transakcje między dwoma kontrahentami, a paragon – niebędący fakturą uproszczoną – zazwyczaj między firmą a konsumentem. Jeśli Twoimi klientami będą w większości firmy, to zapewne będziesz wystawiać faktury VAT. Jeśli z kolei produkty czy usługi sprzedajesz osobom fizycznym, i jesteś objęty obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej, to wówczas będziesz wystawiać paragony. Druga różnica polega na tym, że do wystawienia faktury VAT potrzebujesz danych klienta, a do paragonu już nie. 

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i otrzymujesz do zapłaty fakturę, to w niektórych przypadkach część należnej kwoty możesz odliczyć od podatku, który na koniec miesiąca płacisz urzędowi skarbowemu (US).

Zgodnie z informacjami z tabeli na paragonie przed jego wystawieniem można umieścić NIP kupującego. Taki paragon to tzw. faktura uproszczona, która dokumentuje sprzedaż towarów i usług, ale tylko do kwoty brutto wynoszącej 450 złotych lub 100 euro. 

Kto i kiedy może wystawić fakturę VAT?

Te kwestie reguluje Ustawa o podatku VAT. Przedsiębiorca musi odpowiednio udokumentować każdą sprzedaż – wystawić paragon lub fakturę VAT, a następnie przekazać dokument – odpowiednio w formie papierowej lub elektronicznej – nabywcy.

Co do zasady podatnicy podatku od towarów i usług muszą wystawić fakturę VAT - to właśnie na nich spoczywa obowiązek. Wyjątkiem są sytuacje, w których ma miejsce sprzedaż na rzecz osób fizycznych bez zarejestrowanej działalności gospodarczej. Ale i tutaj są wykluczenia:

1. nabywca może zażyczyć sobie jej wystawienia. Musi jednak zgłosić ten fakt w terminie 3 miesięcy od wykonania usługi, otrzymania przynajmniej części zapłaty lub dostarczenia towaru (termin liczymy od końca miesiąca);
2. wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu;
3. sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium kraju (terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

I co ważne! Są jeszcze dwie sytuacje, w których nie musisz wystawiać faktury VAT. Jeśli Twoją działalność obejmuje zwolnienie z opodatkowania w oparciu o zwolnienie przedmiotowe (podstawa art. 43 Ustawy o VAT) lub działasz podmiotowo (zwolnienie z opodatkowania VAT do 200 tys. zł). Z tym że i te wykluczenia Cię nie obowiązują, jeśli nabywca zażąda od Ciebie faktury. Wtedy działasz zgodnie z zasadami z 1 punktu opisanych wyżej wykluczeń.

Kiedy wystawić fakturę VAT?

Najlepiej w tej kwestii ustalić terminy z klientem. W przypadku faktury masz różne możliwości: możesz ją wystawić w dniu wykonania usługi, wcześniej lub później. Dokładne wytyczne znajdziesz w Ustawie o podatku VAT. Ostatnim momentem na wystawienie faktury jest 15. dzień kolejnego miesiąca, tzn. jeśli klient otrzymał towar 3. marca, do 15. kwietnia masz czas na wystawienie mu faktury VAT. Jeśli chcesz, by klient opłacił fakturę z wyprzedzeniem, możesz mu ją wysłać najwcześniej na 60 dni przed dostarczeniem towaru, czyli w tym wypadku najwcześniej 2 stycznia.  

Prawidłowa faktura VAT – o tych elementach nie możesz zapomnieć

By faktura została wystawiona prawidłowo, musisz zawrzeć w jej treści wszystkie informacje wskazane i wymagane przez ustawodawcę.  Zgodnie z ustawą o podatku VAT faktura obligatoryjnie powinna zawierać:

1. Dane porządkowe, takie jak: data wystawienia, numer faktury, data dostarczenia towaru lub wykonania usługi, a jeśli fakturę opłacono (lub ma być zapłacona) w innym dniu – to także termin zapłaty oraz numer konta, na który klient ma przesłać zapłatę za usługi czy towar;
2. Informacje o wystawiającym fakturę (sprzedawcy): podstawowe dane Twojej firmy (nazwa, adres, NIP);
3. Informacje o kupującym, czyli nabywcy (nazwa firmy, jej adres, NIP (lub inny numer identyfikacyjny);
4. Informacje o samej transakcji: 

• O jaki towar lub usługę chodzi.
• W jakiej ilości albo liczbie sztuk sprzedano przedmiot transakcji.
• Ile kosztuje jedna sztuka i jaka jest cena jednostkowa netto (bez podatków) oraz ile wynosi rachunek za całość.
• Różnego rodzaju rabaty lub upusty.
• Jaka stawka podatku VAT obowiązuje dla danej pozycji? Może towary są różnie opodatkowane – jeśli tak – musisz to wyszczególnić. 
• Jaką dokładnie kwotę klient powinien zapłacić.

Wystawianie faktury VAT – czy potrzebny będzie specjalny program?

Oprogramowanie do wystawiania faktur VAT jeszcze nie jest konieczne, ale może być bardzo przydatne. Fakturę VAT możesz stworzyć samodzielnie np. w Excelu. Musisz jednak pamiętać, że faktury należy ewidencjonować, a profesjonalne oprogramowanie znacznie to ułatwia.

Zaletą programów do wystawiania faktur jest to, że weryfikują,  czy na pewno zawierasz w dokumencie wszystkie wymagane prawem informacje. Jeśli coś pominiesz, system po prostu Ci to zasygnalizuje i wskaże pola do uzupełnienia. Poza tym możesz skorzystać z bardzo przydatnej funkcji wyszukiwania i łatwego dodawania danych kontrahenta, np. na podstawie jego NIP-u. 
Od 2024 roku obowiązkowym standardem ma być Krajowy System e-faktur (KSeF), czyli właśnie program umożliwiający wystawianie ustrukturyzowanych faktur.

Błąd na fakturze – co robić?

Błędy zdarzają się każdemu. Dlatego jeśli pomylisz się przy wystawianiu faktury, nie panikuj – można temu zaradzić. W zależności od tego, na którym etapie się zorientujesz, masz różne rozwiązania tej sytuacji:

• Jeśli źle wystawisz fakturę, ale zorientujesz się, zanim zostanie ona wysłana do klienta – po prostu możesz ją poprawić lub skasować i wystawić nową. Ważne jest to, żeby nie trafiła do obiegu, tzn. ani Twoja firma, ani firma klienta, nie wprowadziła jej do swojej księgowości. 
• Jeśli błąd znaleziono już po trafieniu faktury do obiegu gospodarczego,, możesz wystawić fakturę korygującą. Do wprowadzenia zmian można posłużyć się notą korygującą, którą musi zaakceptować też sprzedający (strona wystawiająca fakturę). Za jej pomocą poprawić tylko błędy formalne czyli np. dane firmy. Pozostałe omyłki (czyli wolumen, kwoty) muszą zostać zmienione przez fakturę korygującą. 

Wystawianie faktur to umiejętność niezbędna nie tylko do tego, by udokumentować transakcję. Wiedza na ten temat przyda Ci również wtedy, gdy otrzymasz fakturę – od razu zorientujesz się, czy jest wystawiona poprawnie czy może czegoś brakuje. Dzięki temu prowadzenie księgowości w Twojej firmie będzie prostsze i oszczędzisz sobie kłopotów z korektą błędnie wystawionych dokumentów.