Co to jest faktura VAT i jak ją wystawić? Podstawowe informacje

Faktura VAT to urzędowy dokument księgowy potwierdzający dokonanie sprzedaży towarów lub usług, wystawiany przez zarejestrowanych podatników podatku od towarów i usług. Jeśli chcesz wystawić fakturę VAT, sporządź dokument zawierający dane identyfikacyjne stron (nazwy, adresy, numery NIP), opis przedmiotu transakcji oraz wartości netto i brutto wraz ze stawkami podatku, a następnie prześlij go do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) lub wydaj w formie tradycyjnej w przypadkach dopuszczonych przez ustawę. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj cały artykuł.

Faktura VAT a paragon – czym się różnią?

Najważniejsza różnica między fakturą VAT a paragonem jest taka, że faktura zwykle rozlicza transakcje między dwoma firmami (B2B), a paragon – niebędący fakturą uproszczoną – zazwyczaj między firmą a konsumentem (B2C). Jeśli Twoimi klientami są w większości firmy i jesteś czynnym podatnikiem VAT, to zapewne będziesz wystawiać faktury VAT. Jeśli z kolei produkty czy usługi sprzedajesz osobom fizycznym – i obejmuje Cię obowiązek posiadania kasy fiskalnej – to wówczas będziesz wystawiać paragony. Druga różnica polega na tym, że do wystawienia faktury VAT potrzebujesz danych klienta, a do paragonu już nie.

Faktura uproszczona a standardowa faktura VAT – kluczowe różnice

Na paragonie przed jego wystawieniem można umieścić NIP kupującego i wówczas taki paragon to tzw. faktura uproszczona. Dokumentuje sprzedaż towarów i usług, ale można ją wystawiać wyłącznie dla transakcji do kwoty brutto wynoszącej 450 złotych lub 100 euro. Faktura uproszczona różni się od standardowej tym, że nie musi zawierać pełnych danych nabywcy (imienia, nazwiska czy adresu) – jedynym niezbędnym identyfikatorem klienta jest w tym przypadku jego NIP. W przypadku transakcji przekraczających limit 450 zł sprzedawca ma obowiązek wystawić pełną fakturę VAT ze wszystkimi danymi stron.

Kto i kiedy może wystawić fakturę VAT?

Kwestie związane z wystawianiem faktur VAT reguluje Ustawa o podatku VAT. Przedsiębiorca musi odpowiednio udokumentować każdą sprzedaż – wystawić paragon lub fakturę bądź fakturę VAT, a następnie przekazać dokument nabywcy. Od 2026 roku obowiązkowym standardem w obrocie gospodarczym staje się wystawianie faktur dla firm za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Co do zasady fakturę VAT muszą wystawić podatnicy podatku od towarów i usług. Wyjątkiem są sytuacje, w których ma miejsce sprzedaż na rzecz osób fizycznych bez zarejestrowanej działalności gospodarczej (B2C). Ale i tutaj są wykluczenia:

• nabywca może zażyczyć sobie jej wystawienia. Musi jednak zgłosić ten fakt w terminie 3 miesięcy od wykonania usługi, otrzymania przynajmniej części zapłaty lub dostarczenia towaru (termin liczymy od końca miesiąca);
• wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu;
• sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium kraju (terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

W tym miejscu warto wspomnieć o osobach prowadzących działalność nierejestrowaną. Choć nie widnieją one w rejestrze przedsiębiorców, na żądanie nabywcy mają obowiązek wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, przy czym zazwyczaj będzie to faktura bez naliczonego podatku VAT (chyba że dobrowolnie zarejestrowały się jako podatnicy VAT).
Są jeszcze dwie sytuacje, w których nie trzeba wystawiać faktury VAT:

• Twoją działalność obejmuje zwolnienie przedmiotowe (podstawa art. 43 Ustawy o VAT),
• obowiązuje Cię zwolnienie podmiotowe – ze względu na obroty. Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł. 

Zwróć jednak uwagę, że te wykluczenia nie zwalniają Cię z obowiązku wystawienia faktury, jeśli nabywca tego zażąda. 

Kiedy wystawić fakturę VAT?

Termin wystawienia faktury możesz ustalić z klientem – może to nastąpić w dniu wykonania usługi, wcześniej lub później. Dokładne wytyczne znajdziesz w Ustawie o podatku VAT. Ostatnim momentem na wystawienie faktury jest 15. dzień kolejnego miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi lub sprzedaży towaru. Oznacza to, że jeśli klient otrzymał towar 3. marca, do 15. kwietnia masz czas na wystawienie mu faktury VAT. Jeśli chcesz, by klient opłacił fakturę z wyprzedzeniem, możesz mu ją wysłać najwcześniej na 60 dni przed dostarczeniem towaru, czyli w omawianym przypadku najwcześniej 2 stycznia.

Prawidłowa faktura VAT – o tych elementach nie możesz zapomnieć

By faktura VAT została wystawiona prawidłowo, musisz zawrzeć w jej treści wszystkie informacje wskazane i wymagane przez ustawodawcę. Zgodnie z ustawą o podatku VAT faktura obligatoryjnie zawiera:

• Dane porządkowe: numer faktury, data wystawienia i data dostarczenia towaru lub wykonania usługi (jeśli są różne), termin zapłaty oraz numer konta, na który klient ma przesłać zapłatę za usługi czy towar, jeśli fakturę opłacono lub ma być zapłacona w innym dniu;
• Informacje o wystawiającym fakturę (sprzedawcy): podstawowe dane Twojej firmy (nazwa, adres, NIP);
• Informacje o kupującym, czyli nabywcy: nazwa firmy, jej adres, NIP (lub inny numer identyfikacyjny);
• Informacje o samej transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość albo liczba sztuk przedmiotu transakcji, cena jednostkowa netto (bez podatków) oraz suma za całość, informacja o rabatach lub upustach, stawka podatku VAT dla każdej pozycji, sumaryczna kwota do zapłaty.

Szczegółowe wytyczne znajdziesz w Artykule 106 e. Ustawy o podatku VAT. Pamiętaj też, by dostarczyć fakturę do klienta. Samo jej wystawienie to jedno, ale klient musi ją otrzymać tak, by mógł się z nią zapoznać. Faktury przechowuj przez 5 lat (licząc od końca roku) od terminu płatności podatku.

Archiwizacja i przechowywanie faktur elektronicznych

Obecne przepisy zrównują faktury elektroniczne z papierowymi. Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT oraz wymogami dotyczącymi archiwizacji, faktury muszą być przechowywane i zabezpieczone w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Oznacza to, że przedsiębiorca musi zapewnić, by dane na fakturze były możliwe do odczytania w razie kontroli skarbowej przez cały wymagany okres 5 lat. W przypadku faktur ustrukturyzowanych Krajowy System e-Faktur (KSeF) zapewnia ich przechowywanie przez okres 10 lat, wymogi są więc spełnione automatycznie przez infrastrukturę systemową.

Wystawianie faktur VAT – czy potrzebny jest specjalny program?

Oprogramowanie do wystawiania faktur VAT jeszcze nie jest konieczne, ale jest bardzo przydatne. Musisz pamiętać, że faktury należy ewidencjonować, a profesjonalne oprogramowanie znacznie to ułatwia.
Zwróć też uwagę, że od 2026 roku kluczowym narzędziem jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli ogólnopolska platforma służąca do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych (w formacie .xml). System ten nie tylko automatyzuje obieg dokumentów, ale też pozwala organom podatkowym na bieżący wgląd w wystawiane dokumenty. Harmonogram wdrożenia KSeF na 2026 rok przewiduje:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych przedsiębiorców (o obrotach za rok 2024 powyżej 200 mln zł),
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych czynnych podatników VAT, jeśli ich miesięczna sprzedaż przekracza 10 000 zł; w limicie tym uwzględnia się wyłącznie wartość brutto z faktur, które obowiązkowo powinny być wystawione w KSeF; nie wlicza się: faktur wystawionych przy użyciu kas fiskalnych, paragonów do 450 zł uznanych za faktury (z NIP kupującego), faktur wystawionych na żądanie osoby fizycznej niebędącej podatnikiem oraz faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (np. bilety, faktury dokumentujące usługi finansowe zwolnione z VAT);
• 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla mniejszych podatników (w tym zwolnionych z VAT), których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł.

Błąd na fakturze – co robić?

Błędy zdarzają się każdemu. Dlatego jeśli pomylisz się przy wystawianiu faktury, nie panikuj – można temu zaradzić. Jeśli faktura będzie wystawiona poza KSeF, to w zależności od tego, na którym etapie się zorientujesz, masz różne rozwiązania tej sytuacji. Jeśli źle wystawisz fakturę, ale zorientujesz się, zanim zostanie ona wysłana do klienta – po prostu możesz ją poprawić lub skasować i wystawić nową. Ważne jest to, żeby nie trafiła do obiegu gospodarczego, tzn. ani Twoja firma, ani firma klienta, nie wprowadziła jej do swojej księgowości.

Jeśli błąd znaleziono już po trafieniu faktury do obiegu gospodarczego, możesz wystawić fakturę korygującą, jeśli dokument został wystawiony poza KSeF. Jeśli pomyłka dotyczy danych formalnych, a nie kwot, wystawiasz notę korygującą, którą musi zaakceptować też sprzedający (strona wystawiająca fakturę). Pozostałe omyłki (czyli wolumen, kwoty) muszą zostać zmienione przez fakturę korygującą.

Konsekwencje prawne i podatkowe błędów na fakturze lub ich braku

Warto mieć świadomość, że niewystawienie faktury mimo obowiązku lub wystawienie jej w sposób wadliwy może skutkować sankcjami karnoskarbowymi. Organ podatkowy może nałożyć na przedsiębiorcę grzywnę, a w skrajnych przypadkach uznać dokument za nierzetelny, co wiąże się z karami pieniężnymi i utratą prawa do odliczenia VAT przez nabywcę. Odpowiedzialność za poprawność dokumentacji spoczywa na wystawcy, dlatego rzetelne sprawdzanie danych jest kluczowe dla bezpieczeństwa finansowego firmy.

Wystawianie faktur to umiejętność niezbędna nie tylko do tego, by udokumentować transakcję. Wiedza na ten temat przyda Ci również wtedy, gdy otrzymasz fakturę – od razu zorientujesz się, czy jest wystawiona poprawnie, czy może czegoś brakuje. Dzięki temu prowadzenie księgowości w Twojej firmie będzie prostsze i oszczędzisz sobie kłopotów z korektą błędnie wystawionych dokumentów.

Jeśli chcesz ułatwić sobie dopełnianie obowiązków księgowych i wolisz, żeby obsługą w tym zakresie zajęli się za Ciebie eksperci, skorzystaj z ING Księgowość. Specjalista poprowadzi rejestry VAT w oparciu o aktualne standardy i zadba o prawidłowe wyliczanie podatków oraz terminową wysyłkę deklaracji. Dzięki pełnej integracji systemu z KSeF Twoja rola sprowadzi się jedynie do wystawiania ustrukturyzowanych faktur sprzedażowych – dokumenty kosztowe system pobiera automatycznie prosto z serwerów ministerialnych, co eliminuje błędy ręcznego wprowadzania danych i przyspiesza rozliczenie podatku.