Jak samodzielnie rozliczać ryczałt?

Samodzielne obliczanie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wymaga wykonania zaledwie trzech kluczowych kroków. Zacznij od obliczenia kwoty przychodu, uwzględnij przysługujące Ci odliczenia ustawowe i oblicz podstawę opodatkowania dla każdej stawki. Tak w uproszczeniu wyznaczysz należyty podatek.

Ryczałt to uproszczona forma opodatkowania, która polega na płaceniu podatku od przychodu (bez możliwości odliczenia kosztów jego uzyskania). Wysokość danego podatku zależy od rodzaju działalności – przepisy przewidują 10 konkretnych stawek, które są ściśle przypisane do określonych usług lub sprzedaży towarów. Omawiamy je w dalszej części tekstu.

Ze względu na dość niskie stawki i prosty sposób wyliczenia, ryczałt jest często korzystny dla przedsiębiorstw generujących niskie koszty. Konieczne jest jednak rzetelne prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i terminowe składanie miesięcznych lub kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy.

Czym jest ryczałt i kto może rozliczać się na jego zasadach?

W przeciwieństwie do innych dostępnych form opodatkowania, w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych podatek wyznaczany jest na podstawie przychodu. W związku z tym tracisz możliwość odliczenia kosztów jego uzyskania. Rozliczanie w formie ryczałtu może być jednak bardzo opłacalne:

• stawka podatku zależy od wskazanego w ustawie rodzaju przychodu podlegającego opodatkowaniu – może wynosić 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15% lub 17%;
• rozliczenia ryczałtowe mogą pozwolić zaoszczędzić na składce zdrowotnej: w tym przypadku jej kwota zależy od progu przychodów, w którym mieści się firma w skali roku (3 progi).

Opodatkowanie ryczałtem mogą wybrać:

• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą;
• przedsiębiorstwa w spadku, czyli firmy przejęte przez zarząd sukcesyjny po śmierci przedsiębiorcy;
• spółki cywilne, jeśli ich jedynymi wspólnikami są osoby fizyczne, które zgodnie zdecydowały o wyborze tej formy opodatkowania; 
• spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstw w spadku, w sytuacji gdy oświadczą, że opodatkują przychody spółki ryczałtem;
• spółki jawne, jeśli ich wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, które zadeklarowały, że przychody spółki będą opodatkowywać w formie ryczałtu.

Ponadto obowiązuje kryterium przychodu w ciągu roku poprzedzającego rok podatkowy: nie może być wyższy niż 2 mln euro. Z ryczałtu nie mogą również skorzystać przedsiębiorcy, którzy wykonują usługi na rzecz byłego pracodawcy (w tym samym zakresie co na etacie) oraz ci, którzy dokonali określonych ustawą przekształceń formy prawnej (dotyczy to wybranych przypadków reorganizacji działalności, np. między małżonkami).

Pamiętaj, że wybierając ryczałt, tracisz część ulg i odliczeń, jakie przysługiwałyby Ci na skali podatkowej, między innymi możliwość wspólnego rozliczenia się z małżonkiem czy jako osoba samotnie wychowująca dzieci.

Ryczałt a podstawa opodatkowania

Jeżeli zdecydujesz się na ryczałt, wysokość podatku będzie zależeć od Twoich przychodów. W związku z tym nie odliczysz już kosztów uzyskania przychodu. Wyjątkiem są zapłacone w danym okresie składki na własne ubezpieczenia społeczne oraz połowa faktycznie zapłaconych składek zdrowotnych (bez limitu kwotowego). Musisz pamiętać, że odliczenie następuje od przychodu, a nie od podatku. Nie odliczysz jednak np. zakupu sprzętu wykorzystywanego w firmie, rat leasingu samochodu czy abonamentu telefonicznego i rachunków za energię wykorzystywaną w siedzibie Twojej firmy.

Jeśli planujesz założenie przedsiębiorstwa lub zmianę formy opodatkowania, musisz więc dokładnie się zastanowić, jakie wydatki są niezbędne do funkcjonowania biznesu, a także czy dostępne formy opodatkowania (skala podatkowa lub podatek liniowy, których podstawą opodatkowania w przeciwieństwie do ryczałtu jest dochód) nie będą lepszym rozwiązaniem.

Ulgi podatkowe dostępne dla ryczałtowców

Osoby rozliczające się na ryczałcie mogą skorzystać z różnych ulg podatkowych, które można odliczyć przy rozliczaniu PIT-28. 
Przedsiębiorcy rozliczający się na ryczałcie mogą obniżyć przychód poprzez:

• możliwość odliczenia wpłat na IKZE,
• ulgę na internet,
• ulgę rehabilitacyjną,
• ulgę termomodernizacyjną.

Stawki ryczałtu dla różnych rodzajów działalności

Atrakcyjne stawki opodatkowania to jedna z największych zalet ryczałtu. Jaki podatek zapłacisz? To zależy od rodzaju przychodu. Zwróć uwagę na to, że stawka ryczałtu jest przyporządkowana nie do konkretnej branży, a do rodzaju przychodu. Wobec tego, jeżeli wykonujesz różne rodzaje działalności, konieczne może być zastosowanie różnych stawek. Spójrz na tabelę:

Przejście na ryczałt – czy to się opłaca?

Wybór odpowiedniej formy opodatkowania pozwala bezpośrednio wpłynąć na wysokość płaconych podatków. Jakie działalności na ryczałcie są najbardziej opłacalne? Przede wszystkim te o wysokiej marży. Jeżeli różnica pomiędzy Twoimi przychodami i kosztami jest znaczna, warto rozważyć przejście na ryczałt.

Może być to szczególnie korzystne w przypadku osób samozatrudnionych, które współpracują z niewielką liczbą klientów, a często nie ponoszą także kosztów związanych np. z transportem. Jednocześnie pamiętaj, że niska stawka podatku może pozwolić Ci uzyskać oszczędności nawet wtedy, kiedy koszty są wyższe. Przy wysokich przychodach ryczałt nie zawsze będzie korzystny ze względu na składkę zdrowotną i brak możliwości odliczania kosztów. W praktyce najlepszym rozwiązaniem jest dokonanie samodzielnych kalkulacji.

Przejście na ryczałt może być szczególnie korzystne dla części przedsiębiorców zajmujących się opieką zdrowotną, usługami architektonicznymi i inżynierskimi – w ich przypadku stawka została obniżona do 14%. Wielu specjalistów branży IT (np. zajmujących się wydawaniem oprogramowania) może natomiast korzystać ze stawki 12%. Oprócz tego niski ryczałt ustawodawca przewidział między innymi dla firm osiągających przychody z robót budowlanych (5,5%) czy edukacji (8,5%). Pamiętaj, że stawka ryczałtu jest uzależniona od kodów PKWiU działalności, a nie samej branży.

Jak zrezygnować z ryczałtu i przejść na inną formę opodatkowania?

Jeśli zdecydujesz się na zmianę formy opodatkowania, możesz przejść z ryczałtu na skalę podatkową lub podatek liniowy. Aby to zrobić, musisz wypełnić formularz CEIDG-1, tym samym zgłaszając zmianę do urzędu skarbowego. Ważne, aby dokonać zgłoszenia do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w danym roku podatkowym. Musisz pamiętać też, że dla osób przechodzących na inne formy opodatkowania obowiązują nowe zasady obliczania podatku.

Obliczanie ryczałtu krok po kroku

Rozliczenie podatku na ryczałcie uchodzi za stosunkowo łatwe i zazwyczaj zamyka się w trzech krokach. Co musisz zrobić?

1. Oblicz kwotę przychodu 

Kwota przychodu to suma sprzedaży Twoich produktów lub usług świadczonych w danym okresie. Jeżeli cały przychód jest objęty jedną stawką ryczałtu, możesz przejść do następnego kroku. Jeśli natomiast stosujesz kilka różnych stawek, musisz ewidencjonować przychody oddzielnie według poszczególnych stawek. Z kolei odliczenia dotyczą już całości przychodu.

2. Uwzględnij odliczenia i straty z ubiegłych lat

W następnym kroku uwzględnij kwoty odliczeń, czyli składek ZUS i połowę opłaconej składki zdrowotnej. Możesz również odliczyć straty z lat ubiegłych (pod warunkiem że dotyczą tej samej działalności i zostały wykazane w zeznaniu podatkowym). Jeżeli stosujesz kilka stawek ryczałtu, odliczenia (w tym stratę) możesz rozliczyć proporcjonalnie do udziału przychodów z poszczególnych stawek w całkowitym przychodzie. Pamiętaj, że w ryczałcie kwoty te odliczasz bezpośrednio od przychodu.

3. Oblicz podstawę opodatkowania dla poszczególnych stawek i należny podatek

Podstawę opodatkowania (czyli Twój przychód po odliczeniach) uzyskasz po odjęciu odpowiedniej proporcji odliczeń od kwoty przychodu dla poszczególnych stawek. Aby dowiedzieć się, jaką zaliczkę na podatek musisz zapłacić, wystarczy że pomnożysz ją przez właściwą stawkę ryczałtu. Gotowe!

Zobaczmy to na przykładzie.

Załóżmy, że Twój łączny przychód to 10 000 zł, z czego 6 000 zł jest opodatkowane stawką 15%, a 4 000 zł stawką 12%. Płacisz także składki ZUS w wysokości 1211,28 zł oraz składkę zdrowotną 559,89 zł.

Najpierw obliczmy kwotę odliczeń dla przychodu opodatkowanego stawką 15%:

• Składki ZUS: 60%*1211,28 = 726,77 zł
• Składki zdrowotne: 60%*(559,89/2) = 167,97 zł

Łączna kwota odliczeń: 894,74 zł
Podstawa opodatkowania: 6000–894,74 = 5105,26 zł
Należny podatek: 5105,26*15% = 766 zł (wynik zaokrąglamy do pełnych złotych)

W przypadku dochodu objętego stawką 12% przysługują Ci następujące odliczenia:

• Składki ZUS: 40%*1211,28 = 484,51 zł
• Składki zdrowotne: 40%*(559,89/2) = 111,98 zł

Łączna kwota odliczeń: 596,49 zł
Podstawa opodatkowania: to 4000–596,49 = 3403,51 zł
Należny podatek: 12%*3403,50 = 408,42 zł

Zaliczka na podatek w tym okresie wyniesie więc w zaokrągleniu 1174 zł.

Oczywiście najwygodniej rozliczać zobowiązanie podatkowe w formie elektronicznej. Specjalne programy biorą pod uwagę zarówno należności podatkowe, jak i te dotyczące składek ZUS.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Nie musisz prowadzić księgi przychodów i rozchodów, jednak Twoim obowiązkiem jest rzetelne ewidencjonowanie przychodów. Warto również przechowywać dokumenty poświadczające zakup towarów oraz prowadzić wykaz środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych. Wykaz jest wymagany tylko wtedy, gdy podatnik nabywa środki trwałe lub WNiP i jest zobowiązany do ich ewidencji (np. w celu amortyzacji lub rozliczenia VAT).

Aby poprawnie określić, w jaki sposób rozliczać podatek ryczałtowy w Twojej firmie, musisz także określić stawki ryczałtu odpowiednie dla konkretnej czynności. Uwzględnij je w Twojej ewidencji przychodu – pozwoli Ci to w wygodny sposób dokonywać obliczeń i uniknąć pomyłki.

Zaliczkę na podatek musisz rozliczać co miesiąc lub co kwartał. Termin płatności zaliczek zależy od wybranej formy rozliczenia i wynosi do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu lub kwartale, w którym osiągnięto przychód. Możesz skorzystać z tej drugiej możliwości, jeżeli w poprzednim roku podatkowym Twoje przychody z działalności opodatkowanej na ryczałcie nie przekroczyły kwoty 200 000 euro. Limit ten przelicza się na złote według średniego kursu NBP ogłaszanego na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedniego. 

Ryczałt – podobnie jak w pozostałych przypadkach – musisz rozliczyć w deklaracji rocznej. W tym celu należy złożyć zeznanie PIT-28 (szczegółowe terminy składania deklaracji znajdziesz w dalszej części tego poradnika).

A jak rozliczać VAT na ryczałcie? Pod tym względem nic się nie zmienia. Podatnicy VAT mają obowiązek rozliczania tego podatku na takiej samej zasadzie jak w przypadku innych form opodatkowania. Oznacza to również, że – choć nie masz możliwości odliczania od przychodu kosztów firmowych zakupów – wciąż możesz odliczać podatek VAT z ich tytułu. Możliwość odliczenia VAT zależy od statusu podatnika jako czynnego podatnika VAT oraz od spełnienia warunków określonych w ustawie o VAT (m.in. posiadanie faktury, wykorzystanie do działalności opodatkowanej, brak wyłączeń w zakresie towarów/usług).

Ryczałt a składka zdrowotna

Jedna z najważniejszych nowości dla przedsiębiorców wprowadzonych w ramach Polskiego Ładu dotyczy składek na ubezpieczenie zdrowotne. Od 2022 roku żadna forma opodatkowania nie pozwala na odliczenie ich w pełni. Wysokość składki zdrowotnej na ryczałcie zależy od Twojego przychodu ustalanego narastająco od początku roku. Składka stanowi 9% podstawy wymiaru obliczonego od:

• 60% przeciętnego wynagrodzenia, jeśli Twoje przychody nie przekraczają 60 tys. zł;
• 100% przeciętnego wynagrodzenia, jeśli Twoje przychody to od 60 tys. zł do 300 tys. zł;
• 180% przeciętnego wynagrodzenia, jeśli Twoje przychody przekraczają 300 tys. zł.

W 2026 roku, przy przeciętnym wynagrodzeniu w sektorze przedsiębiorstw na poziomie 9 228,64 zł, składki wynoszą:

• do 60 tys. zł: 498,35 zł (60% podstawy);
• od 60 tys. zł do 300 tys. zł: 830,58 zł (100% podstawy);
• powyżej 300 tys. zł: 1495,04 zł (180% podstawy).

Dodatkowa korzyść polega na możliwości odliczenia od podstawy opodatkowania połowy opłaconych składek.

Tych terminów nie przegap!

Aby prawidłowo rozliczyć się z urzędem skarbowym, musisz terminowo dokonywać płatności podatku i składać deklaracje. Do kiedy rozliczyć ryczałt? Jeżeli korzystasz z miesięcznego rozliczenia, musisz zapłacić podatek do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie. W przypadku rozliczenia kwartalnego zrób to do 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu wybranego kwartału. Sam PIT-28 musisz natomiast złożyć od 15 lutego do 30 kwietnia.

Jeżeli chcesz wybrać rozliczenie ryczałtem, możesz to zrobić już podczas rejestracji firmy w CEIDG. W przeciwnym wypadku odpowiednie oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego musisz złożyć do 20. dnia miesiąca następującego po uzyskaniu pierwszego przychodu z działalności gospodarczej w roku podatkowym lub do końca roku, jeśli miało to miejsce w grudniu. Podatnik, który raz wybrał tę formę opodatkowania, nie musi aktualizować tej informacji w przyszłości.

Obowiązki związane z prowadzeniem ewidencji przychodów na ryczałcie

Prowadzenie ewidencji przychodów jest jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy rozliczającego się na ryczałcie. Możesz robić to w formie papierowej lub elektronicznej.

Warto także pamiętać, że wprowadzony został obowiązek elektronicznego przekazywania ewidencji przychodów (JPK_EWP). Obowiązek dotyczy przychodów za 2026 rok, czyli pierwsze przekazanie będzie miało miejsce w 2027 roku. Dodatkowo, jeśli to konieczne, przedsiębiorcy muszą załączyć odpowiednie dokumenty do PIT-28, takie jak PIT/O, PIT/D i PIT/WZR.

Konsekwencje błędów w rozliczaniu ryczałtu

Błędy w rozliczeniach ryczałtowych mogą prowadzić do konsekwencji finansowych i karnoskarbowych. Ich dotkliwość zależy od rodzaju uchybienia, dlatego należy zwrócić szczególną uwagę na:

• rzetelne ewidencjonowanie wszystkich przychodów,
• poprawną kwalifikację przychodów do odpowiednich stawek ryczałtu,
• terminowe składanie deklaracji.

W sytuacjach przewidzianych przez ustawę (art. 17 ustawy o ryczałcie) – np. w przypadku nieprowadzenia ewidencji przychodów lub prowadzenia jej w sposób uniemożliwiający ustalenie podstawy opodatkowania – organ podatkowy może zastosować tzw. stawkę sankcyjną. Polega ona na ustaleniu podatku jako pięciokrotności właściwej stawki ryczałtu, przy czym jego wysokość nie może przekroczyć 75% przychodu.

Warto również pamiętać, że ryczałt płaci się od przychodu, a nie od dochodu. Oznacza to, że podatek musisz odprowadzić nawet wtedy, gdy Twoja firma generuje stratę lub nie osiąga dochodu w danym miesiącu.

Kto nie może rozliczać się na zasadach ryczałtu?

Istnieje pewne grono przedsiębiorców, którzy nie mają możliwości wyboru tej formy opodatkowania, bez względu na to, czy mieszczą się w limicie. Są to między innymi:

• przedsiębiorcy, którzy dokonali reorganizacji działalności (dotyczy m.in. przekształcenia działalności osoby fizycznej w spółkę, wniesienia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części aportem, przekształceń, połączeń lub podziałów spółek),
• przedsiębiorcy, którzy przeszli na samozatrudnienie i wykonują na rzecz byłego pracodawcy czynności tożsame z tymi, które wykonywał w ramach stosunku pracy w roku podatkowym lub w roku poprzedzającym,
• podmioty prowadzące działalność w zakresie prowadzenia aptek,
• przedsiębiorstwa osiągające przychody z kupna i sprzedaży wartości dewizowych (profesjonalnym obrocie walutami i wartościami dewizowymi, a nie np. incydentalnych różnic kursowych),
• przedsiębiorstwa handlujące częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,
• firmy wytwarzające wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym (poza wytwarzaniem energii elektrycznej z OZE),
• osoby, które zmieniają działalność wykonywaną samodzielnie na spółkę z małżonkiem lub działalność w formie spółki małżonków na działalność wykonywaną samodzielnie (wyłączenie dotyczy roku podatkowego, w którym nastąpiła taka zmiana).

Możesz także stracić prawo do rozliczania ryczałtem nawet w ciągu trwania roku podatkowego. Stanie się tak, jeśli osiągniesz przychody z jednej z działalności wyłączonych z opodatkowania ryczałtem albo zaistnieje inna ze wskazanych wyżej sytuacji, np. zaczniesz wykonywać usługi na rzecz swojego byłego pracodawcy. Od dnia osiągnięcia takich przychodów musisz w związku z tym rozliczać się na zasadach ogólnych i w ciągu danego roku nie masz już możliwości wyboru podatku liniowego.