Jak samodzielnie rozliczać ryczałt?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest coraz częściej wybieraną formą opodatkowania przedsiębiorstw. Jego zaletą są nie tylko atrakcyjne stawki podatku, ale również prosty sposób wyliczania samego zobowiązania. Zobacz, jak rozliczyć firmę na ryczałcie.

Obniżenie przez ustawodawcę stawek ryczałtu dla wielu usług sprawiło, że stał się on ciekawą formą opodatkowania dla sporej grupy przedsiębiorców. Taka forma rozliczania się z urzędem skarbowym jest szczególnie korzystna w przypadku działalności, które generują niskie koszty, w tym dla osób samozatrudnionych.

Czym jest ryczałt i kto może rozliczać się na jego zasadach?

W przeciwieństwie do innych dostępnych form opodatkowania firmy ryczałt od przychodów ewidencjonowanych opiera się na wypracowanym przez Ciebie przychodzie. W związku z tym tracisz możliwość odliczenia kosztów jego uzyskania. Rozliczanie w formie ryczałtu może być jednak bardzo opłacalne:

• stawka podatku zależy od wskazanego w ustawie rodzaju przychodu podlegającemu opodatkowaniu – może wynosić od 2 do 17%;
• rozliczenia ryczałtowe pozwalają zaoszczędzić na składce zdrowotnej: w tym przypadku jej kwota będzie zależeć od przedziału przychodu osiągniętego w skali roku. będziesz prowadzić uproszczoną księgowość w formie ewidencji przychodów.

Opodatkowanie ryczałtem mogą wybrać:

• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą;
• przedsiębiorstwa w spadku, czyli firmy przejęte przez zarząd sukcesyjny po śmierci przedsiębiorcy;
• spółki cywilne, jeśli ich jedynymi wspólnikami są osoby fizyczne, które zgodnie oświadczyły, że przychody spółki opodatkują w formie ryczałtu;
• spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstw w spadku, w sytuacji gdy oświadczą, że opodatkują przychody spółki ryczałtem;
• spółki jawne, jeśli ich wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, które zadeklarowały, że przychody spółki będą opodatkowywać w formie ryczałtu.

Musisz przy tym wziąć pod uwagę kryterium przychodu osiągniętego w ciągu poprzedniego roku podatkowego: nie może być wyższy niż 2 mln euro. Z ryczałtu nie mogą również skorzystać przedsiębiorcy, którzy prawnie zreorganizowali działalność oraz Ci, którzy świadczą usługi byłemu pracodawcy.

Ryczałt a podstawa opodatkowania

Jeżeli zdecydujesz się na ryczałt, wysokość podatku będzie zależeć od Twoich przychodów. W związku z tym nie odliczysz już kosztów uzyskania przychodu. Wyjątkiem są zapłacone w danym okresie składki na własne ubezpieczenia społeczne oraz połowa zapłaconych składek zdrowotnych. Nie odliczysz jednak np. zakupów sprzętu wykorzystywanego w firmie, rat leasingu samochodu czy abonamentu telefonicznego i rachunków za energię wykorzystywaną w siedzibie Twojej firmy.

Jeśli planujesz założenie przedsiębiorstwa lub zmianę formy opodatkowania, musisz więc dokładnie się zastanowić, jakie wydatki są niezbędne do jego funkcjonowania. A także czy dostępne formy opodatkowania dochodu (skala podatkowa lub podatek liniowy) nie będą lepszym rozwiązaniem.

Stawki ryczałtu dla różnych rodzajów działalności

Atrakcyjne stawki opodatkowania to jedna z największych korzyści, jakie możesz osiągnąć na ryczałcie. Jaki podatek zapłacisz? Będzie on zależny od wskazanego w ustawie rodzaju przychodu. Zwróć uwagę na to, że stawka ryczałtu jest przyporządkowana nie do konkretnej firmy, a do rodzaju przychodu. Wobec tego, jeżeli wykonujesz różne rodzaje działalności, konieczne może być zastosowanie różnych stawek. Spójrz na tabelę:

Przejście na ryczałt – czy to się opłaca?

Wybór odpowiedniej formy opodatkowania pozwala bezpośrednio wpłynąć na nadwyżki finansowe, jakie wygeneruje Twoja firma. Jakie działalności na ryczałcie będą najbardziej opłacalne? Przede wszystkim te, które generują niskie koszty. Jeżeli różnica pomiędzy Twoimi przychodami i dochodami nie jest znaczna, warto rozważyć przejście na ryczałt.

Może być to szczególnie korzystne w przypadku osób samozatrudnionych, które współpracują z niewielką liczbą klientów, a często nie ponoszą także kosztów związanych np. z transportem. Jednocześnie pamiętaj, że niska stawka podatku może pozwolić Ci uzyskać oszczędności nawet wtedy, kiedy koszty są wyższe. W praktyce najlepszym rozwiązaniem jest dokonanie samodzielnych kalkulacji.

Przejście na ryczałt może być szczególnie korzystne dla przedsiębiorców zajmujących się opieką zdrowotną, usługami architektonicznymi i inżynierskimi – w ich przypadku stawka została obniżona do 14%. Wielu specjalistów branży IT może natomiast korzystać ze stawki 12%. Oprócz tego niski ryczałt ustawodawca przewidział między innymi dla firm zajmujących się robotami budowlanymi (5,5%) czy edukacją (8,5%).

Obliczanie ryczałtu krok po kroku

Rozliczenie podatku ryczałtowego uchodzi za stosunkowo łatwe i zazwyczaj zamyka się w trzech krokach. Co musisz zrobić?

1. Oblicz kwotę przychodu 

Kwota przychodu to suma sprzedaży Twoich produktów lub usług świadczonych w danym okresie. Jeżeli cały przychód jest objęty jedną stawką ryczałtu, możesz przejść do następnego kroku. Jeśli natomiast stosujesz kilka różnych stawek, oblicz procentowy udział przychodów z danej stawki w całości przychodu osiągniętego w danym miesiącu.

2. Uwzględnij odliczenia i straty z ubiegłych lat

W następnym kroku uwzględnij kwoty odliczeń, czyli składek ZUS oraz połowy opłaconej składki zdrowotnej. Jeżeli rozliczasz się za pośrednictwem kilku różnych stawek, również te odliczenia musisz uwzględnić – proporcjonalnie dla poszczególnych stawek ryczałtu i ich udziału w całości dochodu.

3. Oblicz podstawę opodatkowania dla poszczególnych stawek i należny podatek

Podstawę opodatkowania uzyskasz po odjęciu odpowiedniej proporcji odliczeń od kwoty przychodu dla poszczególnych stawek. Aby dowiedzieć się, jaką zaliczkę na podatek musisz zapłacić, wystarczy że pomnożysz ją przez właściwą stawkę ryczałtu. Gotowe!

Oczywiście najwygodniej rozliczać zobowiązanie podatkowe w formie elektronicznej. Specjalne programy biorą pod uwagę zarówno należności podatkowe, jak i te dotyczące składek ZUS.

Pamiętaj, że rozliczając PIT, również jako przedsiębiorca masz możliwość skorzystania z pewnych ulg, które pomogą Ci obniżyć należny podatek. Są to

• wpłaty na IKZE,
• ulga na internet,
• ulga rehabilitacyjna,
• ulga termomodernizacyjna,
• odliczenie darowizn.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Nie musisz prowadzić księgi przychodów i rozchodów, jednak Twoim obowiązkiem jest rzetelne ewidencjonowanie przychodów. Warto również przechowywać dokumenty poświadczające zakup towarów oraz prowadzić wykaz środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych.

Aby poprawnie określić, w jaki sposób rozliczać podatek ryczałtowy w Twojej firmie, musisz także określić stawki ryczałtu odpowiednie dla konkretnej czynności. Uwzględnij je w Twojej ewidencji przychodu – pozwoli Ci to w wygodny sposób dokonywać obliczeń i uniknąć pomyłki.

Zaliczkę na podatek musisz rozliczać co miesiąc lub co kwartał. Możesz skorzystać z tej drugiej możliwości, jeżeli w poprzednim roku podatkowym Twoje przychody z działalności nie przekroczyły kwoty 200 000 euro. Ryczałt – podobnie jak w pozostałych przypadkach – musisz rozliczyć w deklaracji rocznej. W tym celu należy złożyć zeznanie PIT-28.

A jak rozliczać VAT na ryczałcie? Pod tym względem nic się nie zmienia. Podatnicy VAT mają obowiązek rozliczania tego podatku na takiej samej zasadzie, jak w przypadku innych form opodatkowania. Oznacza to również, że choć nie masz możliwości odliczania od przychodu kosztów firmowych zakupów, wciąż możesz odliczać podatek VAT z ich tytułu.

Ryczałt a składka zdrowotna

Jedna z najważniejszych nowości dla przedsiębiorców wprowadzonych w ramach Polskiego Ładu dotyczy składek na ubezpieczenie zdrowotne. Od 2022 roku żadna forma opodatkowania nie pozwala na odliczenie ich w pełni. Składka, jaką zapłacisz, zależy od wysokości przychodu osiągniętego w poprzednim lub bieżącym roku i stanowi 9% podstawy wymiaru obliczanego od:

• 60% przeciętnego wynagrodzenia, jeśli Twoje przychody nie przekraczają 60 tys. zł;
• 100% przeciętnego wynagrodzenia, jeśli Twoje przychody to od 60 tys. zł do 300 tys. zł;
• 180% przeciętnego wynagrodzenia, jeśli Twoje przychody przekraczają 300 tys. zł.

W 2023 roku, przy przeciętnym wynagrodzeniu w sektorze przedsiębiorstw na poziomie 6221,04 zł dało to odpowiednio 335,94 zł, 559,89 zł oraz 1007,81 zł. Dodatkowa korzyść polega na możliwości odliczenia od podstawy opodatkowania połowy opłaconych składek.

Tych terminów nie przegap!

Aby prawidłowo rozliczyć się z urzędem skarbowym, musisz terminowo dokonywać płatności podatku i składać deklaracje. Do kiedy rozliczyć ryczałt? Jeżeli korzystasz z miesięcznego rozliczenia, musisz zapłacić podatek do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie. W przypadku rozliczenia kwartalnego zrób to do 20 dnia miesiąca następującego po zakończeniu wybranego kwartału.. Sam formularz PIT-28 musisz natomiast złożyć od 15 lutego do końca kwietnia.

Jeżeli chcesz wybrać rozliczenie ryczałtem, możesz to zrobić już podczas rejestracji firmy w CEIDG. W przeciwnym wypadku odpowiednie oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego musisz złożyć do 20. dnia miesiąca następującego po uzyskaniu pierwszego przychodu z działalności gospodarczej w roku podatkowym lub do końca roku, jeśli miało to miejsce w grudniu. Podatnik, który raz wybrał tę formę opodatkowania, nie musi aktualizować tej informacji w przyszłości.

Kto nie może rozliczać się na zasadach ryczałtu?

Poza wskazanym limitem rocznych przychodów istnieje pewne grono przedsiębiorców, którzy nie mają możliwości wyboru tej formy opodatkowania. Są to między innymi:

• przedsiębiorcy, którzy dokonali reorganizacji działalności,
• przedsiębiorcy, którzy przeszli na samozatrudnienie i wykonują usługi na rzecz byłego pracodawcy,
• apteki,
• przedsiębiorstwa osiągające przychody z kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
• przedsiębiorstwa handlujące częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,
• firmy wytwarzające wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym (poza wytwarzaniem energii elektrycznej z OZE),
• osoby, które zmieniają działalność wykonywaną samodzielnie na spółkę z małżonkiem oraz działalność w formie spółki małżonków na działalność wykonywaną samodzielnie.

Możesz także stracić prawo do rozliczania ryczałtem nawet w ciągu trwania roku podatkowego. Stanie się tak, jeśli osiągniesz przychody z jednej z działalności wyłączonych z opodatkowania ryczałtem albo zaistnieje inna ze wskazanych wyżej sytuacji; np. zaczniesz wykonywać usługi na rzecz swojego byłego pracodawcy. Od dnia osiągnięcia takich przychodów musisz w związku z tym rozliczać się na zasadach ogólnych.