Faktura a ryczałt – najważniejsze informacje

Wystawianie faktur to jeden z najczęstszych obowiązków przedsiębiorców. Bardzo często podatnicy wybierający ryczałt od przychodów ewidencjonowanych zastanawiają się, kiedy powinni wystawiać taki dokument i co powinien zawierać. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najważniejsze pytania.

Faktura na ryczałcie – najczęstsze wątpliwości

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych znacznie różni się od dwóch pozostałych sposobów opodatkowania dostępnych dla przedsiębiorców. W tym przypadku podatek płaci się przede wszystkim od przychodu (nie istnieje możliwość odliczania kosztów jego uzyskania), a o jego wysokości decydują zróżnicowane stawki. Ustawodawca przewidział aż 10 wartości – od 2% do 17% – które zależą od rodzaju osiąganego przychodu. Może się więc okazać, że jedna faktura będzie zawierać pozycje, które będą opodatkowane różnymi stawkami.

Te cechy ryczałtu sprawiają, że pewne wątpliwości może wzbudzać już wystawiana przez przedsiębiorców faktura. Na ryczałt decyduje się coraz więcej osób, więc warto rozprawić się z najczęstszymi dylematami. Jeśli rozważasz przejście na tę formę opodatkowania, skorzystaj z kalkulatora B2B i dowiedz się, ile w Twoim przypadku wyniosą składki ZUS i podatek dochodowy. A poniżej znajdziesz odpowiedzi na kilka najczęściej pojawiających się pytań dotyczących dokumentowania sprzedaży i zakupów na ryczałcie.

Stawki podatku a pozycje na fakturze

Łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której w ramach jednej faktury rozliczasz różne przychody.

Faktura zaliczkowa a ryczałt

Zaliczka jest przyjmowana na poczet dostawy towarów lub wykonania usług, które będą mieć miejsce dopiero w przyszłości. Oznacza to, że nie trzeba z tego tytułu płacić podatku dochodowego: obowiązek podatkowy powstanie dopiero w momencie wydania towaru lub wykonania usługi. Inaczej wygląda to jednak w przypadku podatku VAT. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem, konieczne będzie wystawienie faktury zaliczkowej oraz rozliczenie podatku od towarów i usług.

Ryczałt a faktury kosztowe

Jeśli zdecydujesz się na ryczałt, odliczanie kosztów uzyskania przychodu nie będzie możliwe. Nie trzeba również prowadzić książki przychodów i rozchodów, jak ma to miejsce w przypadku podatku liniowego czy skali podatkowej. Jednocześnie jednak, jak wskazuje art. 15 Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, podatnicy są zobowiązani do posiadania i przechowywania dowodu zakupu towarów. Ponadto muszą prowadzić także wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jeżeli opłacasz ryczałt, brak faktur zakupu może więc być problemem np. w przypadku kontroli.

Ryczałt: faktura czy rachunek

Faktura jest podstawowym sposobem dokumentowania sprzedaży. Czynny podatnik VAT powinien wystawić fakturę VAT w każdym przypadku, kiedy dokonuje sprzedaży na rzecz innego podatnika VAT, osób prawnych niebędących podatnikiem VAT, w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, a w niektórych przypadkach również osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Obecnie możliwość wystawiania faktur przysługuje również podatnikowi zwolnionemu z VAT. 

Ryczałt a faktura w walutach obcych

Księgując faktury w innych walutach (np. za usługę wykonaną na rzecz klienta zagranicznego), należy pamiętać o tym, że zgodnie z art. 6 ust. 1c dodatnie różnice kursowe zwiększają przychód, a ujemne obniżają go. Te wartości należy opodatkować zgodnie ze stawką podatku odpowiednią dla przychodu, którego dotyczą.

Czym charakteryzują się faktury ryczałtowca?

Jak widzisz, choć ryczałt bazuje na innych zasadach niż podatek liniowy czy skala podatkowa, różnice nie będą dotyczyć wystawiania faktur na ryczałcie. Jak wystawić fakturę? Zgodnie z przepisami powinny znaleźć się na nim przede wszystkim:

• data wystawienia,
• kolejny numer,
• nazwy podatnika i nabywcy wraz z adresami,
• numer identyfikacji podatnika na potrzeby podatku,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub usług albo data otrzymania zapłaty, jeżeli miała miejsce przed sprzedażą, o ile jest inna od daty wystawienia faktury,
• nazwa towaru lub usługi wraz z miarą i ilością lub liczbą,
• cena jednostkowa towaru lub usługi netto,
• wysokość upustów lub obniżek cen,
• łączna wartość sprzedaży bez kwoty podatku,
• stawka podatku VAT,
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• ostateczna kwota należności.

Kiedy ryczałtowiec musi wystawić fakturę VAT?

W praktyce, jeśli korzystasz z podmiotowego lub przedmiotowego zwolnienia z VAT i rozliczasz się z innym przedsiębiorcą, to od razu wystawiasz fakturę VAT zwolnioną. Inaczej jest w przypadku transakcji z osobą fizyczną – masz obowiązek wystawić tzw. fakturę VAT zwolnioną, jeśli nabywca zgłosi takie żądanie w ustawowo określonym terminie. Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT żądanie musi zostać zgłoszone do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym otrzymano całość bądź część zapłaty albo wydano towar lub wykonano usługę. Ryczałt, podobnie do innych form opodatkowania, zgodnie z regulacjami ustawy o VAT, zakłada w przypadku zastosowania zwolnienia przedmiotowego konieczność wskazania na fakturze podstawy prawnej pozwalającej na zastosowanie zwolnienia. Co ważne: w przypadku zwolnienia podmiotowego (na podstawie nieprzekroczenia limitu obrotu) nie jest to konieczne.

Ryczałt a faktury na życzenie klienta

Co grozi przedsiębiorcy, jeśli ten nie wyrobi się w ustawowym terminie? W takiej sytuacji kluczowym aktem prawnym jest KKS, czyli Kodeks karny skarbowy, a dokładniej artykuł 54 tego aktu prawnego. 

Podatnik, który przegapi termin, a więc w domniemaniu naraża Skarb Państwa na straty, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. Należy tu powiedzieć, że jedna stawka dzienna waha się od 116 aż do 46 tysięcy złotych. Lepiej więc nie przeoczyć terminu, jaki narzucił ustawodawca.