Zaliczka a zadatek – na czym polega różnica?

Nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej jest zawieranie różnego rodzaju umów np. zakupu czy sprzedaży towarów lub usług. Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z własną firmą, przyda Ci się wiedza na temat tego, co to zadatek i czym jest zaliczka. Oba pojęcia zyskują na znaczeniu, gdy pojawiają się problemy z realizacją umów. Z reguły rozpoczyna się wtedy szukanie winnych i następuje próba zrzucenia odpowiedzialności na kontrahenta. Tymczasem stosowne zapisy w umowie mogą zabezpieczyć przedsiębiorców przed nieprzyjemnymi niespodziankami. 

Zadatek i zaliczka – definicje

Choć oba terminy brzmią podobnie, niewiele je łączy. Jeśli już, to wspólne jest dla nich to, że zarówno zaliczka, jak i zadatek wpłacane są na poczet wynagrodzenia z tytułu zawartej umowy, w której kupujący deklaruje zakup towaru lub usługi, a sprzedający zobowiązuje się do ich dostarczenia. Jaka jest różnica między zadatkiem a zaliczką?

Zaliczka bardzo często jest traktowana jako pewnego rodzaju forma „rezerwacji” dla kupowanego produktu lub nabywanej usługi. W ten sposób przedsiębiorca wyraża niejako swoje zainteresowanie skorzystaniem z danej oferty. W przypadku gdy umowa dojdzie do skutku, zaliczka zostaje uznana za część wynagrodzenia, a kupujący przelewa sprzedającemu brakującą różnicę. Co do zasady, jest ona o wiele słabszym zabezpieczeniem umowy aniżeli zadatek. Dodatkowo, w odróżnieniu od zadatku, nie jest regulowana przez Kodeks cywilny.

Zadatek natomiast pełni rolę silnego zabezpieczenia dla zawartych umów, a jego konsekwencje zależą od tego, która ze stron winna jest niedopełnienia umowy. W przypadku wypełnienia warunków umowy zadatek, podobnie jak ma to miejsce przy zaliczce, zostaje zaliczony na poczet ustalonego wynagrodzenia. Prawne kwestie dotyczące zadatku reguluje art. 394 Kodeksu cywilnego, co zwiększa jego moc podczas dochodzenia swoich racji przed sądem.

Zaliczka a zadatek – różnice

Przepisy uwzględniają kilka sytuacji, w których to jedna ze stron nie wypełnia warunków umowy, a tym samym uruchamia proces ubiegania się o ewentualny zwrot wpłaconych bądź otrzymanych pieniędzy.

Zadatek a zaliczka – co podlega zwrotowi? Oto trzy scenariusze, które spotkamy najczęściej.

1. Zaliczka podlega zwrotowi zawsze, bez względu na to, która ze stron jest winna niedopełnienia umowy. Można ją uznać za ochronę interesów przede wszystkim nabywcy, a nie sprzedawcy. Ten drugi może ponieść nawet pewne koszty i finalnie stratę z tytułu niezawarcia umowy, ale zaliczkę musi oddać. Co ważne, niezależnie od konieczności jej zwrotu, sprzedający może domagać się odszkodowania na pokrycie strat.
2. Jeśli winę za niedotrzymanie umowy, np. niedostarczenie towaru, ponosi sprzedający, a wcześniej przyjął on zadatek, ma obowiązek zwrócić go w podwójnej wysokości.
3. W przypadku gdy umowa zostanie rozwiązana, ale jej strony zgodnie stwierdzą, że żadna z nich nie ponosi za to winy, zadatek zostaje zwrócony w tej samej wysokości, w której został wpłacony.

Przedsiębiorcy, szczególnie ci początkujący, mogą zadawać sobie pytanie, co jest lepsze – zadatek czy zaliczka? Nie ma jednej poprawnej odpowiedzi. Jest natomiast silny argument na korzyść zadatku. Ma on mocniejsze podstawy prawne, które zyskują na znaczeniu, gdy partner biznesowy zawiedzie. Z drugiej strony, zadatek to tzw. broń obosieczna. Jeśli to my „zawalimy” i np. nie wykonamy usługi na czas, to nasz kontrahent z umowy zyska prawo domagania się od nas podwójnej kwoty zadatku. Pytanie, czy będziemy na to gotowi?

Zatrzymanie zadatku – kiedy jest możliwe?

Zaliczka czy zadatek – co przepada, jeśli umowa nie zostanie zrealizowana zgodnie z zapisami? Brak obowiązku zwrotu zadatku pojawia się w chwili, gdy strona będąca w umowie kupującym (zleceniodawcą) doprowadza do niezawarcia umowy. Wówczas wpłacony na rzecz sprzedającego (wykonawcy) zadatek przechodzi na jego własność.

To, co warto w tym miejscu podkreślić to fakt, że każdy przedsiębiorca, który chce skorzystać z prawa do zatrzymania zadatku lub żądania jego dwukrotności, musi dopełnić formalności. Niezbędne jest odstąpienie od wcześniej zawartej umowy, co uprawnia do zatrzymania zadatku.

Sytuacje, w których zaliczka może być bezzwrotna

Niejednokrotnie okoliczności mogą sprawić, że pomimo najszczerszych chęci nie będziemy w stanie wypełnić warunków umowy. Wyjątkiem od obowiązku zwrotu otrzymanej zaliczki może być zawarcie w umowie stosownego zapisu, w którym strony określą okoliczności, w których zaliczka nie musi być zwrócona. Jest ona wówczas traktowana jako pewnego rodzaju zadośćuczynienie, a jednocześnie pozwala zachować dobre relacje z kontrahentem.

Zaliczka i zadatek a kwestie podatkowe

W przedostatnim punkcie nie sposób nie wspomnieć o poprawnym rozliczaniu zaliczki i zadatku. Mowa tu zarówno o podatku dochodowym, jak i VAT. Zacznijmy od podatku dochodowego.

Zarówno zaliczka, jak i zadatek nie stanowią przychodu do dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Księguje się je na podstawie faktury końcowej po całkowitym sfinalizowaniu umowy.
Inaczej wygląda to w przypadku podatku VAT. Tu obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zaliczki lub zadatku. Wpłata ta stanowi kwotę brutto, od której należy rozliczyć kwotę podatku z VAT z faktury dokumentującej zaliczkę lub zadatek. W przypadku gdy nie dojdzie do realizacji umowy, a tym samym powstanie obowiązek zwrotu zaliczki, przedsiębiorca będzie musiał wystawić fakturę korygującą, a następnie zwrócić otrzymaną zaliczkę.

Podsumowanie

Dobrze sporządzona umowa to podstawa każdej współpracy. Dlatego zanim podpiszesz jakąkolwiek umowę, sprawdź dokładnie jej treść. Z technicznego punktu widzenia przelanie 10% kwoty kontraktu może być zarówno zaliczką, jak i zadatkiem. Warto ograniczyć wysokość zadatku stosownym zapisem umowy. W szczególności dotyczy to strony sprzedającej, wykonawcy. Jeśli przyjmiesz 20% zadatku i nie wypełnisz umowy, nabywca ma pełne prawo żądać od Ciebie 40% wartości kontraktu. Wówczas to od Twojej reakcji i jego dobrej woli zależy to, czy uda się znaleźć polubowne rozwiązanie, np. zmienić termin wykonania umowy lub zaoferować rekompensatę i uniknąć oddawania zadatku w pełnej wysokości.