Zobacz, jak szybko zweryfikować kontrahenta

Nawiązywanie relacji biznesowych i współpraca z innymi przedsiębiorstwami to stały element prowadzenia firmy. Sprawdzenie wiarygodności kontrahenta nie musi zabierać dużo czasu, a może pomóc Ci podjąć właściwą decyzję.

Najważniejsze informacje o kontrahencie

Według danych UOKiK, nawet 90% firm w Polsce musi mierzyć się z problemami przeterminowanych płatności¹. Zatory płatnicze, zwłaszcza jeżeli zaczynają pojawiać się regularnie, mogą doprowadzić do utraty płynności finansowej, a w konsekwencji bankructwa. 

Szczególne ryzyko dotyczy nawiązania współpracy z nowym kontrahentem. Możesz je jednak obniżyć, weryfikując jego wiarygodność. W wielu przypadkach okaże się, że najważniejsze informacje znajdziesz w publicznych bazach w internecie, i nie będzie trzeba za nie płacić.

Właściwie przeprowadzona weryfikacja kontrahenta może uchronić Cię przed zbędnym ryzykiem z uwagi na następujące kwestie:

• finansowe: podstawowym celem sprawdzania kontrahentów jest obniżenie ryzyka związanego z nieotrzymaniem płatności za wystawione faktury lub możliwością utraty towaru. Działania nieuczciwego przedsiębiorstwa albo firmy, która utraciła zdolność do regulowania swoich zobowiązań w związku z utratą płynności finansowej, mogą wpłynąć również na stabilność finansową Twojego podmiotu;
• podatkowe: prawo w wielu przypadkach obliguje Cię do weryfikacji pewnych uprawnień partnera, na rzecz którego dokonujesz płatności. Przede wszystkim musisz dowiedzieć się, jak sprawdzić, czy kontrahent jest podatnikiem VAT. Niedopatrzenie w tym zakresie może pociągnąć za sobą poważne konsekwencje;
• karne: w niektórych przypadkach współpraca z niezweryfikowaną firmą oznacza jeszcze poważniejsze ryzyko. Może mieć to związek np. z prowadzoną przez nią nielegalną działalnością albo uwzględnieniem jej na listach sankcyjnych.

Podczas weryfikacji zwróć też uwagę na informacje odnoszące się do każdej z tych perspektyw. Przede wszystkim sprawdź, czy firma jest zarejestrowana i aktywna. Jeżeli zamierzasz dokonywać płatności na jej konto, upewnij się, że jest podatnikiem VAT. W przypadku spółek zweryfikuj również publikowane sprawozdania finansowe. Wartościową wiedzę uda Ci się zdobyć w samej wyszukiwarce: po wpisaniu nazwy firmy, możesz uzyskać dostęp do opinii czy artykułów na jej temat. Warto też sprawdzić taki podmiot w bazie firm ALEO.com.

Zobacz, jak przeprowadzić samodzielną weryfikację kontrahenta

W wielu przypadkach okaże się, że najważniejsze informacje o firmie uda Ci się ustalić w internecie, bez dodatkowych opłat. Samodzielna analiza wykorzystująca podstawowe i ogólnodostępne narzędzia sprawdzi się w przypadku, gdy:

• oceniasz ryzyko biznesowe jako niskie;
• zobowiązania, które podejmuje wobec Twojej firmy nowy kontrahent, nie są wysokie.

Wiele zależy również od Twojego profilu działania. Jeżeli bazujesz na współpracy z kilkoma sprawdzonymi kontrahentami, inwestowanie w płatne platformy ułatwiające zbieranie informacji może nie być uzasadnione. Ale w przypadku, gdy stosunkowo często przyglądasz się nowym przedsiębiorcom, możesz zastanowić się nad sięgnięciem po dodatkowe możliwości, ewentualnie delegować zadanie do specjalizujących się w tym podmiotów.

Jak samodzielnie sprawdzić wiarygodność kontrahenta? Najpierw zapoznaj się z zawartością publicznych baz. Musisz mieć świadomość, że taka weryfikacja jest w znacznej mierze uzależniona od kwestii formalnych, w tym przede wszystkim formy prawnej przedsiębiorstwa. O ile w przypadku spółek możesz liczyć na uzyskanie dostępu do sprawozdań finansowych będących świetnym źródłem wiedzy o ich kondycji, trudniej o zdobycie takich informacji dla indywidualnych działalności gospodarczych.

Dobrym rozwiązaniem będzie sięgnięcie do bazy firm, w której zbierane są dane pochodzące z różnych źródeł. Najlepsze serwisy publikują również opinie pozostawiane przez inne osoby, np. dotychczasowych klientów i kontrahentów.

Pamiętaj jednak, że sytuacja zmienia się dynamicznie. Warto więc przeprowadzić analizę nie tylko jeszcze zanim dojdzie do podpisania umowy, ale robić to regularnie już w trakcie trwania współpracy. Posiadanie aktualnych informacji dotyczących wypłacalności kontrahentów pozwoli Ci lepiej zarządzać relacjami z nimi.

Weryfikacja kontrahenta w CEIDG

W przypadku osoby, która prowadzi firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej, komplet danych uzyskasz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Z tej bazy dowiesz się, czy podmiot w ogóle istnieje i czy jest aktywny.

W CEIDG sprawdzisz również najważniejsze dane adresowe i kontaktowe oraz kody PKD klasyfikujące profil działania przedsiębiorstwa. O wiarygodności firmy może świadczyć data jej rejestracji. Poza tym dowiesz się o upadłości, postępowaniu restrukturyzacyjnym czy naprawczym. Wartościową informacją, zwłaszcza w kontekście potencjalnych problemów z regulowaniem należności, jest również kwestia istnienia małżeńskiej wspólnoty majątkowej.

Sprawdzenie kontrahenta w KRS

Jeżeli chcesz zweryfikować spółkę prawa handlowego (spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna), zrób to w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). W tym przypadku dostępna w internecie wyszukiwarka pozwoli Ci na uzyskanie jeszcze bardziej kompleksowych informacji.

Uzyskasz pełen zestaw danych rejestrowych wraz z historią ich zmian, poznasz zarząd spółki, wspólników, prokurenta i uprawnienia przysługujące konkretnym organom spółki. Błyskawicznie zweryfikujesz także, czy spółka nie znajduje się w stanie likwidacji, nie jest przekształcana lub czy nie wszczęto postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego bądź naprawczego.

Jeżeli zawierasz umowę ze spółką kapitałową, zwróć uwagę na wysokość kapitału zakładowego lub akcyjnego, ponieważ określa ona także granice odpowiedzialności spółki za jej zobowiązania. Niski kapitał zakładowy może (ale nie musi) oznaczać dla Ciebie większe ryzyko i utrudnioną drogę do egzekwowania należności.

W wyszukiwarce serwisu eKRS możesz również uzyskać dostęp do sprawozdań finansowych spółki. Na podstawie tych dokumentów ocenisz jej aktualny stan. Spółki są zobowiązane do publikowania ich raz w roku. Jeżeli Twój potencjalny kontrahent tego nie zrobił, to z Twojej perspektywy będzie to wyjątkowo cenna informacja.

Jak sprawdzić kontrahenta VAT?

Badanie płynności finansowej kontrahenta jest dobrowolne. Obowiązujące prawo obliguje Cię jednak do weryfikacji kontrahenta przed dokonaniem transakcji uwzględniającej podatek VAT, zwłaszcza jeżeli płatność przekracza kwotę 15 000 zł brutto. W tym celu musisz sięgnąć do tak zwanej białej listy podatników VAT, czyli specjalnego rejestru zawierającego informacje o statucie podmiotów gospodarczych. W jaki sposób sprawdzić kontrahenta na białej liście? Wystarczy, że skorzystasz z wyszukiwarki dostępnej na stronie https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka.

Możesz wpisać w niej np. NIP, REGON, nazwę podmiotu lub numer rachunku bankowego. W ten sposób przede wszystkim przekonasz się, czy firma jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT, czy nie doszło do jej wykreślenia z bazy, odmowy rejestracji lub przywrócenia do rejestru podatników VAT. Co najważniejsze: sprawdzisz numery rachunków rozliczeniowych wykorzystywanych do transakcji z VAT. Dzięki temu unikniesz sankcji związanych z realizacją przelewu na niewłaściwy rachunek.

Możesz również poznać informacje o tym, czy Twój kontrahent płaci inne podatki zgodnie z przepisami i składa kompletne deklaracje podatkowe. Zaświadczenie na Twój wniosek wyda urząd skarbowy. Musisz być jednak stroną transakcji, wobec czego w ten sposób nie ocenisz wiarygodności jeszcze przed nawiązaniem współpracy. Wydanie takiego zaświadczenia kosztuje 21 złotych.

Zobacz, komu możesz zlecić przeprowadzenie procesu weryfikacji

Oczywiście nie musisz samodzielnie zajmować się weryfikacją kontrahentów. Warto sięgnąć po pomoc ekspertów, zwłaszcza jeżeli potencjalna współpraca dotyczy wysokich kwot lub wiąże się z ryzykiem – np. nieotrzymania płatności w terminie, co mogłoby obniżyć Twoją zdolność do regulowania zobowiązań firmy.

Możesz skorzystać z usług tak zwanych wywiadowni gospodarczych, czyli firm specjalizujących się w ustalaniu wiarygodności firm i badaniu ich kondycji finansowej. Podmioty tego typu czerpią informacje z różnych źródeł, często znajdują również dane pozwalające oceniać potencjalną współpracę w dłuższej perspektywie. Dzięki temu możliwe jest przedstawienie obiektywnej sytuacji przedsiębiorstwa. Co oczywiste, wiąże się to jednak ze zdecydowanie wyższymi kosztami.

W celu znalezienia kompleksowych informacji o firmie możesz również wykorzystać płatne internetowe bazy. Przede wszystkim sprawdź raporty: 

• BIG i BIK: Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor zbiera informacje między innymi o zaległościach płatniczych firm. W ramach tej usługi uzyskasz również dostęp do danych Biura Informacji Kredytowej, dowiesz się więc, czy przedsiębiorca spłaca kredyty, pożyczki czy raty leasingu. Jeden raport kosztuje 29 zł.Jeśli chcesz częściej korzystać z tej możliwości, rozważ skorzystanie z abonamentu;
• Krajowy Rejestr Długów – wykupienie za kilkaset złotych dostępu w formie abonamentu zagwarantuje Ci rozbudowany dostęp do informacji na temat kondycji firmy i jej zadłużenia. Przekonasz się więc, czy firma terminowo reguluje swoje zobowiązania;
• Rejestr Dłużników ERIF zawiera informacje o dłużnikach i pozwala na uzyskanie do nich taniego, jednorazowego dostępu.

Czy baza VIES pomoże w sprawdzeniu statusu kontrahentów?

Weryfikacja podmiotów zarejestrowanych w Polsce znacząco różni się od sprawdzania zagranicznych firm. Wiele pod tym względem zależy od miejsca ich rejestracji. Jak sprawdzić kontrahenta unijnego? W tym przypadku podstawą będzie baza VIES (VAT Information Exchange System), która pozwoli uzyskać informację o tym, czy przedsiębiorstwo jest zarejestrowane do transakcji wewnątrzwspólnotowych, co umożliwia zastosowanie 0% VAT podczas transakcji. W tym celu wystarczy, że wskażesz kraj rejestracji oraz numer VAT UE.

W przypadku większości europejskich państw możesz również bezpłatnie uzyskać dostęp do baz analogicznych do CEIDG. Pozwoli Ci to sprawdzić podstawowe informacje o kontrahencie, w tym przede wszystkim to, czy podmiot jest zarejestrowany i aktywny. Wejdź na portal e-Sprawiedliwość, aby dowiedzieć się, na jakiej zasadzie działają publiczne rejestry firm w konkretnych krajach należących do Wspólnoty Europejskiej.

Weryfikacja kontrahentów spoza Unii Europejskiej

Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego, który jest zarejestrowany poza terytorium UE? Może to stanowić większy problem. Przede wszystkim ustal w internecie podstawowe informacje na temat firmy. Strona internetowa, media społecznościowe czy dostępne w sieci recenzje pozwolą Ci wstępnie ocenić, czy działalność gospodarcza jest aktywna.

Dobrym punktem wyjścia będzie również skorzystanie z dostępnych w konkretnym państwie baz firm. Sprawdź, czy nie funkcjonują organizacje wspierające współpracę gospodarczą między Polską a interesującym Cię krajem. Może się okazać, że oferują one usługi pozyskiwania dokumentacji i wstępnej weryfikacji kontrahentów. Oczywiście do Twojej dyspozycji pozostają także wywiadownie gospodarcze specjalizujące się w projektach międzynarodowych.

Co zrobić, gdy kontrahent jest niewypłacalny?

Podstawowym celem weryfikacji kontrahenta jest uniknięcie sytuacji, w której okaże się, że niesumiennie podchodzi do swoich zobowiązań lub, co gorsza, jest niewypłacalny i w ogóle nie jest w stanie ich regulować. W takiej sytuacji musisz zacząć działać jak najszybciej.

Przede wszystkim wystosuj wezwanie do zapłaty i wyślij je listem poleconym z poleceniem odbioru. Skutecznym sposobem zmotywowania dłużnika do wywiązania się ze swoich obowiązków jest zgłoszenie go do baz dłużników, takich jak Krajowy Rejestr Długów. Możesz również skorzystać ze wsparcia profesjonalnych firm windykacyjnych, które zajmą się dochodzeniem Twoich praw. Jedną z opcji jest również sprzedaż wierzytelności. W takim przypadku nie otrzymasz całej kwoty zadłużenia, jednak takie rozwiązanie pozwoli Ci stosunkowo szybko uzyskać część należnych środków.

Weryfikacja kontrahenta – najważniejsze informacje

Jednym z najważniejszych argumentów przemawiających za każdorazową weryfikacją kontrahenta jest poczucie bezpieczeństwa i zwiększenie zaufania do firmy. Jeśli zdecydujesz się sprawdzić informacje widniejące w bazie firm oraz wygenerować raport jednego z wyspecjalizowanych biur informacji, cały proces zajmie zaledwie kilkanaście minut. Oczywiście będzie to trwać zdecydowanie dłużej, jeżeli nawiążesz współpracę z wywiadowniami gospodarczymi. W takim przypadku zarówno czas, jak i koszty zależą od indywidualnych ustaleń i zakresu analizy. Jednak weryfikacja kontrahenta to najlepszy sposób na uniknięcie problemów z powstawaniem zatorów płatniczych i egzekwowaniem należności.

¹ https://zatoryplatnicze.uokik.gov.pl/czym-sa-zatory-platnicze/