REGON - co to jest i kiedy się go nadaje?

Jednym z pojęć, które regularnie pojawia się w kontekście prowadzenia firmy jest REGON. Jeśli zastanawiasz się, co to jest, czym się charakteryzuje lub jak uzyskać własny numer REGON – ten artykuł jest dla Ciebie. Przekonaj się!

REGON, czym jest?

Na wstępie warto podkreślić, że REGON ma 2 definicje:

W kontekście prowadzenia działalności gospodarczej interesuje nas głównie ta druga definicja. Numer ten, podobnie jak NIP, służy głównie do identyfikacji podmiotów – każda firma musi go mieć. Z jego pomocą można później wyszukać wybrane przedsiębiorstwo na przykład w bazie firm ALEO.com.

Warto w tym miejscu wyjaśnić jeszcze jedną kwestię. Wiele osób zastanawia się, czy NIP i REGON to to samo – odpowiadamy: nie, są to dwa oddzielne numery, nadawane przez różne urzędy. Numer REGON służy głównie celom statystycznym i jest wykorzystywany do ewidencji przedsiębiorstw w ramach oficjalnej statystyki publicznej².

REGON a obowiązki podatkowe – kiedy jest wymagany do rejestracji VAT?

REGON jest niezbędny do rejestracji jako czynny podatnik VAT i należy go podać na formularzu zgłoszeniowym VAT-R. Choć w rozliczeniach z fiskusem przedsiębiorcy posługują się głównie numerem NIP, to bez nadanego wcześniej REGON-u nie będziesz w stanie formalnie dopełnić procedury zgłoszenia do VAT.

Kto nadaje numer REGON?

Numer REGON nadawany jest przez GUS, a wpisowi do rejestru podlegają: 

• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej;
• osoby prawne;
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, w tym prowadzące indywidualne gospodarstwa rolne;
• jednostki lokalne ww. podmiotów;

Warto dodać, że obowiązek uzyskania numeru dotyczy również każdej wspólnoty mieszkaniowej, niezależnie od jej wielkości³.

Jak możesz się też domyślać, rejestr gromadzi wiele informacji, takich jak:

• nazwa i adres siedziby, a w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą dodatkowo nazwisko i imiona oraz miejsce zamieszkania i identyfikator systemu ewidencji ludności (PESEL), o ile taki posiada;
• numer identyfikacji podatkowej NIP oraz informacja o jego unieważnieniu lub uchyleniu;
• informacje o formie prawnej działalności;
• dane o rodzaju wykonywanej działalności (kody PKD);
• numery identyfikacyjne wspólników spółki cywilnej, o ile takie posiadają;
• daty powstania podmiotu, rozpoczęcia działalności, zawieszenia i wznowienia działalności, wpisu do ewidencji lub rejestru, orzeczenia o ogłoszeniu upadłości, zakończenia postępowania upadłościowego;
• przewidywana liczba pracujących;
• nazwa organu rejestrowego lub ewidencyjnego i nadany przez ten organ numer;
• dane o ogólnej powierzchni użytków rolnych (w przypadku gospodarstw rolnych).

REGON a inne rejestry – jakie są powiązania z CEIDG i KRS?

Dane w rejestrze są automatycznie aktualizowane z CEIDG i KRS, co oznacza, że nie musisz osobno zgłaszać tych samych informacji do różnych instytucji. Gdy rejestrujesz jednoosobową działalność gospodarczą poprzez CEIDG, wniosek o nadanie numeru REGON jest wysyłany automatycznie. 

Podobnie działa to w przypadku spółek rejestrowanych w KRS – sąd przekazuje dane elektronicznie do GUS, który nadaje numer w ciągu 7 dni. Znacznie przyspiesza to cały proces założenia firmy i eliminuje zbędną biurokrację.

Z ilu cyfr składa się REGON?

Już wiesz, kto i komu nadaje REGON, przejdźmy do jego specyfiki. Numer różni się w zależności od rodzaju podmiotu:

Jak złożyć wniosek o nadanie numeru REGON?

Podczas rejestracji firmy w CEIDG lub KRS i rejestracji online numer REGON jest nadawany automatycznie – urząd ma na to 7 dni. Nadaje się go tylko jeden raz. Jeśli więc zamkniesz działalność, a następnie otworzysz ją ponownie – numer REGON pozostanie bez zmian. 

Jeśli jednak prowadzisz podmiot, który nie podlega automatycznej rejestracji (np. spółkę cywilną czy wspólnotę mieszkaniową), musisz złożyć wniosek na formularzu RG-1 (dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej) oraz formularz RG-OF (dla osób fizycznych prowadzących działalność niepodlegającą wpisowi do CEIDG)⁴. We wniosku należy podać: 

• nazwę firmy; 
• adres siedziby;
• numer NIP lub PESEL;
• dane kontaktowe.

Wnioski możesz składać w formie papierowej w oddziale urzędu statystycznego lub online. Składanie wniosków elektronicznie wymaga profilu zaufanego, który można bezpłatnie założyć przez internet. Jeśli planujesz działać przez pełnomocnika, pamiętaj, że za pełnomocnictwo pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 17 zł – chyba że upoważniasz członka najbliższej rodziny, wówczas opłata nie obowiązuje.

Warto również wiedzieć, że oprócz formularzy REGON, przy rejestracji spółek w KRS konieczne może być również złożenie formularza NIP-8, który służy do przekazania danych uzupełniających do urzędu skarbowego.

Jak długo czeka się na REGON?

GUS jest zobowiązany do nadania numeru REGON w ciągu 7 dni roboczych, a w tym czasie firma może działać zupełnie normalnie. Czas nadania REGON-u może się nieznacznie różnić w zależności od sposobu rejestracji – jeśli przechodzisz procedurę online, to zazwyczaj będzie krótszy – bywa, że jest dostępny już kolejnego dnia.

Co zrobić, gdy nie otrzymasz numeru REGON w wyznaczonym czasie?

Jeśli minął przewidziany termin 7 dni roboczych, a nadal nie masz potwierdzenia nadania numeru REGON, skontaktuj się z właściwym oddziałem urzędu statystycznego. Najczęstszą przyczyną opóźnień jest wystąpienie tzw. braków formalnych we wniosku i konieczność ich uzupełnienia, co może wydłużyć przebieg procedury. W takiej sytuacji urząd statystyczny wezwie Cię do podania brakujących informacji lub złożenia dokumentów. Kiedy to zrobisz, GUS ma kolejne 7 dni na nadanie numeru.

Możesz również samodzielnie sprawdzić status swojej rejestracji w publicznej wyszukiwarce GUS pod adresem stat.gov.pl/regon – dane podmiotów są ogólnodostępne przez wyszukiwarkę GUS, więc jeśli wpis już się pojawił, oznacza to, że procedura została zakończona pomyślnie.

Zaświadczenie o nadaniu numeru REGON

Jeśli z jakichś powodów sam fakt opublikowania danych Twojej firmy w oficjalnym rejestrze GUS to za mało, zawsze możesz zwrócić się o zaświadczenie. Na Twoje żądanie urząd musi Ci je wydać w ciągu 7 dni roboczych od otrzymania wniosku.

Zmiana danych związanych z numerem REGON – kiedy zgłosić aktualizację?

Każda zmiana danych objętych wpisem do rejestru REGON musi zostać zgłoszona w ciągu 7 dni roboczych od jej zaistnienia. Dotyczy to:

• adresu siedziby lub miejsca prowadzenia działalności;
• rodzaju wykonywanej działalności (kodów PKD);
• formy prawnej;
• zawieszenia lub wznowienia działalności;
• danych kontaktowych.

Dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG lub KRS proces jest prosty – wystarczy zaktualizować dane w tych rejestrach, a informacje automatycznie trafią do bazy REGON. Jeśli jednak prowadzisz podmiot spoza tych systemów, musisz samodzielnie złożyć zgłoszenie aktualizacyjne do GUS, używając tych samych formularzy co przy pierwszej rejestracji.

^{1  https://bip.stat.gov.pl/dzialalnosc-statystyki-publicznej/rejestr-regon/
2 Art. 41–43 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. z 2024 r. poz. 1799)
3 https://bip.stat.gov.pl/dzialalnosc-statystyki-publicznej/rejestr-regon/skladanie-wnioskow/
4 https://bip.stat.gov.pl/dzialalnosc-statystyki-publicznej/rejestr-regon/formularze-regon-papierowe/}