CEIDG-1 krok po kroku, czyli rejestracja firmy w praktyce

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej to kluczowy moment. Aby ją wykonać, musisz złożyć wniosek CEIDG-1. Jeśli obawiasz się tego procesu lub zastanawiasz się, jak poprawnie wypełnić druk – mamy dla Ciebie instrukcję. Przeprowadzimy Cię krok po kroku przez wpis do CEIDG i opowiemy o formularzu. Przekonaj się, że z nami rejestracja firmy będzie prosta. Zaczynamy?

Jak zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą?

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) to spis przedsiębiorców. Aby do niego dołączyć, musisz wypełnić formularz CEIDG-1, a następnie go złożyć. Możesz to zrobić na trzy sposoby.

Ważne! Prawdopodobnie już od 2024 roku firmę będzie można zarejestrować wyłącznie online. Czytaj więcej o tych planach.

CEIDG-1 co oznacza i jak wypełnić wniosek?

Wniosek CEIDG-1 to druk, który wypełniasz podczas rejestracji firmy. Jak każdy tego typu dokument, u góry zawiera krótkie podsumowanie, w tym informację, kogo dotyczy. Z opisu dowiesz się, że poza rejestracją nowego podmiotu, używasz go także do zgłoszenia zmian w zarejestrowanej już firmie.

Zwróć uwagę na przypis z cyfrą 1 – zostały nim oznaczone wszystkie pola, które musisz wypełnić, gdy rejestrujesz firmę. Dodatkowo wniosek CEIDG-1 jest to zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS), Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), a także do naczelnika Urzędu Skarbowego (US). Kolejna sekcja, również zawiera dodatkową informację.

Dowiadujemy się z niej, że miejsce i datę złozenia wniosku wypełni urząd – więc możesz przejść dalej. Podobnie będzie z polem potwierdzającym osobę. Pamiętaj jednak, że urzędnik zweryfikuje, kto składa wniosek. Jeśli zrobisz to samodzielnie, okienko wskazujące przedsiębiorcę zostanie zaznaczone. W przypadku gdy złoży go osoba przez Ciebie upoważniona, X pojawi się w okienku z osobą uprawnioną.

Od czego więc zacząć uzupełnianie pól? W 1. punkcie musisz wybrać rodzaj wniosku. Ten sam druk (CEIDG-1) złożysz nie tylko wtedy, gdy rejestrujesz firmę, ale też w przypadku zmiany danych, rejestracji, zawieszenia czy wznowienia działalności. 

W kolejnym punkcie znajdziesz całą sekcję dotyczącą danych. Zaznacz X, określając swoją płeć, a także wprowadź dane z dokumentu tożsamości. Obywatele Polski powinni posługiwać się paszportem lub dowodem osobistym. Obcokrajowcy mogą wprowadzić też np. paszport lub dowód tymczasowy. 

W punktach 2.1 i 2.2., jeśli jesteś cudzoziemcem (jeśli nie, przejdź do punktu nr 3.), musisz wpisać najważniejsze informacje zgodne z jednym z dokumentów:

• kartą pobytu;
• kartą Polaka;
• wizą, która ma adnotację Poland Business Harbour.

Jeśli zastanawiasz się nad zapisem np. nazwiska, najlepiej wprowadź zapis zgodny z pisownią w dokumencie tożsamości. Podobnie postępuj z pozostałymi danymi.

W przypadku wizyty w urzędzie gminy zabierz ze sobą dokumenty potwierdzające status cudzoziemca, np. status uchodźcy czy decyzję pobytową. 

Co do zasady musisz też pamiętać, aby do wniosku składanego osobiście lub online, dołączyć kopie niezbędnych dokumentów. Bez nich zostanie uznany za niekompletny i będzie odrzucony. Jeśli jednak jesteś obywatelem państw UE, Islandii, Liechtensteinu, Norwegii lub Stanów Zjednoczonych Ameryki – nie musisz dołączać dokumentu potwierdzającego status cudzoziemca. Fakt ten wynika z ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. 

W 3. punkcie wpisz dane dotyczące adresu zamieszkania. Problematyczny może być do uzupełnienia powiat. Jeśli jesteś mieszkańcem miasta na prawach powiatu, np. Warszawy, wpisz nazwę miasta a nie przymiotnik (warszawski). 
Kolejny krok dotyczy danych do kontaktu. Uzupełnisz je w sekcji nr 4. Ważne! Jeśli nie chcesz, żeby dane kontaktowe (mimo ich wpisania) były widoczne w bazie CEIDG, zaznacz okienko Sprzeciwiam się udostępnianiu danych kontaktowych z CEIDG.

To Ty decydujesz, które dane podać. Możesz wprowadzić np. wyłącznie adres mailowy.
Punkt 5. dotyczy konkretnych informacji o firmie. Więc to dobry moment, aby w kilku zdaniach przywołać główne zasady określania nazwy.

Co ważne, możesz założyć tylko jedną jednoosobową działalność gospodarczą. Zanim uzupełnisz pola, upewnij się też, że nie ma drugiego podmiotu o identycznej nazwie - szczególnie w Twojej branży.

Podczas uzupełniania druku zatrzymaj się na chwilę przy dacie rozpoczęcia działalności. Jeśli Twoja firma wystartowała wcześniej i musisz wprowadzić datę wsteczną – to na Tobie spoczywa obowiązek sprawdzenia w US, ZUS-ie i KRUS-ie, czy musisz złożyć dodatkowe wnioski, dokumenty lub uiścić opłaty. 

Kolejna ważna kwestia, która wiąże się z datą rozpoczęcia działalności, to moment przekroczenia przychodu w działalności nierejestrowanej. Jeśli tak właśnie działasz na rynku, pamiętaj o ważnym przepisie. Zgodnie z polskim prawem nie musisz zakładać firmy, gdy w ciągu miesiąca otrzymujesz kwotę mniejszą niż 75% najniższej pensji minimalnej w kraju. Jeśli jednak przekroczysz ten limit, na rejestrację działalności masz do 7 dni od tego zdarzenia. W takim przypadku wpisz dzień, w który ta sytuacja miała miejsce.

Jeden z punktów sekcji nr 5 dotyczy również przewidywanej liczby zatrudnionych. Nie chodzi tu wyłącznie o osoby, które planujesz zatrudnić. Musisz wziąć pod uwagę np. siebie czy też członków rodziny, z którymi współpracujesz, a są z tego tytułu zgłoszeni do ubezpieczenia.

A jeśli te punkty są już jasne, przejdźmy dalej. Kody PKD – wprowadź takie, które określają zakres działań Twojej firmy. Przy czym przeważający kod to działalność, z jakiej spodziewasz się najwyższych wpływów. Co ważne, nie ma ograniczeń w liczbie kodów. Jednak w CEIDG zgłaszasz te, które faktycznie odzwierciedlają profil Twojej działalności. W przypadku gdy jest ich dużo i nie mieszczą się w wyznaczonych polach, musisz uzupełnić dodatkowy formularz CEIDG-RD.

Zwróć też uwagę na punkt 7. – Stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej. To miejsce powinno być w Polsce. Jednak od razu przypominamy, że adres ten będzie ogólnodostępny w oficjalnych bazach.

Z kolei w przypadku adresu do doręczeń – wpisanie danych wiąże się z konsekwencjami. Część z pism będzie uznawana za dostarczone, nawet jeśli ich nie odbierzesz. Co więcej, w przypadku adresu do doręczeń i stałego miejsca wykonywania działalności – masz obowiązek posiadania tytułu prawnego do danego lokalu (np. prawo własności, użytkowania wieczystego, najem lub dzierżawa). I podobnie, jak z kodami PKD, jeśli lokalizacji jest wiele, musisz wypełnić dodatkowy formularz CEIDG-MW.

W przypadku dodatkowego miejsca wykonywanej działalności również musisz wprowadzić kody PKD. Jednak nie mogą wykraczać poza te, które dotyczą całej działalności. 

Kiedy masz już najważniejsze informacje o firmie, w kolejnym kroku wybierz odpowiednie miejsce ubezpieczenia. Możesz zaznaczyć:

• ZUS - podczas zakładania działalności automatycznie staniesz się płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Jednak potrzebny jest wniosek, dzięki któremu staniesz się osobą ubezpieczoną. W tym celu złóż ZUS ZZA lub ZUS ZUA, a dla członków rodziny (jeśli chcesz ich ubezpieczyć) ZUS ZCNA;
• KRUS;
• ubezpieczenie za granicą.

W tym miejscu zwróć też uwagę, że na druku masz podpowiedź (przy każdej opcji: ZUS, KRUS i ubezpieczenie za granicą), którą jego część wypełniać dalej.

1. Jeśli wybierzesz ZUS:
Podczas rejestracji firmy proces zgłoszenia Cię jako płatnika składek odbywa się automatycznie. Pozostaje Ci dopełnienie formalności co do ubezpieczenia. W tym celu złóż formularz:

• ZUS ZUA - jeśli zgłaszasz się do ubezpieczenia zarówno społecznego, jak i zdrowotnego;
• ZUS ZZA - gdy chcesz się zgłosić wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego;
• ZUS ZCNA - jeżeli zgłaszasz kogoś z rodziny.

Datą obowiązku opłacania ZUS najczęściej jest data rozpoczęcia działalności. Mogą pojawiać się w tym przypadku odstępstwa, jednak wtedy właściwą datę uzgadnia się z ZUS-em.

2. Gdy Twój wybór to KRUS:
Co do zasady możesz założyć działalność i wciąż może obowiązywać Cię ubezpieczenie społeczne rolników. Jednak musisz spełniać liczne warunki:

3. Ubezpieczenie za granicą
Trzecią opcję możesz wybrać, kiedy masz obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne oraz społeczne poza granicami Polski. Jak możesz się domyślać, ZUS potrzebuje potwierdzenia tego faktu, dlatego musisz złożyć odpowiednie dokumenty.

W kolejnej części formularza znajdziesz oświadczenie. Możesz zaznaczyć tak, składam oświadczenie pod warunkiem, że potwierdzasz jego treść. Aby było to możliwe musisz:

• mieć tytuł prawny do nieruchomości wskazanych we wniosku;
• nie ciążą na Tobie prawomocne zakazy wykonywania działalności gospodarczej.

Jeśli nie zgadzasz się chociaż z jednym z warunków – nie możesz złożyć wniosku. A konsekwencją będzie to, że działalność nie zostanie zarejestrowana. Urząd w tym miejscu przypomina też, że za składanie fałszywych oświadczeń grozi odpowiedzialność karna.

Punkty 11., 12., 13. druku CEIDG-1 dotyczą statusu działalności. Gdy zakładasz firmę, nie musisz ich wypełniać. Jednak jedno warto wiedzieć.

Podczas rejestracji możesz od razu zawiesić działalność. Mimo że brzmi to dość niewiarygodnie, to takie działanie sprawia, że nie musisz płacić składek na ZUS, zaliczek na podatek dochodowy, podatku VAT czy składać deklaracji ZUS lub JPK. Jest tylko jeden warunek. Zawieszenie nie może być krótsze niż 30 dni. Jeśli masz już ustalony plan działania, podaj też od razu datę wznowienia. Dzięki temu złożysz tylko jeden druk.

W 14. punkcie wpisz Urząd skarbowy odpowiedni dla Twojego miejsca zamieszkania. 

W punkcie 15. pozostaje jedynie wskazać formę płatności podatku. Wybór jest niezwykle istotny, ponieważ wpływa na jego wysokość, a także na rodzaj prowadzonej księgowości. Masz następujące opcje:

• skala podatkowa;
• podatek liniowy;
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Tutaj znajdziesz więcej informacji na ten temat. W przypadku, w którym nie wybierzesz żadnej formy - Twój dochód z działalności będzie opodatkowany na zasadach ogólnych według skali podatkowej.

Kolejny, 16. punkt, wymaga od Ciebie zaznaczenia pola zawiadamiam, że w następnym roku obrotowym wybieram prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jednak nie musisz tego robić, gdy o prowadzeniu ksiąg poinformujesz w zeznaniu rocznym.

To jednak nie jest koniec. Wśród kolejnych pól problematyczne mogą być punkty 16., 17. i 17.1. Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest prowadzenie dokumentacji rachunkowej. Jeśli zdecydujesz się na biuro rachunkowe, w kolejnych krokach podaj wymagane dane. Możesz też oczywiście prowadzić księgowość samodzielnie, jednak licz się z wieloma wyzwaniami w tym zakresie. Gdy zdecydujesz się na drugą opcję, nie wpisuj w polu 17.1. własnych danych.

W kolejnych polach nieoczywiste mogą okazać się numery nadane w innych krajach. Chodzi o numery podatkowe lub ubezpieczeniowe. W przypadku, gdy zostały nadane w innym kraju – po prostu je wpisz. Jeśli ich nie pamiętasz lub masz inny problem, skontaktuj się z ZUS-em lub US. Dzięki temu dowiesz się, czy możesz je pominąć.

Punkt 21. dotyczy rachunku firmowego. Masz obowiązek zgłoszenia każdego rachunku, z którego korzystasz lub będziesz to robić w ramach prowadzonej działalności. A także czynności z nim związane - typu otwarcie lub zamknięcie. Rachunek przyda Ci się również dlatego, że możesz otrzymać zwrot z VAT z urzędu skarbowego. Pamiętaj, numer będzie też widoczny na białej liście podatników. 

Na tym etapie w formularzu podaj numer konta prywatnego. Później bez problemu zamienisz rachunek na właściwy.

A czy musisz mieć konto firmowe? Tę kwestię regulują ścisłe wytyczne. Jest wymagane, gdy:

• przekroczysz wartość transakcji 15 tys. zł z jednym z kontrahentów. Nie ma znaczenia, czy kwota będzie rozbita na kilka faktur, czy ujęta na jednej. Liczy się wysokość transakcji;
• chcesz lub będziesz korzystać z mechanizmu podzielonej płatności.

Jednak nawet jeśli nie spełniasz tych wytycznych, rachunek firmowy może okazać się niezbędny. W praktyce banki regulaminowo ograniczają wykorzystanie kont osobistych do rozliczania działalności gospodarczej. Rachunek firmowy niezwykle sprawnie założysz np. przez internet . W ramach oferty możesz też otrzymać profesjonalne wsparcie księgowych.

Punkty 22.-22.3. dotyczą adresu e-Doręczeń. Może być to dla Ciebie dość zagadkowa opcja. Platforma e-Doręczenia jest to duży projekt, który przewiduje m.in. od 2024 roku kontakt z urzędami za jej pomocą. U góry w formularzu znajduje się dokładny opis, kiedy wypełnić wskazane pola. Jeśli jest to dla Ciebie interesująca opcja, wniosek o utworzenie adresu złożysz na tej stronie.

Z kolei punkt 23. omawia zakres małżeńskiej wspólności majątkowej. Nie musisz wypełniać tego pola. Jeśli jednak zastanawiasz się, jak prawidłowo to zrobić, pamiętaj, że jeśli przed małżeństwem lub w jego trakcie nie została zawarta notarialna umowa o rozdzielności, to w momencie zawarcia małżeństwa powstaje właśnie taka wspólność.

Ostatnie sekcje (od 25. do 27. punktu) dotyczą pełnomocnictwa i informacji o dołączonych dodatkowo formularzach. Co ważne, nie masz obowiązku zgłaszania do CEIDG pełnomocników. Mimo to mogą oni realizować sprawy firmy wyłącznie z odpowiednim zaświadczeniem. Jeśli jednak się na to zdecydujesz, dane tej osoby będą wyświetlały się w ogólnodostępnym rejestrze.

Pamiętaj, że w razie wątpliwości, zawsze możesz skontaktować się z odpowiednim urzędem. A dzięki temu uzyskasz niezbędne wsparcie. W sekcji poniżej znajdziesz omawiany przez nas formularz do pobrania.
 

¹ https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/001140