JPK – co to jest i do czego służy?

Każda firma, niezależnie od wielkości i branży, musi działać w zgodzie z przepisami podatkowymi. Jednym z najważniejszych obowiązków jest przygotowywanie i przekazywanie Jednolitego Pliku Kontrolnego, czyli JPK. Co to jest i kiedy należy go wysyłać? Na te oraz inne pytania znajdziesz odpowiedź w niniejszym artykule.

Co to jest JPK?

 Dokument jest generowany za pomocą oprogramowania informatycznego używanego do rozliczenia księgowości danej firmy i jest zapisywany w formacie XML. Pozwala to właściwym organom na automatyczne porównywanie danych i zestawianie ich z informacjami uzyskanymi od innego podatnika. 

Od kiedy funkcjonuje JPK? Plik został  wprowadzony ustawą z 10 września 2015 roku, a zmiany weszły w życie 1 lipca 2016 roku. Ponadto stanowi polski odpowiednik systemu SAFT (z ang. Standard Audit File-Tax), który jako pierwszy został wdrożony w Portugalii, a następnie we Francji i w Niemczech. 

Funkcja Jednolitego Pliku Kontrolnego

Jednolity plik kontrolny przede wszystkim usprawnia system podatkowy. Co to oznacza w praktyce? Obowiązek wysyłania JPK przyspiesza i upraszcza zbieranie oraz analizowanie danych o niektórych operacjach gospodarczych. W efekcie minimalizuje konieczność przeprowadzania kontroli skarbowych, które nierzadko bywały uciążliwe, długotrwałe i negatywnie wpływały na codzienną pracę firm. 

Jednolity Plik Kontrolny jest także narzędziem mającym na celu zwalczanie nielegalnych praktyk podatkowych. Analiza zgromadzonych danych pozwala organom skarbowym na wykrywanie nieprawidłowości, takich jak rozliczanie pustych faktur. Dzięki temu JPK przyczynia się do zwiększenia uczciwości i transparentności w obrocie gospodarczym.

Również przedsiębiorcy mogą czerpać korzyści z automatyzacji w procesie przekazywania danych do urzędu. Taki sposób przekazywania dokumentów jest prosty i szybki, co pozwala zaoszczędzić sporo czasu.

Elementy JPK

Co zawiera plik JPK? Jednolity Plik Kontrolny może zostać podzielony na dwie kategorie: 

• JPK, które muszą być wysyłane regularnie co miesiąc.
• JPK wysyłane na żądanie organu podatkowego.

Pozostałe elementy Jednolitego Pliku Kontrolnego są przekazywane na żądanie organów podatkowych. JPK na żądanie może obejmować: 

• JPK_FA – czyli ewidencja faktur sprzedaży. Stanowi rozszerzenie podstawowego dokumentu składanego co miesiąc przez  przedsiębiorców. Zawiera szczegółowe informacje dotyczące pozycji towarowych każdej faktury oraz niektóre dane dotyczące samej transakcji. 
• JPK_MAG – plik zawierający informację o ewidencji magazynowej.  Przedstawia operacje związane z ruchem towarów na magazynie, takie jak wartość przyjęć i wydań z uwzględnieniem poszczególnych transakcji oraz stanu poszczególnych pozycji magazynowych. Jeśli dana operacja była powiązana z fakturą VAT, to numer faktury VAT również zostanie uwzględniony w tej strukturze. 
• JPK_KR – odzwierciedla zapisy na księgach rachunkowych. Pozwala na zweryfikowanie, czy transakcja została poprawnie uwzględniona w księgach rachunkowych. 
• JPK_WB – to nic innego jak wyciąg bankowy. Zawiera informacje o wszystkich transakcjach na rachunku bankowym (nazwę kontrahenta, wartość oraz tytuł przelewu). 
• JPK_EWB – ewidencja przychodów dotycząca podatników, którzy wybrali ryczałt jako formę rozliczenia za podatek.
• JPK_PKPiR – dotyczy przedsiębiorców, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów.

Chociaż nie wszystkie pliki kontrolne są obowiązkowe, każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do ich generowania i przechowywania. JPK_WB mogą generować banki na wezwanie US.

Czym jest JPK_VAT, jaka jest jego struktura i kogo obowiązuje?

JPK_VAT obowiązuje wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT (tj. duże, średnie i małe przedsiębiorstwa oraz mikroprzedsiębiorców). To rodzaj JPK, którego zadaniem jest uszczelnienie systemu poprzez połączenie części ewidencyjnej i deklaracyjnej (rozliczeń deklaracji VAT-7 i VAT-7K). Standaryzacja ma ułatwić kontrole oraz identyfikacje i przeciwdziałanie wyłudzeniom czy nieuczciwym praktykom firm. 

Od 1 stycznia 2018 r. obowiązkowe jest prowadzenie rejestrów VAT w formie elektronicznej. JPK_VAT należy wysyłać w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym. Dotyczy to także przedsiębiorców, którzy z VAT rozliczają się kwartalnie. JPK_VAT należy wysyłać nawet w sytuacji, gdy ewidencje w danym okresie były zerowe. Plik generuje się w księgowym programie komputerowym, bezpłatnej aplikacji e-mikrofirma lub z pomocą narzędzia Formularz uproszczony, a do jego podpisania niezbędny jest bezpieczny podpis elektroniczny lub ePUaP. 

Przedsiębiorcy zobowiązani do składania JPK

Istnieje jednak pewna grupa przedsiębiorców, którzy nie muszą wysyłać JPK – to między innymi firmy korzystające ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego w zakresie VAT. Kolejna grupa to osoby, które postanowiły zawiesić działalność gospodarczą. W okresach zawieszenia nie ma konieczności składania deklaracji JPK, chociaż istnieje kilka wyjątków od tej zasady. Przykładowo, jeśli w trakcie okresu zawieszenia przedsiębiorca dokonuje takich czynności jak wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów lub import towarów, które podlegają opodatkowaniu VAT, to jest zobowiązany do złożenia deklaracji JPK.

Jak wygenerować i wysłać Jednolity Plik Kontrolny?

Przygotowanie i wysyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego nie jest skomplikowane – cały proces zamyka się w kilku prostych krokach.

Pierwszym etapem jest zapewnienie odpowiedniego oprogramowania, które umożliwi wygenerowanie pliku JPK zgodnego z wymaganiami technicznymi. Wiele podmiotów oferuje specjalistyczne rozwiązania, które wspomagają ten proces. Następnie, po skonfigurowaniu oprogramowania, należy zebrać wszystkie niezbędne dokumenty finansowe i podatkowe, takie jak faktury i rachunki. 

Kolejny krok to wygenerowanie pliku JPK z wykorzystaniem odpowiednich funkcji lub narzędzia, które są dostępne w wybranym oprogramowaniu. Ważne, by zadbać o poprawne wypełnienie dokumentu, inaczej można zostać obciążonym karą pieniężną. W przypadku każdej pomyłki mającej wpływ na część ewidencyjną lub deklaracyjną należy sporządzić korektę pliku i przesłać ją do Ministerstwa. 

Ostatnim krokiem jest wysłanie pliku JPK do odpowiedniego organu podatkowego. W łatwy sposób można tego dokonać np. za pośrednictwem aplikacji e-mikrofirma. Istotna jest również terminowość składania plików JPK, aby uniknąć ewentualnych kar.