JPK_V7 – deklaracja w Jednolitym Pliku Kontrolnym bez tajemnic

8 min

na niebieskim tle bloczki z różnymi symbolami

Przygotowywanie i bieżące przekazywanie właściwym organom podatkowym stosownych dokumentów to jeden z podstawowych obowiązków wszystkich działających w Polsce przedsiębiorców. Jednym z nich jest JPK_V7. Dowiedz się, czym jest deklaracja JPK_V7, jakie są jej elementy składowe oraz terminy, których należy przestrzegać!

Czym jest deklaracja JPK_V7?

JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, to dokument cyfrowy, który zawiera określony zestaw firmowych danych. Jest generowany za pomocą programów księgowych lub aplikacji e-mikrofirma udostępnionej przez rząd dla przedsiębiorców. Jest podstawą do weryfikacji działalności przedsiębiorców przez organy podatkowe.

Podatnicy uzyskujący przychody z działalności gospodarczej, którzy jednocześnie są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, mają obowiązek składać JPK_V7. Co to oznacza? Są oni zobowiązani do wykazania wszystkich informacji niezbędnych do ustalenia podatku VAT. Plik JPK_V7 (deklaracja z JPK_VAT) występuje w dwóch wariantach:

  • JPK_V7M – obowiązuje podatników rozliczających się miesięcznie,
  • JPK_V7K – obowiązujący podatników rozliczających się kwartalnie.

Elementy składowe deklaracji JPK_V7

Aby lepiej zrozumieć, czemu służy dokument, warto przyjrzeć się, jak wygląda JPK_V7. Struktura JPK_V7 obejmuje dwie części:

  • ewidencyjną,
  • deklaracyjną.

Część ewidencyjną JPK_V7 – bez względu na sposób rozliczania – należy wypełniać i wysyłać do urzędu skarbowego co miesiąc. Ewidencja obejmuje podstawowe informacje o zakupie i sprzedaży, które pozwolą prawidłowo rozliczyć podatek. Dane, które się tu znajdują, to m.in.:

  • rodzaj transakcji,
  • podstawa opodatkowania,
  • wysokość podatku należnego,
  • kwota podatku naliczonego,
  • dane kontrahenta,
  • numer dowodu zakupu i sprzedaży.

Faktury i dokumenty powinny być uporządkowane według daty powstania obowiązku podatkowego, a kwoty należy podawać w walucie polskiej.

Jeśli podatnik rejestruje sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, to tzw. faktury uproszczone (paragony z NIP do 450 zł brutto) nie są wydzielane w ewidencji sprzedaży JPK_V7, tylko ujmowane w zbiorczym wpisie dotyczący sprzedaży miesięcznej zarejestrowanej na kasie fiskalnej.  Faktury , które zostały wystawione do paragonów, należy natomiast ująć oddzielnym wpisem, a wartość zestawienia fiskalnego pomniejszyć w JPK o wartość takich faktur.
 

Część deklaracyjna JPK_V7 służy z kolei do wyliczania ostatecznej wysokości podatku. Wynika z niej łączna wartość transakcji w danym okresie rozliczeniowym (w miesiącu w przypadku JPK_V7M lub w kwartale dla JPK_V7K). W części deklaracyjnej znajdują się m.in.:

  • dane urzędu skarbowego, do którego wysyłana jest deklaracja, 
  • dane podatnika, 
  • kwoty podstawy opodatkowania towarów i usług wg rodzaju wraz z kwotą podatku należnego,
  • kwota podatku naliczonego w wysokości przysługującej do odliczenia od podatku należnego,
  • kwota podatku VAT do zapłaty, zwrotu lub przeniesienia na przyszły okres rozliczeniowy.

Przy rozliczeniu podatku VAT w ewidencji i deklaracji nie ujmuje się czynności, od których nie można odliczyć podatku VAT (np. faktur za usługi gastronomiczne) i tych, które są zwolnione z podatku VAT.Jak wykazać ulgę za złe długi w JPK_V7? Należy tego dokonać w części ewidencyjnej i deklaracyjnej pliku, poprzez wpis z oznaczeniem prawidłowej podstawy prawnej. Koryguje się podatek naliczony i podatek należny. Co ważne, w pliku JPK_V7 nie ma już obowiązku przygotowywania dokumentu VAT_ZD (tak jak to miało miejsce w przypadku JPK_VAT).

Procedura przygotowania i składania JPK_V7

Niezależnie od tego, czy mowa o wariancie JPK_V7M, czy JPK_V7K, procedura dotycząca tego, jak sporządzić, wystawić i złożyć JPK_V7 jest jednakowa.
Plik JPK_V7 można przygotować w:

  • bezpłatnej i prostej w obsłudze aplikacji e-mikrofirma, którą można pobrać ze strony internetowej Ministerstwa Finansów (https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/sign-in),
  • bezpłatnym narzędziu do podpisywania i wysyłania plików JPK_VAT gov: Klient JPK WEB (https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/jpk-client/send),
  • Formularzu Uproszczonym udostępnionym na stronie Ministerstwa Finansów (https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/jpk-form/),
  • wybranych, komputerowych programach do księgowości oraz komercyjnych aplikacjach bankowych.

Elektroniczna obsługa dokumentu jest możliwa dzięki korzystaniu z narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. JPK_V7 można wysłać po zalogowaniu się za pośrednictwem:

  • profilu zaufanego,
  • aplikacji mObywatel,
  • e-dowodu,
  • bankowości elektronicznej.

Podpisanie JPK_V7 umożliwiają:

  • profil zaufany,
  • kwalifikowany podpis elektroniczny,
  • dane autoryzujące.

Plik JPK_V7 można złożyć także za pośrednictwem pełnomocnika, uprawnionego formularzem UPL-1.

Najczęstsze błędy popełniane przy wypełnianiu JPK_V7

Podczas uzupełniania dokumentu może się zdarzyć, że system wyświetli komunikat o błędzie. Oznaczenie w postaci specjalnego kodu JPK_V7 wskazuje, gdzie jest nieprawidłowość i w jaki sposób należy ją poprawić. Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy składaniu deklaracji? Oto lista wraz z konkretnymi kodami JPK_V7:

  • błąd 401: „Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem XSD” – to błąd, który może być spowodowany wklejeniem tekstu ze znakami nieobecnymi na polskiej klawiaturze lub pozostawieniem w deklaracji pustych pozycji. Może on być także połączony z dodatkowym opisem, który pozwoli lepiej zweryfikować specyfikę nieprawidłowości;
  • błąd 407: „Przesłano duplikat dokumentu” – oznacza ponowne przesłanie tego samego pliku JPK_V7 (nie wymaga podejmowania żadnych dodatkowych czynności);
  • błąd 408: „Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie” – komunikat może mieć wiele przyczyn, ale najczęstszą jest niepoprawny formatu pliku (inny niż .xml);
  • błąd 411: „W systemie jest już złożona identyczna deklaracja VAT” – często występuje po błędzie 407 i oznacza, że w bazie jest już deklaracja za dany okres;
  • błąd 419: „Weryfikacja negatywna – błąd w danych autoryzujących. Dane niezgodne z prawdą” – informuje o błędach w imieniu, nazwisku, dacie urodzenia, numerze NIP lub numerze PESEL;
  • błąd 420: „Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania dokumentu” – informuje o braku upoważnienia lub pełnomocnictwa (lub o niewprowadzeniu dokumentu przez urząd do właściwej bazy).

Wszystkie błędy przy przygotowaniu i przesłaniu deklaracji JPK_V7 są przez system wskazywane i opatrywane stosownym kodem. JPK_V7 może poprawnie przejść przez bramkę i trafić do US, a mimo to może być konieczność złożenia korekty, ponieważ np. nie wykazano jakieś sprzedaży lub błędnie odliczono fakturę zakupową. 

Jak utworzyć korektę deklaracji JPK_V7? 

Proces ten nie różni się zasadniczo od opisanego wyżej procesu generowania i przesłania deklaracji pierwotnej. Należy pamiętać jedynie, aby dokładnie oznaczyć, której części deklaracji dotyczy korekta (ewidencyjnej, deklaracyjnej czy obu) oraz cel złożenia formularza: „korekta deklaracji”.

Terminy składania miesięcznej deklaracji JPK_V7

Termin, do kiedy należy złożyć JPK, zależy od interwału rozliczeń. Czynni podatnicy VAT rozliczający się miesięcznie zobowiązani są składać deklaracje JPK_V7M do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który składany jest plik JPK.
Podatnicy VAT rozliczający się kwartalnie zobowiązani są natomiast składać plik JPK_V7K w dwóch częściach:

  • część ewidencyjną do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który składany jest plik,
  • część deklaracyjną do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, za który składany jest plik.

Kontrole podatkowe a JPK_V7 - na co zwrócić uwagę?

Regularne przesyłanie przez czynnych podatników VAT plików JPK_V7 (JPK_V7M i JPK_V7K) powoduje, że organy podatkowe, dzięki specjalnym mechanizmom analiz danych, mogą prowadzić kontrole w sposób ciągły i automatyczny.
Wstępnej analizy wszystkich plików JPK_V7 dokonuje program komputerowy Ministerstwa Finansów. Zwraca on uwagę na:

  • poprawność rozliczeń podatku VAT – w poszukiwaniu nieprawidłowości porównuje dane z innymi deklaracjami VAT;
  • kwoty transakcji – porównuje kwoty w plikach JPK_V7 obu podmiotów będących stronami transakcji;
  • status uczestników wykazanych transakcji – w szczególności kontrolowana jest obecność na białej liście.

Wyłapanie przez system jakichkolwiek niezgodności dotyczących powyższych kwestii może spowodować zlecenie kontroli podatkowej. Na początku US powiadamia o rozpoczęciu czynności wyjaśniających, a następnie może nastąpić korekta plików JPK_V7.

Wymogi dotyczące archiwizacji deklaracji JPK_V7

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty firmowe związane z księgowością (w tym między innymi sprawozdania finansowe, księgi podatkowe, dowody księgowe czy deklaracje i ich potwierdzenia) powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin ich złożenia. Przykładowo, JPK_V7M złożony za luty 2024 r. do 25 marca 2024 r. należy przechowywać aż do końca 2029 roku.

Oferta
Księgowość dla Twojej firmy – w pełni online Wystawiaj i rozliczaj faktury, korzystaj z pomocy ekspertów w Biurze rachunkowym lub – jeśli wolisz – rozliczaj się samodzielnie Wypróbuj ING Księgowość
Czy ten artykuł był przydatny?
średnia: 0 | 0 ocen

Przeglądaj tematy