JPK_V7 – deklaracja w Jednolitym Pliku Kontrolnym bez tajemnic

Przygotowywanie i bieżące przekazywanie właściwym organom podatkowym stosownych dokumentów to jeden z podstawowych obowiązków wszystkich działających w Polsce przedsiębiorców. Jednym z nich jest JPK_V7. Dowiedz się, czym jest deklaracja JPK_V7, jakie są jej elementy składowe oraz terminy, których należy przestrzegać!

Czym jest deklaracja JPK_V7?

JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, to dokument cyfrowy, który zawiera określony zestaw firmowych danych. Jest generowany za pomocą programów księgowych lub aplikacji e-mikrofirma udostępnionej przez rząd dla przedsiębiorców. Jest podstawą do weryfikacji działalności przedsiębiorców przez organy podatkowe.

Elementy składowe deklaracji JPK_V7

Aby lepiej zrozumieć, czemu służy dokument, warto przyjrzeć się, jak wygląda JPK_V7. Struktura JPK_V7 obejmuje dwie części:

• ewidencyjną,
• deklaracyjną.

Faktury i dokumenty powinny być uporządkowane według daty powstania obowiązku podatkowego, a kwoty należy podawać w walucie polskiej.

Jeśli podatnik rejestruje sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, to tzw. faktury uproszczone (paragony z NIP do 450 zł brutto) nie są wydzielane w ewidencji sprzedaży JPK_V7, tylko ujmowane w zbiorczym wpisie dotyczący sprzedaży miesięcznej zarejestrowanej na kasie fiskalnej.  Faktury , które zostały wystawione do paragonów, należy natomiast ująć oddzielnym wpisem, a wartość zestawienia fiskalnego pomniejszyć w JPK o wartość takich faktur.
 

Przy rozliczeniu podatku VAT w ewidencji i deklaracji nie ujmuje się czynności, od których nie można odliczyć podatku VAT (np. faktur za usługi gastronomiczne) i tych, które są zwolnione z podatku VAT.Jak wykazać ulgę za złe długi w JPK_V7? Należy tego dokonać w części ewidencyjnej i deklaracyjnej pliku, poprzez wpis z oznaczeniem prawidłowej podstawy prawnej. Koryguje się podatek naliczony i podatek należny. Co ważne, w pliku JPK_V7 nie ma już obowiązku przygotowywania dokumentu VAT_ZD (tak jak to miało miejsce w przypadku JPK_VAT).

Procedura przygotowania i składania JPK_V7

Niezależnie od tego, czy mowa o wariancie JPK_V7M, czy JPK_V7K, procedura dotycząca tego, jak sporządzić, wystawić i złożyć JPK_V7 jest jednakowa.
Plik JPK_V7 można przygotować w:

• bezpłatnej i prostej w obsłudze aplikacji e-mikrofirma, którą można pobrać ze strony internetowej Ministerstwa Finansów (https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/sign-in),
• bezpłatnym narzędziu do podpisywania i wysyłania plików JPK_VAT gov: Klient JPK WEB (https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/jpk-client/send),
• Formularzu Uproszczonym udostępnionym na stronie Ministerstwa Finansów (https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/jpk-form/),
• wybranych, komputerowych programach do księgowości oraz komercyjnych aplikacjach bankowych.

Elektroniczna obsługa dokumentu jest możliwa dzięki korzystaniu z narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. JPK_V7 można wysłać po zalogowaniu się za pośrednictwem:

• profilu zaufanego,
• aplikacji mObywatel,
• e-dowodu,
• bankowości elektronicznej.

Podpisanie JPK_V7 umożliwiają:

• profil zaufany,
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• dane autoryzujące.

Plik JPK_V7 można złożyć także za pośrednictwem pełnomocnika, uprawnionego formularzem UPL-1.

Najczęstsze błędy popełniane przy wypełnianiu JPK_V7

Podczas uzupełniania dokumentu może się zdarzyć, że system wyświetli komunikat o błędzie. Oznaczenie w postaci specjalnego kodu JPK_V7 wskazuje, gdzie jest nieprawidłowość i w jaki sposób należy ją poprawić. Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy składaniu deklaracji? Oto lista wraz z konkretnymi kodami JPK_V7:

• błąd 401: „Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem XSD” – to błąd, który może być spowodowany wklejeniem tekstu ze znakami nieobecnymi na polskiej klawiaturze lub pozostawieniem w deklaracji pustych pozycji. Może on być także połączony z dodatkowym opisem, który pozwoli lepiej zweryfikować specyfikę nieprawidłowości;
• błąd 407: „Przesłano duplikat dokumentu” – oznacza ponowne przesłanie tego samego pliku JPK_V7 (nie wymaga podejmowania żadnych dodatkowych czynności);
• błąd 408: „Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie” – komunikat może mieć wiele przyczyn, ale najczęstszą jest niepoprawny formatu pliku (inny niż .xml);
• błąd 411: „W systemie jest już złożona identyczna deklaracja VAT” – często występuje po błędzie 407 i oznacza, że w bazie jest już deklaracja za dany okres;
• błąd 419: „Weryfikacja negatywna – błąd w danych autoryzujących. Dane niezgodne z prawdą” – informuje o błędach w imieniu, nazwisku, dacie urodzenia, numerze NIP lub numerze PESEL;
• błąd 420: „Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania dokumentu” – informuje o braku upoważnienia lub pełnomocnictwa (lub o niewprowadzeniu dokumentu przez urząd do właściwej bazy).

Wszystkie błędy przy przygotowaniu i przesłaniu deklaracji JPK_V7 są przez system wskazywane i opatrywane stosownym kodem. JPK_V7 może poprawnie przejść przez bramkę i trafić do US, a mimo to może być konieczność złożenia korekty, ponieważ np. nie wykazano jakieś sprzedaży lub błędnie odliczono fakturę zakupową. 

Jak utworzyć korektę deklaracji JPK_V7? 

Proces ten nie różni się zasadniczo od opisanego wyżej procesu generowania i przesłania deklaracji pierwotnej. Należy pamiętać jedynie, aby dokładnie oznaczyć, której części deklaracji dotyczy korekta (ewidencyjnej, deklaracyjnej czy obu) oraz cel złożenia formularza: „korekta deklaracji”.

Terminy składania miesięcznej deklaracji JPK_V7

Termin, do kiedy należy złożyć JPK, zależy od interwału rozliczeń. Czynni podatnicy VAT rozliczający się miesięcznie zobowiązani są składać deklaracje JPK_V7M do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który składany jest plik JPK.
Podatnicy VAT rozliczający się kwartalnie zobowiązani są natomiast składać plik JPK_V7K w dwóch częściach:

• część ewidencyjną do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który składany jest plik,
• część deklaracyjną do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, za który składany jest plik.

Kontrole podatkowe a JPK_V7 - na co zwrócić uwagę?

Regularne przesyłanie przez czynnych podatników VAT plików JPK_V7 (JPK_V7M i JPK_V7K) powoduje, że organy podatkowe, dzięki specjalnym mechanizmom analiz danych, mogą prowadzić kontrole w sposób ciągły i automatyczny.
Wstępnej analizy wszystkich plików JPK_V7 dokonuje program komputerowy Ministerstwa Finansów. Zwraca on uwagę na:

• poprawność rozliczeń podatku VAT – w poszukiwaniu nieprawidłowości porównuje dane z innymi deklaracjami VAT;
• kwoty transakcji – porównuje kwoty w plikach JPK_V7 obu podmiotów będących stronami transakcji;
• status uczestników wykazanych transakcji – w szczególności kontrolowana jest obecność na białej liście.

Wyłapanie przez system jakichkolwiek niezgodności dotyczących powyższych kwestii może spowodować zlecenie kontroli podatkowej. Na początku US powiadamia o rozpoczęciu czynności wyjaśniających, a następnie może nastąpić korekta plików JPK_V7.

Wymogi dotyczące archiwizacji deklaracji JPK_V7

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty firmowe związane z księgowością (w tym między innymi sprawozdania finansowe, księgi podatkowe, dowody księgowe czy deklaracje i ich potwierdzenia) powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin ich złożenia. Przykładowo, JPK_V7M złożony za luty 2024 r. do 25 marca 2024 r. należy przechowywać aż do końca 2029 roku.