Sprawozdanie finansowe, czyli najważniejszy raport jednostki gospodarczej

Raportowanie to element przydatny przy prowadzeniu każdego przedsiębiorstwa. Dokumentacja może jednak dostarczać informacji o kondycji firmy nie tylko przedsiębiorcy, ale i państwu. Jednym z najważniejszych zestawień, które co roku musi złożyć określona grupa przedsiębiorców, jest sprawozdanie finansowe.

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Roczne sprawozdanie finansowe to w największym uproszczeniu raport, który dostarcza informacji o stanie finansowym danej jednostki gospodarczej. Dokument ten zawiera wszystkie dane dotyczące stanu majątkowego w danym roku obrotowym, aktualne na dzień bilansowy, czyli dzień sporządzenia sprawozdania. Czego więc można się z niego dowiedzieć? Między innymi tego, jaki majątek posiada przedsiębiorstwo, jak dysponowane były środki, jakie są bieżące zobowiązania krótko- i długoterminowe oraz jaka jest kondycja finansowa firmy. 

Sprawozdanie finansowe – kto ma obowiązek je sporządzać?

Coroczny obowiązek raportowania mają wszystkie firmy prowadzące księgi rachunkowe. Oznacza to, że zobowiązanie może obejmować nie tylko spółki kapitałowe czy osobowe, ale również osoby fizyczne, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą i są wpisane do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej).

Nie ma zatem znaczenia to, jaką formę ma Twoja działalność, ale ważny jest sposób prowadzenia księgowości. 

Sprawozdania finansowego nie muszą składać te spółki jawne i spółki partnerskie, których przychody nie przekroczyły 2 milionów euro. 

Jeśli w Twojej firmie prowadzone są księgi rachunkowe, to wiesz już, że masz obowiązek złożyć pełne sprawozdanie finansowe. Ale który z pracowników powinien zająć się jego przygotowaniem?

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości¹ wskazuje, że tym, kto musi sporządzać sprawozdanie finansowe, jest kierownik jednostki. W przypadku spółek kapitałowych będzie to więc członek zarządu, a w przypadku spółek jawnych, cywilnych i partnerskich wspólnicy. W spółkach komandytowych (oraz komandytowo-akcyjnych) ten obowiązek spoczywa na komplementariuszach.

W niewymienionych powyżej podmiotach zobowiązanych do złożenia sprawozdania finansowego sporządzenie sprawozdania to zadanie członka organów zarządzających. Sprawozdanie finansowe w przedsiębiorstwie może być przygotowane także przez księgowego. Jeśli jednak zdecydujesz się na skorzystanie z jego pomocy, pamiętaj, że za poprawność wszystkich danych prawnie wciąż odpowiada kierownik. Niezgodność informacji ze stanem faktycznym może wiązać się np. z karą finansową.

Elementy rocznego sprawozdania finansowego, o których nie można zapomnieć

Już wiesz, czym jest sprawozdanie finansowe i przez kogo powinno być sporządzone. Pora odpowiedzieć na pytanie, co zawiera sprawozdanie finansowe. Ustawodawca zadbał, by przygotowanie raportu nie rodziło wielu wątpliwości.

Poza tymi trzema częściami, w niektórych przypadkach, może zajść konieczność zamieszczenia załączników lub sporządzenia dodatkowych sprawozdań:

• sprawozdania z działalności (w przypadku m.in. spółek kapitałowych i komandytowo-akcyjnych);
• sprawozdania ze zmian w kapitale;
• rachunku przepływów pieniężnych;
• opinii bądź sprawozdania biegłego rewidenta.

Warto wspomnieć też, że budowa sprawozdania finansowego określona w Ustawie o rachunkowości może zostać zmodyfikowana, w zależności od specyfikacji i obszaru działalności jednostki gospodarczej.

Sprawozdanie finansowe a rok obrotowy – kiedy należy złożyć bilans?

Rok obrotowy to zwykle 12-miesięczny okres rozliczeniowy, który najczęściej pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Raz w każdym roku obrotowym powinno się przygotować bilans roczny. Co to jest? To zestawienie przedstawiające stan majątkowy firmy, które musi się znaleźć w sprawozdaniu.

Termin złożenia to nie to samo, co czas na sporządzanie sprawozdań. Jest on liczony od dnia przygotowania bilansu i wynosi 3 miesiące. Jeśli w Twojej firmie rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to nieprzekraczalnym terminem na sporządzenie sprawozdania jest 31 marca.

Nie możesz zapomnieć także o tym, by przedłożyć dokumenty wspólnikom. Przyjęto, że powinno się to odbyć na walnym zgromadzeniu nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca (jeśli rok obrotowy w Twojej firmie jest rokiem kalendarzowym). Po podpisaniu przez  osobę sporządzającą oraz kierownika jednostki dokument muszą zatwierdzić wspólnicy. Następnie sprawozdanie z odpowiednimi załącznikami należy wysłać przez odpowiednią aplikację (s24 dla KRS, e-sprawozdania.mf.gov.pl dla KAS) do właściwych jednostek organizacyjnych – KRS oraz KAS.

Uważaj na terminy – co grozi za niezłożenie sprawozdania?

Sprawozdania finansowe podsumowują działalność i sytuację majątkową całego przedsiębiorstwa, dostarczają informacji o źródłach finansowania, zadłużeniach podmiotu, wysokościach należności itp. Są to niezwykle ważne informacje. Zarówno wprowadzenie błędnych danych, jak i niezłożenie raportu na czas wiążą się z konsekwencjami. Niedotrzymanie terminu złożenia dokumentów powoduje wszczęcie z urzędu postępowania przymuszającego do ich przesłania i może wiązać się również z poważnymi konsekwencjami zarówno dla firmy, jak i kierownictwa i zarządców jednostki (czyli członków zarządu). Karą może być grzywna (w wysokości 10–720 stawek dziennych), pozbawienie wolności do 2 lat czy nawet rozwiązanie spółki z automatycznym wykreśleniem z KRS.
 

¹ Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591).