Czym jest nota korygująca oraz kto i kiedy może ją wystawić?

W biznesowej codzienności wystawianie faktur to chleb powszedni. Zdarza się jednak, że faktury VAT zawierają błędy. Ustawodawca wymaga poprawienia ich za pomocą faktur korygujących. Kiedy błędy mają charakter formalny, można zrobić to za pomocą noty korygującej. Czym jest nota korygująca? Kiedy możesz ją wystawić? Co powinna zawierać? Sprawdź, co warto wiedzieć na ten temat.

Co to jest nota korygująca?

Nie jest niczym nadzwyczajnym otrzymać fakturę z błędami. Literówka w nazwie firmy, zła kolejność cyfr w kodzie pocztowym albo w numerze NIP. Na szczęście da się to poprawić. Dzięki nocie korygującej jako nabywca towaru i usług poprawisz błędy w fakturze wystawionej przez Twojego kontrahenta.

Wystawiona przez Ciebie nota korygująca (do wydrukowania w dwóch egzemplarzach) wg ustawy o VAT musi zawierać:

• wyrażenie „nota korygująca”,
• kolejny numer i datę jej wystawienia,
• imiona i nazwiska bądź nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
• adresy stron,
• numer, dzięki któremu podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej,
• dane zawarte na fakturze, której dotyczy nota,
• treść korygowanej informacji oraz treść prawidłową.

Notę korygującą możesz też wystawić w formie elektronicznej.

Nota korygująca – przesłanki do jej wystawienia

Nota korygująca np. fakturę sprzedaży może dotyczyć jedynie niezgodności formalnych. Pozwala na poprawę błędów w:

• w dacie wystawienia, 
• danych nabywcy,
• dacie dokonania,
• dacie zakończenia dostawy towarów,
• dacie wykonania usługi, 
• nazwie towaru lub usługi.

Co istotne dla Ciebie: zgodnie z art. 106 k ust. 1 ustawy o VAT nie możesz poprawić następujących błędnych liczb widniejących na fakturze:

• miary i ilości dostarczonych towarów bądź zakresu wykonanych usług,
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen (w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto),
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
• stawki polskiego podatku VAT albo stawki zagranicznego podatku od wartości dodanej (w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6 a, 7 i 9 ustawy o VAT),
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku VAT,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwoty należności ogółem.

Kto wystawia notę korygującą?

Co jeszcze musisz wiedzieć? Kiedy identyfikujesz się jako podatnik VAT, nabywasz towar lub usługę i otrzymujesz fakturę VAT zawierającą wskazane w ustawie o VAT błędy, masz wtedy prawo do wystawienia noty korygującej.

Wystawiasz notę i co dalej? Ustawa o VAT będzie wymagać od Ciebie akceptacji wystawcy faktury. Co do zasady przepisy nie udzielają odpowiedzi na temat tego, jak ta akceptacja powinna być wykonana. 

Dla Twojego bezpieczeństwa (np. w przypadku kontroli) warto uzyskać dla wystawionej noty wyraźną akceptację wystawcy faktury, czyli np. akceptację pisemną lub w formie korespondencji elektronicznej. Dopuszcza się również milczącą akceptację, która ma miejsce wtedy, gdy kontrahent nie wyraża sprzeciwu wobec noty korygującej, np. poprzez nieprzekazanie wiadomości o braku zgody za pomocą poczty elektronicznej, tradycyjnej czy drogą telefoniczną.

Nota korygująca a faktura korygująca

Niektórych danych, wymienionych w art. 106 k ust. 1 ustawy o VAT, nota korygująca nie może zmodyfikować. W takim przypadku należy je poprawić za pomocą faktury korygującej. Mówi o tym art. 106 j ustawy o VAT. 

Za pomocą noty korygującej nie można anulować faktury VAT lub jej zduplikować (np. jeśli Twój egzemplarz uległ zniszczeniu).

Nota korygująca – do kiedy powinna być wystawiona?

Moment wystawienia noty korygującej zależy wyłącznie od kupującego. Przepisy określone w ustawie o VAT nie wskazują konkretnego terminu, kiedy należy to zrobić.

Co do zasady warto wystawić dokument jak najszybciej, chociażby po to, aby uchronić się przed negatywnym przebiegiem ewentualnej kontroli organów podatkowych.