Księgowość samodzielna czy z firmą księgową? Za i przeciw

W Polsce obowiązek prowadzenia księgowości ciąży na każdym przedsiębiorcy – bez względu na rodzaj wykonywanej działalności. Ty też chcesz założyć firmę i zastanawiasz się, który typ wybrać? Sprawdźmy więc, jakie rozwiązanie będzie odpowiednie dla Twojego przedsiębiorstwa.

Zakładając firmę, musisz podjąć wiele ważnych decyzji. Jedną z nich będzie wybór podmiotu zajmującego się księgowością. Dokonać go należy już w momencie składania wniosku o rejestrację działalności gospodarczej. Do wyboru masz samodzielne prowadzenie księgowości, zatrudnienie własnego księgowego lub współpracę z biurem rachunkowym. Czytaj dalej i przekonaj się, że każde rozwiązanie ma swoje mocne i słabe strony.

Prowadzenie księgowości – co warto o tym wiedzieć?

Od czego zacząć? Przede wszystkim weź pod uwagę, kto będzie za nią odpowiedzialny oraz jak duża jest Twoja firma.

Masz do wyboru dwie formy prowadzenia księgowości – księgowość pełną i uproszczoną.

Księgowość pełna wymaga szczegółowości i precyzyjności. Może być bardzo czasochłonna, dlatego niełatwo prowadzić ją samodzielnie. Ten rodzaj księgowości jest obligatoryjny dla:

• spółek cywilnych;
• spółek handlowych;
• osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich (jeżeli ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej 2 mln euro).

Księgowość uproszczona może się sprawdzić w małych lub średnich przedsiębiorstwach. Do wyboru masz Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub ryczałt ewidencjonowany. Zobaczmy, czym się różnią.

W przypadku pierwszej opcji musisz księgować wszystkie przychody firmy i to od nich płacisz podatek. KPiR nie daje Ci jednak możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodów. W ryczałcie prowadzisz ewidencję wszystkich wydatków firmy i dokonanych sprzedaży, ale zyskujesz możliwość odliczania kosztów uzyskania przychodów.

Księgowość uproszczona jest dostępna dla:

• osób fizycznych;
• spółek osób fizycznych, jeżeli ich przychody nie przekraczają 2 mln euro.

Samodzielne prowadzenie księgowości czy z biurem rachunkowym – wady i zalety rozwiązań

Według raportu Grant Thornton w 2021 r. 81% polskich firm zlecało działalność księgową podmiotom zewnętrznym. Outsourcing księgowości jest zdecydowanie mniej kosztowny niż zatrudnianie w swoim przedsiębiorstwie pracownika, który będzie odpowiadał za rozliczenia. Dzięki obsłudze przez profesjonalny zespół możesz skupić się na głównym obszarze swojej działalności i spać spokojnie.

Pomimo niewątpliwych zalet tego rozwiązania, trzeba też mieć świadomość jego wad. Decydując się na outsourcing księgowości, tracisz pełną kontrolę nad sferą księgowo-finansową przedsiębiorstwa. Możesz również mieć utrudniony dostęp do dokumentacji.

Jeżeli masz małe przedsiębiorstwo, na pewno istotna jest dla Ciebie cena za świadczenie usług księgowości. Robiąc to samodzielnie, możesz zminimalizować wydatki, bo to Ty przygotowujesz wszystkie rozliczenia. Masz stały wgląd do dokumentów i pełną świadomość dotyczącą wysokości opłat, jakie uiszczasz. Jeśli zdecydujesz się rozliczać swoją firmę samodzielnie, a dodatkowo posiadasz kartę płatniczą VISA, sprawdź aktualną promocję od ING Księgowość – 3 miesiące za 1 zł.

Prowadząc księgowość przedsiębiorstwa bez pomocy specjalisty, musisz jednak liczyć się z koniecznością poświęcenia na to pewnych nakładów czasu. Cały proces mogą ułatwić Ci specjalne programy do księgowości, ale to na Tobie będzie spoczywał obowiązek śledzenia na bieżąco zmian prawnych. Również i Ty odpowiadasz za ewentualne popełnione błędy.

Prowadzenie księgowości samodzielne czy z księgową – czym należy kierować się podczas wyboru?

Podczas wyboru podmiotu prowadzącego księgowość, kieruj się przede wszystkim wielkością swojego przedsiębiorstwa. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, możesz podjąć się samodzielnego prowadzenia rozliczeń. Trzeba będzie jednak przyswoić kilka pojęć. Wiesz, czym jest ZUS_ZUA, druki JPK? To solidny punkt wyjścia, który znacznie ułatwi Ci rozrachunki. Dlaczego?

Wynika to z tego, że polski system podatkowy jest bardzo rozbudowany. Jeśli dopiero rozpoczynasz swoją przygodę z biznesem, to musisz zapoznać się z tymi skrótami. Ich poprawne zrozumienie ułatwi Ci na przykład wypełnienie deklaracji na Mały ZUS Plus, czy pomoże rozliczyć pierwsze faktury.

Jeśli generujesz wiele dokumentów księgowych czy zatrudniasz pracowników, rozważ współpracę z zewnętrzną księgowością. Zgodnie z danymi, jakie udostępnia portal GOV.pl, szacuje się, że w Polsce działa ok. 70 tys. biur rachunkowych. Masz więc całkiem spory wybór!

Zanim zdecydujesz się na konkretnego usługodawcę, upewnij się, czy opłaca on ubezpieczenie OC oraz czy ma licencję (certyfikat księgowy) na świadczenie usług księgowych. Unikniesz w ten sposób wyboru nieuczciwego partnera, który prowadziłby finanse Twojej firmy niezgodnie z prawem.

Świetnym rozwiązaniem jest też możliwość skorzystania z usług księgowych w banku. Po założeniu konta firmowego, a w niektórych przypadkach i bez niego, możesz skorzystać z profesjonalnej obsługi biura. Dzięki temu sprawy firmy załatwiasz w jednym miejscu. 

Jak widzisz, nie istnieje jeden sprawdzony sposób prowadzenia księgowości. Zanim podejmiesz decyzję, zastanów się, która opcja będzie najodpowiedniejsza dla Ciebie i Twojej firmy. Dzięki temu skupisz się na tym, co najważniejsze – czyli na zarabianiu pieniędzy.