Czym jest outsourcing w przedsiębiorstwie i na czym polega?

Przedsiębiorstwa realizują bardzo zróżnicowane zadania – i nie zawsze muszą zajmować się nimi samodzielnie. Jeżeli chcesz osiągnąć oczekiwany rezultat, a jednocześnie zachować elastyczność, dobrym rozwiązaniem może okazać się outsourcing. Co to jest i kiedy warto z niego skorzystać? Odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.

Co to jest outsourcing?

Delegowanie części zadań innym przedsiębiorstwom, które specjalizują się w danym działaniu, to jedno z najpowszechniejszych zjawisk w świecie współczesnego biznesu. Outsourcing może dotyczyć wielu procesów i przybierać bardzo zróżnicowane formy. Niezależnie od tego, czy outsourcingiem zajmują się podmioty zewnętrzne, czy firmy utworzone w ramach grupy spółek, podstawowym celem jest optymalizacja kosztów i zwiększenie wydajności. Ten model może przynieść świetne rezultaty, nawet jeżeli prowadzisz mikrofirmę lub małe przedsiębiorstwo. Odpowiednio projektując procesy, zwiększysz skalę działania bez konieczności zwiększania zatrudnienia.

Zasadę działania outsourcingu dobrze tłumaczy sama nazwa. Składają się na nią trzy angielskie słowa – outside (zewnętrzny), resource (zasoby) i using (korzystanie). Pojęcie tłumaczy się jako „wykorzystywanie zasobów zewnętrznych” i odnosi się do sytuacji, w których wyspecjalizowany podmiot przejmuje część zadań, które musiałyby być realizowane bezpośrednio w zlecającym przedsiębiorstwie. Zwykle podmiotem jest zewnętrzna firma, jednak – zwłaszcza w przypadku dużych organizacji – może być to również wyspecjalizowana jednostka wewnętrzna.

Usługa outsourcingowa wiąże się oczywiście z określonymi kosztami, zapewnia jednak wiele korzyści w porównaniu ze scenariuszem, w którym zadania musiałyby być realizowane w firmie. Nie jest konieczne rozbudowywanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, co przekłada się na oszczędności. Ty, jako przedsiębiorca, możesz skupić się na tym, co naprawdę istotne z perspektywy biznesowej. Zewnętrzni usługodawcy  mają też większe pole manewru i mogą odpowiednio reagować na zmieniające się zapotrzebowanie Twojej firmy, a współpraca z nimi jest elastyczna.

Rodzaje outsourcingu

Outsourcing nie zawsze oznacza to samo. Podstawowy podział dotyczy sposobu, w jaki zleceniodawca jest powiązany z podmiotem realizującym na jego rzecz usługę.

• Outsourcing kontraktowy (outsourcing zewnętrzny) opiera się na współpracy niezależnych podmiotów gospodarczych. Przykładowo: jako przedsiębiorca możesz zlecić firmie IT obsługę Twojej infrastruktury informatycznej. 
• Outsourcing kapitałowy (outsourcing wewnętrzny) występuje, jeżeli konkretne zadania są delegowane do innej jednostki działającej np. w ramach jednej grupy kapitałowej. Przykładowo: w grupie spółek można wydzielić odrębną spółkę-córkę, której podstawowym zadaniem będzie obsługa infrastruktury informatycznej innych należących do niej podmiotów. 

Nieco innym rodzajem outsourcingu jest outsourcing pracowniczy: w takim przypadku dostawca zobowiązuje się do pozyskania dla swojego klienta pracownika spełniającego określone kryteria, a następnie oddelegowuje go na określony czas. Takiego pracownika z przedsiębiorstwem, na którego rzecz świadczy usługi, nie łączy wobec tego formalna relacja.

Inny sposób podziału outsourcingu dotyczy skali działania. 

• Outsourcing całościowy opiera się na delegowaniu zadań w całości. W przypadku zarządzania zasobami ludzkimi (human resource outsourcing / HR outsourcing) znaczy to, że delegowane mogą być wszystkie zadania związane z zarządzaniem kadrami – od etapu selekcji i rekrutacji, aż po prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
• Outsourcing selektywny obejmuje zlecenie zewnętrznej firmie określonych czynności, np. wyłącznie selekcji kandydatów. Wymaga wobec tego posiadania w przedsiębiorstwie wewnętrznego działu HR, który będzie samodzielnie zajmował się częścią procesów i ich koordynowaniem.

Najczęściej outsourcingowane usługi

Jak widzisz, przedmiotem outsourcingu mogą być różne usługi. Zależy on przede wszystkim od potrzeb konkretnej firmy i jej skali działania. Jakie zadania są najczęściej zlecane zewnętrznym podmiotom?

• księgowość i rachunkowość,
• logistyka i spedycja,
• usługi sprzątające,
• marketing i PR, 
• obsługa infrastruktury informatycznej oraz IT,
• usługi programistyczne, 
• kadry i płace, 
• obsługa klientów i kontakt z klientem,
• czynności kontrolne, audyt zewnętrzny,
• rekrutacja pracowników, działania z obszaru HR,
• zarządzanie flotą pojazdów.

Możesz również skorzystać z propozycji firm, które będą w stanie zapewnić kompleksową obsługę Twojego przedsiębiorstwa w ramach jednej umowy. Tego typu pakiety obejmują przejęcie zadań z zakresu np. księgowości, spraw kadrowych i organizacyjnych czy zarządzania pojazdami należącymi do firmy.

Wady i zalety outsourcingu

Tak jak w przypadku każdego biznesowego rozwiązania, również outsourcing ma określone zalety i wady. Przyjrzyjmy się im, zaczynając od tych pierwszych:

• Obniżenie kosztów: podstawowym argumentem przemawiającym za delegowaniem zadań są niższe koszty operacyjne, w tym koszty pracy. 
• Eksperckie wsparcie: outsourcing, zwłaszcza w przypadku mniejszych firm, jest najprostszym sposobem na skorzystanie z wysokiej jakości usług, bez konieczności inwestycji w technologie czy zasoby.
• Elastyczność: zawierając umowę z firmą świadczącą usługi outsourcingowe, zyskujesz komfort działania i możliwość bezpośredniego reagowania na zmieniające się potrzeby.
• Brak konieczności rozbudowywania struktur firmy: delegowanie zadań nie wymaga np. tworzenia odrębnych działów zajmujących się wykonywaniem określonych działań. Przykładowo: dzięki zleceniu obsługi księgowej innej firmie nie musisz tworzyć działu księgowości we własnym przedsiębiorstwie.

Oczywiście outsourcing ma również pewne wady: przede wszystkim kontrolowanie wykonywania zadań przez zewnętrzny podmiot jest trudniejsze niż nadzór nad własnymi pracownikami. To natomiast może prowadzić do powstawania sporów pomiędzy podmiotami i wymaga wprowadzenia do zawieranych umów przemyślanych zapisów. Poza tym – także ze względów technicznych – rośnie ryzyko np. wycieku poufnych danych poza firmę. Pewnym problemem może być sam dobór partnerów, zwłaszcza jeżeli przedsiębiorca lub jego pracownicy nie mają wiedzy dotyczącej konkretnego zagadnienia. Nierzetelni dostawcy mogą obniżać jakość usług przedsiębiorstwa.

W jakich przypadkach warto skorzystać z usług outsourcingowych?

Outsourcing sprawdza się znakomicie w każdej branży i jest wykorzystywany przez przedsiębiorstwa różnych rozmiarów. W przypadku najmniejszych firm przekazanie części obowiązków specjalistom jest często skutecznym sposobem na zwiększenie potencjału biznesowego i zachowanie zdrowych fundamentów finansowych. Większe podmioty, dzięki delegowaniu niektórych działań, mogą zwiększać potencjał własnych działów bez konieczności ich rozbudowywania. To rozwiązanie sprawdza się więc zarówno w codziennym funkcjonowaniu firmy, jak i w okresach wzmożonego zapotrzebowania, kiedy dana sytuacja chwilowo przerasta możliwości wewnętrznych zespołów.

Nie należy jednak bagatelizować ryzyka, z jakim wiąże się outsourcing. Co to może oznaczać dla Twojej firmy? Podjęcie współpracy z nierzetelnym podmiotem może przynieść więcej szkody niż pożytku. Czasem realizacja pewnych zadań wewnętrznie będzie gwarantowała nie tylko wyższą jakość, ale również niższe koszty. Każdorazowo dokładnie analizuj zapotrzebowanie, biorąc pod uwagę potencjał swoich pracowników. Ponadto umowy zawierane z dostawcami usług powinny być tak przygotowane, aby ograniczać ryzyko podejmowane przez Twoją firmę.