Zarządzanie strukturą organizacyjną firmy

Zarządzanie rozrastającą się organizacją wymaga wprowadzenia skutecznych planów i procedur. Kluczową rolę odgrywa struktura organizacyjna przedsiębiorstwa. Warto zaprojektować ją w przemyślany sposób nie tylko w małych i średnich przedsiębiorstwach, ale również w mikrofirmach. Jeżeli myślisz nad rozwojem swojego biznesu, dowiedz się, co to jest struktura organizacyjna firmy i poznaj najważniejsze jej rodzaje. Pomoże Ci to wybrać odpowiedni schemat działania dla Twojej firmy.

Czym jest struktura organizacyjna firmy?

Rosnąca liczba zadań przedsiębiorstwa jest oczywiście najlepszym świadectwem jego rozwoju. Aby ich realizacja była możliwa, konieczne staje się zatrudnienie nowych pracowników i współpracowników, wyodrębnienie kolejnych działów czy znalezienie kierowników odpowiedzialnych za rozdzielenie obowiązków oraz sprawowanie nadzoru nad poszczególnymi etapami prac. Liczba zależności rośnie wraz z potencjałem, samo zarządzanie staje się jednak zdecydowanie większym wyzwaniem. 

Struktura organizacyjna w firmie to skonkretyzowany sposób organizacji przedsiębiorstwa uwzględniający wszystkie obszary działania i jednostki wchodzące w jego skład oraz wskazujący na ich hierarchię i wzajemne zależności. To oczywiście bardzo szerokie pojęcie, które odnosi się do wielu zagadnień kluczowych z punktu widzenia każdego podmiotu gospodarczego, jego kadry zarządzającej oraz pracowników. Jego zasadniczą rolą jest określenie stosunków panujących w firmie w taki sposób, aby zachować jak najwyższą wydajność pracy, odpowiednio wykorzystywać posiadane kompetencje i tworzyć środowisko sprzyjające dalszemu rozwojowi i innowacyjności.

Struktura organizacyjna firmy może być obrazowana w różny sposób.

• Schemat organizacyjny pozwala na przedstawienie hierarchicznych powiązań w przedsiębiorstwie w formie graficznej. Pokazuje więc w poglądowy sposób, jakie komórki wyodrębniono w organizacji, kto zajmuje określone miejsce w strukturze i jakie są zależności pomiędzy konkretnymi stanowiskami lub grupami stanowisk.
• Regulamin określa w formie opisowej porządek panujący w przedsiębiorstwie, jego wewnętrzny podział, sposób zarządzania i kontroli oraz wykonywania zadań. Zawiera także najważniejsze procedury umożliwiające zarządzanie firmą.
• Opis stanowisk określa role poszczególnych członków zespołów, a także obszary odpowiedzialności oraz umiejętności niezbędne do wykonywania zadań na konkretnym stanowisku.

Rodzaje struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa

Jak widzisz, organizacja pracy w przedsiębiorstwie to złożone zagadnienie. Aby struktura zarządzania w firmie była skuteczna, musi być jak najlepiej dostosowana do indywidualnej charakterystyki biznesu oraz wymogów rynku, na którym działa przedsiębiorstwo. Istnieje kilka podstawowych rodzajów struktur. Stosunkowo często spotykane są modyfikacje klasycznych modeli, a z roku na rok pojawia się coraz więcej nowych propozycji, które są jeszcze lepiej dostosowane do potrzeb nowoczesnego, elastycznego rynku. Poniżej znajdziesz informacje na temat najważniejszych typów struktur organizacyjnych.

Struktura organizacyjna firmy – struktura płaska

Jednym z podstawowych elementów pozwalających podzielić struktury organizacyjne na rodzaje jest rozpiętość kierowania, czyli w pewnym uproszczeniu liczba pracowników, jakimi zarządza jeden kierownik. W strukturze płaskiej nie wprowadza się stanowisk pośrednich pomiędzy kierownikami a pracownikami. Przykładowo: manager działu jest jedynym przełożonym wszystkich pracowników. Może wobec tego zdarzyć się, że jedna osoba zarządza pracą nawet kilkunastu specjalistów. Takie podejście ma oczywiście swoje wady i zalety. 
Do atutów należą:

• niższe koszty zatrudnienia kadry kierowniczej, 
• wydajny przepływ informacji, 
• większa odpowiedzialność i niezależność samych pracowników. 

Oczywiście płaska struktura firmy ma również wady, które sprawiają, że nie sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie: 

• uzależnienie zarządzania pracami od małej liczby osób, 
• trudności natury organizacyjnej i formalnej,
• bardzo ograniczona możliwość awansu wewnątrz organizacji, co może negatywnie wpływać na motywację pracowników.

Liniowa struktura organizacyjna firmy

W pewnym stopniu przeciwieństwem struktury płaskiej jest struktura liniowa, w której tworzone są pośrednie stanowiska kierownicze, a managerowie zarządzają mniejszymi zespołami lub samodzielnymi specjalistami. W tej strukturze każdy pracownik ma jednego przełożonego. Managerowie odpowiadają przy tym przed kierownikami wyższego szczebla. Tego typu struktury są scentralizowane i w znacznym stopniu zależne od osoby zarządzającej całą firmą. 

Liniowa struktura organizacyjna przekłada się na wyższe koszty zarządzania ze względu na konieczność stworzenia większej liczby stanowisk kierowniczych. Zakres kontroli specjalistów jest zdecydowanie większy niż w strukturze płaskiej ze względu na małe zespoły i bezpośrednią współpracę z przełożonymi. 

Struktura funkcjonalna

Struktura funkcjonalna to kolejny klasyczny model zarządzania, którego celem jest usprawnienie pewnych obszarów, które mogą powodować problemy w strukturze liniowej. W tej strukturze pracownicy mogą mieć wielu przełożonych: kierownicy stojący na czele poszczególnych działów funkcjonalnych zazwyczaj są najlepiej wykwalifikowanymi specjalistami w ramach konkretnego obszaru działań. Oczywiście ma to wiele zalet: przede wszystkim wspiera procesy kreatywne oraz rozwój wewnętrznych zespołów. Utrzymanie tego typu struktury wymaga większej elastyczności. Z jednej strony na szczeblu strategicznym niezbędna jest wyższa centralizacja, z drugiej zdecentralizowane są procesy operacyjne. Taki model może być skuteczną strukturą organizacyjną na przykład firmy produkcyjnej, w której zatrudnia się mistrzów dla poszczególnych sektorów prac.

Inne rodzaje struktury organizacyjnej firmy

Oczywiście na tym nie kończy się lista dostępnych struktur organizacyjnych. Z biegiem czasu konieczne stało się wprowadzenie kolejnych modeli lepiej dostosowanych do zmieniających się warunków. Oto najważniejsze z nich:

• struktura liniowo-sztabowa to kolejna alternatywa dla struktury liniowej. Jak sugeruje sama nazwa, w celu usprawnienia zarządzania wprowadza się sztab składający się z wysoko wykwalifikowanych specjalistów określonych dziedzin. Wciąż za zarządzanie odpowiedzialny jest kierownik i to on sprawuje bezpośrednią kontrolę nad pracownikami, jednak może korzystać ze wsparcia ekspertów zajmujących się konkretnymi obszarami.
• Struktura dywizjonalna opiera się na podziale organizacji na większą liczbę segmentów, które zachowują wysoką niezależność. Stosunkowo często są one przy tym wyodrębnione nie tylko na szczeblu organizacyjnym, ale również formalnym. Takie podejście pozwala zachować elastyczność zwłaszcza w przypadku dużych przedsiębiorstw operujących na wielu rynkach i podejmujących zróżnicowane działania.
• Struktura projektowa bywa również nazywana strukturą zadaniową. W tym przypadku kluczowe znaczenie ma realizacja konkretnego projektu, wokół którego grupują się zespoły projektowe zarządzane przez kierownika wydającego polecenia i odpowiadającego za rezultaty prac. Wobec tego struktura jest zdecydowanie bardziej elastyczna, pod wieloma względami przypomina również strukturę funkcjonalną. To często wybierany model działania w przedsiębiorstwach technologicznych czy zajmujących się pracą kreatywną.

Zasady tworzenia struktury organizacyjnej firmy

Jak zaprojektować strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa?

Rzecz jasna ustalenie optymalnych zasad zarządzania i pracy to wymagający proces, który w każdym przypadku musi być dostosowany do konkretnego przedsiębiorstwa. Struktura organizacyjna małej firmy produkcyjnej będzie zupełnie inna niż struktura organizacyjna sklepu. Równocześnie olbrzymi wpływ na dobór rozwiązań będą miały również: dotychczasowa rynkowa działalność, zakres realizowanych działań, konkretne potrzeby czy chęć ekspansji na inne rynki. 

Jeżeli zarządzasz małym przedsiębiorstwem i interesuje Cię np. struktura organizacyjna firmy handlowej rozpoczynającej działalność, dobrym rozwiązaniem podczas tworzenia struktury będzie wyjście od najniższego poziomu, a więc zdefiniowanie celów oraz zadań, które ma realizować przedsiębiorstwo. Na tej podstawie:

• Wyodrębnij stanowiska pracy, które musisz utworzyć, aby osiągnąć cel. 
• Podziel stanowiska pracy według realizowanych przez pracowników zadań. 
• Określ decyzyjność w ramach działów zgodnie z przyjętym modelem zarządzania.
• Przygotuj strukturę poziomą, określając równolegle działy i jednostki organizacyjne niezbędne do osiągnięcia zamierzonych celów.

W ten sposób wyodrębnisz więc np. dział sprzedaży, administracji, marketingu, finansów i logistyki. Każdy z nich może mieć strukturę płaską – wówczas na ich czele będzie stał jeden kierownik odpowiedzialny bezpośrednio przed Tobą – lub liniową, co będzie wiązać się z większą liczbą kierowników i dalszym wewnętrznym podziałem jednostek firmy. 

Nie zapomnij również o wyraźnym określeniu w regulaminie organizacji pracy zależności pomiędzy poszczególnymi stanowiskami i zasad podejmowania decyzji. Dzięki temu uda Ci się uniknąć nieporozumień i upewnić się, że wszyscy pracownicy i inne zainteresowane osoby doskonale znają strukturę organizacyjną firmy i wiedzą, jak korzystać z możliwości, jakie oferuje.