Pakiet biurowy – jakie rozwiązanie sprawdzi się w Twojej firmie?

Pakiet biurowy jest jednym z podstawowych narzędzi pracy w każdej firmie. Tradycyjne rozwiązania desktopowe tracą obecnie popularność na rzecz pakietów online. W tym artykule przybliżamy zalety i wady dostępnych rozwiązań, które pomogą Ci wybrać właściwe narzędzie dla Twojej firmy.

Pakiet biurowy, co to takiego?

Obsługa dokumentów, wymiana informacji i plików z klientami czy współpracownikami - to działania niezbędne w funkcjonowaniu firmy, niezależnie od rodzaju czy skali prowadzonego biznesu. Te wszystkie funkcje umożliwia właśnie pakiet biurowy. 

Wybór pakietów biurowych jest szeroki, a najpopularniejsze różnią się zarówno ceną, jak i oferowanymi możliwościami. Jak wybrać rozwiązanie odpowiednie do potrzeb Twoich i Twojej firmy? Sprawdź i porównaj najpopularniejsze aplikacje na rynku.

Microsoft 365

Każdy z nas kojarzy Microsoft i oferowany przez nich pakiet biurowy Microsoft Office. Z takimi narzędziami jak Word, Excel, PowerPoint zetknęła się prawdopodobnie każda osoba, która korzysta z komputera. Popularność i dostępność tego pakietu powoduje, że wciąż jest to jedno z najchętniej wybieranych rozwiązań dla firm. 

Aktualnie Microsoft koncentruje swoje usługi na wspieraniu pracy firm w chmurze. Wszystkie dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje, które do tej pory były zapisywane na dysku twardym komputera, przechowywane są teraz na serwerach Microsoftu. Co to oznacza dla Ciebie? Każdy pracownik Twojej firmy -może korzystać z najnowszych, aktualizowanych wersji dokumentów, do których dostęp uzyska z dowolnego sprzętu. 

Odpowiedni dla Twojej firmy pakiet usług możesz wybrać z pomocą konfiguratora. Warto dodać, że w ofertach wyższych pakietów otrzymasz możliwość instalacji klasycznej wersji aplikacji pakietu Office na stacjach. 

Google Workspace

Na liście firm, które udostępniają własne internetowe pakiety biurowe, nie mogło zabraknąć Google. Najpopularniejszym rozwiązaniem oferowanym przez tę firmę jest konto pocztowe w serwisie Gmail, przeznaczone jednak przede wszystkim dla prywatnych użytkowników. Odpowiedzią na potrzebę stworzenia przestrzeni biurowej dla firmy jest usługa Google Workspace. 

W tym przypadku również możesz skorzystać z konfiguratora, z którym dopasujesz ofertę dla Twojej firmy. Przy doborze pakietu biurowego, Google da Ci ponadto możliwość wykupienia własnej domeny internetowej, a następnie (za pomocą narzędzia „Witryny”) stworzenia własnej internetowej strony firmowej. 

Google Workspace sprawdzi się w firmach, gdzie dostęp do dokumentów, plików, poczty jest potrzebny nie tylko z laptopów i PC, ale również smartfonów czy tabletów. Aplikacja nie wymaga instalacji żadnych dodatkowych komponentów, dostęp do wszystkich funkcji jest możliwy bezpośrednio z przeglądarki internetowej. 

Pamiętaj, że przy zakładaniu konta możesz liczyć tylko na podstawową pomoc techniczną. Jeśli potrzebujesz dodatkowego wsparcia, możesz wykupić pakiet na poziomie rozszerzonym oraz premium.

LibreOffice i Apache OpenOffice 

Jesteś na początku swojej biznesowej drogi i szukasz raczej darmowych rozwiązań? Masz taką możliwość, ponieważ istnieją pakiety biurowe, z których możesz korzystać bezpłatnie. Najpopularniejszymi z tej kategorii są LibreOffice oraz Apache OpenOffice. Aplikacje te można pobrać z internetu i zainstalować na najpopularniejszych systemach operacyjnych (Windows, Linux, Mac). W przeciwieństwie do Microsoft 365 oraz Google Workspace działają one wyłącznie lokalnie na stacji, nie synchronizując danych z chmurą. 

Czy są jeszcze inne aplikacje? 

Na rynku znajdziesz wiele innych, mniej komercyjnych rozwiązań. Dość popularnymi pakietami biurowymi są m.in. WPS Office czy SoftMaker FreeOffice. Pamiętaj jednak, że mniej popularny pakiet biurowy, oznacza potencjalne problemy z poprawnym wyświetlaniem zawartości plików, czy ich typem (rozszerzeniem). Może to być problematyczne podczas wymiany dokumentów z klientem, a w dłuższej perspektywie wiąże się z ryzykiem braku kolejnych aktualizacji lub nawet zakończeniem wsparcia produktu.

Co wybrać – płatny czy darmowy pakiet biurowy?

Jak widzisz, jest z czego wybierać. Zalety płatnych pakietów biurowych to dostęp z różnych urządzeń, bezpieczeństwo przechowywania danych, wsparcie techniczne oraz szereg innych korzyści, jak np. własna domena internetowa oraz pocztowa. Dzięki temu Twoja firma już na starcie zyska profesjonalizm i wiarygodność. 

Wybór darmowego pakietu biurowego również ma swoje zalety, z których najważniejsze to ograniczenie kosztów związanych z comiesięczną subskrypcją czy możliwość pracy offline (bez dostępu do internetu) na zainstalowanych na komputerze aplikacjach. Jednak w tym przypadku zapewnienie bezpieczeństwa danych, kopie zapasowe dokumentów, stworzenie strony internetowej czy konfiguracja poczty jest do zrobienia w własnym zakresie.