Fakturowanie - wszystko, co warto wiedzieć

Dzień dobry, nazywam się Natalia Pielka, jestem doradcą podatkowym i starszym konsultantem w zespole VAT w Crido. I dzisiaj opowiem Państwu troszkę o fakturowaniu.

Zaczniemy od tego, czym w ogóle jest faktura i jakie mamy rodzaje faktur. Faktury definiuje nam ustawa o VAT jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane, których wymaga ustawa o VAT lub inne akty, które zostały wydane na podstawie ustawy o VAT, takie jak rozporządzenia.

Mamy teraz ogólnie trzy rodzaje faktur:

• faktura w formie papierowej;
• drugim jest faktura w formie elektronicznej – wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Obecnie najpopularniejszym formatem jest oczywiście PDF;
• trzeci rodzaj faktury, który od 1 lipca przyszłego roku zupełnie zmieni rzeczywistość VAT. (przypominamy, że termin 1 lipca 2024 r. jako obowiązkowy przestał obowiązywać - decyzję tę ogłosiło Ministerstwo Finansów 19 stycznia 2024 r.). Na razie jest to format dowolny, czyli faktur ustrukturyzowana. Wystawiana jest przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, w skrócie KSeF, wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. 

Fakturę, niezależnie od tego, czy w formacie papierowym, czy w formacie elektronicznym, wystawiamy w dwóch egzemplarzach. Pierwszy zostaje u nas, u sprzedawcy, natomiast kolejny trafia do nabywcy. I tutaj uwaga, jeśli chcemy wystawić fakturę elektroniczną lub fakturę ustrukturyzowaną w tym momencie, to jest wymagana zgoda naszego odbiorcy, odbiorcy tej faktury – naszego kontrahenta. Ta zgoda nie być formalna, to znaczy nie musimy mieć jej na piśmie czy mailowo. Może być nawet dorozumiana, to znaczy np. możemy kontrahentowi wysłać fakturę w formie elektronicznej i jeśli on ją zaakceptuje i zachowa się zgodnie z tą fakturą, czyli de facto za nią zapłaci, to oznacza, że udzielił nam zgody na wystawienie faktury w formie elektronicznej. 

Do czego służy?

Faktura to jest taki dokument, który ma charakter formalny, czyli on wyłącznie odzwierciedla to, co się zadziało w rzeczywistości między nami a naszym kontrahentem. Potwierdza rzeczywiste, dokonane między nami transakcje. Sam w sobie nie kreuje tych transakcji. On jest tylko odzwierciedleniem stanu faktycznego, tego, co się w rzeczywistości zadziało. 

Ustawa o VAT nakłada na podatnika obowiązek wystawienia faktury dokumentującej transakcję dokonaną z innym podatnikiem VAT-u, czy to podatnikiem krajowym, wtedy to będzie faktura, która potwierdza dostawę towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju,

czy też z innym podatnikiem, który jest zlokalizowany w innym kraju poza Polską, czy to w kraju unijnym czy pozaunijnym. Wtedy faktura będzie potwierdzała albo wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, albo eksport towarów, albo eksport usług.

Faktura – obowiązek wystawienia

Podatnik VAT ma tak obowiązek udokumentować otrzymanie przez niego zaliczki, przedpłaty przed wykonaniem świadczenia, czy to dostawy towarów, czy świadczenia usług. Natomiast należy pamiętać, że dokumentujemy tylko taką zaliczkę, przedpłatę, która ma formę skonkretyzowaną i w momencie jej otrzymania już wiemy, że dotyczy konkretnej dostawy towarów czy konkretnego świadczenia usług, które wykonamy w przyszłości. Nie mamy obowiązku dokumentowania taki przedpłat czy też wpłat, które nie są związane z żadnym konkretnym przyszłym świadczeniem. 

Oprócz faktur wystawianych na rzecz innych podatników VAT-u przepisy nakładają na podatników obowiązek wystawienia faktur także na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Czyli to jest tak zwana relacja B2C w odróżnieniu od relacji między dwoma podatnikami, tzw. relacji B2B oraz w drugim przypadku także wtedy, kiedy dokumentujemy czynność zwolnioną od podatku. Wówczas taki obowiązek wystawienia faktury nie powstaje z automatu, ale wyłącznie wtedy, gdy nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury w określonym terminie. Ten termin wynosi trzy miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty. I tutaj należy pamiętać o tym, że w styczniu 2020 r. przepisy się zmieniły, jeśli chodzi o sprzedaż fiskalizowaną, czyli sprzedaż dokumentowaną za pomocą kasy fiskalnej, to jest zasadniczo sprzedaż, którą realizujemy na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takim przypadku fakturę z NIP-em, czyli taką fakturę, która daje prawo do odliczania VAT-u naliczonego możemy wystawić wyłącznie, jeśli na paragonie znajduje się NIP nabywcy. Przejdziemy teraz do typu faktur, jakie mamy.

Typy faktury 

Mnie się udało zidentyfikować pięć typów faktur. To jest taka, przede wszystkim, zwykła faktura, tzn.ta faktura, o którym już mówiłam, czyli faktura, która jest takim dokumentem formalnym. Ilustruje, potwierdza to, co się w rzeczywistości zadziało, transakcje, które zostały faktycznie wykonane. 

Następnym typem faktury jest faktura korygująca, czyli taka faktura, która odnosi się do tej pierwszej zwykłej faktury i która jest wystawiana w związku z jakimś błędem. Czy to błędem pierwotnym, który pojawił się na fakturze, czy to błędem następczym (tak to sobie nazwijmy), np. z udzielenia rabatu naszemu kontrahentowi. 

Kolejnym typem faktury jest faktura zaliczkowa. To jest też ta faktura, o której już wspomniałam. To jest faktura, która dokumentuje otrzymanie zaliczki, zadatku, przedpłaty przed dokonaniem dostawy towarów albo świadczeniem usług. Mamy też coś takiego jak faktura uproszczona. To jest taka faktura, która w swoim wyglądzie przypomina trochę paragon fiskalny, bo jest zwykle wystawiana przy użyciu kasy fiskalnej.Troszkę jeszcze o niej powiem później. Natomiast to jest faktura, która może być wystawiona do kwoty 450 zł lub 100 euro.

I piątym dokumentem, na tej prezentacji on jest ze znakiem zapytania, jest tzw. faktura pro forma. Nosi nazwa faktura i my ją tak nazywamy, ale tak naprawdę nią nie jest. 

Ja jeszcze za chwilę opowiem troszkę więcej o tych typach faktur. Natomiast wspomnę przed tym o tym, że obecnie możemy wystawiać fakturę najwcześniej 60 dni, co do zasady 60 dni, przed dostawą towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem przedpłaty, zaliczki, zadatku. Natomiast bezwzględnie powinniśmy wystawić fakturę do 15 dnia miesiąca po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonaną usługę. Od tego jest szereg wyjątków. Natomiast myślę, że warto zapamiętać taki wyjątek, który dotyczy usług czy dostaw towarów, które są rozliczane w okresach rozliczeniowych, czyli np. w okresach miesięcznych, półrocznych, kwartalnych i wówczas takie faktury mogą być wystawione wcześniej niż 60 dni przed dostawą, świadczeniem usług, ale tylko wtedy, jeśli zawierają informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczą. I tutaj mamy dokładnie to samo, jeśli chodzi o otrzymanie zaliczki, również 60 dni przed dniem otrzymania zaliczki, nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymaliśmy zaliczkę. Natomiast przepisy również wprowadzają wyjątki co do tego, kiedy nie powinniśmy wystawiać faktury dokumentującej zaliczkę. Takimi najważniejszymi wyjątkami, które można, czy też należałoby zapamiętać, są usługi najmu, dzierżawy, leasingu lub o podobnym charakterze oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. W przypadku takich transakcji, świadczeń nie wystawiamy faktur zaliczkowych. 

Jeśli chodzi o faktury zaliczkowe wystawiamy je dokładnie na kwotę otrzymanej zaliczki. Jeśli więc dostajemy 50%, czyli 50 z umówionych 100, wówczas fakturę zaliczkową wystawiamy na kwotę 50 i następnie mamy również obowiązek wystawienia tak zwanej faktury rozliczeniowej, czyli już po dostawie towarów, zrealizownaiu usługi wystawiamy fakturę rozliczeniową, w której pokazujemy, że kwota należności ogółem wynosi 100. My wcześniej otrzymaliśmy 50, więc teraz do dopłaty pozostaje jeszcze 50. 

Natomiast w przypadku, gdy dostajemy 100% należności, jak tutaj jest pokazane na przykładzie, wówczas nie mamy obowiązku wystawiania faktury rozliczeniowej, ponieważ całość kwoty, która jest nam należna za dane świadczenie, została już udokumentowana fakturą zaliczkową. 

Wracamy też na chwilę do tej faktury uproszczonej, która jest kolejnym typem faktury. To jest, tak jak już powiedziałam, faktura, która swoim wyglądem przypomina paragon fiskalny, ponieważ jest drukowana na drukarkach fiskalnych. Taką fakturę możemy wystawić, kiedy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Ta faktura się nazywa fakturą uproszczoną, bo może nie zawierać wszystkich danych, które są normalnie wymagane przez ustawę o VAT, np. może nie zawierać danych nabywcy za wyjątkiem jego NIP-u, NIP nabywcy na fakturze uproszczonej musi się znaleźć, żeby mogła ona dawać podstawę do odliczenia VAT-u naliczonego. 

Tutaj mamy przykład faktury pro formy, która jest jest nazywana fakturą, chociaż tak naprawdę nią nie jest. Faktura pro forma nie ma żadnego znaczenia podatkowego, nie ma żadnego znaczenia na potrzeby VAT-u. Taka faktura w ogóle nie daje prawa do odliczenia VAT-u i nie wywołuje żadnych skutków na gruncie VAT-u. Przedsiębiorcy posługują się jednak taką fakturą w swoich rozliczeniach, ponieważ ma ona szereg zalet. Jedną z zalet jest jej rola informacyjna, dzięki takiej fakturze możemy poinformować kontrahenta, ile wyniesie należność, wynagrodzenie za całe nasze świadczenie. Jest ona też używana do celów ofertowych, czyli np. zamiast formalnej oferty pokazujemy kontrahentowi fakturę pro formę, która informuje go o tym, ile wyniesie nasze wynagrodzenie, jakie usługi będziemy świadczyć, w jakich terminach np., czy też w jakich okresach wymagamy od kontrahenta płatności. Ma również taki walor zabezpieczający interesy stron, ponieważ jest takim potwierdzeniem tego, że do transakcji może dojść, że strony są zainteresowane zawarciem transakcji. Natomiast jeśli kontrahent za nią zapłaci, ureguluje taką fakturę pro formę, to wówczas ona też pełni rolę potwierdzającą chęć zrealizowania danej transakcji.

Natomiast nie wolno zapominać, że wystawienie faktury pro formy nie zwalnia podatnika, przedsiębiorcy z wystawienia zwykłej faktury VAT, która już dokumentuje świadczenie usług lub dostawę towarów, w tym nie zwalnia także z wystawienia faktury zaliczkowej, to znaczy, jeśli kontrahent otrzymał fakturę pro formę, a następnie na podstawie tej faktury pro formy wpłacił część wynagrodzenia, to wówczas my jako podatnik musimy udokumentować wpłatę fakturę zaliczkową. Jeszcze jedna zaletą faktury pro forma jest to, że jeśli nie dojdzie do realizacji transakcji, to nie musimy jej korygować, gdyż ona nie ma żadnych walorów podatkowych. Zwykłą fakturę musielibyśmy skorygować, gdyż do transakcji nie doszło. Natomiast faktura pro forma może istnieć w obrocie i nie wywołuje żadnych skutków podatkowych. Faktura VAT ma charakter sformalizowany, a ustawa o VAT wprowadza regulację, która wskazuje, jakie elementy musi zawierać faktura, żeby została uznana za fakturę VAT.

Podstawowe elementy faktury

• Jak popatrzymy sobie na ten katalog, który tutaj jest pokazany, to widać, że nie ma w nim nazwy “faktura”, tzn. faktura nie musi zawierać nazwy “faktura”. Myślę, że większość faktur, które wystawiamy i otrzymujemy jednak taką nazwę zawiera. I to jest myślę działanie poprawne i wskazane, żeby było jasne, że to jest faktura i chcieliśmy wystawić fakturę, natomiast nie musimy tego robić. 
• Dalej – faktura powinna zawierać datę wystawienia i kolejny numer, który jest jej nadawany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę. W tym przepisie chodzi o to, że dwie faktury nie mogą mieć takich samych numerów, czyli każda faktura musi mieć swój własny, indywidualny numer. Potem są przepisy, które nakazują nam podanie danych o podatniku, sprzedawcy oraz o nabywcy, ich nazw, adresów, numerów, jakimi się posługują na potrzeby VAT-u. Powinniśmy podać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub świadczenia usług albo datę otrzymania zaliczki, jeśli zaliczka została wpłacona przed dostawą towarów lub przed świadczeniem usług. Natomiast taką datę podajemy tylko wtedy, jeśli ona się różni od daty wystawienia faktury. To jest de facto data powstania obowiązku podatkowego. Jest przyjętą praktyką, że podatnicy podają tę datę na fakturach. Natomiast jeśli ona jest taka sama jak data jak data wystawienia faktury, to tej daty nie musi być. 
• Następnie mamy przepisy, które dotyczą już samego towaru lub świadczania usług i pozwalają na ich identyfikację. Mamy tutaj nazwę towaru lub nazwę usługi czy też rodzaj towaru i rodzaj usługi, ich miarę, ilość, liczbę, cenę jednostkową netto, kwotę wszelkich upustów lub rabatów (jeśli nie zawierają się w tej cenie jednostkowej netto).
• Musimy też podać również wartość dostarczonych towarów lub usług w całości, również w kwocie netto. Podajemy stawkę podatku 0%, 23%, 8%. I jeśli na danej fakturze mamy sprzedaż opodatkowaną różnymi stawkami, w tym np. sprzedaż zwolnioną, to wówczas musimy pokazać sumę wartości sprzedaży netto w podziale na te stawki. Czyli np. jeśli mamy fakturę na 150 ro z tego 100 przypada na stawkę 8, a na 50 na stawkę 23 np. To musimy na fakturze pokazać. 
• Musimy również pokazać kwotę podatku, też z podziałem na poszczególne stawki VAT, i potem kwotę należności ogółem. 
• Dalej przepisy pokazują nam dodatkowe elementy, które są związane ze szczególnym reżimem rozliczenia VAT-u. Czy może nam się pojawiać takie określenie jak “metoda kasowa”, takie określenie jak “samofakturowanie” czy “odwrotne obciążenie” (wtedy, kiedy VAT rozlicza samodzielnie nabywca).
• Może się pojawić mechanizm podzielonej płatności w przypadkach, gdy zastosowanie split paymentu jest obowiązkowe czy też inne adnotacje, w zależności od tego, z jakiego reżimu rozliczania VAT-u korzystamy. 

Co ważne, te wszystkie elementy, które tutaj pokazaliśmy i omówiliśmy, to są elementy wymagane przepisami ustawy o VAT. Natomiast jest utrwalona praktyka i powszechnie przyjmuje się, że nic nie stoi na przeszkodzie, żeby na fakturach VAT umieszczać dodatkowe adnotacje. W zasadzie, jakie tylko chcemy. 

Tutaj na slajdzie jest pokazana adnotacja w sytuacji, gdy zastosowanie tego mechanizmu nie jest obowiązkowe, jest dobrowolne. Wówczas podatnik również może umieścić adnotację “mechanizm podzielonej płatności”. Na fakturze możemy także wskazać inne informacje, takie jak np. termin płatności, który nie jest wymagany przepisami ustawy o VAT. Możemy go wskazać, w jakim terminie kontrahent powinien nam zapłacić, czy też możemy np. pokazać nasze konto bankowe, na które kontrahent powinien nam wpłacić wynagrodzenie, które też nie jest wymagane przepisami o VAT. 

Drukowanie i przechowywanie

Jeśli chodzi o przechowywanie faktur, to przepisy mówią, że faktury możemy obecnie przechowywać w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Oznacza to tyle, że jeśli otrzymujemy fakturę w formie elektronicznej, to nie musimy jej drukować, wkładać do segregatora, do szafy i przechowywać w formie papierowej. Możemy ją pobrać i zostawić w formie elektronicznej. Natomiast również przechowywanie faktur w formie elektronicznej musi spełniać określone wymogi przewidziane w przepisach VAT-owskich.

Te wymogi dotyczą zarówno faktur wystawianych przez nas, czyli naszych faktur sprzedaży, jak i faktur, które otrzymujemy od kontrahenta, czyli naszych faktur zakupowych. Przede wszystkim faktury powinniśmy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe. Dla VAT-u będą to głównie okresy miesięczne, może się zdarzyć, że to będą kwartalne, ale możemy przyjąć, że przechowujemy faktury w okresach miesięcznych w taki sposób, który zapewnia:

• ich łatwe odszukanie;
• autentyczność pochodzenia (tutaj chodzi o pewność co od tego, kto tę fakturę wystawił);
• integralność treści (chodzi o to, żeby być pewnym, że dane, które są zawarte w fakturze, nie zostały na żadnym etapie zmienione;
• czytelność faktur.

Faktury przechowujemy aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe natomiast przedawnia się w przeciągu pięciu lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Czyli de facto mamy ten termin pięcioletni, o którym powszechnie słyszymy, że faktury należy przechowywać przez pięć lat, tylko tę daty pięciu lat nie liczymy od daty otrzymania faktury czy od daty jej wystawienia, natomiast liczy od daty terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. 

Czyli bardzo często to będzie np. pięć i pół roku, sześć lat. I w tym zakresie należy być czujnym. Natomiast nikt nam nie zabrania, żeby przechowywać te faktury dłużej.

W przypadku KSeF-u, który będzie naszą nową rzeczywistością, to faktury będziemy przechowywać przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Należy też pamiętać, że podatnicy, którzy mają siedzibę w Polsce, mają obowiązek przechowywania faktur na terytorium Polski. Natomiast jeśli takie faktury są przechowywane przez nich elektronicznie, w sposób zapewniający organom podatkowym możliwość łatwego dostępu do nich online, to mogą być przechowywane poza terytorium Polski. Tutaj to jest taki ukłon w stronę coraz powszechniejszych chmur czy serwerów, które czasami nie są zlokalizowane w Polsce. I żeby wyjść naprzeciw nowym trendom, to wprowadzono taki przepis, że jeśli to jest w formie elektronicznej i jest zapewniony dostęp online, to takie faktury mogą być przechowywane poza terytorium Polski. 

Faktura korygująca – przyczyny korekty

Już tak zmierzając do końca, powiemy jeszcze o fakturach korygujących. Są to takie faktury, które wystawiamy kontrahentowi w przypadku

• rabatu;
• zwrotu towarów;
• zwrotu kwoty nienależnie pobranej;
• innego błędu (np. błędna kwalifikacja transakcji).

Tutaj jako błąd podana jest błędna kwalifikacja transakcji, czyli np. wystawiamy fakturę z VAT-em, podczas gdy transakcja powinna być zwolniona z opodatkowania. Wówczas taki błąd naprawiamy, wystawiając fakturę korygującą. Natomiast tutaj może być także dowolny inny błąd, np. błąd w nazwie podatnika, w jego NIP-ie, w nazwie towaru, usługi, jakikolwiek błąd możemy naprawiać wystawieniem faktury korygującej. 

Proces wystawiania faktury korygującej wygląda tak, że najpierw wystawiamy fakturę pierwotną. Jak już mamy fakturę pierwotną i dostajemy informację o popełnionym błędzie, udzielamy rabatu lub sami się orientujemy, że w tej fakturze jest błąd, to wystawiamy fakturę korygującą. Ją również wystawiamy w dwóch egzemplarzach. Jeden zostawiamy u nas, drugi wysyłamy do nabywcy. Taka faktura korygująca usuwa ten błąd i zastępuje fakturę pierwotną. 

Faktura korygująca też powinna zawierać określone dane wymagane przez ustawę o VAT. I podobnie jak w przypadku zwykłych faktur taka faktura już teraz nie musi zawierać wyrazów “faktura”, “faktura korygująca” lub “korekta”. Jeszcze niedawno to było wymagane, teraz przepisy zostały zmienione i tych danych nie musi być, natomiast tak jak w przypadku zwykłych faktur, w celach porządkowych, dla bezpieczeństwa, lepiej te dane “faktura korygująca” zawierać. Faktura korygująca musi mieć swój własny identyfikujący ją jednostkowy numer oraz datę wystawienia. Obecnie też nie musimy podawać przyczyny korekty na fakturze korygującej. Do niedawna to też był wymóg. Obecnie tego nie trzeba robić. Faktura taka musi zawierać również określone dane zawarte w fakturze pierwotnej, której dotyczy ta faktura korygująca. To są dane dotyczące wystawienia, numeru faktury pierwotnej, dane dotyczące podatnika i nabywcy oraz nazwę, rodzaj towaru lub usługi objętej korektą. I tutaj w zależności od tego, czy mamy zmianę kwotową, czy zmianę treści, sposób korygowania będzie trochę inny. W przypadku zmiany kwotowej kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na poszczególne stawki lub sprzedaż zwolnioną. Natomiast w przypadku zmiany treści pokazujemy prawidłową treść korygowanych pozycji. W praktyce najczęściej spotyka się takie faktury, które pokazują “było” i “jest”, to znaczy np. wystawiliśmy fakturę na 100, a powinniśmy na 80, to pokazujemy: było 100, jest teraz 80, do zwrotu 20. I taka faktura jest poprawna, spełnia wymogi ustawowe i może być wystawiana w takiej formie. 

I to tyle z mojej strony o fakturowaniu. Dziękuję!