Czym jest faktura zaliczkowa i co warto o niej wiedzieć?

W niektórych branżach zaliczkowanie transakcji sprzedaży towaru lub usługi to powszechna praktyka. W takich przypadkach po otrzymaniu zapłaty konieczne jest wystawienie faktury zaliczkowej, a następnie faktury końcowej. Co to jest faktura VAT zaliczkowa i co musi się w niej znaleźć? Kiedy wystawić fakturę zaliczkową? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.

Czym jest faktura zaliczkowa?

Faktura zaliczkowa to taki dokument księgowy, który wystawia się kupującemu po otrzymaniu od niego całkowitej lub częściowej zapłaty przed rozpoczęciem wykonywania usługi bądź sprzedaży i wydania towaru. Najprościej rzecz ujmując, taka faktura dokumentuje zaliczki, zadatki i przedpłaty.

Jako sprzedawca musisz ją wystawić, jeśli nabywca zapłaci za towar przynajmniej częściowo, przed: otrzymania przynajmniej części zapłaty od nabywcy, przed dokonaniem:

• dokonaniem sprzedaży,
• dostarczeniem towarów lub wykonaniem usługi,
• sfinalizowaniem wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (nie dotyczy to  sytuacji, gdy podatnik korzysta z tzw. procedury unijnej dostaw towarów i świadczenia niektórych usług).

Informacje niezbędne w fakturze zaliczkowej

Do wystawienia prawidłowej faktury zaliczkowej niezbędne są dane wymienione w art. 106 f ust. 1 ustawy o VAT, czyli: 

• data wystawienia,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy,
• numer ewidencyjny, jednoznacznie identyfikujący fakturę,
• numer NIP
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku bądź podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• data zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi albo otrzymania zapłaty,
• otrzymana kwota zapłaty,
• kwota podatku od otrzymanej płatności,
• dane dotyczące zamówienia lub umowy.

Faktura zaliczkowa – o jakich terminach trzeba pamiętać?

Przy księgowaniu faktury zaliczkowej obowiązują następujące terminy:

• data wystawienia faktury zaliczkowej – od niej zaczyna się bieg terminu płatności za zaliczkę;
• termin płatności – jest ustalany przez strony i wskazany w umowie;
• termin wystawienia faktury końcowej – faktura końcowa musi być wystawiona po dostarczeniu towarów lub wykonaniu usługi, dla której otrzymano zaliczkę;
• termin płatności za fakturę końcową – określa, kiedy nabywca musi uregulować pozostałą część należności, po odliczeniu wcześniej zapłaconej zaliczki. Termin jest ustalany przez strony umowy i wskazany na umowie.

Zwróć uwagę, że fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty.

Czy można wystawić fakturę zaliczkową przed otrzymaniem zaliczki? Tak, jednak nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty na poczet przyszłej dostawy towaru lub przyszłego wykonania usługi.

Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej?

Fakturowanie całości lub części płatności w odniesieniu do niektórych czynności nie jest możliwe. Wszystkie przypadki zwalniające z obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej podaje art. 106 b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Należą do nich np. świadczenie usług telekomunikacyjnych, wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów, świadczenie usług najmu, dzierżawy, leasingu lub podobnych oraz usług ochrony osób i stałej obsługi prawnej i biurowej. 

Jeżeli wystawiasz fakturę w związku z otrzymaniem jednej zaliczki, która reguluje całość zapłaty, to po dokonaniu dostawy towarów lub usług nie masz obowiązku wystawiania faktury końcowej.

Faktura zaliczkowa a faktura końcowa

Do udokumentowania zakończenia transakcji z Twoim klientem służy faktura zaliczkowa końcowa. Powinna zawierać numery faktur wystawionych przed wykonaniem usługi bądź wydaniem towaru. Jak mówi art. 106 f ust 3 ustawy o VAT:

Gdy część płatności została udokumentowana fakturą zaliczkową, fakturę końcową wystawiasz na zasadach ogólnych. Oznacza to, że nie wcześniej niż na 60. dni przed płatnością i nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Faktura zaliczkowa a pro forma

Faktura zaliczkowa i pro forma to dwa różne dokumenty, choć czasami mogą być mylone ze względu na podobieństwo niektórych elementów.

Faktura zaliczkowa zawiera wszystkie elementy faktury VAT i zwykle jest wystawiana, gdy usługa wymaga dużych nakładów finansowych, a przedsiębiorca chce zabezpieczyć swoje koszty. Pro forma natomiast jest dokumentem informacyjnym, który służy do przedstawienia kosztów towaru lub usługi – nie ma mocy księgowej i nie jest używana do celów rozliczeniowych.

Jak wystawić fakturę zaliczkową?

Co do zasady fakturę zaliczkową wystawiasz tak jak podstawową fakturę VAT. W dwóch egzemplarzach, gdzie jeden egzemplarz otrzymuje nabywca, a drugi zachowujesz w swojej dokumentacji na potrzeby księgowe. Możesz też wystawiać dokument w formie elektronicznej.

Co ważne, do faktur zaliczkowych można wystawić fakturę korygującą. Taka korekta ma miejsce, np. gdy:

• po wystawieniu faktury zaliczkowej nabywca otrzymał zwrot całości lub części zapłaty,
• stwierdzono pomyłkę w jednej z pozycji faktury,
• podstawa opodatkowania uległa zmianie,
• kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie.

Jest również możliwość sporządzenia noty korygującej, jeżeli faktura zaliczkowa zawiera błędy np. w nazwie firmy lub adresie.

Obowiązek podatkowy a faktura zaliczkowa

Co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeśli jednak otrzymasz zaliczkę, czyli całość lub część zapłaty, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania.

Ponadto, jeśli jako przedsiębiorca wystawisz fakturę zaliczkową, musisz wprowadzić ją do swoich ksiąg rachunkowych i podatkowych jako przychód, nawet jeśli nabywca opłacił tylko część należnej kwoty. 

Natomiast jako nabywca możesz zaliczyć fakturę zaliczkową do kosztów uzyskania przychodu i odliczyć od podatku dochodowego zaliczkę z faktury. Pamiętaj jednak, że jest to możliwe wyłącznie wtedy, gdy usługa zostanie wykonana lub gdy opłacony towar zostanie dostarczony.