Co to jest faktura pro forma? Kto może ją wystawić?

Wystawianie faktur, w tym faktur pro forma, to nieodłączny element biznesowej codzienności. Może się wydawać, że nie ma w nim nic skomplikowanego, jednak nierozróżnianie tradycyjnej faktury VAT od faktury pro forma może przysporzyć wielu kłopotów. Czy faktura pro forma jest dowodem zakupu? Czy zobowiązuje do zapłaty? Sprawdź, co musisz wiedzieć na ten temat.

Czym charakteryzuje się faktura pro forma?

Mimo wielu podobieństw do faktury VAT pro forma nie jest dowodem zakupu (dokumentem księgowym). Co za tym idzie, nie możesz jej ująć w księgach rachunkowych. 

FV pro forma:

• służy do poinformowania potencjalnego kontrahenta (nabywcy) o cenie i rodzaju oferowanych towarów, produktów bądź usług;
• jest podstawą do egzekwowania zapłaty;
• powoduje zawarcie wiążącej umowy.

Jeżeli podpiszesz i zapłacisz fakturę pro forma, to będzie znaczyć, że znasz oferowane warunki transakcji. Tak samo działa to w drugą stronę: wystawienie jej kontrahentowi i zaakceptowanie oznacza, że zawarliście umowę.

Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

FV pro forma wystawiasz, aby dostać zaliczkę  w związku z realizacją zawartej umowy bądź zlecenia dla kontrahenta. Możesz ją wysłać w trakcie nawiązywania relacji biznesowej, aby Twój klient mógł zapoznać się z ofertą.

Dobrym sposobem jest wykorzystanie jej do uzyskania płatności przed wysłaniem towaru lub wykonaniem usługi, przed wystawieniem właściwej faktury VAT.

Czy faktura pro forma zobowiązuje do zapłaty? Ostatecznie może posłużyć jako ponaglenie zalegającego klienta i wezwanie do płatności.

Bardzo istotne jest to, że po otrzymaniu zapłaty za fakturę pro forma masz obowiązek wystawienia faktury VAT do 15. dnia kolejnego miesiąca. Jeżeli fakturę VAT wystawisz zbyt późno bądź za wcześnie, możesz narazić siebie i nabywcę na nieprzyjemne konsekwencje podatkowe.

Skutki faktury pro forma – czy jest wiążąca?

Fakturę pro forma w rozumieniu Kodeksu cywilnego traktuje się jako ofertę, jednakże w chwili dokonania za nią zapłaty automatycznie zgadzamy się na warunki i tym samym zawieramy umowę sprzedaży.

Ponadto dokument ten pozwala na przygotowanie się na zbliżającą płatność. Musisz wiedzieć, że wystawienie go nie powoduje obowiązku zapłaty wykazanego w nim podatku, a także nie stanowi dla Twojego kontrahenta podstawy do odliczenia podatku VAT. 

Samo wystawienie faktury pro forma nie zwalnia Cię z obowiązku wystawienia faktury VAT dokumentującej dokonanie dostawy towaru, wykonanie usługi, otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi. 

Zarówno Ty, jak i Twój kontrahent możecie wystawiać tego rodzaju faktury bez ponoszenia jakichkolwiek konsekwencji prawnych, księgowych, czy finansowych.

Elementy faktury pro forma

Podczas wystawiania faktury pro forma kierujesz się takimi samymi zasadami jak przy fakturze VAT. Pro forma ma niemal wszystkie elementy faktury zamieszczone w ustawie o VAT.

FV pro forma – analogicznie do faktury VAT – powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach serii, który w sposób jednoznaczny umożliwia identyfikację faktury,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli data ta jest określona i jest inna niż data wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku VAT (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku VAT (wartość sprzedaży netto),
• stawkę podatku VAT,
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną z podatku,
• kwotę podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

W fakturze pro forma możesz również umieścić: 

• termin realizacji transakcji,
• termin zapłaty,
• formę zapłaty (zaliczka, płatność gotówką lub przelew)

Faktura zaliczkowa a pro forma

W odróżnieniu od faktury pro forma fakturę zaliczkową ujmujesz w księgach. Wystawiasz ją po otrzymaniu zaliczki, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymasz całość lub część zapłaty od nabywcy towaru, lub usługi. Istnieje jednak jeden wyjątek od tej reguły, a definiują go art. 106b ust. 1 pkt 4 oraz art. 106i ust. 2 i ust. 7 ustawy o VAT. Zgodnie z literą prawa taki dokument można wystawić „nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty” za dostarczany towar lub świadczoną usługę.

Innymi słowy, jeżeli udało Ci się wystawić fakturę pro forma i kontrahent wpłacił częściową zapłatę, masz obowiązek wystawić fakturę na tę wpłaconą zaliczkę, co rodzi obowiązek podatkowy i konieczność odprowadzenia podatku VAT w ustawowo przyjętym terminie.