Faktura pro forma – co to jest i kto może ją wystawić?

Faktura pro forma to dokument o charakterze informacyjnym, który pełni rolę oferty handlowej lub potwierdzenia przyjęcia zamówienia i nie jest dowodem księgowym ani fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Służy do przedstawienia szczegółów transakcji przed jej realizacją oraz uzyskania przedpłaty (zaliczki) od klienta. Fakturę pro forma może wystawić każdy przedsiębiorca lub przedsiębiorczyni (niezależnie od statusu VAT), natomiast nie mają do tego prawa osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

Czym jest faktura pro forma? – definicja i podstawowe informacje

Faktura pro forma z wyglądu przypomina zwykłą fakturę, ale jest to oferta handlowa, wycena, a nie dokument sprzedaży. Mimo wielu podobieństw do faktury VAT pro forma nie jest dowodem zakupu (dokumentem księgowym). Co za tym idzie, nie możesz jej ująć w księgach rachunkowych ani na jej podstawie odliczyć podatku naliczonego.

Różnice między fakturą pro forma a fakturą VAT

Choć oba dokumenty wydają się podobne, w świetle prawa podatkowego i handlowego dzielą je fundamentalne różnice. Faktura pro forma to oferta lub propozycja warunków transakcji, a nie dowód dokonania sprzedaży. Jej wystawienie nie rodzi żadnych skutków podatkowych – nie musisz odprowadzać od niej podatku VAT ani podatku dochodowego, a Twój klient nie może na jej podstawie ująć kosztu bądź odliczyć podatku naliczonego.

Najważniejszą różnicą techniczną jest sposób procedowania. Faktura VAT w przypadkach objętych obowiązkowym KSeF musi być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przesłana przez Krajowy System e-Faktur¹, faktura pro forma funkcjonuje poza tym systemem. Jest dokumentem informacyjnym (pomocniczym), a nie dowodem księgowym, podlegającym księgowaniu (w przeciwieństwie np. do faktury zaliczkowej).

Pro formę przesyłasz kontrahentowi tradycyjnie, np. w formacie .pdf drogą mailową. Faktura VAT jest dokumentem księgowym, natomiast pro forma jest jedynie narzędziem do weryfikacji danych przed ich finalnym zatwierdzeniem.

Porównanie faktury pro forma i faktury VAT

Kto może wystawić fakturę pro forma?

Dokument ten może wystawić każdy przedsiębiorca i przedsiębiorczyni, niezależnie od tego, czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia. Jest to często stosowana praktyka przyjmowania zamówień i potwierdzania ofert.

Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

Fakturę pro forma możesz wystawić, aby dostać zaliczkę lub przedpłatę od kontrahenta jeszcze przed realizacją zamówienia lub wykonaniem usługi. Możesz ją wysłać w trakcie nawiązywania relacji biznesowej jako potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji, aby Twój klient mógł zapoznać się z ofertą.

Dobrym sposobem jest wykorzystanie jej do uzyskania płatności przed wysłaniem towaru lub wykonaniem usługi, przed wystawieniem właściwej faktury VAT. 

Faktura pro forma w handlu zagranicznym

W handlu międzynarodowym faktura pro forma pozwala na:

• obliczenie wartości na potrzeby formalności celnych,
• uzyskanie zezwoleń importowych przez kontrahenta,
• dopełnienie formalności bankowych przy płatnościach międzynarodowych (np. akredytywa).

Jeśli np. wysyłasz maszyny do kontrahenta w UE lub poza jej granice, pro forma jest jednym z dokumentów wymaganych do wszczęcia procedur celnych przed wystawieniem ostatecznej faktury handlowej.

Skutki faktury pro forma – czy jest wiążąca?

Wystawienie faktury pro forma pozwala obu stronom na weryfikację warunków planowanej transakcji, umożliwiając poprawienie danych, nazw towarów czy kwot bez konieczności późniejszego wystawiania not lub faktur korygujących.

Jeżeli z okoliczności wynika, że faktura pro forma stanowi ofertę w rozumieniu przepisów, dokonanie za nią zapłaty jest co do zasady traktowane jako przyjęcie tej oferty, co prowadzi do zawarcia wiążącej umowy sprzedaży.

Czy faktura pro forma zobowiązuje do zapłaty?

Faktura pro forma nie zobowiązuje do zapłaty i nie stanowi podstawy prawnej do dochodzenia roszczeń na drodze sądowej, jednak w praktyce biznesowej pełni funkcję dokumentu inicjującego płatność. 

W przypadku sporu o zapłatę podstawę dochodzenia roszczeń stanowi przede wszystkim zawarta umowa oraz inne dowody potwierdzające istnienie zobowiązania, takie jak faktura VAT, korespondencja handlowa, zamówienie czy dokumenty potwierdzające wykonanie świadczenia. Sama faktura pro forma co do zasady nie jest wystarczającą podstawą dochodzenia zapłaty.

Jeżeli jednak faktura pro forma stanowi ofertę zawarcia umowy, dokonanie płatności może zostać uznane za przyjęcie tej oferty. Oznacza to, że płacący akceptuje warunki transakcji, co może prowadzić do zawarcia umowy sprzedaży.

Konsekwencje podatkowe faktury pro forma

Jeśli klient zapłaci za usługę lub towar na podstawie pro formy, masz obowiązek wystawienia właściwej faktury VAT (zaliczkowej lub końcowej). Zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT termin ten upływa 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę.

Przykładowo: jeśli przelew za pro formę wpłynie na Twoje konto 10 marca, musisz wystawić fakturę VAT najpóźniej do 15 kwietnia. Jeśli tego nie dopilnujesz, narażasz się na:

• sankcje administracyjne (Art. 106ni ustawy o VAT) – od 2026 r. organ podatkowy może nałożyć karę pieniężną za niewystawienie faktury w systemie KSeF lub wystawienie jej po terminie. Kara ta może wynosić do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktur bez wykazanego podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem;
• kary z Kodeksu karnego skarbowego (Art. 62) – niewystawienie faktury w terminie wystawienie jej niezgodnie z przepisami może stanowić wykroczenie albo przestępstwo skarbowe i skutkować odpowiedzialnością na podstawie art. 62 Kodeksu karnego skarbowego, w tym karą grzywny;
• kary z art. 108 ustawy o VAT – jeśli pro forma będzie zawierać wszystkie elementy faktury VAT (bez wyraźnego dopisku PRO FORMA), urząd może uznać ją za tzw. pustą fakturę. W takim przypadku należy zapłacić wykazany w niej podatek VAT, mimo że transakcja nie została jeszcze sfinalizowana, a nabywca nie będzie miał prawa do jego odliczenia;
• odsetki za zwłokę – brak wystawienia faktury w terminie zazwyczaj prowadzi do błędnego rozliczenia podatków -  dochodowego oraz VAT, co skutkuje powstaniem zaległości podatkowej i koniecznością zapłaty odsetek.

Elementy faktury pro forma

Faktura pro forma nie jest uregulowana w ustawie o VAT, dlatego przepisy nie określają jej obowiązkowych elementów. W praktyce przyjmuje się jednak, że powinna zawierać dane zbliżone do tych, które znajdują się na fakturze VAT, oraz wyraźne oznaczenie „PRO FORMA”, aby nie została uznana za fakturę w rozumieniu ustawy o VAT.

Faktura pro forma – analogicznie do faktury VAT – powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach osobnej numeracji (np. PF/01/2026),
• pełne dane kontrahentów (imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy, ich dokładne adresy oraz numery NIP),
• datę planowanego dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (jeśli jest znana),
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową netto oraz stawkę i kwotę podatku VAT,
• kwotę należności ogółem (brutto).

W fakturze pro forma możesz również umieścić: 

• termin realizacji transakcji, 
• termin zapłaty,
• formę zapłaty (zaliczka, płatność gotówką lub przelew),
• nr rachunku bankowego,
• warunki dostawy lub inne ustalenia między stronami. 

Pamiętaj, że pro forma nie wymaga podpisu na dokumencie – ani w formie papierowej, ani elektronicznej.

Faktura pro forma a KSeF w 2026 roku

Faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, dlatego nie podlega obowiązkowi wystawiania przez KSeF. Możesz ją wysłać klientowi tradycyjnie, np. mailem w formacie .pdf. Pamiętaj jednak, że faktura VAT wystawiana po otrzymaniu zapłaty za pro formę musi już być wystawiona i przesłana przez KSeF². Obowiązek korzystania z systemu jest wprowadzany etapami i uzależniony od statusu stron transakcji.

Od 1 lutego 2026 r. system jest obowiązkowy dla największych podmiotów (o obrotach powyżej 200 mln zł), a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten objął pozostałych czynnych podatników VAT i podatników zwolnionych z VAT (podmiotowo i przedmiotowo).

• Relacje B2B (sprzedaż dla firm): Jeśli Twoim klientem jest inny przedsiębiorca, faktura VAT wystawiana po opłaceniu pro formy musi zostać bezwzględnie wystawiona w formie ustrukturyzowanej przez  system KSeF (jeżeli dla danej transakcji obowiązuje KSeF).
• Relacje B2C (sprzedaż dla osób prywatnych): Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktury wystawiane na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) pozostają poza systemem KSeF. W takim przypadku fakturę VAT po otrzymaniu zapłaty wystawiasz tradycyjnie (elektronicznie lub papierowo), tak jak pro formę.

W tym artykule znajdziesz więcej informacji o działaniu systemu KSeF.

Jak wystawić fakturę pro forma? – instrukcja krok po kroku

Załóżmy, że prowadzisz firmę szkoleniową i realizujesz zlecenie dla klienta, oto jak wygląda proces wystawiania faktur:

1. Wysyłasz pro formę – przed rozpoczęciem projektu wysyłasz klientowi dokument PRO FORMA na 100% wartości zlecenia (np. 5000 zł) z osobną numeracją PF/03/2026.
2. Klient weryfikuje dane zawarte na dokumencie.
3. Klient płaci. 
4. Wystawiasz fakturę zaliczkową – po otrzymaniu wpłaty wystawiasz fakturę zaliczkową - jeżeli transakcja podlega obowiązkowi KSeF, faktura powinna zostać wystawiona jako faktura ustrukturyzowana (masz na to czas do 15. dnia następnego miesiąca).
5. Realizujesz usługę, np. przeprowadzasz szkolenie.
6. Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmowała całej wartości zamówienia, po wykonaniu usługi wystawiasz fakturę końcową rozliczającą pozostałą część należności. Jeżeli zaliczka obejmowała 100% wartości transakcji, co do zasady nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej.

Faktura zaliczkowa a pro forma

W odróżnieniu od faktury pro forma fakturę zaliczkową ujmujesz w księgach. Wystawiasz ją po otrzymaniu zaliczki, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymasz całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi. 

Jeżeli kontrahent wpłacił zapłatę na podstawie faktury pro forma, masz obowiązek wystawić fakturę na tę wpłaconą kwotę, co rodzi obowiązek odprowadzenia podatku VAT. Jeśli faktura została wystawiona na pełną kwotę transakcji, powstaje również obowiązek na gruncie podatku dochodowego.

Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktury pro forma

Najczęstsze błędy związane z fakturami pro forma to:

• Nadawanie pro formie numeru z głównej serii faktur VAT – może to sugerować istnienie obowiązku podatkowego, którego pro forma nie rodzi.
• Brak wystawienia faktury VAT po otrzymaniu zapłaty – zapłata za pro formę wymaga wystawienia właściwej faktury (zaliczkowej lub końcowej) do 15. dnia kolejnego miesiąca.
• Traktowanie pro formy jako dowodu księgowego – nigdy nie wpisuj pro formy do ewidencji kosztów lub przychodów.

^{1 Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF obejmuje większość przedsiębiorców, także mikroprzedsiębiorców oraz podatników zwolnionych z VAT przedmiotowo lub podmiotowo. Od stycznia 2027 r. obejmie też ostatnią grupę podmiotów, czyli firmy, których miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 000 zł. Faktur w tym systemie nie wystawia się jedynie w relacjach z konsumentami (faktury B2C). Szczegóły dotyczące KSeF znajdziesz tutaj: https://firmove.pl/aktualnosci/finanse/ksiegowosc/ksef-w-pigulce.}

^{2 W wyjątkowych sytuacjach technicznych przewidzianych ustawą dopuszcza się wystawienie faktury VAT poza KSeF w specjalnym trybie (awaryjnym lub offline), jednak dokument taki musi zostać wprowadzony do systemu w ustawowym terminie po ustaniu awarii lub przywróceniu dostępności.}