Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej

Prowadzenie księgowości w JDG sprowadza się do wyboru między dwoma modelami uzależnionymi od formy opodatkowania, są to: uproszczona ewidencja przychodów stosowana przy ryczałcie oraz Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR). Jakie są różnice? I czy możesz rozliczać się samodzielnie, czy będzie Ci potrzebna pomoc biura rachunkowego? Na te i inne pytania odpowiadamy poniżej. Sprawdź!

Jednoosobowa działalność gospodarcza a księgowość

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, musisz liczyć się z formalnościami, takimi jak prowadzenie księgowości. Na pierwszy rzut oka zadanie to wydaje się trudne, dlatego wielu przedsiębiorców sięga po rozwiązania oferowane przez biura rachunkowe i decyduje się ponosić dodatkowe wydatki. Koszt prowadzenia księgowości dla jednoosobowej działalności gospodarczej, w zależności od liczby dostarczanych dokumentów, może wahać się od 200 do nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie.

Jeżeli chcesz obniżyć koszty, weź sprawy w swoje ręce i zacznij rozliczać się samodzielnie. Możesz też wykorzystać różnego rodzaju programy do księgowości online, jak np. Samodzielna Księgowość. Dzięki nim szybko i wygodnie zajmiesz się swoimi fakturami i procesem księgowości.

Przypominamy, że od 1 lutego 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy, w tym prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, będą zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że faktury będą musiały być wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem centralnej, państwowej platformy. Obowiązek ten wpłynie na sposób dokumentowania transakcji i może wiązać się z koniecznością wdrożenia nowego oprogramowania lub wzrostem kosztów obsługi księgowej.

Jaką formę rozliczeń wybrać przy jednoosobowej działalności gospodarczej?

Jeśli planujesz założenie własnej firmy, już na początku musisz wybrać formę opodatkowania. Do wyboru są: ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, skala podatkowa i podatek liniowy. Decyzja ta wpływa na sposób rozliczania podatku dochodowego oraz rodzaj prowadzonej ewidencji księgowej. W przypadku ryczałtu obowiązuje ewidencja przychodów, a rozliczenia na zasadach skali podatkowej i podatku liniowego wiążą się z koniecznością prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR).

Zarówno ewidencja przychodów obowiązująca na ryczałcie, jak i KPiR to tak zwana księgowość uproszczona, nosząca również miano małej księgowości.

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na księgowość pełną, czy uproszczoną, samodzielne prowadzenie finansów jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się też z dodatkowymi obowiązkami jak: ewidencja VAT, wyposażenia i środków trwałych czy przebiegu samochodu, który jest wykorzystywany do pracy (chyba że zdecydujesz się na odliczenie podatku za paliwo w wysokości 50% – wtedy nie musisz uzupełniać informacji o przebiegu auta).

Jakie czynniki wpływają na koszt usług księgowych?

Cennik usług księgowych zależy od wielu czynników, które bezpośrednio przekładają się na ilość pracy księgowego. Do najważniejszych należą:

Jaki jest koszt usług księgowych dla jednoosobowej działalności gospodarczej?

Średni koszt prowadzenia księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) wynosi około 150–350 zł netto miesięcznie. Ostateczna cena zależy jednak od wybranej formy opodatkowania i zakresu współpracy.

• Obsługa rozliczeń na ryczałcie – to najtańsza opcja. Miesięczny koszt obsługi wynosi zazwyczaj 100–200 zł netto.
• Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) – ze względu na większy nakład pracy, koszt jest wyższy i wynosi średnio 150–350 zł netto miesięcznie.

Musisz mieć też na uwadze, że stawki biur zajmujących się księgowością nie są regulowane rozporządzeniami czy ustawami. To ich właściciele dyktują ceny. Te zależą m.in. od renomy firmy, a nawet od miasta, gdzie działa biuro.

Różnice mogą być dość znaczące, dlatego też warto poszukać firmy, która świadczy najwyższej jakości usługi księgowe w dobrej cenie.

Dodatkowe usługi księgowe i ich wpływ na koszt

Podstawowy abonament księgowy często nie obejmuje wszystkich czynności. Warto dopytać, czy w cenie zawarte jest np. przygotowanie zeznania rocznego PIT. Często jest to usługa dodatkowo płatna. Inne dodatkowe usługi, które mogą podnieść miesięczny koszt, to:

• Doradztwo podatkowe i reprezentacja przed urzędami – koszt takich usług może wahać się od 50 do nawet 500 zł miesięcznie, w zależności od skomplikowania sprawy.
• Obsługa kadrowo-płacowa – prowadzenie akt pracowniczych, naliczanie wynagrodzeń i obsługa ZUS dla jednego pracownika to wydatek rzędu 40–80 zł netto miesięcznie.

Czy warto korzystać z biura księgowego?

W dobie internetu i łatwego dostępu do informacji, samodzielne prowadzenie księgowości dla jednoosobowej działalności gospodarczej może okazać się korzystnym rozwiązaniem. Możesz skorzystać z dostępnych aplikacji czy programów księgowych, aby samodzielnie przeliczyć miesięczne opłaty. Problem może się pojawić, gdy zacznie Ci brakować czasu na śledzenie aktualnych przepisów lub pojawią się kolejne obowiązki, mocno angażujące czasowo, np. wypełnianie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK).

Księgowość online jako tańsza alternatywa

Coraz popularniejszym rozwiązaniem staje się księgowość online, która jest zazwyczaj tańsza niż tradycyjne biuro rachunkowe. Koszt takiej usługi waha się w przedziale 50–300 zł miesięcznie. Nowoczesne programy do księgowości, takie jak 360 Księgowość, oraz aplikacje, np. od ING Księgowość umożliwiają automatyzację procesów, np. poprzez samodzielne wystawianie faktur i automatyczne księgowanie kosztów. To rozwiązanie pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, oferując jednocześnie wsparcie ekspertów w razie potrzeby. Warto w tym miejscu wspomnieć również o rozwiązaniach ułatwiających adaptację do nowych przepisów związanych z wejściem w życie systemu KSeF. Wsparciem w tym zakresie jest integracja KSeF w systemie ING Księgowość.

Porównanie kosztów księgowości stacjonarnej i online

Wybór między księgowością stacjonarną a online sprowadza się głównie do analizy kosztów i indywidualnych preferencji. Biuro stacjonarne oferuje bezpośredni kontakt z księgowym, co dla wielu przedsiębiorców jest dużą zaletą. Jest to jednak opcja droższa, której koszty zaczynają się od około 150-200 zł netto miesięcznie. Księgowość online jest znacznie tańsza (już od 50 zł miesięcznie) i zapewnia elastyczność dzięki dostępowi do danych finansowych 24/7. Choć kontakt z księgowym jest zdalny, nowoczesne platformy oferują pełne wsparcie merytoryczne.

Wady i zalety prowadzenia księgowości z pomocą biura

Zapewne zastanawiasz się, które rozwiązanie będzie korzystniejsze i wygodniejsze. Aby pomóc Ci w podjęciu decyzji, podsumujemy każde z nich, przedstawiając szanse i zagrożenia.

Oddanie obsługi księgowej w ręce profesjonalnego biura sprawi, że pozbędziesz się wielu obowiązków. W cenie masz dostęp do księgowych, kadrowych, a nawet doradców podatkowych, którzy są na bieżąco z przepisami i znają prawo podatkowe. Biura rachunkowe mogą też wziąć na siebie odpowiedzialność za wyjaśnianie ewentualnych nieprawidłowości przed urzędem skarbowym.

Czy to rozwiązanie jest warte swojej ceny? Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Jeśli masz smykałkę do biznesu, na pewno świetnie poradzisz sobie samodzielnie, bez pomocy wyspecjalizowanej firmy. Musisz jednak zastanowić się nad zupełnie inną kwestią: czy masz czas i nerwy, by – w dobie kolejnych, dynamicznie zmieniających się przepisów – poświęcać coraz więcej czasu na rozliczanie podatków.

Samodzielne prowadzenie księgowości – czy to się opłaca?

Nowi przedsiębiorcy często decydują się na korzystanie z ulg obniżających składki ZUS (Ulga na start czy Preferencyjny ZUS). Musisz wiedzieć, że ulgi nie wpływają bezpośrednio na koszt obsługi księgowej.

Zwróć uwagę, że samodzielne prowadzenie księgowości wiąże się z koniecznością pilnowania terminów i śledzenia zmian prawnych, m.in. w wysokości składek (np. składki zdrowotnej). To proces wymagający dodatkowego zaangażowania, a konsekwencje nieprawidłowości mogą być bardzo poważne. Jeśli nie chcesz ryzykować popełnienia błędu lub wolisz oszczędzić czas, by zainwestować go w rozwój biznesu, rozważ wsparcie zewnętrznej firmy księgowej.