Czym jest schema KSeF i jak ją wdrożyć?
KSeF to rewolucja w fakturowaniu, do której warto się dobrze przygotować. W tym celu musisz dowiedzieć się, czym jest schema KSeF i jak ją wdrożyć w firmie. Proces wyjaśniamy poniżej.
KSeF i schema KSeF – czym są?
KSeF, a więc Krajowy System e-Faktur, to nowy system teleinformatyczny wdrożony przez polskie Ministerstwo Finansów i prowadzony przez Szefa KAS. System ten – na razie dobrowolny – pozwala wystawiać i odbierać ustrukturyzowane faktury, a więc ujednolicone faktury opatrzone specjalnym systemowym numerem identyfikującym.
Obowiązek wystawiania e-faktur przez system KSeF ma zostać wprowadzony dla wszystkich przedsiębiorców od 2026 r. Już teraz warto się do tego dobrze przygotować. Wprowadzenie do Polski systemu KSeF to element szerszej państwowej strategii cyfryzacji, mającej na celu usprawnienie obiegu firmowych dokumentów i możliwości ich weryfikacji.
Schema KSeF to struktura techniczna, która umożliwia elektroniczne przesyłanie ustrukturyzowanych faktur do systemu KSeF.
Aktualna schema KSeF, czyli schema FA(2)
Od 1 stycznia 2022 r. (a więc od momentu wprowadzenia systemu KSeF w wersji fakultatywnej) dla faktury ustrukturyzowanej stosowany był wzór w wersji FA(1).
Od 1 września 2023 r. dla wszystkich faktur ustrukturyzowanych stosuje się już jednak nową schemę KSeF FA(2).
Ponieważ struktury FA(1) i FA(2) różnią się, przy każdym działaniu ważne jest, aby upewnić się w kwestii stosowania aktualnej schemy KSeF.
KSeF xml – schema do testów
W celu umożliwienia dostosowania wszystkich firmowych systemów informatycznych do nowych wymogów, Ministerstwo Finansów opublikowało specjalną, roboczą wersję struktury FA(2), a więc roboczą schemę 2 KSeF. Aby zapoznać się z nowymi wymaganiami w praktyce i przygotować firmę do prawidłowej ich implementacji, rekomendowane jest aktywne korzystanie ze środowiska testowego przy użyciu roboczej wersji struktury FA(2).
Jak wdrożyć schemę faktur KSeF?
Ustrukturyzowane faktury można wystawiać bezpośrednio przez komercyjny program finansowo-księgowy, o ile oczywiście program ten wspiera już KSeF. Wystarczy przeprowadzić aktualizację systemu i faktury będą mogły być przesyłane do KSeF przez API (a więc interfejs programistyczny wykorzystywanej przez Ciebie aplikacji finansowo-księgowej).
Jeżeli jednak system, z którego korzystasz nie wspiera jeszcze KSeF, możesz pomyśleć o opracowaniu własnego rozwiązania przy użyciu dokumentacji, która została udostępniona na stronie Ministerstwa Finansów (np., tutaj: https://ksef.podatki.gov.pl/baza-wiedzy-ksef/pliki-do-pobrania-ksef/ oraz https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/dokumentacja-it/struktury-dokumentow-xml/#ksef). Wprawiony programista pomoże Ci zaimplementować mechanizmy generowania XML schemy KSeF oraz w integracji z API systemu.
Pamiętaj, że fakturę ustrukturyzowaną możesz wystawić także przez bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów, a więc przez:
- Aplikację Podatnika KSeF,
- Platformę e-mikrofirma.
Bez względu na wybór modelu działania, przed pełnym wdrożeniem systemu KSeF w firmie, rozważ przeprowadzenie testów i pamiętaj o przeszkoleniu zatrudnionych pracowników. Nie zapomnij także o prawidłowym zabezpieczeniu wszystkich danych!
Polecamy
- Co to jest faktura VAT i jak ją wystawić? Podstawowe informacjeczas czytania6minuty21.12.2022Faktura VAT to jednym z ważniejszych dokumentów. Sprawdź, jak powinien wyglądać taki druk i co dokładnie musi zawierać.
- #księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#księgowość
- Faktura VAT marża – czym jest i kiedy jest wystawiana?czas czytania4minuty16.05.2023Co to jest faktura VAT marża? Jakie korzyści niesie dla kupującego i jak ją księgować? Na te i inne pytania odpowiadamy w tekście. Sprawdź!
- #fakturywięcej artykułów z tagiem:#faktury
- Co to jest faktura pro forma? Kto może ją wystawić?czas czytania4minuty14.03.2023Wystawianie faktur, w tym faktur pro forma, to nieodłączny element biznesowej codzienności. Dowiedz się o nich więcej!
- #fakturywięcej artykułów z tagiem:#faktury
- Faktura a ryczałt – najważniejsze informacjeczas czytania5minuty19.02.2024Podatnicy z ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych często zastanawiają się, kiedy wystawiać fakturę i co powinna zawierać. Znamy odpowiedzi na te pytania. Sprawdź!
- #podatkiwięcej artykułów z tagiem:#podatki
- KSeF: nowe oznaczenia OFF i BFK w JPK_V7czas czytania3minuty17.11.2023Obowiązek korzystania z KSeF zbliża się wielkimi krokami. Rządowe Centrum Legislacji opublikowało projekt rozporządzenia na temat nowych oznaczeń OFF i BFK. Dowiedz się więcej!
- #zmiany w prawiewięcej artykułów z tagiem:#zmiany w prawie
- Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna – co warto wiedzieć?czas czytania6minuty12.04.2024Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa? Czy dotyczy działalności bez rejestracji? Jeśli zastanawiasz się nad odpowiedzią, koniecznie przeczytaj artykuł.
- #na startwięcej artykułów z tagiem:#na start