KSeF (Krajowy System e-Faktur) w pigułce

W najbliższym czasie wystawianie faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe. Wpłynie to na obieg dokumentów kosztowych w firmach. Choć korzystanie z systemu jest jeszcze dobrowolne, już teraz dowiedz się, jak działa KSeF, i przygotuj się do jego wprowadzenia!

Czym jest KSeF?

Rozwój technologii wpływa bezpośrednio na wiele zadań i obowiązków przedsiębiorców, w tym np. na dokumentowanie sprzedaży i ponoszonych kosztów. Jeszcze do niedawna w obiegu były jedynie faktury papierowe, obecnie wypierają je faktury elektroniczne. Już niedługo obowiązkowe będzie korzystanie z faktur ustrukturyzowanych, które będą procesowane za właśnie za pośrednictwem KSeF. 

Faktury ustrukturyzowane możesz wystawiać, korzystając z udostępnionych bezpłatnie przez Ministerstwo Finansów narzędzi albo za pośrednictwem komercyjnych systemów obsługi e-faktur. Od 1 stycznia 2022 roku – kiedy uruchomiono system dla wszystkich chętnych podatników – korzystanie z niego jest dobrowolne. Już teraz możesz więc przekonać się, jak działa.

Do czego służy Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur spełnia dwie podstawowe funkcje: 

• To platforma elektronicznego fakturowania, w ramach której otrzymasz bezpłatne narzędzia do zarządzania fakturami, w tym do ich wystawiania i przyjmowania.
• To także centralny rejestr faktur ustrukturyzowanych. Dzięki niemu np. urzędnicy prowadzący czynności kontrolne zyskają łatwy dostęp do dokumentów sprzedażowych i kosztowych każdej firmy. Ty również będziesz mieć do dyspozycji jedno miejsce, w którym znajdziesz wszystkie swoje faktury ustrukturyzowane – zarówno kosztowe, jak i przychodowe.

Jak widać, z perspektywy przedsiębiorców oznacza to istotną zmianę. Wszystkie wystawiane faktury będą musiały mieć formę faktur ustrukturyzowanych ( od 1 września 2023 r. obowiązują zmiany w strukturze faktury elektronicznej) i będą udostępniane w ramach rejestru. 

Od kiedy i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur jest wprowadzany stopniowo. Pilotażowy program, w którym wzięli udział pierwsi podatnicy, ruszył już w grudniu 2021 roku. Od 1 stycznia 2022 roku korzystanie z KSeF jest dobrowolne i możesz samodzielnie zdecydować, czy chcesz wystawiać faktury ustrukturyzowane oraz korzystać z narzędzi, które znajdziesz na stronie internetowej KSeF. Logowanie do KSeF wymaga podania jedynie podstawowych danych firmy i może być autoryzowane poprzez profil zaufany.

To jednak dopiero początek wdrożenia KSeF. Od kiedy obowiązkowy dla przedsiębiorców stanie się format faktur ustrukturyzowanych i sam Krajowy Rejestr? Zgodnie z najnowszymi informacjami:

• czynni podatnicy VAT będą musieli korzystać z KSeF od 1 lipca 2024 roku;
• podatnicy zwolnieni z VAT będą zobowiązani do korzystania z KSeF pół roku później: od 1 stycznia 2025 roku.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie obejmuje dokumentów generowanych na rzecz klientów indywidualnych. Jeżeli Twoja firma realizuje sprzedaż tylko do osób prywatnych, KSeF będzie Cię obowiązywać jedynie w zakresie faktur do zapłaty.

Czy faktury ustrukturyzowane zastąpią JPK_V7?

Obowiązujące prawo nakłada na przedsiębiorców wiele obowiązków, a w szczególny sposób dotyczy to czynnych podatników VAT. Jednym z nich jest przygotowywanie deklaracji w formie elektronicznego pliku JPK_VAT. Jednolity Plik Kontrolny to ujednolicony raport podsumowujący sprzedaż i zakupy ujmowane w ewidencji VAT w danym okresie.

Wiele zadań o charakterze sprawozdawczym będzie w stanie przejąć właśnie centralny rejestr faktur. Od kiedy podatnik zacznie go używać, ewidencjonowanie będzie więc prostsze. KSeF – przynajmniej na razie – nie zastąpi jednak plików JPK_V7M lub JPK_V7K, które czynni podatnicy VAT nadal powinni składać. Mniej będzie jednak formalności: podatnik korzystający z faktur ustrukturyzowanych nie będzie musiał udostępniać pliku JPK_FA¹.

KSeF a obieg dokumentów w firmie

Wprowadzaniu rejestru faktur towarzyszy sporo kontrowersji, jednak bez wątpienia z perspektywy przedsiębiorstw to rozwiązanie ma kilka zalet. Przede wszystkim dokumenty zostaną ujednolicone. Wyszukiwanie najważniejszych informacji nie będzie wobec tego sprawiało większych problemów, ponieważ w każdym przypadku dane będą znajdować się w tym samym miejscu. 

Plusem cyfrowego systemu jest również usprawnienie procesów i przepływu danych. Co warto podkreślić, w wybranych sytuacjach, jakie definiuje KSeF, nie będzie konieczne stosowanie oprogramowania OCR wykorzystywanego do digitalizowania dokumentów papierowych, co do tej pory wiązało się z dodatkowymi kosztami, nakładami pracy i ryzykiem popełnienia błędu. Prostsza będzie także archiwizacja dokumentów, które będą przechowywane w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. 

Co na wprowadzeniu KSeF zyskuje fiskus?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur jest rozwiązaniem mającym ograniczyć ryzyko nieprawidłowości w rozliczaniu podatków, w tym podatku VAT. To kolejne – po wprowadzeniu białej listy podatników VAT i płatności split payment – działanie, które ma uszczelnić system i zwiększyć wpływy do budżetu państwa. Krajowa Administracja Skarbowa odpowiedzialna za zarządzanie systemem będzie miała zdecydowanie większą kontrolę nad wszystkimi fakturami – zarówno dotyczącymi sprzedaży, jak i zakupów realizowanych przez każdą firmę. 

Co to oznacza z Twojej perspektywy? Na pewno jeszcze bardziej należy skupić się na prawidłowości rozliczeń. Z drugiej strony wprowadzenie KSeF powinno znacząco uprościć czynności kontrolne i ograniczyć zaangażowanie przedsiębiorcy do absolutnego minimum.

KSeF – korzyści dla przedsiębiorców

Na tym nie kończą się zalety wprowadzenia systemu. Jakie dodatkowe korzyści przyniesie e-faktura? Plus tego rozwiązania to bez wątpienia usprawnienie obiegu dokumentów w firmie i pomiędzy przedsiębiorstwami, ale ponadto:

• ujednolicenie dokumentów, co ułatwi zarządzanie fakturami;
• brak konieczności dodatkowego archiwizowania faktur; 
• skrócenie czasu na zwrot podatku do 40 dni (zamiast dotychczasowych 60 dni);
• ułatwienie współpracy z kontrahentami: odbiorca nie będzie mógł np. zasłaniać się faktem nieotrzymania dokumentu, ponieważ będzie on udostępniany i akceptowany w ujednoliconym systemie informatycznym;
• uproszczenie czynności kontrolnych i brak konieczności wystawiania JPK_FA.

Zwróć uwagę, że samo przejście na faktury ustrukturyzowane i rozpoczęcie korzystania z KSeF nie musi wiązać się z dodatkowymi kosztami. Do Twojej dyspozycji pozostają bezpłatne narzędzia opracowane i udostępniane przez Ministerstwo Finansów. Jeżeli korzystasz w swojej firmie z oprogramowania wspierającego zarządzanie księgowością, warto już teraz zorientować się, czy udostępnia on (lub od kiedy będzie udostępniać) integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Pamiętaj, że korzystanie z KSeF jest możliwe już teraz i może przynieść Twojej firmie liczne korzyści.

¹ https://www.gov.pl/web/finanse/zmiany-w-projekcie-krajowego-systemu-e-faktur-ksef-po-uwagach-biznesu