Kasa fiskalna – kto musi ją mieć? Obowiązki i wyłączenia

Obowiązek korzystania z kasy fiskalnej obejmuje wielu przedsiębiorców. Spore grono podatników może jednak skorzystać ze zwolnienia z jej posiadania. Jeżeli prowadzisz własną firmę albo dopiero zamierzasz ją założyć, sprawdź, kiedy trzeba mieć kasę fiskalną. W niektórych przypadkach rejestrowanie transakcji będzie konieczne już od pierwszej sprzedaży!

Przedsiębiorcy zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej

O obowiązku korzystania z kas rejestrujących decyduje Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Ustawodawca poświęcił temu zagadnieniu 3 rozdział. Art. 111 wskazuje, że do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są zobowiązani podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. 

To jednak niejedyny przypadek, kiedy kasa jest zbędna. Kto nie musi mieć tego urządzenia i z niego korzystać? O tym, czy kasa fiskalna jest obowiązkowa, decydują dwa czynniki. Są to:

1. wysokość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
2. rodzaj sprzedawanych towarów lub usług.

Poniżej przyjrzymy się bliżej obu czynnikom.

Obowiązek kasy fiskalnej a limit obrotu

Aby dowiedzieć się, kto jest zwolniony z kasy fiskalnej i jakie wymogi trzeba spełnić, należy odnieść się do Rozporządzenia Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. 

Pierwszy typ zwolnienia to zwolnienie podmiotowe, w przypadku którego decydująca jest wartość sprzedaży netto na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Limit wynosi 20 000 zł. Pod uwagę bierze się obrót na rzecz tych grup odbiorców w poprzednim roku podatkowym. 

Jeżeli sprzedaż na rzecz osób fizycznych rozpoczęła się w trakcie roku, limit należy obliczyć proporcjonalnie, biorąc pod uwagę liczbę dni pozostających do jego zakończenia. Przykładowo: jeżeli sprzedaż zaczęła się 1 września (a więc do końca roku pozostaje 121 dni), do obliczenia limitu zastosuj wzór: 20 000 zł x (121/365). Limit wyniesie więc 6 630 złotych.

Jeżeli dopiero zaczynasz prowadzenie działalności gospodarczej, musisz oszacować, czy uda Ci się zmieścić w limicie sprzedaży. Oczywiście również w tym przypadku należy poprawnie obliczyć limit, biorąc pod uwagę proporcje.

Kiedy potrzebna jest kasa fiskalna w przypadku przekroczenia limitu? Tracisz prawo do zwolnienia, a więc musisz rozpocząć rejestrowanie transakcji za pomocą kasy - po dwóch miesiącach następujących po miesiącu, w którym wystąpiło przekroczenie. Przykładowo: jeśli miało to miejsce w maju, musisz zacząć korzystać z kasy od sierpnia.

Kto jest zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?

Obok zwolnień podmiotowych istnieje spore grono działalności, które mogą liczyć na zwolnienie przedmiotowe. Rozporządzenie Ministra Finansów zawiera listę czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania. 

Należą do nich między innymi: 

• usługi związane z rolnictwem, chowem i hodowlą zwierząt (wyłączając usługi weterynaryjne z wyjątkiem podkuwania koni), 
• dostawy energii elektrycznej, paliw gazowych, 
• usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, zbieraniem odpadów i ich obróbką, 
• usługi pocztowe i kurierskie,
• usługi związane z krótkotrwałym zakwaterowaniem, z wyłączeniem usług hotelarskich i turystycznych, jeśli są udokumentowane fakturą, 
• usługi telekomunikacyjne, 
• usługi finansowe i ubezpieczeniowe, 
• usługi związane z obsługą rynku nieruchomości, o ile zostały udokumentowane fakturą, 
• usługi w zakresie edukacji, wyłączając zajęcia sportowe i rekreacyjne, usługi szkół i instruktorów tańca czy nauki jazdy.

Rozporządzenie wskazuje również czynności, które umożliwiają uzyskanie zwolnienia z kasy. Wśród nich znajduje się między innymi dostawa towarów w systemie wysyłkowym (np. za pośrednictwem kuriera), jeśli dostawca otrzymuje zapłatę w całości za pośrednictwem banku, poczty czy kasy oszczędnościowo-kredytowej, a jednocześnie prowadzi ewidencję pozwalającą na udokumentowanie każdej transakcji. Wobec tego, prowadząc biznes e-commerce spełniający te przesłanki i przyjmując płatności w formie bezgotówkowej, nie musisz korzystać z kasy fiskalnej, a paragon możesz zastąpić fakturą.

Co więcej: jeżeli w całym poprzednim roku podatkowym oraz zarówno w jego pierwszym, jak i drugim półroczu danego roku, udział w całkowitej sprzedaży towarów i usług podlegających zwolnieniu wynosił co najmniej 80%, masz prawo do skorzystania ze zwolnienia z kasy nawet pomimo przekroczenia limitu 20 000 zł. Jeżeli jednak udział procentowy obniży się, stracisz prawo do zwolnienia w ciągu dwóch miesięcy po zakończeniu półrocza, w którym miało to miejsce.

Zwróć uwagę, że istnieje również lista towarów i usług, których dostawy w każdym przypadku wiążą się z koniecznością ewidencjonowania kasą. Kto powinien mieć kasę fiskalną bez względu na obrót? Ten obowiązek obejmuje m.in. dostawców:

• gazu płynnego, 
• części do silników i silników do napędu pojazdów i motocykli, 
• przyczep, naczep oraz ich części, 
• cyfrowych i analogowych nośników danych,
• komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych, a także silników elektrycznych, prądnic i transformatorów, 
• sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego,
• wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż albo używanych jako paliwa silnikowe lub jako dodatki, lub domieszki do paliw silnikowych, 
• wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%,
• perfum i wód toaletowych,
• usług przewozów pasażerskich w komunikacji samochodowej i taksówek, 
• naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, 
• naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, 
• usług związanych z opieką medyczną świadczoną przez lekarzy i dentystów,
• usług prawniczych i doradztwa podatkowego,
• usług związanych z wyżywieniem świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne oraz zajmujące się cateringiem,
• usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
• usług mycia i czyszczenia samochodów i podobnych usług, w tym także myjni samoobsługowych przyjmujących należność w formie gotówkowej lub bezgotówkowej.

Jeśli chcesz na przykład świadczyć usługi kosmetyczne i kosmetologiczne, masz obowiązek ewidencjonowania sprzedaży od samego początku – właśnie z wykorzystaniem kasy. I to niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność gospodarczą, czy jest to działalność nierejestrowana: urządzenie fiskalne będzie obowiązkowe w każdym przypadku.

Kto musi mieć kasę fiskalną online?

Jeżeli dotyczy Cię obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy, musisz oczywiście upewnić się, że korzystasz z właściwego urządzenia. Do dyspozycji masz bardzo zróżnicowane modele. Obecnie w sprzedaży (poza kasami o zastosowaniu specjalnym) dostępne są kasy online, a więc urządzenia, które dzięki połączeniu z internetem są w stanie automatycznie łączyć się z Centralnym Repozytorium Kas i przesyłać do niego niezbędne dane. Wciąż jednak można korzystać ze starszych typów urządzeń, jeśli do ich fiskalizacji doszło wcześniej.

Kto musi posiadać kasę fiskalną online już teraz? Obowiązek przejścia na kasy online wprowadzono etapami przypadku części branż:

• 1 stycznia 2020 roku objął firmy świadczące usługi naprawy pojazdów i sprzedające paliwa silnikowe, 
• 1 stycznia 2021 roku do tego grona dołączyła branża gastronomiczna, podmioty świadczące usługi krótkotrwałego zakwaterowania i sprzedające węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe, 
• od 1 lipca 2021 roku dodano podmioty specjalizujące się w usługach fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, budowlanych, prawniczych, opieki medycznej lekarzy i dentystów, a także służące poprawie kondycji fizycznej.

Obowiązek kasy fiskalnej a systemy POS

Jeżeli korzystasz z kasy fiskalnej, warto rozbudować jej funkcjonalność i zautomatyzować procesy związane ze sprzedażą. Będzie to możliwe dzięki systemom POS, których celem jest kompleksowe zarządzanie sprzedażą, optymalizacja doświadczeń klienta, generowanie raportów i integracja różnych urządzeń, w tym kas fiskalnych, czytników kodów, terminali płatniczych, wag oraz wykorzystywanego w firmie oprogramowania, w tym oprogramowania CRM i systemów ERP.

Dostępne są również terminale POS, które łączą w sobie funkcje mobilnych kas i drukarek fiskalnych oraz terminali płatniczych. Inwestycja w nowoczesne narzędzia to świetny sposób na wsparcie procesu sprzedaży i polepszenie jakości obsługi. 

Przede wszystkim upewnij się, że urządzenie, z którego korzystasz, jest zgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Jeżeli interesują Cię kasy wirtualne występujące w formie oprogramowania, które możesz zainstalować np. na tablecie, zwróć także uwagę na Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.