Sprzedaż wysyłkowa a kasa fiskalna – najważniejsze informacje

Założenie sklepu, jak zresztą każdej innej firmy, wiąże się z koniecznością dopełnienia pewnych formalności i działania w zgodzie z przepisami. Sprzedaż wysyłkowa, która jest nieodłącznie kojarzona z e-handlem, nie jest tu wyjątkiem. Czy kasa fiskalna jest obowiązkowa w tej formie sprzedaży?

Dynamiczny rozwój sklepów internetowych, z którym mamy do czynienia w ostatnich kilku latach, sprawił, że ten typ działalności zaczął być postrzegany jako wyjątkowo atrakcyjny pomysł na biznes. Znajduje to zresztą odzwierciedlenie w danych. Każdego miesiąca powstaje w Polsce blisko 900 e-sklepów (dane z lipca 2022 r., Dun & Bradstreet)¹. 

Czym charakteryzuje się sprzedaż wysyłkowa?

W największym uproszczeniu jest to sprzedaż polegająca na wysyłce zakupionego towaru ze sklepu do nabywcy. Do tego celu wykorzystuje się m.in. usługi Poczty Polskiej, firm kurierskich lub paczkomaty. Ustawa o podatku od towarów i usług wyróżnia dwie formy sprzedaży wysyłkowej:

Pierwsza forma odbywa się zatem w granicach Polski, druga dotyczy przepływu towarów w ramach państw członkowskich Unii Europejskiej. Obie formy różnią się głównie limitem obrotów dla sprzedaży wysyłkowej w poszczególnych krajach oraz sposobem naliczania podatku VAT.

Sprzedaż wysyłkowa za granicę a kasa fiskalna

Realizując sprzedaż za granicę do limitu 10 tys. euro rocznie, rozliczamy ją jako sprzedaż krajową i powinniśmy ją rejestrować na kasie fiskalnej. A co w sytuacji, gdy podatnik przekroczy limit 10 tys. euro rocznie sprzedaży wysyłkowej za granicę? Wówczas przedsiębiorca podlega pod obowiązek rejestracji, ale w kraju nabywcy. W praktyce oznacza to, że dla takiej sprzedaży stosuje się przepisy zagraniczne, a nie krajowe (ustawa o VAT). Dla uniknięcia konieczności rejestracji w każdym kraju UE, do którego realizowana jest sprzedaż można skorzystać ze specjalnej procedury VAT OSS².

Dodatkowo ustawodawca daje prawo do skorzystania ze zwolnienia na warunkach opisanych poniżej. Przedsiębiorca, który chce uzyskać swego rodzaju przywilej w postaci braku obowiązku posiadania kasy fiskalnej, może skorzystać z tzw. podmiotowego lub przedmiotowego zwolnienia. 

Głównym kryterium umożliwiającym zwolnienie podmiotowe jest kwota obrotu uzyskanego w poprzednim lub bieżącym roku obrotowym ze sprzedaży wysyłkowej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników na ryczałcie. Kwota ta wynosi 20 tys. zł. Jeśli obrót Twojej firmy mieści się w tym limicie, w myśl obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów podlegasz zwolnieniu z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Ustawodawca o wiele szczegółowiej podchodzi do tematu, jakim jest zwolnienie przedmiotowe. Oto jakie dokładnie warunki musi spełniać sprzedawca, aby móc skorzystać z takiego zwolnienia, a tym samym nie musieć prowadzić ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej³.

1. Opłata za towar zostaje wniesiona w formie przedpłaty w momencie zakupu (przelew, karta płatnicza) lub przy odbiorze towaru (u kuriera). Zatrzymajmy się tu na chwilę, gdyż często pojawiają się pytania o obowiązek posiadania kasy fiskalnej w sytuacji, w której sprzedawca oferuje sprzedaż wysyłkową za pobraniem. Odpowiedź brzmi: jeśli nabywca wybiera płatność przy odbiorze, to obowiązek zapłaty za zamówione towary bierze na siebie firma kurierska. Wystąpienie takiego pośrednika nie odbiera sprzedawcy prawa do nieposiadania kasy.
2. Kupujący nie ma bezpośredniego kontaktu ze sprzedającym.
3. Przedsiębiorca prowadzi rejestr wpłat od klientów, np. gromadząc wyciągi bankowe, i dba o to, aby każda wpłata była stosownie opisana (by można było potwierdzić, kto i za co płaci).

Kasa fiskalna a sprzedaż internetowa

Co do zasady przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników, jest zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej. Rozporządzenie Ministra Finansów ustaliło jednak limit obrotów, poniżej którego wymóg ten nie musi być spełniony. Limit ten wynosi 20 tys. zł obrotu rocznie.
Dodatkowo przedsiębiorca działający w internecie ma prawo do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej do końca 2023 r., o ile zapłatę za towar będzie przyjmować zgodnie z opisanym wyżej pkt 1.

Czy kasa fiskalna jest obowiązkowa przy każdej formie sprzedaży wysyłkowej?

Nie jest, o ile prowadzisz sprzedaż towarów zwolnionych z takiego obowiązku lub jeśli stanowią one 80% wartości obrotu. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy firm i sklepów, które w ramach sprzedaży wysyłkowej oferują:

Kolejny, równie ważny aspekt, o którym musisz wiedzieć, to możliwość utraty prawa do zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej. Jest to możliwe:

• jeśli udział produktów zwolnionych z obowiązku posiadania kasy fiskalnej nie przekracza 80% wartości wygenerowanego przez firmę obrotu;
• w przypadku, gdy umożliwiamy klientom samodzielny odbiór zakupionego towaru – wówczas nie jest to już sprzedaż wysyłkowa i powstaje konieczność wydawania paragonów;
• jeśli klient dokona zapłaty gotówką w naszym sklepie (zamiast zrobić przelew bądź zrealizować płatność u kuriera).

Widać zatem, że coś, co przez klientów jest odbierane jako ukłon w ich stronę, dla Ciebie jako przedsiębiorcy może oznaczać kłopoty w postaci konieczności zaopatrzenia się w kasę, pomimo że pierwotnie nie było takiej potrzeby.

Polski Ład: kto musi korzystać z kasy fiskalnej?

Zmiany w art. 111 Ustawy o podatku od towarów i usług wprowadzone w ostatnich miesiącach mocno ograniczają liczbę przypadków, w których przedsiębiorca może uniknąć posiadania kasy fiskalnej. Już w roku 2021 obowiązek ten objął kolejne branże. Dodatkowym aspektem jest wprowadzenie do użytku kas fiskalnych online, które z czasem mają zastąpić te klasyczne.

Za główne cele nałożenia na przedsiębiorców obowiązku posiadania kasy fiskalnej uznaje się:

Podsumowując, jeśli prowadzisz swoją działalność na mikroskalę, tj. nie osiągasz obrotów wyższych niż 20 tys. zł rocznie, i jednocześnie nie sprzedajesz towarów typu perfumy lub sprzęt elektroniczny, nie musisz nabywać kasy fiskalnej. 

Jeśli masz wątpliwości, zalecamy kontakt z biurem rachunkowym i konsultację w tej sprawie. Nie jest bowiem wykluczone, że w trakcie roku kalendarzowego przekroczysz limit obrotów ze sprzedaży wysyłkowej bądź poszerzysz asortyment, co wymusi na Tobie zakup kasy fiskalnej.
 

¹ https://www.dnb.com/pl-pl/ 

² https://www.gov.pl/web/finanse/przypominamy-o-mozliwosci-rejestracji-w-punkcie-kompleksowej-obslugi-oss 

³ https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20210002442