Sprzedaż wysyłkowa a kasa fiskalna – najważniejsze informacje

Jeśli prowadzisz sprzedaż wysyłkową, nie zawsze musisz mieć kasę fiskalną. Warunek jest prosty: płatności muszą być bezgotówkowe (przelewem lub kartą) i precyzyjnie ewidencjonowane. Pamiętaj jednak, że jeśli przekroczysz limit 20 000 zł obrotu lub zaczniesz sprzedawać towary wykluczone (np. perfumy, części samochodowe), kasa fiskalna będzie niezbędna.

Czym charakteryzuje się sprzedaż wysyłkowa?

W największym uproszczeniu jest to sprzedaż polegająca na wysyłce zakupionego towaru ze sklepu do nabywcy. Do tego celu wykorzystuje się m.in. usługi Poczty Polskiej i firm kurierskich lub automaty paczkowe. Ustawa o podatku od towarów i usług wyróżnia dwie formy sprzedaży wysyłkowej:

Pierwsza forma odbywa się w granicach Polski, druga dotyczy przepływu towarów w ramach państw członkowskich Unii Europejskiej. Obie formy różnią się głównie limitem obrotów sprzedaży wysyłkowej w poszczególnych krajach oraz sposobem naliczania podatku VAT.

Czy potrzebujesz kasy fiskalnej, sprzedając przez internet?

Co do zasady przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, jest zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej, jeśli jego obrót wynosi ponad 20 000 zł rocznie. Rozporządzenie Ministra Finansów zwalnia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej tych, których roczny obrót nie przekracza limitu.

Ponadto, ustawodawca wskazuje, że przedsiębiorca działający w internecie i prowadzący sprzedaż wysyłkową, ma prawo do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, o ile zapłatę za towar będzie przyjmować w całości w formie bezgotówkowej oraz brak jest możliwości odbioru osobistego w sklepie.

Należy jednak pamiętać, że sprzedaż niektórych towarów wyłącza możliwość korzystania ze zwolnienia, niezależnie od formy płatności i kanału sprzedaży.

Kto musi mieć kasę fiskalną? Sprawdź nasz artykuł: https://firmove.pl/aktualnosci/finanse/ksiegowosc/kasa-fiskalna-kto-musi-ja-miec. 

Kasy fiskalne online – nowy obowiązek dla sprzedawców internetowych

Kasy fiskalne online to urządzenia rejestrujące sprzedaż, które automatycznie przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez KAS. Sprzedaż w trybie wysyłkowym online z opłatą bezgotówkową co do zasady zwalnia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej online. Wówczas sprzedawca nie wystawia paragonu, może wystawić fakturę (na żądanie lub z automatu) lub w ogóle jej nie wystawiać (jeśli przepisy tego nie wymagają). Natomiast jeśli klient odbiera towar osobiście w siedzibie sklepu, powstaje obowiązek posiadania kasy fiskalnej. 

Problematyczna jest sytuacja, gdy zapłata za przesyłkę następuje przy odbiorze, ponieważ przepisy tego dokładnie nie precyzują, lecz obowiązek rejestracji transakcji na kasie pojawia się z powstaniem obowiązku podatkowego. Oznacza to, że paragon należy wystawić dopiero po odebraniu i opłaceniu paczki przez kupującego.

Sprzedaż wysyłkowa za granicę a kasa fiskalna

W przypadku sprzedaży towarów osobom prywatnym w krajach UE w ramach WSTO, czyli Wewnątrzwspólnotowej Sprzedaży Towarów na Odległość, musisz zwrócić uwagę na limit 10 000 euro rocznie (dotyczy on całej Twojej sprzedaży zagranicznej do konsumentów w UE). Do tej kwoty możesz rozliczać VAT tak jak w sprzedaży krajowej (według polskich stawek), ale faktury powinny mieć oznaczenie WSTO, aby prawidłowo monitorować limit. Dochodzi więc do podwójnego rejestrowania sprzedaży (o ile nie dotyczy Cię zwolnienie¹) – raz fakturą a drugi raz na kasie fiskalnej. 

Po przekroczeniu limitu musisz rozliczać podatek VAT w kraju nabywcy (według tamtejszych stawek). 

W praktyce oznacza to, że dla takiej sprzedaży stosuje się przepisy zagraniczne, a nie krajowe (ustawa o VAT). Dla uniknięcia konieczności rejestracji w każdym kraju UE, do którego realizowana jest sprzedaż można skorzystać ze specjalnej procedury VAT OSS.

VAT OSS – uproszczona procedura rozliczeń dla e-commerce

VAT OSS (One Stop Shop) to system, który umożliwia przedsiębiorcom rozliczanie podatku VAT od sprzedaży wysyłkowej do innych krajów UE w jednym państwie członkowskim, bez konieczności rejestracji w każdym kraju odbiorcy. Dzięki temu rozwiązaniu możesz składać wyłącznie jedną kwartalną deklarację VAT OSS (formularz VIU-DO) w kraju swojej siedziby, np. w Polsce, zamiast rejestrować się w każdym państwie UE, w którym prowadzisz sprzedaż. Warto zaznaczyć, że VAT OSS jest deklaracją odrębną od krajowych VAT-7 / VAT-7K.

Aby skorzystać z VAT OSS, należy dokonać rejestracji za pośrednictwem systemu Krajowej Administracji Skarbowej, składając formularz VAT VIU-R lub dokonując zgłoszenia w urzędzie skarbowym właściwym dla VAT OSS (w Polsce jest to Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście). Procedura ta obowiązuje od 2021 roku i jest dostępna dla firm zarejestrowanych jako podatnicy VAT, które prowadzą sprzedaż towarów lub usług na rzecz konsumentów w UE.

Zaletami VAT OSS dla sprzedawców są uproszczenie formalności administracyjnych, gdyż rozliczają podatek VAT według stawek właściwych dla kraju konsumenta w jednej zbiorczej deklaracji składanej kwartalnie w Polsce. System pozwala uniknąć obowiązku rejestracji VAT w każdym państwie, a także umożliwia szybkie i przejrzyste rozliczenie podatku, który polski urząd skarbowy dalej rozdziela między poszczególne kraje UE.

Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Przedsiębiorca, który chce mieć swego rodzaju przywilej braku obowiązku posiadania kasy fiskalnej, może skorzystać z tzw. podmiotowego lub przedmiotowego zwolnienia. 

• Zwolnienie podmiotowe z kasy fiskalnej zależy od wielkości obrotu podatnika i dotyczy przedsiębiorców, których roczny obrót nie przekracza określonego limitu, niezależnie od rodzaju wykonywanej działalności (o ile nie wykonują czynności wyłączonych ze zwolnień na mocy rozporządzenia Ministra Finansów). 
• Zwolnienie przedmiotowe związane jest z rodzajem prowadzonej działalności, czyli z określonymi towarami i usługami wymienionymi w załączniku do rozporządzenia, i przysługuje niezależnie od wysokości obrotu.

Jak zostało wspomniane, głównym kryterium umożliwiającym zwolnienie podmiotowe jest kwota obrotu uzyskanego w poprzednim lub bieżącym roku obrotowym ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników na ryczałcie. Kwota ta wynosi 20 000. zł. Jeśli obrót Twojej firmy mieści się w tym limicie, w myśl obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów podlegasz zwolnieniu z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Ustawodawca o wiele szczegółowiej podchodzi do zwolnienia przedmiotowego. Oto jakie dokładnie warunki musi spełniać sprzedawca, aby móc skorzystać z takiego zwolnienia, a tym samym nie musieć prowadzić ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej:

Czy kasa fiskalna jest obowiązkowa przy każdej formie sprzedaży wysyłkowej?

Nie ma obowiązku posiadania kasy, jeśli prowadzisz sprzedaż towarów zwolnionych lub jeśli stanowią one 80% wartości obrotu (zwolnienie przedmiotowe). Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy firm i sklepów, które w ramach sprzedaży wysyłkowej oferują:

• perfumy,
• sprzęt fotograficzny (z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego),
• zapisane i niezapisane nośniki danych,
• wyroby tytoniowe, niektóre napoje alkoholowe,
• części i akcesoria do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli).

Kolejny, równie ważny aspekt, o którym musisz wiedzieć, to możliwość utraty prawa do zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej. Następuje to:

• jeśli udział produktów zwolnionych z obowiązku posiadania kasy fiskalnej nie przekracza 80% wartości wygenerowanego przez firmę obrotu;
• w przypadku, gdy umożliwiasz klientom samodzielny odbiór zakupionego towaru – wówczas nie jest to już sprzedaż wysyłkowa i powstaje konieczność wydawania paragonów;
• jeśli klient dokona zapłaty w sklepie gotówką (zamiast zrobić przelew bądź zrealizować płatność u kuriera).

Przykłady utraty prawa do zwolnienia z kasy fiskalnej

• Przyjęcie płatności gotówkowej za zamówienie (np. płatność przy odbiorze za pobraniem, chyba że środki są później przekazywane bezgotówkowo i ewidencjonowane).
• Przyjęcie płatności dokonanej z konta osoby, która nie jest odbiorcą przesyłki (np. zapłata z konta żony lub innego członka rodziny).
• Przekroczenie limitu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (20 000 zł).
• Rozszerzenie działalności i rozpoczęcie sprzedaży towarów lub usług wykluczonych z możliwości korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej.
• Akceptowanie płatności kartą przy odbiorze zamiast wyłącznie bezgotówkowych płatności online (gdy nie są odpowiednio udokumentowane i powiązane z odbiorcami).

Podsumowanie: kiedy kasa fiskalna jest wymagana?

Kasa fiskalna w firmie – wideo z ekspertką

<sup>1 Szczegółowe warunki zwolnienia z kasy przy sprzedaży wysyłkowej określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. (poz. 36 załącznika), są to: 
1. Dostawca musi otrzymać zapłatę w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (przelew, płatność online, karta, pobranie kurierskie na konto).
2. Z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie dostawy zapłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).
Zgodnie z § 4 ust. 3 tego rozporządzenia przedsiębiorcy korzystający z procedury VAT OSS mogą uniknąć obowiązku korzystania z kasy nawet przy sprzedaży towarów teoretycznie objętych obowiązkiem ewidencjonowania, o ile płatność następuje bezgotówkowo.</sup>