E-paragon – jakie korzyści może przynieść Twojej firmie?

Tradycyjne papierowe paragony nadal są powszechnie stosowane, choć coraz częściej, zarówno przez przedsiębiorców, jak i klientów, są odbierane jako relikt minionych czasów. Ich następcą jest e-paragon. Jak wygląda taki dokument, kiedy możesz go wystawić i co będzie Ci potrzebne? Poniżej zebraliśmy najważniejsze informacje na ten temat.

Czym jest e-paragon?

Wystawianie paragonu, który dokumentuje sprzedaż, a następnie przekazanie go konsumentowi - to podstawowy obowiązek przedsiębiorcy zobowiązanego do rejestrowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej. Dokument zawiera informacje ważne dla obu stron transakcji. Jedną z jego funkcji jest ewidencjonowanie sprzedaży w sposób umożliwiający prawidłowe rozliczenie z fiskusem. 

Wydaje się, że w dzisiejszych czasach papierowa forma paragonu powinna już odchodzić do lamusa. O ile faktury elektroniczne stały się powszechne, wciąż stosunkowo rzadko spotykamy e-paragony. Obowiązujące prawo już teraz pozwala jednak na ich wystawianie, umożliwia to również coraz więcej urządzeń.

Od kiedy to rozwiązanie jest dostępne w myśl przepisów?

• Od 31 marca 2020 roku e-paragony mogą wystawiać sprzedawcy, którzy używają kas fiskalnych online z taką funkcją. 
• Od 1 czerwca 2020 roku jest to możliwe również za pośrednictwem kas wirtualnych.

Kasjer może przesłać e-paragon między innymi za pośrednictwem:

• aplikacji mobilnej, 
• wiadomości SMS, 
• wiadomości e-mail.

Już niedługo każdy przedsiębiorca będzie musiał wystawiać e-faktury, czyli faktury ustrukturyzowane. Odmienne regulacje obejmują e-paragony. Obowiązkowe jest obecne wystawianie klientowi paragonu - w formie papierowej lub elektronicznej. Nie trwają natomiast prace nad ograniczeniem tej pierwszej – wciąż zdecydowanie bardziej popularnej – możliwości.

Równolegle rozwija się jednak tworzony Ministerstwo Finansów system e-paragon. Jak działa? Udostępniany jest hub paragonowy, czyli aplikacja pozwalająca kasjerowi na wystawianie takiego dokumentu i wysłanie go, a odbiorcy na jego odebranie i pobranie. Dzięki zastosowaniu jednorazowego identyfikatora przepływ informacji może być anonimowy i bezpieczny. 

Paragon elektroniczny w polskim prawie

Podstawowym dokumentem regulującym zasady wystawiania nabywcy paragonów w formie elektronicznej jest Ustawa z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1, podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących jest zobowiązany wystawić paragon lub fakturę z każdej sprzedaży. Może być wydana w postaci papierowej lub – za zgodą nabywcy i po uzgodnieniu z nim sposobu dostarczenia – elektronicznej. Zgodnie z punktem 8 podatnik nie musi drukować w takim przypadku żadnych dokumentów.

Musisz oczywiście dysponować odpowiednią kasą fiskalną, która będzie zgodna z obowiązującymi przepisami i pozwoli wystawić e-paragon.

Jeżeli chcesz korzystać z kasy wirtualnej, musisz sprawdzić, czy jest to możliwe w przypadku konkretnej czynności. Kategoria takich usług jest stosunkowo szeroka. Obejmuje między innymi transport, przewóz osób, wynajem samochodów z kierowcą, usługi związane z zakwaterowaniem i hotelarskie, usługi restauracyjne, związane z przygotowywaniem i wydawaniem napojów i gastronomiczne. Wirtualne kasy mogą więc znaleźć szerokie zastosowanie w przypadku wielu przedsiębiorstw reprezentujących różne branże.

Szczegółowe informacje znajdziesz w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. 

Zasady wystawiania e-paragonów

Jeżeli chcesz wystawiać e-paragon, kasa fiskalna musi być do tego odpowiednio przygotowana. Możesz posłużyć się dwoma rodzajami urządzeń:

1. kasą fiskalną online: tego typu urządzenia to obecnie standard. Łączą się z Centralnym Repozytorium Kas i za pośrednictwem internetu przekazują do niego wszystkie niezbędne dane. W znaczącym stopniu upraszcza to przepływ dokumentów i księgowość, w tym obowiązki sprawozdawcze, z jakimi muszą mierzyć się podatnicy. Nie wszystkie kasy online pozwalają na wystawianie e-paragonów, jednak niektóre modele dają taką możliwość;
2. kasą wirtualną: kasa fiskalna nie zawsze musi przypominać duże i nieporęczne urządzenie zintegrowane z drukarką i szufladą na gotówkę. Zasadniczo... może jej w ogóle nie być. Kasa wirtualna to w rzeczywistości oprogramowanie – na przykład aplikacja, która umożliwia rejestrowanie sprzedaży i wystawianie dokumentów zakupowych. Mogą być drukowane, jednak – jak widać – wcale nie muszą. 

Szczególnie to drugie urządzenie znakomicie się sprawdzi w przypadku e-paragonu. Jak wystawić taki dokument? Aby to zrobić, sprzedawca może być wyposażony jedynie w tablet z odpowiednią aplikacją. Dzięki integracji z czytnikiem oprogramowanie automatycznie przeliczy należność, a następnie wygeneruje paragon. Konsument otrzyma go w ustalonej formie, a więc np. na podany adres e-mail albo w aplikacji na swoim smartfonie. Na podobnej zasadzie działa fakturowanie, a elektroniczne faktury są dziś standardem w niemal każdej branży.

Na paragonie powinny znaleźć się wszystkie niezbędne informacje, w tym nazwa podatnika i jego NIP, adres punktu sprzedaży, data i godzina transakcji, kolejny numer paragonu, nazwa i identyfikator pozwalające określić zakupiony towar lub usługę, ich wartość oraz wysokość należnego podatku. 

Jakie są zalety paragonów elektronicznych?

Oczywiście stosowanie e-paragonów ma wiele zalet. I to zarówno z perspektywy klientów, jak i sprzedawców, a także środowiska. Zacznijmy od tej pierwszej grupy: 

• brak konieczności odebrania papierowego paragonu;
• łatwe archiwizowanie paragonów, co może okazać się ułatwieniem w przypadku np. reklamacji towaru;
• monitorowanie wydatków – wszystkie zakupy mogą być zebrane w jednej aplikacji lub na mailu, co pozwala na ich łatwą analizę;
• swoboda wyboru – konsument ma prawo decyzji, jaki paragon otrzyma.

Dla przedsiębiorcy możliwość wydawania e-paragonów oznacza przede wszystkim większą elastyczność i oszczędności na kasie fiskalnej. Kasa wirtualna, występująca w formie oprogramowania, jest rzecz jasna tańsza. Nie trzeba również kupować dodatkowych akcesoriów, w tym rolek papieru do wydruków. 

Nie należy zapominać o perspektywie fiskusa – digitalizacja wydawania faktur i paragonów pozwala urzędnikom szybciej zauważyć potencjalne nieprawidłowości i skuteczniej przeprowadzać działania kontrolne.

E-paragon w ekologicznym biznesie

Oczywiście z papierowym paragonem muszą radzić sobie nie tylko konsumenci, którzy bardzo często w ogóle nie są zainteresowani odebraniem go od sprzedawcy, ale również środowisko naturalne. Nawet pomimo stosowania coraz bardziej ekologicznych materiałów, zwykły paragon zwykle bardzo szybko staje się odpadem. Jednocześnie jego właściwości nie pozwalają na długie przechowywanie, a wymóg prawny jest jasny: sprzedawca ma obowiązek wystawiania paragonu i przekazywania go konsumentowi i to bez jego żądania. 

E-paragon pozwala właściwie udokumentować sprzedaż i przekazać niezbędne informacje zarówno klientowi, jak i organom podatkowym, bez marnowania cennego papieru. To dostępne i zgodne z przepisanie rozwiązanie może być więc istotnym działaniem, jeżeli tworzysz biznes świadomy środowiskowo. Twoi klienci bez wątpienia to docenią.