KSeF – nowa struktura faktury elektronicznej. Ważne zmiany obowiązują od 1 września

Krajowy System e-Faktur już niedługo będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. 1 września 2023 roku wprowadzona została nowa, druga struktura logiczna e-faktury. To ważny krok we wdrażaniu systemu i najwyższy czas na sprawdzenie, czy wykorzystywane systemy pozwalają na wystawianie faktur ustrukturyzowanych.

Nowa struktura logiczna w KSeF

Podatnicy przywykli już do posługiwania się fakturami elektronicznymi dostępnymi jedynie w cyfrowej postaci. Nie są jednak tym samym, co faktury ustrukturyzowane, czyli dokumenty, które już teraz podatnicy mogą dobrowolnie wystawiać w ramach KSeF. Struktura faktury odgrywa w ich przypadku kluczową rolę.

Schemat pozwala na zapisanie najważniejszych informacji dotyczących faktury i dokumentowanej przez nią sprzedaży, w tym m.in. daty przesłania do systemu, daty i wartości sprzedanych towarów lub usług, danych sprzedawcy i nabywcy oraz innych informacji, które zgodnie z przepisami powinny znaleźć się na fakturze.

Jakie korzyści niosą zmiany w fakturach elektronicznych?

Wdrożenie nowej struktury logicznej to bez wątpienia dobra informacja z perspektywy podatników, którzy już niedługo będą zobowiązani do wystawiania i udostępniania faktur wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur. Przede wszystkim obecna struktura FA(2) nie ulegnie już zmianie, więc to odpowiedni czas na przygotowanie i skonfigurowanie narzędzi. Wielu przedsiębiorców i dostawców oprogramowania wykorzystywanego do księgowości czekało w tym celu na publikację ostatecznej wersji struktury.

Co ważne: faktury wystawiane w środowisku testowym nie są dokumentami księgowymi w świetle obowiązującego prawa. W związku z tym nie musisz obawiać się, że potencjalne błędy czy niedopatrzenia będą niosły jakiekolwiek konsekwencje. Korzystanie ze środowiska testowego nie wymaga również dodatkowych uprawnień.

Nowa struktura logiczna uwzględnia opinie otrzymane w ramach konsultacji podatkowych oraz postulaty i pytania zgłoszone między innymi przez przedsiębiorców, księgowych, specjalistów IT czy biegłych rewidentów. Zgodnie z deklaracjami daje więc zdecydowanie większe możliwości, jest pozbawiona wad swojego pierwowzoru i co ważne, bardziej przyjazna z perspektywy podatnika.

Zapowiedzi kolejnych zmian w KSeF

Prace nad wdrożeniem KSeF trwają już od października 2021 roku. Właśnie wtedy uruchomiono pilotaż, w którym brali udział również podatnicy, oraz uruchomiono środowisko testowe KSeF. Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur został natomiast uruchomiony jako dobrowolne rozwiązanie i jest dostępny w takiej formie do tej pory. Każdy chętny podatnik może więc skorzystać z możliwości wystawienia faktur ustrukturyzowanych po autoryzacji w Krajowym Systemie e-Faktur.

W ostatnim okresie Ministerstwo Finansów przeprowadziło konsultacje publiczne dotyczące systemu i omówiło go podczas spotkania Dialog z Biznesem.

Zmieniła się również data, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy: pierwotnie był to 1 stycznia 2024 roku, jednak obecnie jest to 1 lipca 2024 roku. Nieco więcej czasu na transfer będą mieć podatnicy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT – w ich przypadku wystawianie dokumentów ustrukturyzowanych będzie konieczne od 1 stycznia 2025 roku. Zgodnie z informacją z tabelki powyżej - 19 stycznia 2024 r. minister finansów ogłosił o przełożeniu daty wdrożenia KSeF.

Co ważne: aby wystawiać fakturę ustrukturyzowaną, można posłużyć się zarówno udostępnianym przez Ministerstwo Finansów darmowym oprogramowaniem, jak i narzędziami komercyjnymi. W drugim scenariuszu możliwe jest oczywiście sięgnięcie po dodatkowe opcje usprawniające zarządzanie księgowością w firmie czy integracje z systemami płatności. 

Co zmieni obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?

Wprowadzenie KSeF to bez wątpienia bardzo duża zmiana dla przedsiębiorców, która wymaga również dobrego przygotowania technologicznego. Warto więc jak najszybciej zapoznać się z działaniem narzędzi, aby być gotowym na 1 lipca 2024 roku, od kiedy elektroniczne faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe.

Choć to kolejny obowiązek, to rozwiązanie posiada również kilka istotnych zalet: przede wszystkim proces wystawiania i udostępniania faktur zostanie zautomatyzowany, zyskasz również pewność, że kontrahent otrzymał fakturę (nie ma możliwości jej nieodebrania). Zarządzanie ujednoliconymi dokumentami zapewni przy tym wyższą transparentność. Znika również problem z archiwizacją dokumentów: będą przechowywane w KSeF przez 10 lat. Dodatkowo: podatnicy szybciej otrzymają zwrot VAT. Czas oczekiwania ulegnie skróceniu z 60 do 40 dni.