KSeF – nowa struktura faktury elektronicznej. Ważne zmiany obowiązują od 1 września

5 min

zbliżenie na dłonie osoby, która siedzi przy biurku przed laptopem, obok leży telefon

Krajowy System e-Faktur już niedługo będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. 1 września 2023 roku wprowadzona została nowa, druga struktura logiczna e-faktury. To ważny krok we wdrażaniu systemu i najwyższy czas na sprawdzenie, czy wykorzystywane systemy pozwalają na wystawianie faktur ustrukturyzowanych.

Nowa struktura logiczna w KSeF

Podatnicy przywykli już do posługiwania się fakturami elektronicznymi dostępnymi jedynie w cyfrowej postaci. Nie są jednak tym samym, co faktury ustrukturyzowane, czyli dokumenty, które już teraz podatnicy mogą dobrowolnie wystawiać w ramach KSeF. Struktura faktury odgrywa w ich przypadku kluczową rolę.

W czerwcu Krajowa Administracja Skarbowa opublikowała na ePUAP nową strukturę logiczną FA(2). W lipcu udostępniła również środowisko testowe oraz dokumentację, a 1 września 2023 roku udostępniono środowisko produkcyjne struktury logicznej FA(2). Tym samym zastąpiła wykorzystywaną do tej pory strukturę logiczną, która wcześniej służyła do wystawiania faktur w ramach systemu. Co wyjątkowo ważne: ta struktura będzie obowiązywać także po 1 lipca 2024 roku, od kiedy e-faktury staną się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców.

19 stycznia 2024 r. minister finansów ogłosił, że Krajowy System e-Faktur nie wejdzie w życie zgodnie z planem - tzn. w 2024 r. Oznacza to, że termin wprowadzenia KSeF dla vatowców (1 lipca 2024 r.) przestaje obowiązywać. Ministerstwo nie wskazało nowej daty wdrożenia. 

Schemat pozwala na zapisanie najważniejszych informacji dotyczących faktury i dokumentowanej przez nią sprzedaży, w tym m.in. daty przesłania do systemu, daty i wartości sprzedanych towarów lub usług, danych sprzedawcy i nabywcy oraz innych informacji, które zgodnie z przepisami powinny znaleźć się na fakturze.

Jakie korzyści niosą zmiany w fakturach elektronicznych?

Wdrożenie nowej struktury logicznej to bez wątpienia dobra informacja z perspektywy podatników, którzy już niedługo będą zobowiązani do wystawiania i udostępniania faktur wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur. Przede wszystkim obecna struktura FA(2) nie ulegnie już zmianie, więc to odpowiedni czas na przygotowanie i skonfigurowanie narzędzi. Wielu przedsiębiorców i dostawców oprogramowania wykorzystywanego do księgowości czekało w tym celu na publikację ostatecznej wersji struktury.

Co ważne: faktury wystawiane w środowisku testowym nie są dokumentami księgowymi w świetle obowiązującego prawa. W związku z tym nie musisz obawiać się, że potencjalne błędy czy niedopatrzenia będą niosły jakiekolwiek konsekwencje. Korzystanie ze środowiska testowego nie wymaga również dodatkowych uprawnień.

Nowa struktura logiczna uwzględnia opinie otrzymane w ramach konsultacji podatkowych oraz postulaty i pytania zgłoszone między innymi przez przedsiębiorców, księgowych, specjalistów IT czy biegłych rewidentów. Zgodnie z deklaracjami daje więc zdecydowanie większe możliwości, jest pozbawiona wad swojego pierwowzoru i co ważne, bardziej przyjazna z perspektywy podatnika.

Zapowiedzi kolejnych zmian w KSeF

Prace nad wdrożeniem KSeF trwają już od października 2021 roku. Właśnie wtedy uruchomiono pilotaż, w którym brali udział również podatnicy, oraz uruchomiono środowisko testowe KSeF. Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur został natomiast uruchomiony jako dobrowolne rozwiązanie i jest dostępny w takiej formie do tej pory. Każdy chętny podatnik może więc skorzystać z możliwości wystawienia faktur ustrukturyzowanych po autoryzacji w Krajowym Systemie e-Faktur.

W ostatnim okresie Ministerstwo Finansów przeprowadziło konsultacje publiczne dotyczące systemu i omówiło go podczas spotkania Dialog z Biznesem.

Zgodnie ze zmienionymi założeniami: 

  • KSeF nie obejmie faktur konsumenckich i biletów pełniących funkcję faktury;
  • do 31 grudnia 2024 roku wystawiać będzie można w takiej samej formie faktury uproszczone i faktury z kas fiskalnych;
  • pojawi się możliwość wystawienia faktury offline w przypadku awarii mającej miejsca po stronie podatnika. Konieczne będzie dostarczenie faktury do systemu następnego dnia.

Zmieniła się również data, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy: pierwotnie był to 1 stycznia 2024 roku, jednak obecnie jest to 1 lipca 2024 roku. Nieco więcej czasu na transfer będą mieć podatnicy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT – w ich przypadku wystawianie dokumentów ustrukturyzowanych będzie konieczne od 1 stycznia 2025 roku. Zgodnie z informacją z tabelki powyżej - 19 stycznia 2024 r. minister finansów ogłosił o przełożeniu daty wdrożenia KSeF.

Co ważne: aby wystawiać fakturę ustrukturyzowaną, można posłużyć się zarówno udostępnianym przez Ministerstwo Finansów darmowym oprogramowaniem, jak i narzędziami komercyjnymi. W drugim scenariuszu możliwe jest oczywiście sięgnięcie po dodatkowe opcje usprawniające zarządzanie księgowością w firmie czy integracje z systemami płatności. 

Co zmieni obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?

Wprowadzenie KSeF to bez wątpienia bardzo duża zmiana dla przedsiębiorców, która wymaga również dobrego przygotowania technologicznego. Warto więc jak najszybciej zapoznać się z działaniem narzędzi, aby być gotowym na 1 lipca 2024 roku, od kiedy elektroniczne faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe.

Choć to kolejny obowiązek, to rozwiązanie posiada również kilka istotnych zalet: przede wszystkim proces wystawiania i udostępniania faktur zostanie zautomatyzowany, zyskasz również pewność, że kontrahent otrzymał fakturę (nie ma możliwości jej nieodebrania). Zarządzanie ujednoliconymi dokumentami zapewni przy tym wyższą transparentność. Znika również problem z archiwizacją dokumentów: będą przechowywane w KSeF przez 10 lat. Dodatkowo: podatnicy szybciej otrzymają zwrot VAT. Czas oczekiwania ulegnie skróceniu z 60 do 40 dni.

Czy ten artykuł był przydatny?
średnia: 0 | 0 ocen

Przeglądaj tematy

  • #na startwięcej artykułów z tagiem:#na start
  • #bizneswięcej artykułów z tagiem:#biznes
  • #podatkiwięcej artykułów z tagiem:#podatki
  • #marketingwięcej artykułów z tagiem:#marketing
  • #prawowięcej artykułów z tagiem:#prawo
  • #strategiawięcej artykułów z tagiem:#strategia
  • #pracownicywięcej artykułów z tagiem:#pracownicy
  • #księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#księgowość
  • #wideowięcej artykułów z tagiem:#wideo
  • #finansowaniewięcej artykułów z tagiem:#finansowanie
  • #ekowięcej artykułów z tagiem:#eko
  • #sprzedażwięcej artykułów z tagiem:#sprzedaż
  • #markawięcej artykułów z tagiem:#marka
  • #ESGwięcej artykułów z tagiem:#ESG
  • #pomysł na bizneswięcej artykułów z tagiem:#pomysł na biznes
  • #e-commercewięcej artykułów z tagiem:#e-commerce
  • #zmiany w prawiewięcej artykułów z tagiem:#zmiany w prawie
  • #internetwięcej artykułów z tagiem:#internet
  • #automatyzacjawięcej artykułów z tagiem:#automatyzacja
  • #wsparcie dla firmwięcej artykułów z tagiem:#wsparcie dla firm
  • #przewodnikwięcej artykułów z tagiem:#przewodnik
  • #AIwięcej artykułów z tagiem:#AI
  • #samodzielna księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#samodzielna księgowość
  • #SEOwięcej artykułów z tagiem:#SEO
  • #leasingwięcej artykułów z tagiem:#leasing
  • #service designwięcej artykułów z tagiem:#service design
  • #instrukcjawięcej artykułów z tagiem:#instrukcja
  • #dokumentywięcej artykułów z tagiem:#dokumenty
  • #kredytwięcej artykułów z tagiem:#kredyt
  • #RODOwięcej artykułów z tagiem:#RODO
  • #ZUSwięcej artykułów z tagiem:#ZUS
  • #oszczędnościwięcej artykułów z tagiem:#oszczędności
  • #fakturywięcej artykułów z tagiem:#faktury
  • #dotacjewięcej artykułów z tagiem:#dotacje
  • #bankowośćwięcej artykułów z tagiem:#bankowość
  • #google analyticswięcej artykułów z tagiem:#google analytics
  • #ITwięcej artykułów z tagiem:#IT
  • #kontrahentwięcej artykułów z tagiem:#kontrahent
  • #media społecznościowewięcej artykułów z tagiem:#media społecznościowe
  • #ochrona środowiskawięcej artykułów z tagiem:#ochrona środowiska
  • #Polski Ładwięcej artykułów z tagiem:#Polski Ład
  • #umowywięcej artykułów z tagiem:#umowy
  • #analizawięcej artykułów z tagiem:#analiza
  • #ubezpieczeniewięcej artykułów z tagiem:#ubezpieczenie
  • #technologiewięcej artykułów z tagiem:#technologie
  • #faktoringwięcej artykułów z tagiem:#faktoring
  • #badaniewięcej artykułów z tagiem:#badanie
  • #długiwięcej artykułów z tagiem:#długi
  • #USwięcej artykułów z tagiem:#US
  • #wynagrodzeniawięcej artykułów z tagiem:#wynagrodzenia
  • #CEIDGwięcej artykułów z tagiem:#CEIDG
  • #inwestycjewięcej artykułów z tagiem:#inwestycje
  • #konkurencjawięcej artykułów z tagiem:#konkurencja
  • #urlopywięcej artykułów z tagiem:#urlopy
  • #webinarwięcej artykułów z tagiem:#webinar
  • #zdolność kredytowawięcej artykułów z tagiem:#zdolność kredytowa
  • #płynność finansowawięcej artykułów z tagiem:#płynność finansowa
  • #zakupywięcej artykułów z tagiem:#zakupy
  • #REGONwięcej artykułów z tagiem:#REGON
  • #kosztywięcej artykułów z tagiem:#koszty
  • #współpracawięcej artykułów z tagiem:#współpraca
  • #SEMwięcej artykułów z tagiem:#SEM
  • #gwarancjawięcej artykułów z tagiem:#gwarancja