KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Nagranie z webinaru z ekspertem

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF – my się tym skrótem będziemy przez całą tę prezentację posługiwać zamiennie – to jest nic innego, jak aplikacja udostępniona przez Ministerstwo Finansów, w której już można wystawiać faktury i odbierać faktury, które już są na firmę wystawione. O tym bardzo dużo będziemy mówili w dzisiejszym dniu. Pokażemy też, omówimy szczegóły, jak ta aplikacja wygląda w praktyce. Powiemy może o zaletach i wadach, tak żeby Państwo wiedzieli, co tam znajdą. 

I żeby powiedzieć, jak działa Krajowy System e-Faktur, to trochę musimy zinwentaryzować rzeczy, jak w ogóle wyglądają faktury dzisiaj na rynku. I mamy dzisiaj dostępne albo mieliśmy dostępne dwa typy faktur. Fakturę papierową i fakturę elektroniczną.

• Papierowa – wysyłana pocztą, drukowana na miejscu;
• elektroniczna – to najczęściej PDF, który wysyłamy mailowo.

To, co się zmieni albo zmieniło. Celowo mówię zmieniło, bo dzisiaj już to obowiązuje. To do tych 2 typów faktur doszła nam faktura ustrukturyzowana.

Ta faktura ustrukturyzowana to nic innego, jak te faktury, które obecnie były wysyłane, drukowane – w zapisie cyfrowym.

Po prawej stronie widok, jak ten zapis cyfrowy wygląda, taki otwarty – ja od razu uspokoję, że wszystkie aplikacje, z tego co my widzimy, i samo Ministerstwo Finansów przewiduje – wizualizację tej faktury na zasadzie widoku takiego, jak wszysycy jestesmy przyzwyczajeni. Niemniej jednak ta elektroniczna faktura ustrukturyzowana ma określony schemat tzw. schemę, której pola są dokładnie podane. Mogli się Państwo spotkać z wieloma różnymi fakturami, o różnym stopniu złożoności. Tutaj to jest bardzo ustrukturyzowane, stąd ta nazwa faktury.

Z czego składa się numer KSeF

Żeby powiedzieć, czym jest faktura ustrukturyzowana, tzw. ksefowa, to trzeba się zastanowić, co się tak naprawdę zmieniło. I zmienił się jeden główny element – zostaje dodany element związany z numerem faktury. Tak, jak powiedziałem dzisiaj już ten system działa. Faktury są wystawiane w ramach krajowego systemu e-faktur przez aplikację rządową. Ta aplikacja ministerialna nadaje indywidualny numer faktury. Ten numer faktury ma odpowiednią strukturę, ona będzie nam potrzebna dzisiaj na prezentacji w kontekście, np. płatności – o tym będziemy mówić. Ale składa się ona z NIP-u sprzedawcy, daty wystawienia – myślę, że to żadne zaskoczenie – z części technicznej (jeśli ja bym miał powiedzieć, co to jest część techniczna, to tak naprawdę numeracja) i z sumy kontrolnej – tak, żeby całość zamknęła się w 32 znakach. Jest to istotne w systemach bankowości w wypadku split payment – o tym też będziemy dziś mówić. 

Sytuacja na rynku

Widzę, że są już pytania dotyczące faktur i wystawiania. Odniesiemy się do tych elementów w kontekście najbliższych slajdów, bo to jest bardzo ciekawy temat.

Temat KSeF-u nie jest tematem tylko polskim. Może sam Krajowy System e-Faktur to jest nasze polskie rozwiązanie, ale trzeba na to patrzeć w kontekście szerszego spojrzenia na to, co dzieje się na świecie. W Polsce temat staje się bardzo, bardzo popularny. 

Tutaj mają Państwo wyświetlony ekran, w którym widać, jak to zainteresowanie od 2022 roku rosło. I pokazujemy je w takim horyzoncie, bo od 2022 roku system działa i jest udostępniony dla klientów, właściwie dla użytkowników czy przedsiębiorców, tak, żeby mogli wystawiać faktury. Powiedziałem, że warto popatrzeć na to, co się dzieje na świecie. I żeby mówić o KSeF-ie, to mówimy też o fakturze ustrukturyzowanej. Ta faktura ustrukturyzowana właściwie pojawia się w każdym kraju rozwiniętym, poza krajami Trzeciego Świata. Właściwie wszystkie kraje pracują nad tym, aby wystandaryzować fakturę w kontekście takiego złapania, co w tej fakturze powinno być. I jest to jeden z elementów zwalczania prania brudnych pieniędzy, kontroli podatkowej – wszystkich elementów, które pomagają np. zasypać lukę VAT, to też jest jeden z elementów, z którym można się spotkać. 

Na świecie kraje skandynawskie zaczęły najszybciej, czyli Europa. Bo już w 2005 roku Dania wprowadziła część e-faktury, która dla faktur relacji: przedsiębiorstwa-rząd – czy wszystkie podmioty, które są podmiotami skarbu państwa (przekładając na polski język) – tam te faktury już się pojawiły. Poszczególne elementy tych faktur są obecnie dokładane na konkretne sektory. UE to bardzo mocno ustrukturyzowała i o tym za chwilę powiemy. 

Z takich ciekawostek na świecie: Arabia Saudyjska wprowadziła w 2021 roku system, który dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Bardzo mocno pracuje Meksyk. Włochy wymieniamy z tego powodu, że ten model jest zbliżony do tego, który dzisiaj funkcjonuje w Polsce. Zbliżony, bo nie jest jeden do jednego. Widać różnicę gołym okiem.

Mamy kilka pytań na czacie. Pan zadał pytanie:

– Czy w tym systemie będzie możliwe samofakturowanie, czyli kontrahent wytwarza dla siebie fakturę w moim imieniu?

Będzie. Takim przykładem jest faktura RR, czyli dla rolnika. Zakup towarów i tak, jak najbardziej KSeF to puszcza. I jednym z typów faktur, które powinny być wystawiane w tym systemie są faktury RR. Tak, będzie taka możliwość – właściwie już jest. Wszystkie systemy komercyjne, jak my np. mamy w ING, czyli ING Księgowość, też jak najbardziej udostępnią taką możliwość.

Mamy też pytanie odnośnie do wystawiania faktur już w KSeF. 

– Czy my musimy zacząć wszystkie faktury wystawiać w KSeF–ie? Czy może być tak, że tylko część z KSeF-ie, a pozostałe tradycyjnie?

Obecnie jesteśmy w okresie przejściowym, to oznacza, że nie wszystkie faktury muszą być wystawiane w KSeF-ie. Działa to podobnie jak w przypadku faktury elektronicznej. Musimy uzyskać zgodę tego podmiotu, na który wystawiamy fakturę w KSeF-ie, żeby taka faktura była wystawiona. Czyli nie ma obowiązku, zaraz będziemy mówić o tym, czym skutkuje wystawienie faktury w KSeF-ie, i tu się bardzo dużo rozjaśni w tym elemencie,

– A faktury w walutach obcych będziemy mogli wystawiać w KSeF-ie, tak?

Tak, będziemy. Ale o tym też sobie jeszcze powiemy. 

Dlaczego KSeF pojawił się w Polsce?

Podstawa prawna, w Polsce też, to jest dyrektywa unijna, która się pojawiła. Do tego jest szereg rozporządzeń, a także ustawa wydana w wakacje tego roku. Dają podstawę do tego, aby KSeF w tej formule – co teraz przedstawiamy – funkcjonował. I sporo rzeczy wychodzi aktualnie. Ministerstwo bardzo aktywnie uczestniczy w odpowiadanie na pytania z różnych sektorów. I sektora prywatnego - przedsiębiorców, i sektora bankowego – my też zadajemy wiele pytań, na które Ministerstwo odpowiada nam w trakcie. 

Mity i fakty

– Czy będzie jedna spójna numeracja faktur wyznaczona przez Ministerstwo?

Trochę o tym powiedziałem, i jeśli mówimy o faktach i mitach – to jest fakt. Będzie jedna spójna numeracja, która ma ciąg 32 znaków. Faktury wystawiane w KSeF przez podmioty, które są do tego zobowiązane, będą dostawały tak naprawdę ten numer faktury poprzez przesłanie do Ministerstwa albo wypełnienie danych w aplikacji udostępnianej przez Ministerstwo. Taka faktura będzie się pojawiała w obiegu gospodarczym. To jest bardzo istotne, jeśli chodzi o sposób dostarczania faktur do swojego kontrahenta. 

– Czy wystawca faktury otrzyma zwrotnie numer nadany przez KSeF?

Tak. Chociaż najlepszą odpowiedzią jest “to zależy”. Jeśli ta faktura nie spełni kryteriów, to nie dostanie numeru i nie znajdzie się w obrocie gospodarczym. Ale jeśli założymy tę najszczęśliwszą drogę – czyli udało się wystawić fakturę – to Ministerstwo w aplikacji ministerstwa pokazuje numer faktury. Rozwiązania, przykładowo ING Księgowość, pokażą Państwu ten numer faktury przy dokumencie. Będzie widoczny i będzie można go używać do gospodarki własnej. Urzędowe potwierdzenie odbioru przy każdej takiej fakturze jest widoczne. To techniczna część, nie wszyscy się tym interesują. Ze strony praktycznej, jeśli będziemy widzieć numer faktury, to znaczy, że została wystawiona.

– Numer KSeF zastąpi “zwykły” numer faktury?

Nie. I o tym warto pamiętać. Nadal zostaje utrzymana numeracja z gospodarki własnej. Co to jest numeracja z gospodarki własnej? Obecnie, gdy dostają Państwo fakturę, mają tam numerację np. 1/12/2023, czyli numerację miesięczną albo roczną – mogą Państwo robić różne wariacje – i ta numeracja jest nadal obowiązująca w tym zakresie. Nie zmieniają się też przepisy odnośnie do niej – numeracja własna musi być integralna, ciągła, te wszystkie elementy, które do tej pory obowiązywały, wciąż obowiązują. Dlaczego? To trochę wynika z tego pytania.

– Wszystkie faktury w obrocie krajowym znajdą się w KSeF-ie?

No właśnie nie znajdą się wszystkie. I to pytanie możemy podzielić na dwie części. Pierwsza - faktury wystawiane na klienta indywidualnego, głównie dotyczy to sklepów internetowych, ale też normalnego obrotu – jeśli przychodzi klient i bierze taką fakturę wystawioną na klienta indywidualnego – taka faktura co do zasady nie powinna być procedowana przez aplikację ministerialną. To trochę komplikuje cały system, ale jest taka wykładnia Ministerstwa, że na ten moment faktury dla klienta indywidualnego nie są wstawiane. Drugi wątek jest o tym, jakie faktury są wystawiane w KSeF. Głównie faktura sprzedaży. Ale jeśli mówimy o fakturze sprzedaży, musimy wymienić fakturę korektę, faktury zaliczkowe i faktury korekty do zaliczek - automatycznie też. Powiedziałem o fakturze RR, czyli tej rolniczej, ona też będzie wystawiana w aplikacji. Na ten moment, z tego co nam się udało dowiedzieć, nie będą wystawiane faktury marża. One mają trochę inną specyfikę. Są wyłączone z tego zakresu ksefowego czy wykładni Ministerstwa. 

– Docelowo w Europie będzie jeden uniwersalny system do e-faktur?

To też jest mit. Powiedzmy trochę o fakturach zagranicznych. Wykładnia na dziś jest taka, że faktury KSeF dla podmiotów zagranicznych powinny być wystawiane. To oznacza, że jeśli mamy kontrahenta z zagranicy, to taka faktura powinna być wystawiona, powinien być nadany numer ksefowy, a faktura ma też specyficzny układ albo inaczej. Dostarczenie tej faktury powinno się odbyć jak do tej pory. Czyli Państwo wysyłali fakturę do kontrahenta i teraz też powinni Państwo to zrobić. To może być zaskoczenie. W fakturach w obiegu krajowym to dostarczenie traktuje się jako wystawienie faktury KSeF. To znaczy, że moment wystawienia faktury jest jednocześnie wprowadzeniem do obrotu gospodarczego. 

Kiedy KSeF wchodzi w życie?

Przede wszystkim obligatoryjnie stosować KSeF, czyli wystawiać faktury w systemie e-faktur, będzie trzeba rozpocząć od 1 lipca 2024 roku. Ale uwaga! Ten obowiązek jest przewidziany tylko i wyłącznie dla klientów, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT. 

I teraz sytuacja wygląda następująco. Od tego 1 lipca, jeśli dostawca faktury wystawi tę fakturę w KSeF-ie, ona się tam pojawi, ta faktura sprzedaży tam będzie. Będzie to oznaczało, że faktura trafiła do obiegu gospodarczego. Wtedy powstaną konsekwencje prawno-podatkowe. Z drugiej storny odbiorca faktury, który jest w KSeF-ie, będzie miał obowiązek wejść do systemu i ją pobrać. On będzie miał do niej dostęp, będzie widział wszystkie faktury zakupowe dla siebie. Dlatego też te konsekwencje prawno-podatkowe powstaną.

Każda faktura wystawiona od 1 lipca tak naprawdę w obrocie B2B – czyli dla przedsiębiorców, czyli między przedsiębiorcami – będzie musiała być zarejestrowana w KSeF-ie. Każdy nabywca, który ma NIP polski, będzie musiał pobrać taką fakturę w KSeF. Jest to obowiązek narzucony ustawowo.

Papier i PDF odchodzą w niepamięć

Tutaj możemy powiedzieć o jednym elemencie – papier i PDF, czyli faktury wysyłane elektronicznie, odchodzą w niepamięć. Mówiliśmy o faktach i mitach - jak podeszliśmy pierwszy raz do analizy całych założeń, wydawało się to oczywiste, że wystawiając u części podmiotów faktury w systemie KSeF-owym, właściwie znika ten obieg papierowy czy PDF-owy. Już dzisiaj widzimy, że nie do końca. Jest kilka elementów, na które trzeba zwrócić uwagę. zwłaszcza Państwa umowy z kontrahentami, które zobowiązują wysyłkę faktury w postaci elektronicznej. To się pewnie z czasem będzie zmieniało. Jest cały system zamówień, potwierdzania protokołami odbioru itp. i tu niemiła niespodzianka – KSeF nie przewiduje tych elementów do wysyłki. To może być taki czynnik, że w niektórych przypadkach ten PDF lub faktura papierowa będzie nadal używana.

KSeF – co jest pewne, a co jeszcze nie

PEWNE DATY

• 1 lipca 2024 roku - obowiązek stosowania KSeF dla vatowców;
• 1 stycznia 2025 roku – obowiązek dla podmiotowo i przedmiotowo zwolnionych z VAT; 
  
  (pojawia się pytanie: Czy faktury uproszczone (paragon z NIP-em) będą przesyłane do KSeF?  W tym wypadku obowiązuje termin przejściowy od 1 stycznia 2025 roku faktura uproszczona już nie będzie wyglądała tak samo i będzie obowiązek przesyłania do KSeF-u tak naprawdę pełnej faktury. Ale jest ten okres przejściowy przewidziany przez ustawodawcę. Więc na 1 lipca - nie. Potem jak najbardziej - tak. To jest podane w tej wykładni Ministerstwa.
   

  Drugie pytanie: W jaki sposób osoba fizyczna otrzyma fakturę? Osoba fizyczna dostanie tę fakturę z odpowiednim kodem. Ona idzie papierowo. Już mówiłem o tym - dla klientów indywidualnych, osób fizycznych – faktury są procesowane na obecnych warunkach. Nie ma wystawiania faktury przez KSeF dla klientów indywidualnych. Aplikacja ING Księgowość będzie bardzo dobrze sobie z tym radziła. Będzie podpowiadała, którą fakturę należy wystawić przez KSeF, a którą tradycyjnie wysłać);

• 1 stycznia 2025 roku – obowiązek podawania numeru KSeF przy płatności za fakturę;
• brak kar za niepodanie numeru KSeF płatności za faktury - czy to się zmieni? Będziemy obserwować;
• możliwość tworzenia identyfikatora zbiorczego KSeF (zapłata za kilka faktur). Bardzo często w praktyce gospodarczej stosuje się przelewanie opłaty za kilka faktur jednocześnie. Czyli mam np. od jednego kontrahenta pięć faktur, robię jeden przelew. KSeF daje możliwość zebrania zbiorczego tych kilku faktur i nadania im identyfikatora zbiorczego, gdzie bez problemu możemy dokonać płatności za kilka faktur. Wtedy kontrahent ma możliwość zweryfikowania, za jakie faktury jest to dokładnie opłata;
• fakturę można wystawić w takich samych terminach jak dotychczas – faktury za poprzedni miesiąc albo za towar, który wydaliśmy w poprzednim miesiącu – termin wystawienia faktury będzie do 15 dnia kolejnego miesiąca. Oczywiście struktura KSeF przewiduje wskazanie daty sprzedaży, czyli jest to data wykonania usługi lub data dostarczenia towaru – jak najbardziej ta data jest wskazana. I to będzie nam wskazywało obowiązek dodatkowy, czyli wtedy, kiedy tak naprawdę musimy tę fakturę rozliczyć, ale to nie oznacza, że nie możemy np. 14 grudnia (jakbyśmy już mieli KSeF) nie moglibyśmy wystawić faktury za listopad. Jak najbardziej możemy 14 grudnia wystawić fakturę za listopad i KSeF tego nie zmieni;
• znika możliwość zrobienia “korekty pod stołem”. Widzimy, że bardzo często jest tak, że kontrahenci, mimo wystawienia faktury, zdzwaniają się, spotykają się i jednak ustalają, że faktura będzie miała inne wartości, inne pozycje. Dlatego też dochodzi do sytuacji podmiany faktur, zmiany faktur albo całkowitego anulowania faktury. Jeśli chodzi o KSeF, jeżeli tam faktura już trafi – nie będzie możliwości edycji. Jedyna możliwość to sporządzenie korekty. 

NIEPEWNE JEST

• Czy Ministerstwo Finansów wróci do tematu KSeF dla B2C (dla osób fizycznych) - to będziemy obserwować;
• czy wystawca dowie się o utworzeniu identyfikatora zbiorczego z KSeF - aktualnie w systemie tego nie ma.

Tu możemy powiedzieć i uzupełnić, że wracają odpowiedzi w ramach tych konsultacji, że tak – będzie można sprawdzić, czego dotyczy numer zbiorczy faktury. Tu padło pytanie, co z rachunkami? KSeF budził ogromne nadzieje, że bardzo uprości rozrachunki w postaci połączenia faktury z przelewem na rachunek bankowy. I to się powinno udać. Trochę komplikuje numer zbiorczy, bo to zmienia cały model. Ale da się to zrobić;

• czy Ministerstwo Finansów w przyszłości wprowadzi kary za niepodawanie numeru KSeF do płatności.

Pojawiło się kilka pytań. Podsumuję w dwóch zdaniach vatowiec a nievatowiec. 

KSeF już dzisiaj działa. Dobrowolność polega na tym, że mogą już Państwo wystawiać faktury w tym schemacie, o którym powiedziałem, po uzgodnieniu z odbiorcą faktury. Obowiązek – obligatoryjnie każda faktura, która dotyczy vatowców i spełnia definicję faktur do KSeF, będzie musiała być procesowana od 1 lipca – mówimy o vatowcach. Podmioty, które są zwolnione z VAT-u albo są nievatowcami obowiązek ten dostaną 1 stycznia 2025 roku. W nawiasie mamy wpisane to, że jest to dobrowolność, więc jeśli Państwo zaczną 1 lipca, to też się nic nie stanie.

KSeF – podejście księgowe

SZANSE - faktura sprzedaży

Jakie mamy szanse po stronie faktury sprzedaży? 

• Mniejsze opóźnienia w płatnościach – faktura sprzedaży, czyli mamy przedsiębiorcę, który wystawia fakturę sprzedaży za sprzedane usługi lub towary. I teraz zauważa się, że będą mniejsze opóźnienia faktury. Bardzo często jest tak, że dzwonimy do naszego kontrahenta, pytamy się, dlaczego jeszcze nie otrzymaliśmy środków, a ten kontrahent mówi nam tak: "a bo nie dostałem faktury, zgubiłem fakturę, muszą ją odszukać i dostarczyć do księgowości, żeby ten przelew był zrealizowany". Powodów i argumentów może być dużo. Teraz faktury nie będą się gubić. Faktury zakupowe po stronie odbiorcy – on będzie miał dostęp do systemu KSeF i nie będzie można powiedzieć, że on takiej faktury nie otrzymał. Dlatego też zauważa się, że mogą być mniejsze opóźnienia w płatnościach;
• poprawnie wystawione faktury - z doświadczenia księgowego, zwłaszcza gdy są faktury wystawione w formie papierowej, pojawiały się błędy. I ciężko było zauważyć, np. pieczątkę, jaki jest tam NIP sprzedawcy czy nabywcy danej usługi czy towarów. Teraz, gdy będzie KSeF, będzie to wystawiane w strukturze. Obligatoryjne pola, które są do wypełnienia, będą jak najbardziej wypełniane poprawnie, a to oznacza, że faktury będą wystawiane poprawnie. 
• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – w systemie KSeF faktury będą widoczne przez 10 lat. Tylko musimy wziąć pod uwagę jeden element. Sprzedaż dla osób fizycznych nie będzie wysyłana do KSeF-u, co oznacza, że te pozostałe dokumenty – np. faktury sprzedaży dla osób fizycznych – jak najbardziej będziemy musieli je przechowywać. Jeżeli chodzi również o zwolnienie z obowiązku, to też wskazuje się, że nie będzie obowiązku wysyłania na rzecz urzędu skarbowego JPK_FA – to jeden z JPK wysyłany na prośbę urzędu, przede wszystkim w celach kontrolnych. Mówi się o tym, że takiego obowiązku już nie będzie. 

ZAGROŻENIA – faktura sprzedaży

• Brak możliwości podmieniania lub anulowania faktur sprzedaży. Jeśli faktura wpadnie do KSeF – nie ma możliwości jej zmiany, edycji – jedyna możliwość to wystawienie faktury korygującej;
• duża liczba korygowanych faktur – jest to niestety fakt, że może do takiej sytuacji dojść. 

SZANSE - faktura zakupu

Popatrzmy na przedsiębiorcę, który kupuje towary i usługi. Faktury zakupu będą widoczne w KSeF, będzie mógł je zobaczyć. Jakie tutaj mamy szanse po stronie faktur zakupu?

• Brak zagubionych faktur czy nieczytelnych. Może być tak, że np. na stacji wkładamy fakturę za szybę i ona blaknie i wtedy księgowi nie mogą odczytać, potrzebny jest duplikat. Takiej sytuacji już nie będzie, bo wszystkie te faktury będą w KSeF-ie. Nie powinniśmy mieć tak naprawdę duplikatów. Jeżeli będziemy mieć idealnie pobrane faktury z odpowiednimi już danymi, uzupełnionymi - to jeżeli je podejmiemy, wgramy do naszych systemów, których używamy (czy systemy fakturowe, czy do obiegu dokumentów, czy zlecenia płatności), wtedy ta praca będzie bardziej ergonomiczna. Nie bedziemy mieć takiej sytuacji, że mamy fakturę w formie obrazu - wrzucamy do systemu, później ta faktura może mieć błędy, bo system może sobie nie poradzić z pobraniem tych danych i uzupełnieniem odpowiednich pól. Tutaj mamy strukturę - struktura, czyli idealne miejsca, idealne pola właściwie wypełnione. I każdy system, do jakiegokolwiek systemu byśmy tej faktury nie dali, to – właściwe pola będą uzupełnione;
• możliwość efektywnej pracy na dokumencie – automatyzacja procesów oraz mniejsze ryzyko błędów. I na pewno też ta faktura, którą otrzymamy, będzie właściwie wystawiona, będą odpowiednie pola sprawdzane przez KSeF, dlatego też nie powinniśmy mieć błędnie wystawionych faktur pod względem formalnym;
• pewność otrzymania właściwie wystawionej faktury.

UWAGA! Możliwość zwrotu VAT-u w terminie 40 dni zamiast 60. To zmieniło się już teraz. Te podmioty, które dobrowolnie korzystają z systemu KSeF, mają możliwość zawnioskowania o zwrot VAT-u w czasie 40 dni. Jeżeli wejdziemy już z obligatoryjnym używaniem systemu KSeF, zwłaszcza dla vatowców od 1 lipca, również ten termin ma pozostać. Dlatego też te środki do zwrotu możemy szybciej uzyskać z urzędu skarbowego.

ZAGROŻENIA - faktura zakupu

• brak możliwości podłączania załączników do faktur – w praktyce gospodarczej zazwyczaj fakturę np. wysyłamy mailem, a do maila również dołączane są protokoły, potwierdzenia, zamówienia, CRM-ki – nie będzie można ich dołączyć do faktury przesłanej do KSeF. Co to oznacza? Tak naprawdę po naszej stronie, czyli mnie jako przedsiębiorcy – jeśli ja pobiorę taką fakturę z systemu KSeF– będę miał obowiązek zweryfikować, czy ta faktura jest właściwie dla mnie wystawiona. Jeżeli jest właściwie dla mnie wystawiona, to ja powinienem znaleźć dokumentację potwierdzającą, że jest zgodna ze wszelkimi dokumentami, które dotyczą tej faktury. Przedsiębiorcy będą musieli patrzeć na faktury pobrane z KSeF-u , żeby sprawdzić, czy ta faktura dotyczy mnie, czy dostałem ten towar, czy usługa została dla mnie właściwie wykonana. Mogą się zdarzyć sytuacje, że np. inny przedsiębiorca pomyli się, źle zanotował NIP, wpisał ten błędny NIP i okazało się, że to mój NIP. Więc nagle u mnie w systemie pojawia się faktura na usługę, której tak naprawdę nigdy od danego człowieka czy firmy nie otrzymałem – takie sytuacje mogą się zdarzać. Takiej faktury nie powinniśmy opłacać, nie powinniśmy jej przekazywać do rozliczenia księgowej. Dlaczego? Po pierwsze możemy stracić na kwestii zapłaty za usługę, której nigdy nie otrzymaliśmy, a później tych pieniędzy możemy nie odzyskać. Możemy stracić na samym fakcie, że zapłaciliśmy za fakturę, za usługę, której nie mamy. Dlatego musimy uważać na te faktury, dobrze się im przyglądać. Z drugiej strony musimy wziąć pod uwagę rozliczanie tzw. pustych faktur;
• ryzyko rozliczenia pustej faktury (wadliwy obieg dokumentów) – puste faktury to nic innego, jak faktury, które nie dotyczą usługi ani zakupu towaru dla mnie. Jeżeli ja rozliczę taką fakturę księgowo, to mogę mieć bardzo przykre konsekwencje pod względem prawno-podatkowym. Dlatego powinniśmy przyglądać się tym fakturom i mieć pewność, że ta faktura, którą pobiorę z KSeF-u dotyczy mnie, dotyczy usługi lub towaru, który zakupiłem.

Przejdziemy do części bankowej. 

KSeF vs. zapłata za fakturę

Powiedziałem o numerze, który jest wystawiany na fakturze (numer ma 32 znaki). I bardzo dużo pytań, śledząc czat, który tutaj się nam wyświetla, było o to, w jaki sposób dokonywać płatności. I mamy wiele sposób do zapłacania za fakturę:

gotówka, przelew, barter, pay by link, elementy takie, które jeszcze moglibyśmy, aby wymienić, jak można zapłacić za fakturę. 

Ta część KSeF-owa i ten numer do przelewu będzie istotny tak naprawdę w 2 albo 3 sposobach płatności za fakturę. Jeśli mamy na fakturze oznaczenie, że jest to przelew bankowy, na takim przelewie powinien znaleźć się numer faktury ksefowej.

Jeśli mamy fakturę splitową, znaczy split payment do zapłacenia. Przypomnę, że obowiązek płatności split payment jest powyżej 15 tys. zł, to tą metodą będziemy musieli podać numer faktury ksefowej i tylko ten numer tam wpiszemy – zbiorczy numer też wpiszemy jako numer KSeF-owy podany przez Ministerstwo. 

I mieliśmy też pytania dotyczące bramek płatniczych. I w tych bramkach płatniczych to jest zależność, jaka wybrana jest metoda płatności. Bo możemy mieć przez bramkę płatniczą płatność z kartą – ona jest realizowana online. Płatność przez bramkę tzw. pay by linkiem – też natychmiast wykonywana. Część bramek udostępnia płatność np. tradycyjnym przelewem i tu jak najbardziej będziemy zobowiązani do tego, żeby ten numer faktury ksefowej pokazać. I skąd go wziąć? Jak to będzie działało w praktyce? Nabywca faktury otrzyma ją albo będzie widział w systemie ING Księgowość. Aplikacja do wystawiania faktur ściągnie Państwu te faktury i będzie prezentowała je do zapłaty. Będzie tam już numer faktury ksefowej, który tak najprostszym sposobem, będzie można (dla klientów Mojego ING) kliknąć “Przenieś się do banku” i poprawnie wypełnioną formatką zapłacić odbiorcy za fakturę. Jeżeli mówimy o pojedynczej fakturze. Na samym początku udostępnimy tę ścieżkę, taką najprostszą płacenia za faktury. Zresztą my dzisiaj tę ścieżkę już udostępniamy, wzbogacimy ją o obligatoryjny numer.

Pracujemy nad tym, żeby – jeśli będą mieć Państwo od kontrahenta przykładowo 4 faktury i będą chcieli Państwo przelać i skorzystać z tej opcji, którą daje Ministerstwo, czyli przelewu zbiorczego – nasza aplikacja odpytałą Ministerstwo o numer zbiorczy faktury. Zwróci Państwu ten numer zbiorczy i pójdą Państwo tą ścieżką tak, jak powiedziałem dalej, czyli do banku. W banku będzie już podany numer faktury ksefowej zbiorczej i zapłacą Państo kontrahentowi. Odbiorca, który tę fakturę otrzyma, będzie mógł w Ministerstwie czy aplikacji KSeF zapytać, co to są za faktury. I zwrotnie otrzymają Państwo informacje, że to są 4 faktury o takich numerach ksefowych w systemie. Mam nadzieję, że to rozwiało sporo obaw i uwag związanych z systemem płatności. Na ten moment będzie występował obowiązek uwzględniania numeru KSeF. Dzięki aplikacji powinno się to udać, nie powinno być żadnego problemu z wykonaniem takiego przelewu.

Jak to będzie działać?

W kontekście ING Księgowości pojawiły się pytania o faktury cykliczne, o faktury wystawiane w sklepach internetowych, ale też najbardziej popularne, czyli wystawienie ręczne. Aplikacja ING Księgowość, którą dla Państwa udostępniamy nadal będzie umożliwiała przeprocesowanie całej faktury. Celowo mówię “całej faktury”, bo zmienia się definicja tej faktury. Fakturą będziemy mogli nazywać dokument, który ma już numer ksefowy i jest w obrocie gospodarczym. Do tej pory też tak było, ale może nie tak restrykcyjnie określane. Na etapie wypełniania formatki przelewu (ona nie powinna się zmienić, a jeśli się zmieni, to niewiele, jeśli chodzi o ewolucję tego, jak się wystawia fakturę) my po prostu w konkretnych miejscach w aplikacji dodamy Państwu możliwość decyzji, która faktura, jak powinna być wystawiona.

Mogę od razu odpowiedzieć na pytanie – zarówno w fakturach cyklicznych to Państwo zadecydują, czy te dokumenty mają się wystawić u nas w systemie i poczekać na Państwa akceptację przed wysłaniem do KSeF-u potem numer ksefowy, czy mamy od razu poprosić Ministerstwo o numer ksefowy. I właściwie to tyle, jeśli chodzi o fakturę cykliczną. Bo ten odbiorca ją zobaczy u siebie w systemie, chyba że są to klienci indywidualni. Ale to za chwilę opowiem – też sprostuję sporo takich niedomówień albo pytań, jak to zafunkcjonuje.

Podobnie w e-commercie we wszystkich wtyczkach, które dzisiaj udostępniamy Państwu korzystającym z integracji ING Księgowości z platformami sklepowymi, będzie możliwość zaznaczenia, że dana faktura powinna się też przeprocesować przez KSeF albo wystawić w KSeF-ie i takie faktury będziemy automatycznie wysyłać, odbierać, dostarczenie – to jest rozumiane jako sam mechanizm ksefowy.
Wystawienie ręczne - samo wystawienie dokumentu się nie zmieni, decyzja, czy posłać tę fakturę do KSeF-u będzie po Państwa stronie, można będzie to zrobić od razu, będzie można poczekać. 

Teraz idąc jeden krok dalej, to aplikacja Państwu pomoże zdecydować albo trochę też za Państwa zdecyduje w niektórych momentach, czy dana faktura powinna pójść do KSeF-u i wrócić ten numer, żeby Państwo też mieli, że jest wystawiona w KSeF-ie i potwierdzenie tego faktu, czy przypadkiem nie jest tak, że sprzedaliśmy coś osobie indywidualnej, osobie fizycznej i wtedy ta faktura nie będzie procesowana przez KSeF. Aplikacja pokaże nam informację - wyślij fakturę w postaci PDF-u z numerem gospodarki własnej. Aplikacja umożliwi, podpowie, że ten typ dokumentu, dla tego typu odbiorcy nie powinien być procesowany przez KSeF. 

W drugą stronę, mówiliśmy o tym, że nas interesuje jako wystawcę faktury moment, w którym my dostaniemy numer i wiemy, że ona jest w obrocie gospodarczym. Dla nas jeszcze – oprócz skutku finansowego, o którym mówiliśmy – rozliczenie się z naszym odbiorcą, kontrahentem, firmą, która u nas kupuje towar lub usługę. Ustawodawca przewiduje, że jeśli to jest wprowadzone w KSeF, to my już więcej nic nie musimy wykonać. Faktura jest w obrocie gospodarczym, można sobie ją pobrać z KSeF-u. Aplikacja Państwa faktury kosztowe też wystawi (tu też było pytanie). Wystawi na zasadzie – ściągnie z KSeF-u i pokaże w naszym systemie z numerem, oznaczy jako opłaconą albo pozwoli przeprocesować do opłacenia. Ale to, co istotne w dostarczaniu faktur sprzedaży jest to, że papier znika. Wiemy już, po analizach i z rozmów, że mają Państwo podpisane umowy, zamówienia, protokoły, te rzeczy, których nie ma da się wysłać przez KSeF. I to może być takim sporym wyzwaniem, jeśli chodzi o pełną automatyzację procesu wystawienia faktury i stwierdzenie, że odbiorca ma tę fakturę u siebie. Bo często ta umowa obliguje nas do tego, żeby jednak ten załącznik był. My taką formę udostępnimy. Wtedy ta faktura będzie w postaci PDF-u zwizualizowana. Już teraz można podłączyć załącznik i wysłać do kontrahenta w aplikacji. To jak najbardziej jest przewidziane i będziemy to wspierać na każdym z etapów, o których teraz powiedziałem.

Padło pytanie o wydajność systemu. Każdemu zdarzają się awarie. I powiemy to w 3 wymiarach:

• może być awaria po stronie Ministerstwa. Niech Państwo pamiętają, że faktury wystawia Ministerstwo. Nadanie numeru faktury jest momentem wystawienia faktury w obieg gospodarczy i to się traktuje jako ewidencję zdarzenia gospodarczego. Awaria, którą przygotował ustawodawca w kontekście opisu, może mieć podwójny charakter – może być taka awaria, którą Ministerstwo złapało, jawnie komunikuje. Jest cała procedura awaryjna, którą systemy finansowe albo fakturowe będą umiały obsłużyć. My też będziemy umieli obsłużyć, na zasadzie – jeżeli Ministerstwo wystawi “mamy problem z wydajnością aplikacji, nie wystawiają się faktury” – z automatu zaczyna biec czas do usunięcia awarii. Do tego momentu, jeśli Państwo wystawiają faktury, a nie ma tego połączenia z Ministerstwem Finansów, to jest dokładnie podane, ile czasu mają Państwo do przeprocesowania takich faktur w KSeF-ie. O ile Ministerstwo Finansów, jeżeli nie działa – to Państwo nie wystawią faktury, to może być uciążliwe – to takie rozwiązania jak ING Księgowość ułatwią to Państwu. Na zasadzie takiej, że my te dokumenty, które czekają na numer w KSeF-ie wystawimy, pozwolimy przeprocesować do klientów. Procedura mówi o tym, że powinien być odpowiedni QR kod, oznaczenie na fakturze. O tym będziemy mówić w kolejnych warsztatach. Ale to, co istotne w tej awarii, że mamy 7 dni na przeprocesowanie i dodanie tej faktury do systemu ksefowego. Państwo mają też 2 stronę medalu. Jeśli dostaną Państwo fakturę, która jest wystawiona w trybie awaryjnym z tych trzech przyczyn ogólnie, ale jeśli nie działa Ministerstwo, to w przelewie - powiedzieliśmy, że jest obligatoryjne podanie numeru. Nie będą mieli Państwo numeru faktury i wtedy obowiązuje zasada numeru z obiegu gospodarki własnej. Ale uwaga, na ten moment, to na Państwu ciąży obowiązek sprawdzenia, czy w międzyczasie, ja jako wystawca tej faktury przykładowy, nie przeprocesowałem jej w KSeF-ie i czy nie jest nadany KSeF. Tu jest sporo jeszcze dyskusji do doprecyzowania, ale liczy się moment wysyłki czy robienia przelewu, jeżeli ta faktura ma to oznaczenie, nie jest przeprocesowana, numer z gospodarki własnej;
• awaria po stronie KSeF-u może mieć jeszcze 2 wymiar. Powiedziałam o tym, że Ministerstwo Finansów poinformowało, ale dopuszcza się też sytuację, w której nie jesteśmy w stanie się dowiedzieć. Na zasadzie jest to tak duża awaria, że Ministerstwo nie jest w stanie środkami masowego przekazu podać informację, że coś nie działa. Sposób traktowania wystawienia faktury jest dokładnie ten sam. Czyli wystawia się ją w tzw. trybie offline i procesuje po ustaniu awarii. Ministerstwo przewidziało bardzo prostą rzecz. Zresztą my jako dostawca oprogramowania internetowego (trochę kolokwialnie, ale takiego, z którego mogą Państwo korzystać w internecie) – przewidujemy prace serwisowe i aktualizacje. To samo przewiduje Ministerstwo. Będzie to podawane z wyprzedzeniem. Tu podobnie – 7 dni na wystawienie faktury i przeprocesowanie dalej. To Państwu nie powinno blokować biznesu i jego prowadzenia. Aplikacje mają to wspierać i nad tym mocno pracujemy, żeby numer się wystawił, wysłał do kontrahenta z oznaczeniem, że w offline i potem przeprocesował, i nadał odpowiednio numer faktury;
• awaria po stronie wystawców faktur – warto też powiedzieć, że dostawcom czy systemom, które obecnie wystawiają faktury, będzie to się zdarzać. Tu Ministerstwo jest trochę bardziej restrykcyjne. Jeśli nam się to przytrafi, to mamy 2 dni po ustaniu tej awarii na wystawienie faktury i przeprocesowanie w KSeF-ie. Różnica jest taka, że w tych pierwszych dwóch częściach umożliwimy Państwu wystawienie faktury, czy tego dokumentu, który powinien się stać fakturą – w trybie offline. A jeśli będzie to awaria po naszej stronie, to tu Państwo będą musieli przeprocesować te rzeczy, jak się uda zalogować do systemu. I o tym warto powiedzieć, bo to właściwie wszędzie będzie tak funkcjonowało. 

Na co pozwala system KSeF?

Ministerstwo, żeby dać najmniejszym podmiotom możliwość korzystania z KSeF-u wystawia aplikację do fakturowania. I tu się nie będziemy oszukiwać - moglibyśmy powiedzieć, że to konkurencyjne rozwiązanie. Po zalogowaniu i uwierzytelnieniu w KSeF mają Państwo dostęp do fakturowania, z pełnymi jego zaletami, ale też wadami. O jednej z nich powiedziałem przed chwilą - jeśli Ministerstwo nie działa, to Państwo się tam nie dostaną w trybie online. Jest przygotowana formatka faktury, która pozwala na wystawienie faktury. Jest ona bardzo duża, bo obejmuje wszystkie schematy, które Ministerstwo musiało przewidzieć w systemie, daje możliwość podglądu faktur, zarządzania uprawnieniami do portalu i mogą się pojawiać pytania takie, kto może wystawiać faktury w KSeF-ie i tym podobne rzeczy. Państwo będą mogli tym zarządzać. My na poziomie aplikacji też to udostępnimy, na zasadzie takiej, że w ramach uprawnień w aplikacji, będą mogli Państwo pozwolić pracownikowi na wystawienie faktury w KSeF-ie albo pozwolić lub nie na widok faktury pobranej z KSeF-u, to się da zrobić i w ministerialnym rozwiązaniu, ale też w tych o charakterze komercyjnym. Nam, jeżeli chodzi o fakturowanie, najbardziej będzie zależało na tym, żeby Państwo wygenerowali token i wpięli go do systemu do nas, żebyśmy mogli pobrać faktury i pomóc Państwu wystawiać te faktury w systemie. A Państwo będą mogli zarządzać sobie obiegiem tych faktur czy do księgowego, czy wystawić faktury - o tym za chwilę na slajdzie trochę więcej. 

Warto zwrócić uwagę na sposób autoryzacji i logowania do systemu ministerialnego. Do niego generalnie trzeba mieć, jeśli chodzi o jednoosobowe działalności gospodarcze ePUAP, można mieć podpis kwalifikowany albo pieczęć firmową taką spersonalizowaną. I dzięki temu, jeśli chodzi o klientów indywidualnych, się Państwo zalogują. Jeśli chodzi o spółki, tam jest sprawa o tyle skomplikowana, że jest wieloosobowa reprezentacja i tego typu rzeczy. Jest spora wykładania o tym, w jaki sposób spółki mają się dostać do KSeF-u. I tutaj logowanie jest przewidziane jako logowanie z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego, który umożliwi zalogowanie się pierwszemu użytkownikowi. A ten pierwszy użytkownik, jeśli będą Państwo korzystać z tego portalu – będzie zarządzał i uprawnieniami, i dawał dostępy do tokenów, odbierał te tokeny. Jeżeli uprawnień będzie więcej, bo ten pierwszy użytkownik nada te uprawnienia, to też w ramach tych uprawnień będzie można sobie zarządzać. Tu zachęcam i odsyłam do wykładni Ministerstwa. To od Państwa biznesu zależy, jak Państwo zrobią tę integrację.

My w systemie na start udostępnimy dwie metody. Połączenia KSeF-u z aplikacją ING KSięgowość. Jedna to będzie przeklejenie tokenu – czyli zalogowanie się na Ministerstwo i wygenerowanie tokenu. Dostaną Państwo instrukcję, będziemy wspierać Państwa na każdym kroku tego procesu, aby Państwo się nie pogubili. Albo poprzez podpis kwalifikowany. Pracujemy nad ePUAP-em, zobaczymy, czy to się uda. To będziemy informować.

Powoli zbliżamy się do tej części, gdzie postaramy się odpowiadać na poszczególne pytanie. Ale, żeby to zrobić, trochę Państwu zadamy pytania, na zasadzie takiej. Czy mają Państwo przemyślany obieg dokumentów w firmie?

Jeśli mielibyśmy objąć klamrą to spotkanie, to można powiedzieć, że sposób wystawiania faktury nie zmienia się znacząco. Sposób księgowania w ogóle się nie zmienia. Ale to, jak Państwo procesują faktury będzie miało ogromne znaczenie z 2 powodów:

• wyłudzeń - i to widać gołym okiem, ale też taki prozaiczny przykład, który my wiemy, bo pomagamy prowadzić biznes, czy wspieramy ten biznes, ale też znamy życie gospodarcze – wystawienie faktury i możliwość jej korygowania może Państwu utrudnić biznes. Na zasadzie wiemy, że dzisiaj dogadanie tego, co dzisiaj ma być na fakturze, "bo przesłałem, ale coś się nie zgadzało, to została odesłana, nie było korekty, bo umówiliśmy się, że nie jest jeszcze w obrocie gospodarczym". Mogę obiecać, że u nas w ING Księgowość też się pojawi rozwiązanie, które będzie ułatwiało niepopełnianie błędu albo takie wystawienie faktury już bez korekty, bo to może Państwa narażać na koszt związany z księgowością. Wiemy, jak funkcjonuje księgowość – na zasadzie, to trzeba jednak zaksięgować dokument korygujący – to tak naprawdę jest robota dla księgowego, ale Państwo – jeśli mają własnych księgowych – płacą księgowemu za ten czas. Jeśli mają Państwo rozwiązanie gdzieś w biurze rachunkowym – to zapłacą Państwo na pewno. Zachęcam do korzystania z rozwiązań księgowych od nas. I tu też ten model za dokumenty kosztowe może być problematyczny w kontekście tego, że to są dokumenty, które jednak znalazły się w obrocie gospodarczym, czy powinny być ujmowane, to będzie dyskusja z księgowym. Ale będzie je widać i będzie to dodatkowa praca czy dla księgowego, czy dla Państwa - w przypadku naszego modelu.
  Zmieni się proces – bo jest tu część z Państwa też, która korzysta z systemu księgowości lub z biura rachunkowego – w którym przekazują Państwo dokumenty do księgowego. Mogę obiecać i zapowiedzieć, że ten proces nie powinien być trudniejszy. Będą mieli Państwo moment, aby zweryfikować tzw. pustą fakturę, żeby nie było sytuacji, w której naraz zaksięgujemy faktury, których nie chcieli Państwo mieć zaksięgowanych ze względu na to, że to nie jest Państwa faktura. 
• I drugi element z tego obiegu dokumentów, chyba równie ważny, o ile nie ważniejszy, to obawa i taki jakby moment, w którym trzeba się bardzo mocno zastanowić nad tym, czy nie jesteśmy w stanie jako przedsiębiorcy popełnić błędu w płatności za fakturę. Widzimy, że na rynku będzie ogromna pokusa wystawienia faktury pustej, takiej, która nie dotyczy zdarzenia gospodarczego – licząc na to, że ktoś zapłaci za tę fakturę – klasyczny fraud, tak z angielskiego, ale to typowe wyłudzenie w biznesie. Ale bez dobrze działającego obiegu dokumentów, część z Państwa powie "ja mam jedną fakturę i wiem, kto mi ją wystawił" i tym podobne rzeczy – zgadza się. Ale przy większej liczbie tych faktur, albo w momencie, gdy szybko coś Państwo robią w niektórych momentach, ten obieg dokumentów może Państwu bardzo pomóc w kontekście takiego zatrzymania się i potwierdzenia, czy na pewno ja mam płacić za tę fakturę w kontekście tego, co kupiłem i co powinno być opłacone.
  
  Doszliśmy do końca naszej części prezentacji.