Paragon z NIP-em – czy może stanowić podstawę rozliczenia?

Paragon z NIP-em to uproszczona faktura i może stanowić pełnoprawną podstawę rozliczenia podatkowego. Dokument ten uprawnia przedsiębiorcę do odliczenia podatku VAT oraz zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że kwota transakcji nie przekracza 450 zł brutto (100 euro). Aby paragon był uznany za fakturę uproszczoną, musi zawierać NIP nabywcy w części fiskalnej oraz być wystawiony przez kasę fiskalną (w tym kasę online). Więcej na ten temat przeczytasz poniżej.

Paragon z NIP-em, czyli faktura uproszczona

Zacznijmy od tego, że faktura uproszczona nie jest nowością. Pierwsze zapisy na jej temat pojawiły się w ustawie o VAT już w 2014 roku. To wówczas ustawodawca przewidział alternatywę, którą jest paragon fiskalny z NIP-em nabywcy, który w wielu sytuacjach może być traktowany podobnie jak tradycyjna faktura. Jednak ze względu na brak sprecyzowanych przepisów, jego stosowanie wśród przedsiębiorców nie było popularne. Wszystko przez obawę o poprawność rozliczeń. Zresztą nawet dziś, część przedsiębiorców zadaje sobie pytania, czy paragon z NIP-em to faktura oraz czy paragon z NIP-em może zastąpić fakturę?

Wszystko zmieniło się 3 stycznia 2020 roku. Wtedy Ministerstwo Finansów wprowadziło ustawę zmieniającą ustawę o VAT. Paragon fiskalny z NIP-em nabywcy jest tzw. fakturą uproszczoną – równoważną ze zwykłą, pod warunkiem że kwota transakcji nie przekracza 450 zł brutto (lub 100 euro, jeżeli kwota na dokumencie określona jest w tej walucie). 

To z kolei oznacza możliwość zaliczenia ujętych w niej wydatków do kosztów uzyskania przychodów oraz odliczenia naliczonego podatku VAT od kwoty transakcji (oczywiście pod warunkiem nieprzekroczenia wspomnianej kwoty 450 zł brutto i wskazania NIP-u nabywcy).

W związku z ustawowym obowiązkiem umieszczania NIP-u nabywcy na paragonie do zakupów dokonanych na potrzeby działalności gospodarczej sprzedawcy coraz częściej decydują się na wystawienie jedynie faktur uproszczonych. Zaznaczmy przy tym, że sprzedawca w ramach transakcji B2B o wartości do 450 zł nie musi za każdym razem wystawiać paragonu z NIP-em nabywcy. Na życzenie klienta może udokumentować sprzedaż tradycyjną fakturą.

Zgodnie z przepisami obowiązującymi w 2026 roku, procedura żądania faktury różni się w zależności od statusu stron:

• Przedsiębiorca (B2B) – jeśli na samym początku transakcji poprosisz o klasyczną fakturę zamiast paragonu z NIP-em, sprzedawca powinien ją bez problemu wystawić. Pamiętaj jednak, że musisz podać NIP przed wydrukowaniem paragonu. Jeśli sprzedawca wystawi zwykły paragon bez NIP, późniejsze wystawienie do niego faktury dla firmy jest niemożliwe. Wynika to z przepisów mówiących wyraźnie, iż jedna transakcja nie może być poświadczona za pomocą dwóch dokumentów.
• Osoba prywatna (B2C) – powyższa zależność nie ma zastosowania wobec transakcji, w której strony to sprzedający i osoba prywatna. W takim przypadku istnieje możliwość uzyskania faktury do otrzymanego wcześniej paragonu (bez NIP). Zarówno konsumenci, jak i przedsiębiorcy mają 3 miesiące na ubieganie się o fakturę, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano zakupu lub wykonano usługę.

Elementy faktury uproszczonej – jakie dane muszą znaleźć się na paragonie z NIP-em?

Aby faktura uproszczona mogła służyć przedsiębiorcy do rozliczenia, musi zawierać szereg informacji. Większość z tych danych jest generowana automatycznie, np. przez kasę fiskalną, są to:

Co zrobić, jeśli wartość paragonu z NIP-em przekracza 450 zł?

Jeśli kwota transakcji przekracza 450 zł brutto, paragon z NIP-em nie jest fakturą uproszczoną i nie stanowi podstawy do odliczenia podatku VAT ani zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. W takiej sytuacji nabywca musi poprosić o wystawienie tradycyjnej (pełnej) faktury zawierającej pełne dane nabywcy (nazwę i adres), a sprzedawca ma obowiązek ją wystawić.

Kiedy paragon z NIP-em może stanowić podstawę rozliczenia kosztów uzyskania przychodu?

Które elementy sprawiają, że paragon z NIP-em (faktura uproszczona) może stanowić podstawę rozliczenia kosztów uzyskania przychodu? Pomimo że od zmian w ustawie minęło kilka lat, wielu przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy niedawno rozpoczęli swoją przygodę z biznesem, nadal może zadawać sobie pytanie: czy można zaksięgować otrzymany paragon z NIP powyżej 450 zł? Odpowiedź brzmi: nie. Jeżeli paragon opiewa na kwotę powyżej 450 zł brutto, nie jest fakturą uproszczoną. Musisz posiadać zwykłą fakturę. Jeśli natomiast paragon spełnia warunki uznania za fakturę uproszczoną (jest do 450 zł), należy go zaksięgować jak tradycyjną fakturę kosztową.

Faktura uproszczona a tradycyjna – główne różnice

Paragon z NIP-em zamiast faktury ma swoje niewątpliwe zalety. Wiąże się też jednak z pewnymi ograniczeniami:

• Fakturę uproszczoną można stosować jedynie w przypadku transakcji o wartości do 450 zł brutto (limit 100 euro).
• Na tradycyjnej fakturze muszą znajdować się imiona i nazwiska lub nazwa nabywcy oraz adresy stron transakcji (nie wystarczy sam NIP nabywcy).
• Faktura uproszczona nie może być używana do dokumentowania niektórych transakcji, m.in. sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT).
• Faktury uproszczonej nie można wystawić dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej, ponieważ nie mają one NIP-u (w ich przypadku wystawia się zwykły paragon lub pełną fakturę na dane osobowe).

Paragon z NIP-em w pliku JPK_VAT

Od kilku lat wszystkich przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami  VAT dotyczy obowiązek składania deklaracji tzw. JPK_VAT (Jednolitego Pliku Kontrolnego). Zasady ewidencjonowania faktur uproszczonych wyglądają następująco:

• Sprzedawca: Nie ma konieczności wykazywania w ewidencji oddzielnie każdego paragonu z NIP-em do kwoty 450 zł. Mogą być one wykazane w rejestrze sprzedaży VAT i w pliku JPK_V7 zbiorczo razem ze zwykłymi paragonami fiskalnymi na podstawie miesięcznego raportu sprzedaży wygenerowanego przez sprzedawcę (raportu okresowego z kasy fiskalnej).
• Nabywca: Jest zobowiązany do ujmowania każdego paragonu do 450 zł w oddzielnej pozycji w rejestrze zakupów i w pliku JPK_V7, tak jak ma to miejsce w przypadku zwykłych faktur.

Przy okazji należy podkreślić, iż przepisy nie obejmują możliwości zbiorczego ujmowania przez nabywcę faktur uproszczonych w PKPiR (podatkowej księdze przychodów i rozchodów). W jej przypadku każdy paragon nadal powinien być wykazany jako odrębny dokument.

W związku z obowiązkowym korzystaniem z systemu KSeF od 1 stycznia 2026 r. tym miejscu warto też podkreślić, że zgodnie z przepisami i planem wdrożenia Ministerstwa Finansów do 31 grudnia 2026 r. utrzymano możliwość wystawiania faktur uproszczonych poza systemem KSeF. Oznacza to, że nadal można wystawiać takie dokumenty bezpośrednio z kasy fiskalnej bez przesyłania ich do systemu rządowego. Na początku 2027 roku planowane jest jednak objęcie faktur uproszczonych obowiązkiem ewidencjonowania w KSeF. Wtedy dokumentowanie sprzedaży paragonem z NIP może zostać zastąpione e-fakturą ustrukturyzowaną, a tradycyjny paragon stanie się jedynie dowodem sprzedaży dla celów fiskalnych.

Korekta faktury uproszczonej – kiedy i jak ją wystawić?

Jeśli na fakturze uproszczonej wystąpi błąd – np. w numerze NIP nabywcy, stawce podatku lub kwocie transakcji – konieczne jest sporządzenie dokumentu korygującego. Ze względów technicznych korekta odbywa się poza kasą fiskalną. Sprzedawca wystawia tradycyjny dokument korygujący (fakturę korygującą), który odwołuje się do numeru paragonu i wskazuje na korygowane dane. Faktura korygująca wystawiona do paragonu z NIP-em musi zawierać:

• wyraźne oznaczenie „Faktura korygująca” lub „Korekta”,
• numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy, do której odnosi się korekta,
• wskazanie przyczyny korekty (np. błędny numer NIP),
• dane „Było” (informacje błędne) oraz „Powinno być” (informacje prawidłowe).

W przypadku faktur uproszczonych nabywca nie może wystawić noty korygującej (np. by poprawić własny NIP). Błąd na fakturze uproszczonej zawsze musi naprawić sprzedawca poprzez wystawienie faktury korygującej.

Co ważne, sprzedawca nie zmienia danych w raporcie dobowym z kasy fiskalnej. Korektę faktury uproszczonej wykazuje w pliku JPK_V7 jako odrębny dokument, który odpowiednio koryguje (zmniejsza lub zwiększa) podstawę opodatkowania i podatek należny. Ponieważ paragony z NIP do 450 zł są wyłączone z obowiązku KSeF do końca 2026 roku, korektę do nich można wystawić poza systemem ustrukturyzowanym.

Jak widać, paragon z NIP-em może być wygodną alternatywą dla tradycyjnych faktur, o ile tylko zawiera on wszystkie wymagane przez prawo dane. Upraszcza formalności i skraca czas transakcji, a mniejsza ilość danych zmniejsza również ryzyko ewentualnych pomyłek. Dodatkowo należy pamiętać, że paragon z NIP-em stanowi fakturę uproszczoną tylko wtedy, gdy zawiera wszystkie wymagane dane, a kwota transakcji nie przekracza limitu.