Paragon z NIP-em – czy może stanowić podstawę rozliczenia?

Polscy przedsiębiorcy w swojej codziennej działalności mogą posługiwać się różnymi dokumentami potwierdzającymi transakcje. Najczęściej wskazywanym dowodem kupna, sprzedaży towarów lub wykonania usług jest faktura. Poza nią w niektórych sytuacjach można wystawić lub otrzymać również inne dokumenty księgowe, np. fakturę pro formę, zaliczkową oraz paragon z NIP-em. Czym dokładnie różni się paragon z NIP-em od zwykłej faktury i czy podatnik może zaliczyć udokumentowany w ten sposób zakup do kosztów uzyskania przychodów? Jak zaksięgować paragon fiskalny z NIP-em? Sprawdźmy.

Paragon z NIP-em, czyli faktura uproszczona

Zacznijmy od tego, że faktura uproszczona nie jest nowością. Pierwsze zapisy na jej temat pojawiły się w ustawie o VAT już w 2014 roku. To wówczas ustawodawca przewidział alternatywę, którą jest paragon fiskalny z NIP-em nabywcy, który w wielu sytuacjach może być traktowany podobnie jak tradycyjna faktura. Jednak ze względu na brak sprecyzowanych przepisów, jego stosowanie wśród przedsiębiorców nie było popularne. Wszystko przez obawę o poprawność rozliczeń. Zresztą nawet dziś, część przedsiębiorców zadaje sobie pytania, czy paragon z NIP-em to faktura oraz czy paragon z NIP-em może zastąpić fakturę? 

Wszystko zmieniło się 3 stycznia 2020 roku. Wtedy Ministerstwo Finansów wprowadziło ustawę zmieniającą ustawę o VAT. I tak, paragon fiskalny z NIP-em nabywcy stanowi tzw. fakturą uproszczoną, która jest równoważna ze zwykłą, pod warunkiem że kwota transakcji nie przekracza 450 zł brutto (100 euro).

Co – pod warunkiem nieprzekroczenia wspomnianej kwoty 450 zł brutto i wskazania NIP-u nabywcy –  oznacza możliwość zaliczenia ujętych w niej wydatków do kosztów uzyskania przychodów oraz odliczenia naliczonego podatku VAT od kwoty transakcji.

Tym samym – w związku z ustawowym obowiązkiem umieszczania NIP-u nabywcy na paragonie do zakupów dokonanych na potrzeby działalności gospodarczej – sprzedawcy coraz częściej decydują się na wystawienie jedynie faktur uproszczonych. Zaznaczmy przy tym, że sprzedawca dla transakcji o wartości do 450 zł nie musi za każdym razem wystawiać jedynie paragonu z NIP-em nabywcy. Na życzenie klienta może udokumentować sprzedaż tradycyjną fakturą.

Dla przedsiębiorców-nabywców, o krótkim stażu wciąż może być to nowością i zaskoczeniem. Znajomość różnic między fakturą uproszczoną i pełną jest jednak o tyle ważna, że po otrzymaniu paragonu z NIP-em zamiast pełnej faktury, nie można później domagać się wystawienia w jego miejsce tradycyjnej faktury. Wynika to z przepisów mówiących wyraźnie, iż jedna transakcja nie może być poświadczona za pomocą dwóch dokumentów.

Jeśli natomiast na samym początku transakcji poprosisz o klasyczną fakturę zamiast paragonu z NIP-em, sprzedawca powinien ją bez problemu wystawić. Powyższa zależność nie ma jednak zastosowania wobec transakcji, w której stroną jest sprzedający i osoba prywatna, a nie przedsiębiorca. W takim przypadku istnieje możliwość uzyskania faktury na bazie otrzymanego wcześniej paragonu. Jedynym ograniczeniem jest tutaj czas. Zarówno konsumenci, jak i przedsiębiorcy mają 3 miesiące na ubieganie się o fakturę, licząc od dnia, w którym dokonano zakupu lub wykonano usługę.

Elementy faktury uproszczonej

Pomimo że mamy do czynienia z dokumentem uproszczonym, aby mógł on służyć przedsiębiorcy do rozliczenia, musi zawierać szereg informacji. Są to odpowiednio:

• data wystawienia faktury i sprzedaży,
• numer faktury,
• NIP oraz dane sprzedawcy,
• NIP nabywcy,
• nazwę towaru lub usługi,
• wysokość ewentualnego rabatu,
• kwotę należności,
• informacje pozwalające ustalić kwotę podatku VAT, dla poszczególnych stawek podatku.

Kiedy paragon z NIP-em może stanowić podstawę rozliczenia kosztów uzyskania przychodu?

Które elementy sprawiają, że paragon z NIP-em (faktura uproszczona) może stanowić podstawę rozliczenia kosztów uzyskania przychodu? Pomimo że od zmian w ustawie minęło kilka lat, wielu przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy niedawno rozpoczęli swoją przygodę z biznesem, nadal może zadawać sobie pytanie: czy można zaksięgować otrzymany paragon z NIP powyżej 450 zł? Odpowiedź brzmi: tak. Jeżeli spełnia warunki uznania za fakturę uproszczoną, należy go zaksięgować jak tradycyjną fakturę kosztową, a jeśli ich nie spełnia, wówczas konieczne jest wystawienie zwykłej faktury.

Faktura uproszczona a tradycyjna – główne różnice

Paragon z NIP-em zamiast faktury ma swoje niewątpliwe zalety. W zamian za to musimy jednak liczyć się z pewnymi jego ograniczeniami.

1. Fakturę uproszczoną możemy stosować jedynie w przypadku transakcji o wartości do 450 zł brutto.
2. Na fakturze takiej muszą znaleźć się imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy oraz:
   • - liczba sztuk towaru lub zakres usług,
   • - cena jednostkowa towaru lub usługi netto,
   • - wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług netto,
   • - kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki podatku.
3. Faktura uproszczona nie może być używana do dokumentowania pewnego rodzaju transakcji. Należą do nich: sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT).
4. Poza tym faktury uproszczonej nie wystawimy dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej, ponieważ nie mają one NIP-u.

Paragon z NIP-em w pliku JPK_VAT

Jak wiadomo, od kilku lat wszystkich przedsiębiorców będących aktywnymi płatnikami VAT dotyczy obowiązek składania tzw. JPK_VAT (Jednolitego Pliku Kontrolnego). Od lipca 2021 roku wprowadzono pewne modyfikacje w tym zakresie i – podobnie jak ma to miejsce w wielu zmianach podatkowych – także i tym razem wszystko zaczęło się od wejścia w życie nowego rozporządzenia. Na jego mocy nie ma już konieczności wykazywania w ewidencji oddzielnie każdego paragonu z NIP-em do kwoty 450 zł (o ile został on wystawiony zgodnie z art. 106 e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT).  Mogą być wykazane w rejestrze sprzedaży VAT i w pliku JPK_V7, zbiorczo razem ze zwykłymi paragonami fiskalnymi na podstawie miesięcznego raportu sprzedaży wygenerowanego przez sprzedawcę tj, raportu okresowego z kasy fiskalnej.

Nabywca natomiast nadal jest zobowiązany do ujmowania każdego paragonu do 450 zł w oddzielnej pozycji w rejestrze zakupów i w pliku JPK_V7.

Przy okazji należy podkreślić, iż wymienione rozporządzenie nie obejmuje możliwości zbiorczego ujmowania przez nabywcę faktur uproszczonych  w PKPiR (podatkowej księdze przychodów i rozchodów). W jej przypadku każdy paragon nadal powinien być wykazany jako odrębny dokument.

Jak widać, paragon z NIP-em może być wygodną alternatywą dla tradycyjnych faktur, o ile tylko zawiera on wszystkie wymagane przez prawo dane. Upraszcza formalności i skraca czas transakcji, a mniejsza ilość danych zmniejsza również ryzyko ewentualnych pomyłek, a tym samym konieczności wystawiania korekty. Jeśli jednak dojdzie do jakiegoś błędu, do faktury uproszczonej można wystawić korektę. Ze względów technicznych dzieje się to jednak poza kasą fiskalną. Tak naprawdę jedyne, o czym trzeba pamiętać, to limit kwoty, który nie może przekroczyć dla takiej faktury 450 zł oraz zawarcie na niej niezbędnych danych.