Zakładasz działalność gospodarczą, masz skrupulatnie nakreślony biznesplan, wszystko jest już dopięte na ostatni guzik, czas więc wypatrywać pierwszych zysków. W tym miejscu pojawia się księga podatkowa przychodów i rozchodów. To jedna z najprostszych form ewidencjonowania transakcji działalności gospodarczej. Jednak nie wszyscy przedsiębiorcy mogą z niej korzystać. Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje dotyczące prowadzenia uproszczonej księgowości.
Każdy początkujący przedsiębiorca zadaje sobie pytanie, co to jest księga przychodów i rozchodów.
KPiR, czyli właśnie księga przychodów i rozchodów to nic innego jak forma ewidencjonowania operacji gospodarczych w celu rozliczenia się z fiskusem. Pozwala na księgowanie wszelkich przychodów, a także wydatków związanych z prowadzeniem firmy. Do tych ostatnich można zaliczyć zakup towarów i materiałów handlowych, wynagrodzenia dla pracowników czy opłaty za lokal, w którym jest prowadzona działalność.
Książka podatkowa przychodów i rozchodów jest jedną z najprostszych i najczęściej wybieranych form rozliczania działalności gospodarczej przed urzędem skarbowym.
Może mieć formę papierową albo elektroniczną, a zasady jej prowadzenia reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku.
Co do zasady zakłada się ją w pierwszym dniu funkcjonowania działalności i prowadzi do 31 grudnia. Nowa księga przychodów i rozchodów powinna pojawić się w firmie w dniu 1 stycznia nowego roku i podobnie jak pierwsza obowiązuje do końca roku.
Znaczenie KPiR w księgowości i podatkach
Wiesz już, że KPiR to swoisty bilans przychodów i kosztów Twojej firmy. A jaki jest jej cel? Książka przychodów i rozchodów spełnia dwa podstawowe zadania:
pozwala szybko i łatwo określić wysokość podatku od dochodu uzyskanego z prowadzonej działalności gospodarczej – dzięki ewidencji wszystkich operacji gospodarczych wpływających na dochód do opodatkowania, a w przypadku kontroli urzędu skarbowego – udowodnić, że rozliczasz się z Urzędem Skarbowym zgodnie z przepisami prawa;
ułatwia podsumowanie działalności na przestrzeni roku lub innego okresu – pokazuje w klarowny sposób wysokość poniesionych kosztów oraz uzyskanych przychodów z tytułu prowadzenia firmy.
Kto jest zobowiązany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest uproszczoną formą prowadzenia księgowości. Warto jednak zaznaczyć, że nie każdy podatnik może ją wybrać (w niektórych przypadkach konieczne jest prowadzenie pełnych ksiąg).
Z KPiR mogą korzystać:
osoby fizyczne, które uzyskują dochód z prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej i są opodatkowane podatkiem na zasadach ogólnych lub liniowym;
spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku.
Ale uwaga! Możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości w postaci księgi przychodów i rozchodów dotyczy wyłącznie osób i firm, których przychód netto uzyskany ze sprzedaży towarów lub usług albo z operacji finansowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 2 milionów euro, co w 2024 roku odpowiada kwocie 9 218 200 zł. Po przekroczeniu tej stawki koniecznie jest prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych.
Kto i w jakich przypadkach może być zwolniony z prowadzenia KPiR?
Wiesz już, kto ma obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Przyjrzyjmy się teraz sytuacjom, w których podatnik jest zwolniony z tego obowiązku.
KPiR nie muszą prowadzić:
osoby, które są opodatkowane ryczałtem lub na podstawie karty podatkowej;
osoby wykonujące przewóz osób taborem konnym;
adwokaci, ale tylko w sytuacji, kiedy pracują w zespole adwokackim;
osoby, które sprzedają środki trwałe po likwidacji działalności.
Polskie prawo skarbowe dopuszcza także sytuacje, w których fiskus, na wniosek podatnika, może zwolnić go z obowiązku prowadzenia KPiR. Podstawą do zwolnienia mogą być:
wiek i stan zdrowia podatnika;
rodzaj i wielkość prowadzonej działalności gospodarczej.
Decyzję o zwolnieniu z prowadzenia książki przychodów i rozchodów podejmuje naczelnik urzędu skarbowego. Należy jednak pamiętać, że ma ona charakter uznaniowy, czyli spełnienie wskazanych powyżej kryteriów nie jest jednoznaczne z podjęciem jej przez urząd. Co ważne, pozytywne rozpatrzenie wniosku nie zwalnia z obowiązku ewidencjonowania przychodów i rozchodów. Nadal należy wykonywać te czynności – dowolna jest natomiast ich forma.
Elementy księgi przychodów i rozchodów
Teoretyczne podstawy KPiR wcale nie są skomplikowane. Pora więc przyjrzeć się, jak wygląda książka przychodów i rozchodów w praktyce. Wzór jest zawarty w załączniku do Rozporządzenia i składa się z 17 kolumn porządkujących dane (Jeśli jesteś rolnikiem prowadzącym działalność gospodarczą, to KPIR jest jeszcze bardziej uproszczona, ponieważ składa się tylko z 7 kolumn).
Kolumna
Dane
1
numer porządkowy
2
data uzyskania przychodu albo poniesienia wydatku, czyli zdarzenia gospodarczego
3
numer dokumentu, na podstawie którego dokonano całego wpisu
4
nazwa kontrahenta
5
adres kontrahenta
6
informacje o poniesionym wydatku – każdy z nich musi być udokumentowany np. fakturą, paragonem lub umową
7
wartość przychodów z tytułu sprzedaży towarów i usług
8
inne przychody
9
suma przychodów z kolumn nr 7 i 8
10
wartość zakupionych towarów i materiałów
11
koszty uboczne zakupu towarów i materiałów, np. transport albo ubezpieczenie
12
wynagrodzenie brutto dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, o dzieło albo na umowę zlecenie
13
pozostałe koszty, o których nie było mowy w poprzednich kolumnach – np. czynsz za lokal, zakup paliwa itp.
14
suma kosztów z kolumn 12 i 13
15
inne działania gospodarcze, których nie wymieniono w poprzednich kolumnach
16
koszty poniesione na działalność badawczo-rozwojową
17
komentarze do wpisów dokonanych w poprzednich kolumnach
Terminy, obowiązki księgowe i zasady dotyczące prawidłowego prowadzenia KPiR
Domyślasz się z pewnością, że podstawą prawidłowego prowadzenia księgi przychodów i rozchodów jest skrupulatność. Pamiętaj, że wszystkie wpisy, które się w niej znajdą, muszą być zgodne z rzeczywistością. Ważne jest także, aby dokonywać ich systematycznie i nie przekraczać terminów, w których KPiR musi zostać uzupełniona.
Oferta
Księgowość dla Twojej firmy – w pełni onlineWystawiaj i rozliczaj faktury, korzystaj z pomocy ekspertów w Biurze rachunkowym lub – jeśli wolisz – rozliczaj się samodzielnieWypróbuj ING Księgowość
Ogólne terminy w księgowaniu z pomocą KPiR
Ewidencja przychodów i rozchodów powinna być dokonywana codziennie – na zakończenie dnia i nie później niż przed rozpoczęciem działalności dnia kolejnego. Chociaż może wydawać się to absorbujące, pozwala wypracować nawyk dbałości o „porządek w papierach”.
Jeśli natomiast podatkowa książka przychodów i rozchodów jest prowadzona przez biuro rachunkowe, zapisy mogą być dokonywane do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Warunkiem jest oczywiście zachowanie chronologii.
Terminy wykazania przychodów w KPiR
Jednym z podstawowych wątpliwości początkujących przedsiębiorców jest data uzyskania przychodu. Przychód w KPiR należy ewidencjonować w dniu, który jest uznawany za datę jego powstania zgodnie z ustawą o PIT. Krótko mówiąc, jest to dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego albo wykonania usługi – całkowitego lub częściowego. Nie może to być jednak data późniejsza niż dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności.
Kiedy księgować koszty?
Nieco inaczej natomiast wygląda ewidencjonowanie kosztów. Dlaczego? Ponieważ dzielą się one na różne rodzaje, dlatego są księgowane w różnych terminach. Wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę cywilnoprawną i składki ZUS pracodawcy należy ujmować w dniu faktycznego poniesienia wydatku. Z kolei wynagrodzenia z umowy o pracę – w ostatnim dniu miesiąca, którego dotyczą, o ile zostały wypłacone w terminie. A kiedy ewidencjonuje się zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych?
Ewidencja zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych
Łatwo domyślić się, że następuje to w dniu wystawienia faktury na dany towar. Warunkiem jest jednak to, że wraz z nią otrzymasz towar. A co jeśli tak się nie stanie? W przypadku kiedy towar zostanie dostarczony przed otrzymaniem faktury, musisz sporządzić dokładny opis, w którym wskażesz:
imię i nazwisko albo nazwę firmy dostawcy,
adres dostawcy,
liczbę sztuk i rodzaj towaru,
cenę jednostkową,
wartość towaru.
Na tej podstawie dokonuje się zapisu w KPiR. Opis potwierdza data zakupu oraz podpis osoby, która przyjęła towar. Pamiętaj również o tym, aby przechowywać ten dokument jako dowód zakupu i dołączyć go do faktury.
Dokumentowanie operacji gospodarczych w KPiR
Każdą operację gospodarczą zapisaną w księdze przychodów i rozchodów musisz udokumentować odpowiednim dowodem księgowym.
Powinien być sporządzony w języku polskim, w sposób zrozumiały i pełny. Jeśli na dowodach występują kwoty wyrażone w obcej walucie, koniecznie przelicz je na złotówki po kursie NBP, zgodnie z przepisami prawa podatkowego (ogólnie jest to kurs NBP z dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego).
Dowody księgowe to:
faktury VAT,
paragony,
rachunki, np. od zleceniobiorców,
noty księgowe,
dowody wewnętrzne, np. rozliczenie podróży służbowych,
dokumenty celne,
dowody opłat pocztowych,
faktury i noty korygujące,
dokumenty zbiorcze, w tym: listy płac, raporty fiskalne czy zestawienia sprzedaży.
Najczęstsze błędy i problemy w prowadzeniu KPiR
Mówi się, że błąd jest rzeczą ludzką. Kiedy jednak w grę wchodzi działalność gospodarcza, księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona perfekcyjnie. Dlaczego? Ponieważ w tym przypadku błędy mogą naprawdę słono kosztować. W przypadku KPiR wyróżnia się dwa pojęcia dotyczące błędów: wadliwość i nierzetelność. Księga przychodów i rozchodów jest wadliwa, kiedy nie prowadzisz jej zgodnie z przepisami i objaśnieniami odnośnie do jej wzoru. W praktyce najczęściej oznacza to brak dat, zaburzenie w chronologii zapisów albo niepełne dane kontrahentów. Wadliwe prowadzenie KPiR podlega karze grzywny z tytułu wykroczenia skarbowego. Jest ona jednak o wiele mniej dotkliwa niż ta z tytułu nierzetelności.
Kiedy zatem księga przychodów i rozchodów jest nierzetelna? Wtedy, gdy dokonywane w niej zapisy nie odzwierciedlają stanu faktycznego bądź występują ich braki, co z kolei może znacząco wpływać na wysokość podatku odprowadzanego do fiskusa. Może także dojść do sytuacji, w której zapisy dokonane w KPiR nie mają udokumentowania w postaci dowodów księgowych. W takim przypadku urząd skarbowy może odrzucić księgę i na podstawie kodeksu karnego skarbowego nałożyć na przedsiębiorcę karę grzywny w wysokości do 240 stawek dziennych. Staranne, skrupulatne i, co najważniejsze, zgodne z prawdą prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy korzystającego z tej formy ewidencjonowania operacji.
Istnieją jednak wyjątki, które powodują, że fiskus odstępuje od kary grzywny, nawet jeśli KPiR sprawia wrażenie nierzetelnej. Może to nastąpić w następujących przypadkach, gdy:
błędnie wpisane lub niewpisane kwoty przychodu nie przekraczają 0,5% przychodu za dany rok podatkowy;
brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi uzupełnienie KPiR;
podatnik skorygował błędne zapisy lub uzupełnił ich braki przed rozpoczęciem kontroli przez urząd skarbowy;
błędy są skutkiem oczywistej pomyłki, z kolei podatnik ma dowody pozwalające wytłumaczyć ją przed fiskusem.
Jak długo musi być przechowywana księga przychodów i rozchodów?
Czas ten jasno określa art. 70 ust. 1 Ordynacji Podatkowej. Na jego podstawie obowiązek przechowywania książki przychodów i rozchodów obejmuje okres 5 lat.
Liczy się on jednak od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przykładowo: KPiR za rok 2024 należy przechowywać do końca 2030 roku.
Jeśli samodzielnie prowadzisz dokumentację firmy, pamiętaj też o właściwym miejscu jej przechowywania. Może to być siedziba przedsiębiorstwa lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo składa się z wielu zakładów, KPiR powinna być przechowywana w jednym z nich lub w siedzibie firmy. Księgowość Twojej firmy prowadzi biuro rachunkowe? W takiej sytuacji to właśnie w nim najlepiej przechowywać księgę przychodów i rozchodów. Jeżeli natomiast korzystasz z biura rachunkowego online, to miejscem przechowywania dokumentacji jest siedziba firmy.
Jakie zdarzenia nie podlegają wpisom do KPiR?
A czy wiesz, że istnieją zdarzenia gospodarcze, które nie podlegają wpisom do księgi przychodów i rozchodów? Warto o nich wiedzieć, aby po prostu uniknąć błędu. Przepisy jasno wskazują, że są to:
jednorazowe dofinansowanie na rozpoczęcie działalności gospodarczej – np. takie, które uzyskują osoby bezrobotne;
zaliczki– otrzymanie częściowej przedpłaty na poczet wykonania usługi czy sprzedaży towarów, a także wpłacenie zaliczki na poczet zakupu materiałów lub towarów;
koszty inwestycji w trakcie realizacji – wpisowi do KPiR nie podlegają koszty związane z rozpoczęciem inwestycji, z której powstanie środek trwały o wartości nie wyższej niż 10 000 złotych. Wpis wykonuje się w takiej sytuacji po zrealizowaniu inwestycji i oddaniu jej do użytkowania;
obrót opakowaniami zwrotnymi – nie podlega wpisowi do KPiR pod warunkiem, że opakowania te otrzymujesz za kaucją, co z kolei oznacza, że nie są Twoją własnością.
Zalety prowadzenia KPiR dla przedsiębiorców
Księga przychodów i rozchodów jest nie tylko narzędziem pozwalającym fiskusowi kontrolować prawidłowość uiszczanych przez Ciebie podatków. To także ogromna baza wiedzy o Twojej firmie, którą możesz wykorzystać w celu optymalizacji wydatków i zwiększenia przychodów. Dlaczego? Ponieważ zapewnia błyskawiczny i łatwy dostęp do informacji na temat kosztów ponoszonych w skali miesiąca, kilku miesięcy czy roku. Pokazuje również wysokość dochodów, a więc pozwala ocenić kondycję finansową firmy. Możesz też szybko podjąć działania naprawcze lub umożliwiające wypłynięcie na jeszcze szersze wody.
KPiR w klarowny sposób pozwala zestawiać ze sobą poszczególne wartości, w tym wartości zakupu towarów i usług z wartościami sprzedaży. To cenne dane, które mogą być dla Ciebie informacją o tym, że w magazynie zalegają pewne towary i w kolejnych miesiącach nie ma potrzeby ich zakupu. Informują też o tym, z zakupu których towarów można zwyczajnie zrezygnować, ponieważ są zbędne w działalności.
Podsumowując, można stwierdzić, że księga przychodów i rozchodów to baza wiedzy na temat rozmaitych prawidłowości transakcyjnych zachodzących w Twojej firmie – zarówno tych niepokojących, które warto zniwelować, jak i tych optymistycznych – wartych kontynuacji.
